RIKTLINJE. Riktlinjer för sociala medier. Beslutad av kommunchefen

Transkript

1 Riktlinjer för sociala medier Beslutad av kommunchefen

2 Innehållsförteckning Sociala medier... 2 Mål och syfte med sociala medier... 2 Interna regler... 3 Hantering av allmänna handlingar, arkivering, gallring... 4 Bilaga 1: Att skriva på kommunens sociala medier... 5 Bilaga 2: Socialstyrelsens rekommendationer till Socialtjänsten

3 Sociala medier Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll. Genom sociala medier kan Nykvarns kommun kommunicera med olika målgrupper, eftersom det är ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa dialog. Exempel på verktyg för sociala medier som kan vara aktuella för Nykvarns kommun idag är: Blogg - en webbplats som innehåller periodiskt publicerade inlägg och/eller dagboksanteckningar på en webbsida där inläggen är ordnade så att de senaste inläggen oftast är högst upp. Facebook ett socialt medium/social nätverkstjänst med 1,1 miljarder aktiva användare (mars 2013). Twitter - social nätverkstjänst och mikroblogg som möjliggör för användare att skicka och läsa meddelanden, så kallade tweets. Meddelandena är textbaserade och får vara högst 140 tecken långa, dessa visas öppet på användarens profilsida. Youtube - en webbplats med videoklipp som har laddats upp av dess användare. Instagram - en gratis mobilapplikation för fotodelning och ett socialt nätverk. Programmet tillåter användaren att ta bilder, lägga på ett filter och därefter dela med sig av bilden till olika sociala medier, som Facebook, Twitter, Foursguare, Tumblr, Flickr och Posterous. Mål och syfte med sociala medier Det ska finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Kommunen ska utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser redaktörer på hemsidor. När en verksamhet har bestämt sig för att använda sociala medier ska det meddelas till kommunens informationsstrateg som underhåller en förteckning över de kanaler som används i officiellt syfte i Nykvarns kommun. 2

4 Varje verksamhet ska vara klar över på vilket sätt en medverkan i sociala medier bidrar till kommunens uppdrag och mål. Exempel på sådan medverkan kan vara: att skapa relationer, förtroende, nå nya grupper, informera om projekt samt omvärldsbevakning. Beroende på vilket syfte verksamheten har, bör krav ställas på funktioner, teknik och säkerhet i sociala medier, bl.a. för att göra det så tillgängligt som möjligt. Mediet bör till exempel fungera oberoende av användarens tekniska plattform och vara tillgängligt för personer med funktionsnedsättningar. Interna regler För att tydliggöra vilka sociala medier Nykvarns kommun deltar i ska en länksamling finnas på kommunens hemsida. Samtliga externa och sociala webbplatser som ligger under kommunen ska följa Nykvarns kommuns grafiska profilprogram. De ska ha en tydlig avsändare med Nykvarns officiella logotyp. Kommunens webbadress ska vara synlig och länkad någonstans på sidan i det sociala mediet. Om användningen av sociala medier förutsätter att kommunen ingår ett avtal måste avtalet granskas av verksamhetschefen. Verksamhetschefen ansvarar för vad som läggs ut under respektive verksamhet samt vilka sociala medier som används. Viktigt är att tydliggöra att allt som skrivs i kommunens sociala medier utgör en allmän handling både för kommunens anställda och för besökare. Verksamhetschefen ansvarar för att informera de personer som ska vara aktiva i kommunens sociala medier om förhållningssätt för att delta i sociala medier, se bilaga 1. Verksamhetschefen ansvarar för de konton som skapas i sociala medier, vilket innebär att inkommande synpunkter som är riktade mot verksamheten besvaras eller vidarebefordras till rätt svarsperson. Vid semester eller annan frånvaro ska en ersättare utses. Om verksamheten väljer att sluta arbeta i sociala medier ligger ansvaret på verksamheten att avsluta och stänga ner kontot samt meddela kommunens informationsstrateg. 3

5 Politiker som är representerade i kommunfullmäktige har rätt att ha en länk till sin blogg eller dylikt på kommunens samlade webbplats för sociala medier. Det ska framgå tydligt på kommunens hemsida att det inte är kommunens åsikter som uttrycks på politikernas sociala medier. Det bör även klart och tydligt framgå att de förtroendevalda tydligt uttalar sig som politiker och inte i kommunens namn. Hantering av allmänna handlingar, arkivering, gallring Om ett inlägg på ett socialt medium innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det direkt avpubliceras och överföras till diariet för vidare behandling. Om handlingen inte innehåller någon sekretessbelagd uppgift så kan verksamheten istället välja att strukturera informationen så att den är lätt att förstå om den inkommit eller upprättats. Det är viktigt att det går att skilja på om det är en tjänsteman eller en medborgare som har gjort ett inlägg. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. För denna typ av handlingar kan verksamheten fatta ett generellt gallringsbeslut. Gallringsbeslutet ska alltid innehålla en gallringsfrist, dvs. hur lång tid handlingarna ska finnas kvar innan de förstörs. En vanlig gallringsfrist är att handlingarna raderas när de inte längre är aktuella. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på. Detta ansvar ligger på Kundcenter. 4

6 Bilaga 1: Att skriva på kommunens sociala medier Besökare på sociala medier ska kunna lita på att det är Nykvarns kommun som uttalar sig. Det är alltså inte tillåtet att uttala sig privat på något av kommunens sociala medier. Anställda bör inte uttala sig för myndighetens räkning via sina privata konton eftersom det kan försvåra myndighetens skyldigheter att till exempel hantera allmänna handlingar och iaktta spårbarhetskrav. Svar på sociala medier ska ske snabbt och gärna med ett personligt tilltal, det är alltså bra att svara med sitt namn och den verksamhet man representerar, i den mån det är möjligt. Det är viktigt att uppträda som ambassadör för sin verksamhet och Nykvarns kommun, att på ett professionellt sätt representera kommunen, sakligt, sanningsenligt och engagerat. Uppträd alltså på samma professionella sätt i sociala media som vid annan kommunikation. Följande inlägg får inte publiceras på kommunens sociala medier, skulle så ske måste de avpubliceras omgående: Uppvigling Hets mot folkgrupp Barnpornografibrott Olaga våldsskildring Upphovsrättsintrång Sekretessbelagda uppgifter Reklam Omvärldsbevakning är också viktigt, för att upptäcka vad som skrivs om Nykvarns kommun i sociala medier. Upptäcks felaktigheter eller kritik, bör närmaste chef kontaktas för att diskutera hur man ska agera eller bemöta kritiken. Kontrollera alltid upphovsrätten till text och bild som publiceras. 5

7 Bilaga 2: Socialstyrelsens rekommendationer till Socialtjänsten Socialtjänsten kan i sin handläggning använda sig av all tillgänglig information det gäller även information från Facebook. Information från Facebook ska som all annan information som inhämtas vara relevant för handläggningen, den ska värderas och källorna ska kritiskt granskas. En annan viktig utgångspunkt är att inte inhämta information bakom ryggen på den enskilde. Det är olämpligt att kommunicera sekretessbelagda uppgifter med enskilda via Facebook, om inte den enskilde gett sitt samtycke. (Socialstyrelsen, våren 2011) Läs mer på Socialstyrelsens hemsida: Etik i Socialtjänsten: Är det lämpligt att använda Facebook i socialtjänstens handläggning? 6