Riktlinjer för verksamheter som kommunicerar via sociala medier, Landstinget i Jönköpings län

Transkript

1 Riktlinjer för verksamheter som kommunicerar via sociala medier, Landstinget i Jönköpings län Landstinget har öppen och positiv inställning till att verksamheter använder sociala medier i sin kommunikation och marknadsföring. Facebook, Twitter, Youtube och andra sociala nätverk kan vara bra sätt att kommunicera med exempelvis invånare, kunder, medier, arbetssökande, studenter. Landstinget använder sociala medier för att nå olika målgrupper där de är. I första hand ska basinformationen finnas på Landstingets webbplatser. Sociala medier är en viktig del av Landstingets kommunikation och ska hanteras lika professionellt som alla andra kanaler. Samordning av Landstinget närvaro i sociala medier bidrar till att stärka Landstingets varumärken och säkerställa bevakning av kommentarer. Följande är SKALL-krav när en verksamhet kommunicerar via sociala medier: Alla verksamheter som vill kommunicera via sociala medier ska få godkännande från Landstingets kommunikationsdirektör Presstjänsten och utvecklingsansvarig för sociala medier på informationsavdelningen ska ha administratörsbehörighet till alla Landstingets sidor och konton i sociala medier. Medarbetare måste ha ett uppdrag från sin chef för att använda sociala medier. De verksamheter som vill skapa ett konto eller en sida i sociala medier måste följa checklistan, från syfte och mål till aktivitet i sociala medier.(länk!) De medarbetare som kommunicerar via sociala medier måste följa Landstingets regler för kommunikation via sociala medier. (Länk!) Verksamhetens Facebook-sida ska följa Landstingets grafiska profil på Facebook. (Länk!)

2 Checklista, från syfte och mål till aktivitet i sociala medier 1. Bestäm syfte med projektet Tänk igenom verksamhetens uppdrag och om/hur användning av sociala medier kan bidra till det. Om du vet vad du vill uppnå är det lättare att välja rätt kanal och arbetssätt redan från början. Sociala medier kan exempelvis användas för att: marknadsföra en verksamhet, en tjänst, ett projekt eller ett arrangemang informera och väcka uppmärksamhet kring ett aktuellt ämne ha en dialog med invånare, kunder, arbetssökande, studenter och andra intressenter hålla koll på vad som skrivs och sägs om verksamheten/landstinget som organisation göra en verksamhet mer tillgänglig nå fler invånare och företag förbättra sina relationer med invånare nå invånare som är svåra att få kontakt med via andra kanaler genom omvärldsbevakning få bättre inblick i och kunskap om frågor som diskuteras inom Landstingets verksamhetsområde minska kostnaderna för kommunikation 2. Tänk igenom tid och resurser Fundera över vilka insatser som behövs i tid och resurser för att hålla de sociala medierna levande och under uppsikt. Varje Facebook-sida ska ha en redaktörsgrupp kopplad till sig. Redaktörsgruppen består av minst två personer som är administratörer för Facebook-sidan. Läs mer om redaktörsgruppen under regler för Landstingets Facebook-sidor. Personer som twittrar i tjänsten ska genomgå en twitterutbildning. Kontakta förvaltningens webbutvecklare eller informatör för mer information. 3. Kontakta din chef Du måste ha ett uppdrag från din chef för att använda sociala medier för ett eller flera specifika projekt i din yrkesroll. Det är inte tillåtet att använda sociala medier som privatperson under arbetstid.

3 4. Kontakta webbutvecklare/informatör Kontakta förvaltningens webbutvecklare eller informatör och berätta om projektet. Webbutvecklaren eller informatören kontaktar Landstingets kommunikationsdirektör. Alla verksamheter som vill kommunicera via sociala medier ska få godkännande från Landstingets kommunikationsdirektör. Presstjänsten och utvecklingsansvarig för sociala medier på informationsavdelningen ska ha administratörsbehörighet för alla Landstingets sidor och konton i sociala medier. 5. Skriv en kommunikationsplan för projektet Varje konto eller sida i sociala medier ska ha en kommunikationsplan som berättar om sidans/kontots syfte, mål, målgrupp, strategi, resurser m.m. Se exempel: Medicinsk diagnostiks kommunikationsplan för Facebook. (länk till dokument) 6. Skapa Facebook-sidan eller Twitter-kontot Kontakta förvaltningens webbutvecklare eller informatör för att starta kontot eller sidan i sociala medier.

