ABF Gotlands policy för användande av sociala medier Antagna vid styrelsemöte

Transkript

1 ABF Gotlands policy för användande av sociala medier Antagna vid styrelsemöte Bakgrund Nya internetbaserade kommunikationsformer skapar nya möjligheter för såväl privatpersoner som företag och organisationer. Rätt använt ger verktyg som Facebook, Twitter, Bloggar, LinkedIn och andra liknande verktyg en bra möjlighet för oss på ABF Gotland att marknadsföra oss, bygga vårt varumärke och engagera oss i givande konversationer med kunder, deltagare, ledare, partners och andra intressenter. Tillgång till kraftfulla kommunikationsverktyg kan också innebära vissa risker. En förflugen kommentar i affekt, eller ett ogenomtänkt uttalande som tidigare bara hade nått ett fåtal, kan nu helt plötsligt med vindens hastighet spridas över världen och nå en jättepublik. Ryckt ur sitt sammanhang kan det som sagts dessutom feltolkas och i de allra flesta fall finns det ingen möjlighet att stoppa spridningen. Det är lätt att hitta exempel där enskilda individers kommunikation har lett till stor skada för företag och organisationer. Med dessa faror i beaktande är det givetvis förklarligt om många företag väljer att begränsa anställdas möjligheter att kommunicera i sociala media, och strävar efter att styra kommunikationen via ett fåtal speciellt utbildade personer. Samtidigt är det förståeligt om anställda väljer tystnad före kommunikation om de är osäkra på vad de får säga, och om de tror sig riskera repressalier. Inom ABF Gotland vill vi inte göra sådana begräsningar utan vill i stället bejaka våra anställdas möjligheter att aktivt ta del av nätverk av betydelse för deras yrkesmässiga och privata liv. Sociala medier är en ständigt pågående dialog. När våra anställda deltar och bidrar med sin kunskap, sina erfarenheter och sin entusiasm ger det många positiva effekter för ABF Gotland. När omgivningen pratar om ABF är det viktigt att vi är många lyssnare som kan fånga upp kommentarerna och delta i dialogen. Även om det är negativa kommentarer vill vi hellre att man pratar med oss än om oss. Det ger oss chansen att ge vår syn på saken och lära av våra misstag. Denna policy har skrivits för att vara en hjälp att använda sociala medier på ett positivt sätt och undvika de värsta fallgroparna. I första hand handlar den om den yrkesmässiga användningen av sociala media, men även vid privat användning kan man som anställd ha nytta av att följa samma riktlinjer.

2 Vad är sociala medier? Svenska Wikipedia ger följande definition: Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och skapande av media. Sociala medier är med andra ord alla former av tanke- och åsiktsutbyte med hjälp av tillgänglig teknologi. Exempel på sociala medier är Facebook, bloggar, Instagram, MySpace, YouTube, Twitter, LinkedIn, Delicious och FlickR. Men även e-post och chat är sociala medier. Varför ska vi medverka i sociala medier? Leva upp till vår värdegrund genom att skapa en öppen och transparent syn på vår verksamhet. Vara närvarande i det allmänna sorlet kring omvärldsförändringar som kan påverka oss och vår verksamhet. Bidra till debatten och diskussionen som pågår om vår organisation och därigenom aktivt kunna bygga bilden av oss (vårt varumärke). Skapa engagemang och delaktighet. Bredda kontaktytorna genom att nå nya målgrupper. Föra dialog och bibehålla kontakt med befintliga målgrupper

3 Vilken nytta har vi av sociala medier? Kommunikation och dialog (när vi möter människor kan vi ge en personlig och nära bild av vår organisation och det blir samtidigt lättare att komma i kontakt med oss) Word of mouth (när vårt bemötande förs vidare från vänner till vänner) Marknadskommunikation (digital marknadsföring når fler och på ett bredare fält) Omvärldsbevakning (det som händer i världen pratas det också om på de sociala medierna)

4 Policy åtta regler När du deltar i konversationer via sociala media finns vissa grundregler som bör följas. Inom ABF Gotland ser vi framförallt dessa nio punkter som viktiga ledstjärnor: Transparens och tydlighet Bidra med kompetens Ärlighet och ansvarstagande Artighet och gott omdöme Respekt för andra Skydd för konfidentiell information Respekt för upphovsrätt Varsamhet med resurser 1. Var transparent och tydlig Uttalar du dig i egenskap av anställd hos ABF Gotland skall du alltid vara noga med att berätta vem du är och var du jobbar. Även om du kommenterar frågor som rör ABF Gotland men ger dina privata reflektioner är det viktigt att du ändå är öppen med var du arbetar. Sträva alltid efter att ge så komplett information som möjligt i profilbeskrivningar för sociala nätverk. För officiella konton skall det alltid finnas kopplat en e-postadress till ABF Gotlands domän. Det ger möjlighet för andra att kontrollera att det verkligen är vi som är avsändaren. 2. Bidra med din kompetens Skriv inlägg och bidra till dialogen inom dina egna specialområden. Kunder och partners har rätt att förvänta sig att ABF Gotlands inlägg och kommentarer håller hög kvalitet. Kunskapsnivån inom olika forum kan variera högst avsevärt och det är viktigt att du är väl bekant med de forum där du uttalar dig. Tycker du att ett inlägg bör besvaras men känner tveksamhet angående forumet, eller din kompetens inom området bör du överväga att i stället tipsa någon annan som du tror behärskar området bättre och låta den besvara inlägget i stället.

