Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten

Transkript

1 Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Gäller för anställda inom Vimmerby kommun och anställda inom helägda kommunala bolag. Antagen av kommunfullmäktige

2

3 Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten för anställda i Vimmerby kommun Syfte Sociala medier är ett samlingsnamn för tjänster på internet som gör det möjligt för människor att ingå i nätverk för att utbyte och skapa information, kommunicera och föra en dialog. Sociala medier är ytterligare ett sätt att tala med och informera olika individer och grupper genom att synas i dessa sammanhang kommer Vimmerby kommun närmare sina invånare, företagare och besökare. Det finns många exempel på webbplatser och verktyg som kan vara av intresse för en kommun att använda, till exempel: Externa webbplatser, t.ex. Facebook, Twitter och Youtube. Bloggar. Bildsajter där man släpper rättigheterna till bilder, t.ex. Flickr. Mål Användningen av sociala medier ska ha till syfte att marknadsföra Vimmerby kommun och att öppna upp vår verksamhet för insyn och delaktighet. Att stärka Vimmerby kommuns varumärke och bidra till att vi uppfattas som en kommun som ger en god service till medborgare, besökare och anställda. Att stärka bilden av Vimmerby kommun som en attraktiv arbetsgivare. Marknadsföring nyhetstips och evenemangstips. Öka tillgängligheten och insyn i kommunens verksamheter. Sociala medier är inget substitut för Vimmerby kommuns ordinarie webbplats och andra kommunikationsvägar vi använder för att nå olika målgrupper. Genom att vara aktiva på sociala medier får vi en möjlighet att leda in nya besökare på Vimmerby kommun på sociala medier ska presenteras och nås samlat. På samlas innehållet på alla sociala medier genom en presentation av mediet och tillhörande länk. Förhållningssätt Sociala medier är en kanal för dialog. När vi använder sociala medier i tjänsten representerar vi Vimmerby kommun och vårt agerande påverkar organisationens varumärke. 1

4 Organisationen För allmänhetens förtroende är det viktigt med en tydlig avsändare Vimmerby kommuns logotyp ska därför finnas med för att göra det tydligt vem som är avsändare. Kom ihåg att vi använder de sociala medierna i tjänsten. För att kommunikation ska anses ske i tjänstens bör det finnas ett beslut eller tilldelat ansvar från förvaltningschef eller verksamhetschef. Vimmerby kommun ska ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser som kommunen är aktiv på. Kommun har ett gallringsbeslut för fortlöpande kunna ta bort/gallra inlägg eller kommentarer som kommit in på de sidor kommunen är aktiv på. Den som representerar någon av Vimmerby kommuns verksamheter ska använda tjänstekonton på t.ex. facebook. Inloggningsuppgifter till de kanaler som används ska finnas tillgängliga hos respektive förvaltningschef och hos kansliavdelningen. Ge alltid besökaren information om vart man kan vända sig med frågor om innehållet samt vilka typer av inlägg som inte är tillåtna (se Hantering av synpunkter, svar och kommentarer ). Personal Diskutera inga tjänsteärenden som privatperson. Var klar över din integritet hur mycket vill du berätta om ditt jobb för andra läsare? Anställda som använder sociala medier får skriva om kommunens verksamhet och yttrandefriheten och meddelarfriheten gäller även här. Var trovärdig, saklig och tydlig. Var konsekvent. Uppmuntra konstruktiv kritik och eftertanke och var alltid uppriktig och professionell. Om möjligt uppför dig på samma sätt online som när du kommunicerar på andra sätt i din yrkesroll. Tänk på att du är en offentligt anställd person och ambassadör för din organisation. När det är möjligt klargör din befattning som representant för din organisation. Skilj på privat och professionellt agerande. Många använder sociala medier både privat och i sitt arbete. o Använd inte ditt privata konto när du agerar i tjänsten. o Om du kommunicerar privat har du ett personligt ansvar för att kommunikation formuleras så att det framgår att den är privat och inte kommer från Vimmerby kommun. 2