4 Regler för Landstingets Facebook-sidor Redaktörsgrupp för Facebook-sidan Varje Facebook-sida ska ha en redaktörsgrupp kopplad till sig. Redaktörs-gruppen består av minst två personer som är administratörer för Facebook-sidan. Redaktörsgruppen kan exempelvis planera kommande aktiviteter på Facebook-sidan, förbättringsförslag, uppdatering av kommunikationsplanen, interna regler och språkbruk, ansvarsområden, analys av Facebook-sidans statistik och bilder på Facebook. Obligatorisk information på Landstingets Facebook-sidor Det är viktigt att följande information måste finnas på Landstingets Facebook-sidor: att Landstinget i Jönköpings län och verksamhet XX ansvarar för sidan vilka medarbetare som publicerar information på sidan vilken typ av information som finns på sidan e-postadress och telefonnummer dit man kan vända sig om man har frågor om sidans innehåll Redaktörsgruppen ansvarar för informationen Redaktörsgruppen för Facebook ansvarar för att hålla uppsikt över all information på respektive Facebook-sida och ta bort uppgifter som innehåller: Sekretessreglerade uppgifter Upphovsrättsskyddat material som användaren inte äger upphovsrätten till Känsliga eller integritetskränkande personuppgifter Material som kan uppfattas som obscent eller stötande Yttringar rörande sexuell läggning, kön, religionstillhörighet eller etnicitet som kan uppfattas som kränkande Personangrepp Hot, trakasserier eller förtal Uppmaningar till brott Kommersiella budskap eller systematiskt spridande av propaganda Länkar till webbplatser med material som bryter mot dessa regler Material som är hemligstämplat av myndighet, företag eller annan organisation Vid behov kan presstjänsten och utvecklingsansvarig för sociala medier på informationsavdelningen använda och administrera Landstingets Facebook-sidor. Vid kris kan krisorganisationen använda Landstingets Facebook-sidor för att nå ut med information. Kommentarer från personal på Facebook Om medarbetare i Landstinget kommenterar och skriver inlägg i sina professioner ska de göra det i Landstingets namn och inte i sina privata namn och konton.

5 Kommentarer från privatpersoner på Facebook Regler som gäller för publicering av inlägg och kommentarer på Facebooksidor Om invånare ska kunna kommentera eller publicera information på Landstingets Facebook-sidor ska nedanstående text finnas under Allmän information/beskrivning på Facebook-sidan. Allt som skrivs på Landstingets Facebook-sidor ska följa svensk lagstiftning och god sed. Alla inlägg och kommentarer görs i enlighet med Lag (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor. Det innebär att sidans ansvariga regelbundet läser inlägg och kommentarer och vid behov tar bort sådant som bryter mot denna lag. Inlägg och kommentarer får inte innehålla: - Upphovsrättsskyddat material som användaren inte äger upphovsrätten till - Känsliga eller integritetskränkande personuppgifter - Material som kan uppfattas som obscent eller stötande - Yttringar rörande sexuell läggning, kön, religionstillhörighet eller etnicitet som kan uppfattas som kränkande - Personangrepp - Hot, trakasserier eller förtal - Uppmaningar till brott - Kommersiella budskap eller systematiskt spridande av propaganda - Länkar till webbplatser med material som bryter mot dessa regler - Material som är hemligstämplat av myndighet, företag eller annan organisation Inkommen handling ska diareföras Om det tydligt framgår att en invånare vill föra fram ett ärende på Landstingets Facebook-sidor kommer det att diarieföras och behandlas som en inkommen handling. Redaktörsgruppen eller presstjänsten på informationsavdelningen svarar i så fall privatpersonen att detta sker. Arkivering och radering av kommentarer Om kommentarer måste raderas ska de först arkiveras. Arkiveringen kan göras genom att exempelvis ta en skärmdump på kommentaren eller kopiera namn, datum och kommentar till ett worddokument. Kontakta sedan förvaltningens informatör eller webbutvecklare. Språket i sociala medier Landstingets språk ska vara modernt, lättfattligt och begripligt även för personer med funktionsnedsättningar. I sociala medier är det bra att skriva kort, trevligt och personligt, så att budskapet är lätt för läsarna att dela och sprida vidare. Undvik eller förklara facktermer.

6 Bilder och färger på Facebook Landstingets Facebook-sidor ska följa riktlinjerna för Landstingets grafiska profil på Facebook. (Länk!) Kontakta din webbutvecklare eller informatör för hjälp med omslagsbild och profilbild på Facebook. Dessa riktlinjer tar inte upp anställdas privata användning av socialamedier.

7 Landstingets grafiska profil på Facebook Omslagsbilden på Facebook Omslagsbilden är den största bilden som syns överst på Facebook-sidan. Storleken på omslagsbilden är 851 px X 315 px. Standard för omslagsbilden är en vit yta längst till vänster (215 px bred) med verksamhetens logotype och en profilskapande bild till höger (636 px bred).

8 Kampanjer på Facebook Vid kampanjer kan omslagsbilden ändras efter behov.

9 Profilbilden på Facebook Profilbilden är den lilla kvadratiska bilden (180 px X 180 px) som syns under omslagsbilden och i nyhetsflödet. I profilbilden finns symbolen lj för de verksamheter som har lj i logotypen. Verksamheter som har egna logotyper Verksamheter som har logotyper där symbolen lj inte ingår använder tilläggstexten Vi är en del av Landstinget i Jönköpings län på omslagsbilden. Bakom tilläggstexten finns en tonad ruta. Samarbetsprojekt på Facebook Facebook-sidor som är samarbetsprojekt kan se ut enligt nedanstående exempel.

10 Landstingets grafiska profil i andra sociala medier Kontakta din informatör om du har frågor om Landstingets grafiska profil i andra sociala medier.