Strategi och riktlinjer för Regionförbundet Sörmlands hemsida och sociala medier

Transkript

1 WEBBSTRATEGI Datum Dnr Strategi och riktlinjer för Regionförbundet Sörmlands hemsida och sociala medier Detta är den strategi/riktlinjer som styr Regionförbundet Sörmlands verksamhet och närvaro på hemsidan och i sociala medier. Den knyter an till och ska stärka den övergripande kommunikationspolicyn, se bilaga i slutet av detta dokument. Det ska vara lätt att hitta och få tillgång till information från Regionförbundet Sörmland. Informationen ska vara målgruppsanpassad, korrekt och saklig. Avsändaren ska vara tydlig och i enlighet med den grafiska profilen. Kommunikationen ska företrädesvis vara proaktiv, vilket innebär att den ska föregripa när, av vem, hur och varför information och kommunikation efterfrågas. Prioriteringen när det gäller kommunikationen på hemsidan och i sociala medier ska ske enligt följande: hemsidan, Facebook och Twitter. Kontoret har gemensamt arbetat fram en värdegrund för personalen som lyder Inom Regionförbundet Sörmland är värden som drivande, professionell och trovärdig ledande i vårt arbete och förhållningssätt. Värdegrunden ska självklart genomsyra även regionförbundets närvaro på hemsidan och i sociala medier. Regionförbundets hemsida Syftet med är att publicera information om regionförbundet samt att vara ett forum för dialog. Hemsidan ska upplevas som tillgänglig för besökaren och kännetecknas av att den är: 1. Engagerande 2. Aktuell 3. Lättnavigerad Innehållet skrivs på svenska och en översättningsfunktion ska finnas tillgänglig för samtliga sidor. Hemsidan ska vara responsiv, det vill säga vara anpassad för den tekniska plattform som besökaren använder sig av, och innehållet ska kunna delas på sociala medier. Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: E-post: info@region.sormland.se Hemsida: Org nr: Sida 1(7)

2 Regionförbundet Sörmlands hemsida ska utgå från Web Content Accessibility Guidelines WCAG 2.0 nivå AA, vilket innebär att innehållet på webbplatsen är tillgängligt för personer med olika typer av funktionsnedsättningar. Att uppfylla rekommendationerna i WCAG innebär även fördelar för personer utan funktionsnedsättningar. Ansvar och roller Förbundsdirektören är ansvarig utgivare för hemsidan. Biträdande förbundsdirektör är ytterst ansvarig för sakinnehållet på de sidor som berör temat regional utveckling. Kommunikationsansvarig och webbansvarig kommunikatör är övergripande ansvariga för hemsidans utformning, det vill säga att texterna är språkligt korrekta och att bilderna håller den kvalité som vi ställer. Råder det tveksamheter om ämnet eller textens innebörd ska en dialog föras mellan kommunikatörerna och berörd redaktör. Till varje text ska det finnas en sidansvarig redaktör. Denna person ansvarar för att informationen är korrekt och uppdaterad. Administratörer Administratörerna har tillgång till alla funktioner på hemsidan och kan lägga till flera användare och grupper med olika behörighetsnivåer och tillgång till olika sidor. Bland administratörerna finns webbansvarig kommunikatör som har ett övergripande ansvar för hemsidans funktioner och innehåll. Redaktörer Samtliga anställda på Regionförbundet Sörmland har rollen som redaktör för vissa delar av hemsidan. De ska efter en kortare utbildning och med hjälp av en enkel manual kunna publicera texter och länkar på de sidor som de ansvarar för. Redaktörerna ska också kunna publicera innehåll i kalendern. Redaktörernas möjligheter att publicera bilder är begränsad. Bilder Bilder på Regionförbundet Sörmlands hemsida ska följa riktlinjerna i Regionförbundet Sörmlands grafiska profil. Bilder för publicering finns att hämta i en särskild gemensam mapp, övriga bilder publiceras efter samråd med webbansvarig kommunikatör. Sid 2(7)

3 Bilder får inte förvrängas eller retuscheras för att vilseleda eller lura betraktaren. Det är inte heller tillåtet att ändra bildens budskap genom att flytta, plocka bort eller tillföra föremål i bilden. Bilderna ska hålla hög kvalitet, såväl tekniskt som motivmässigt. Bilderna ska: Förmedla någonting som har med vår verksamhet eller Sörmland att göra Anknyta till innehållet i texten Inge förtroende Inte väcka anstöt Statistik, analys och uppföljning En gång i halvåret mäts antalet besök på hemsidan. Analys av varför dessa sidor besöks mest och om det går att underlätta ännu mer för besökaren ska göras i samband med mätningen. Samtliga undersidor på hemsidan ska ses över regelbundet. Varje år, under samma period, ska en enkel webbenkät läggas ut. Syftet med den är att fråga våra besökare vad de eventuellt saknar och vad vi kan förbättra. Målgruppen är sålunda besökarna på vår hemsida. Sociala medier Syfte med sociala medier Mediesamhället förändras ständigt och nya kommunikationsvägar skapas. För regionförbundet är det viktigt att finnas på de arenor och i de kanaler där vi når våra målgrupper. Sociala medier är lättillgängliga komplement till traditionella kanaler. De ersätter inte regionförbundets officiella hemsida Regionförbundets medverkan i sociala medier bygger på att snabbt dela med sig av kunskaper och presentera information som kommer från olika källor inom regionförbundets sakområden. Det ska skapa relationer, inge förtroende, göra det möjligt att nå nya grupper och bidra till att marknadsföra förbundet. Sid 3(7)