5 Ansvar Kommunstyrelsen har det yttersta politiska ansvaret för kommunens användning av sociala medier. Kansliavdelningen har det övergripande ansvaret för Vimmerby kommuns officiella sidor. Kansliavdelningen ska dagligen se över kommunens officiella kanaler och ansvarar för att de inlägg som kommenteras och får mycket uppmärksamhet diarieförs. För övrig verksamhet är det den som är administratör som dagligen ser över sina kanaler och ansvarar för att de inlägg som kommenteras och får mycket uppmärksamhet diarieförs. Detta görs genom att den som registrerar skapar en skärmdump som sedan registreras. Det är varje förvaltnings ansvar att se till att gallring sker och att det utförs enligt fastställd dokumenthanteringsplan. Varje förvaltningschef beslutar om verksamheten ska använda sig av sociala medier i sin kommunikation och hur det ska ske. Förvaltningar som väljer att engagera sig inom sociala medier ska meddela kansliavdelningen, tillsammans med kontaktuppgifter till mediet och ansvarig person på förvaltningen. Kansliavdelningen upprättar och underhåller en förteckning över de kanaler som används i officiellt syfte. Förvaltningar som använder sig av sociala medier bör regelbundet, eller vid varje stor förändring, dock minst två gånger om året, dokumentera uppbyggnad och utseende av de använda sociala medierna. Detta görs enklast genom att ta en skärmdump. Många av de sociala medierna är gratisverktyg, dock innebär det en informations- och kommunikationssatsning i och med att resurser för administration måste avsättas. Vimmerby kommun ansvarar för och ska kontrollera kommentarer och inlägg på de webbsidor som kommunen använder. Enligt lagen om offentliga anslagstavlor ska informationen vara tydlig om de regler som gäller. Personligt tilltal Svara alltid med en tydlig avsändare, personligt och med medborgarfokus. Skribenten ska förstå sig på sin målgrupp och kunna prata och skriva dess språk. Erbjud hjälp och förklaring på olika saker och berätta inte bara vad som är rätt och fel. Ta hjälp av andra medarbetare i kommunen om det behövs för att ge rätt svar. Tänk på att även massmedia kan välja att följa Vimmerby kommuns sidor på olika sociala medier. 3

6 Hantering av synpunkter, svar och kommentarer Enskilda befattningshavare eller av dessa utsedda ansvariga, ansvarar för hantering av inkommande svar, synpunkter och kommentarer. Ansvaret innebär att antingen: Besvara inkommande synpunkter som riktas till myndigheten. Vidarebefordra dessa till sakkunniga inom kommunen. Avpublicera. Kommentarer, synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv eller policydokument ska åtgärdas skyndsamt. Åtgärden består av att meddelandet sparas tillsammans med information om dess avsändare, och därefter raderas meddelandet. Kommentarer får inte innehålla: Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar. Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier. Olovliga våldsskildringar. Uppmaningar till brott eller utgöra brottslig verksamhet. Svordomar eller obscena ord. Kommersiella budskap eller reklam. Alla inom Vimmerby kommun som använder sociala medier ska informera sina läsare (exempelvis vänner, som är benämningen på de medlemmar som följer olika sidor, på Facebook) att inte publicera personuppgifter samt informera dem om att inlägg i strid med förbudet att publicera personuppgifter som kränker enskildas personliga integritet kommer att raderas. Vimmerby kommuns verksamhet där sekretess råder för enskilda personer gäller kan inte starta egna grupper eller sidor där de enskilda personernas deltagande synliggörs. Återkoppling Förvaltningslagens regler om serviceskyldighet gäller även för de sociala medierna. Det innebär att inlägg inte får lämnas olästa eller obesvarade under semester, sjukdom eller annan ledighet. Bevakning av inlägg ska göras minst en gång varje vardag och frågor, påståenden, kommentarer eller synpunkter ska besvaras skyndsamt. Frågor som redan har ett svar eller en tydlig beskrivning på hänvisas till den sidan med hjälp av en länk. Även synpunkter, felanmälningar och medborgarförslag ska hänvisas till Vimmerby kommuns webbplats. 4