5 3. Var ärlig och ansvarstagande Undanhåll inte information, men lova inte mer än du kan hålla. Gör aldrig några andra utfästelser om framtida resultat, kommande produkter och liknande än vad som är ABF Gotlands officiella linje. Har du gjort ett misstag och lämnat felaktig information så erkänn detta och rätta det omedelbart. Sociala medier ger dig närmast oändliga möjligheter att uttrycka dina synpunkter. Med dessa möjligheter följer också ett ansvar för vad som sägs. Ärlighet och ansvarstagande skapar förtroende både för dig själv och för ABF Gotland. 4. Visa artighet och gott omdöme Var alltid vänlig och artig. Kortfattad skriftlig information av den typ som det ofta handlar om inom social media kan ibland uppfattas som mycket hårdare av mottagaren än vad sändaren avsåg. Detta gäller i synnerhet i diskussioner där parterna har vitt skilda uppfattningar. Även om du uppfattar det som om någon har skrivit ett mycket negativt och felaktigt inlägg om ABF så undvik alltid att trappa upp en konflikt. Håll dig lugn, förklara din ståndpunkt så sakligt som möjligt och undvik pajkastning. Använd ett vårdat språk och undvik svordomar och annan jargong som kan väcka anstöt. Använd aldrig en nedlåtande ton om andra och tala inte illa om konkurrenter. Beakta också att även om ditt svar är riktat till en viss person så är chansen stor att det även kommer att läsas av många andra. Att tänka en extra gång innan du postar ett inlägg och använda sunt förnuft gör att du ger ett sansat och vederhäftigt intryck. 5. Respektera andras rätt att uttrycka sig Yttrandefriheten är en grundläggande rättighet i ett demokratiskt samhälle. Det innebär att var och en är i sin fulla rätt att ge uttryck för både positiva och negativa synpunkter på ABF Gotland. Vår uppfattning är att alla som har ett sådant engagemang om oss att de vill använda sin tid till att skriva om oss på sociala nätverk är personer vi vill ha en dialog med. Att andra talar om ABF Gotland och våra varumärken är en realitet som vi måste förhålla oss till. Vi kan inte kontrollera denna kommunikation med vi kan delta och ge vår syn, rätta direkta felaktigheter och lära oss av misstag. Som anställd är det därför viktigt att du använder ditt nätverk för att hitta dem som talar om oss, följer dem och gör dem till dina vänner/följare.

6 6. Skydda konfidentiell information Lämna aldrig ut konfidentiell information om pågående verksamhet, kunder, anställda med mera. När det gäller andras spekulationer är det oftast bäst att inte svara alls. Dementerar du påståenden vid ett tillfälle och inte vill svara vid ett annat så kommer slutsatsen från åhörarna vara att spekulationen stämmer i det andra fallet. Fråga alltid andra personer om tillåtelse innan du skriver något om dem. Beakta också risken med att lämna ut mycket personlig information då sådana kunskaper i fel händer kan ge underlag för intrångsförsök och andra attacker. 7. Respektera upphovsrätten ABFs officiella logotyp och varumärke får endast användas för godkända ändamål. Det är inte tillåtet att använda den som privat profilbild eller på en blogg som är din privata. Använd aldrig andras material utan tillåtelse och var noga med att ange källor och följa de upphovsrättsliga regler som gäller för olika publikationer. Använd gärna externa länkar för att peka på dina källor, men var noga med att kontrollera vem du länkar till och visa tydligt att det är en extern länk. Var medveten om att en länk kan uppfattas som om ABF Gotland rekommenderar en viss leverantör. Det finns också risk att den plats du länkar till ändrar sitt innehåll till något som vi inte vill förknippas med. Var därför källkritisk och länka endast till platser som drivs av seriösa ägare. 8. Var varsam med ABF Gotlands resurser Möjligheten att vara ständigt uppkopplad gör att gränsen mellan privatlivet och arbetslivet i många fall är oskarp. Många anställda passar på att kontrollera sin e-post hemifrån, och får ibland privat e-post till jobbet. Vissa passar också på att kolla sin Facebook eller Twitter på jobbet. Delar av nyhetsflödet på dessa tjänster kan vara av privat karaktär medan annat är av professionellt intresse. Det är därför svårt att dra en skarp gräns mellan privat och yrkesmässig användning av social media, något som blir helt naturligt och inte behöver vara ett problem. Vill man bidra till ABF Gotlands flöde i sociala medier under ledig tid måste det få göras, liksom att man får ha privat mejl och (t.ex.) Facebookkonton öppna under arbetstid. Dock bör rent privat användning av sociala media på arbetstid begränsas till ett minimum. Men på samma sätt som det är tillåtet att sköta privata bankärenden på jobbets dator under exempelvis en fikarast så är också begränsad privat användning av social media acceptabelt. Allt med förnuft! Inspiration hämtad från infoaction.se, i övrigt är det helt ABF Gotlands eget och anpassat efter våra egna förhållanden.