4 Hur ska våra sociala mediekanaler användas? Den traditionella hemsidan följer den grafiska profilen. Detta eftersträvas också i de sociala medierna i de fall det finns utrymme att profilera sig. Det ska alltid vara tydligt att regionförbundet är avsändaren. Den som använder sociala medier i tjänsten representerar Regionförbundet Sörmland och agerandet påverkar varumärket. Förhållningssätt: Var trovärdig, sanningsenlig och tydlig. Var professionell. Kommunicera på samma sätt on-line som på andra sätt i yrkesrollen. Använd inte privata profiler i tjänsteärenden. Skilj på privat och yrkesmässigt agerande. Det bör tydligt framgå i kommunikationsplanerna för de olika projekten hur sociala medier och hemsidan ska användas för att kommunicera projektet. Projektledaren i respektive projekt bestämmer vem/vilka som kommunicerar om projektet och ser till att det också finns beredskap och resurser för att hantera dialogen långsiktigt. Det kan också vara aktuellt för olika projekt att skapa egna sidor/grupper på sociala medier. Dessa kommunikationskanaler ska öppnas och användas i samråd med kommunikatörerna. Inloggningsuppgifter lämnas för förvaring till webbansvarig kommunikatör så att regionförbundet inte råkar ut för att det finns oåtkomliga konton. Olämpligt material Brottsligt eller olämpligt material på hemsidan och i sociala medier ska tas bort snarast möjligt av den som upptäcker det samt informera den det berör. Olämpligt material är: Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier Olagliga våldsskildringar eller pornografi Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig handling Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material Sekretessbelagd information Svordomar eller obscena ord Sid 4(7)

5 Kommersiella budskap eller reklam Allmänna handlingar och arkivering Offentlighetsprincipen, med tillhörande lagstiftning, styr vårt agerande, vilket betyder att den som vill ha information ska få den snabbt, om det inte finns lagliga begränsningar. Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Handlingar som publiceras och kommentarer som lämnas på hemsidan är alltid offentliga, liksom allt som publiceras i sociala medier. Oftast behöver dessa inte diarieföras. Om ett inlägg kan anses höra till ett befintligt ärende kan det vara aktuellt att diarieföra kommentaren, men är det av tillfällig eller ringa betydelse får det plockas bort när det inte längre anses aktuellt. Webbansvarig kommunikatör ansvarar för att dokumentera det som händer på hemsidan. Det sker genom skärmdump av startsidan varje halvår (1/1 och 1/7) samt vid större förändringar. Skärmdumpen sparas digitalt på G/Diarium/övrigt och där under korrekt mapp i kronologisk ordning och i PDF-format. Inlägg på sociala medier hanteras och dokumenteras vid behov av den person som initierat inlägget och lämnas vidare till registrator. Innehåll och information om avsändare sparas som skärmdump.. Bilaga; utdrag ur regionförbundets övergripande kommunikationspolicy Prioriterade målgrupper på hemsidan och i sociala medier är samma målgrupper som prioriteras i kommunikationspolicyn. Kommunikationspolicyn fastställdes av regionstyrelsen den 19 september Sid 5(7)

6 De övergripande målen för kommunikationsarbetet är att bidra till att verksamhetsmålen uppnås och att varumärket Regionförbundet Sörmland stärks. Detta ska ske via följande delmål: Våra medlemmar ska ha tillgång till relevant och aktuell information om vår verksamhet. Medarbetarna ska ha tillgång till aktuell information om beslut som påverkar den egna verksamheten. Den externa kommunikationen ska synliggöra och öka kännedomen om vår verksamhet. Extern kommunikation inbegriper massmedierelationer, marknadsföring och övrig profilering. Interna målgrupper Den interna kommunikationen ska stimulera till delaktighet hos medarbetare och ledning för att skapa en effektiv verksamhet med gott arbetsklimat så att varumärket Regionförbundet Sörmland stärks. Extern information ska först förankras hos de interna målgrupperna. Målgrupperna är: Förtroendevalda politiker inom Regionförbundet Sörmland, det vill säga ledamöter och ersättare i regionstyrelsen, revisorer samt ledamöter och ersättare i eventuella beredningsgrupper. Medarbetare på förbundskontoret. Externa målgrupper Det externa kommunikationsarbetet ska bidra till att skapa förtroende för Regionförbundet Sörmland så att varumärket stärks. I prioriterad ordning är målgrupperna: 1. Förbundets medlemmar, främst ledande politiker och tjänstemän 2. Andra myndigheter och samarbetspartners 3. Media/Opinionsbildare 4. Näringsliv och intresseorganisationer 5. Regioner i omvärlden 6. Sörmlands invånare Sid 6(7)

7 Den prioriterade ordningen innebär att vi alltid vänder oss till våra medlemmar i första hand som i sin tur har ansvar och skyldighet att kommunicera med Sörmlands invånare. Sid 7(7)