7 Allmän handling, diarieföring och gallring De inlägg som görs på sociala medier i tjänsten är allmänna handlingar. Inläggen ska hållas ordnade på samma sätt som andra allmänna handlingar. Varje nytt inlägg som kommenteras och får mycket uppmärksamhet genererar ett ärende och ska diarieföras. Detta sker genom att respektive användare inom organisationen skickar en skärmdump till den som registrerar. Frågor som är av typen löpande verksamhet, reklam eller av ringa betydelse behöver inte diareföras. Den som registrerar skapar en samlingsakt för alla inlägg på de sociala medier där Vimmerby kommun är synlig och som den egna verksamheten är upphov till. Vid årets slut kan då alla frågor och inlägg som kommunen är upphov till ge ett gott underlag för analys och framtagande av statistik. Inkomna handlingar måste hanteras snabbt. Ansvarig har en uppsiktsplikt som innebär: Håll uppsikt över inlägg och frågor. Kommunens officiella närvaro på sociala medier bör kontrolleras en gång per dag. Vid ökad trafik av svar och inlägg bör kontrollen öka. Ta bort och diareför sekretesskyddat eller brottsligt material, se stycket om hantering av inkomna synpunkter, svar och kommentarer. Om det finns en möjlighet för utomstående att kommentera de inlägg som myndigheter gör på olika sociala medier ska dessa kommentarer anses som inkomna till myndigheten så snart de gjorts tillgängliga. En handling som in sin tur ska anses som allmän handling hos myndigheten innebär att handlingen ska skapas hos myndigheten. Ett inlägg på ett socialt medium klassas därför som upprättad direkt när myndigheten skrivit in och publicerat uppgifterna. Om Vimmerby kommun anser att inlägg utgör handlingar av ringa betydelse kan myndigheten fatta ett gallringsbeslut för denna typ av handlingar. Dock får inte allmänhetens rätt till insyn åsidosättas. Vimmerby kommunfullmäktige har tagit ett generellt gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (KF 123, Dnr 142/2010). Förteckning över vilka handingar som räknas in i den gruppen finns som bilaga till dessa riktlinjer. 5

8 VIMMERBY KOMMUN BILAGA 1(2) Kommunstyrelseförvaltningen Arkivenheten Dnr: 142/2010/004 Anki Heimonen, kommunarkivarie Löpnr: Förteckning över handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som kan gallras vid inaktualitet. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller funktion är av tillfällig eller ringa betydelse: Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla sambandet inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att det inte påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses t ex inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. Webbhistorik över personalens internetanvändning. Loggar över externa besökare på Vimmerby kommuns hemsida. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon annan funktion. Postadress Telefon Telefax Bankgiro Plusgiro Stadshuset VIMMERBY Hemsida: E-post: kommunstyrelse@vimmerby.se

9 2 Handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt ersatts av nya handlingar: Handlingar som inkommit till myndigheten i elektronisk form, t ex e-post, om handlingarna överförts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa krävs att handlingarna inte är autenticerade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handlingar som upprättas och sprids i informationssyfte, t ex webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t ex elektroniska länkar, får en bedömning av länkarnas värde göras i varje enskilt fall. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (t ex adress, telefonnummer, öppettider). Handlingar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, t ex fax eller e-post, om en autentiserad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen har påförts en ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, t ex i diarium eller lätt tillgänglig logglista. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning skett. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets- mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån och spridning av handlingar. VIMMERBY KOMMUN Kommunstyrelseförvaltningen Arkivenheten Anki Heimonen Kommunarkivarie

10

11

12 VIMMERBY KOMMUN Kommunstyrelseförvaltningen VIMMERBY