Riktlinjer för sociala medier

Transkript

1 Riktlinjer för sociala medier Inriktning och syfte Dessa riktlinjer är upprättade i syfte att ge anställda och förtroendevalda stöd när de i egenskap av representanter för uttalar sig/agerar i sociala medier. Anställda och förtroendevalda kallas i detta dokument för representanter. Med sociala medier avses alla faciliteter för publicering online och kommentarer, inklusive utan begränsning bloggar, wiki s, sociala nätverkssajter såsom Facebook, LinkedIn, Twitter, Flickr och YouTube. Dessa riktlinjer är ett tillägg och komplement till existerande och framtida policyer gällande användning av teknologi, datorer, e-post och internet. Förbundet har en öppen syn på medverkan i sociala medier och uppmuntrar generellt till aktivt deltagande. Precis som vid annan kommunikation använder representanter sunt förnuft. Förbundet uppmuntrar representanter att delta i den offentliga debatten via social medier i frågor med tydlig koppling till förbundet. Representanter deltar på ett arbetsrelaterat, vidsynt, respektfullt och resonerande sätt. Förbundet har officiella talespersoner som i första hand bör företräda förbundet även i dessa sammanhang, men alla tillåts att delta i debatten under förutsättning att det görs med gott omdöme. Vid tveksamheter resonerar representant med kollega eller närmsta chef före publicering. Förbundet tillåter att representanter deltar i diskussioner och uttalar uppfattningar som inte alltid helt samstämmer med den officiella ståndpunkten 1, dock alltid med respekt för alla parter och i resonerande ton. I dessa fall ska det också framgå att åsikten är representantens egen och inte förbundets. Förbundet accepterar inte dogmatiska, kränkande eller kategoriska uttalanden. Du hittar den officiella ståndpunkten bland annat I dokumentet Vi är på följande sida på vår webbplats: 1

2 Enheten för Kommunikation/SPK 2 (5) Avgränsning Dessa riktlinjer beaktar inte privat deltagande och bruk. Upphovsrätt och etik Representanter följer svensk upphovsrättslag. Vidare följer representanter s övriga etiska riktlinjer. Representanter bryter inte mot svensk lag och använder inte ett grovt språk, kränker inte andra, kommer inte med personangrepp eller publicerar innehåll som bryter mot Tjänstemannaavtalet eller övriga policyer och styrdokument på förbundet. Representanter länkar till andra sociala medier, men inte till sociala medier eller internetplatser som bryter mot lagen eller som innehåller rasistiskt eller annat kränkande innehåll. Säkerhet och krissituationer Representanter deltar i debatt, publicerar inlägg och kommentarer utan föregående granskning. Respektive chef ansvarar för medarbetarstöd om olämpliga kommentarer, påhopp eller annat kränkande publicerats som genmäle i såväl egna kanaler som andras. I övrigt hänvisas till Tjänstemannaavtalet generellt, till exempel vad gäller skada för arbetsgivare, spridande av lögner, förtal, företagshemligheter och trolöshet mot huvudman. Det är fullt acceptabelt att prata om sitt arbete och att ha en dialog i sociala medier, men det är inte okej att publicera konfidentiell information. Exempel på det: pågående interna projekt, framtida produkter/erbjudanden, finansiell information eller interna undersökningar. Förbundet jobbar förebyggande för att minimera riskerna för badwill och angrepp på alla nivåer. Felaktiga påståenden, meningsskillnader och missförstånd besvaras löpande och snarast i samråd med kommunikationsenheten och/eller en ansvarig representant. Svaret utgår ifrån de upparbetade rutiner som finns kring detta. Allvarligare eller mer omfattande kritik hanteras tillsammans med kommunikationsenheten. 2 2 Vid extraordinära situationer och allvarliga angrepp hänvisas till Krispärmen, primärt till flik 2 Angrepp mot vårt varumärke och flik 4 Hot och våld mot personal.

3 Förbundets kanaler Kommunikationsenheten ansvarar för förbundets officiella kanaler. I förekommande fall kan kanaler administreras av representanter. Tips för framgång med sociala medier: Representanter skriver om det de känner till. Det är det bästa sättet för att vara intressant, hålla sig borta från problem och ha kul. Det finns en god chans att saker blir pinsamt utpekade av en ämnesexpert eller att inlägget blir uttråkande om man skriver om ämnen man inte behärskar. Kvalitet är avgörande. Använd stavningskontroll och sunt förnuft. En möjlighet med sociala medier är att kunna publicera tankar snabbt, vilket kan vara både en fördel och en nackdel. Representanter tar sig tid att redigera och reflektera. Vid minsta tveksamhet över ett inlägg, låter representanter det vila och tittar på det igen senare eller redogör med en kollega/chef innan det publiceras. Ingenjörsbloggen officiell blogg Förbundet har en officiell blogg: ingenjorsbloggen.se. Förbundet har utsedda bloggare som bloggar. Gästbloggare godkänns i förekommande fall av kommunikationsenheten. Alla representanter uppmuntras att aktivt delta med kommentarer. Alla representanter uppmuntras att aktivt sprida information om bloggens adress och innehåll till sina kontakter samt att läm na tips på ämnen att blogga om. Inga blogginlägg skrivs anonymt, under pseudonym eller med falskt namn. Förbundet tror på transparens och ärlighet. Bloggarna är klara och tydliga med vilka de är och vem/vad de representerar. Bloggarna skriver inte oärligt, falskt eller vilseledande. Om en representant gör ett misstag uppmuntras densamme att vara öppen och ärlig med det och att rätta till det så snart det upptäckts. Vid redigering av befintliga inlägg ska det klart och tydligt framgå att en redigering har skett. Du hittar den officiella ståndpunkten bland annat I dokumentet Vi är på följande sida på vår webbplats: 1

4 Enheten för Kommunikation/SPK 4 (5) Blogg - andra bloggar administrera andra bloggar. Representanter kan starta egna bloggar för den del av förbundet som de framgå att bloggen inte är förbundets officiella kanal. Facebook officiell sida Förbundet har en officiell sida på Facebook: facebook.com/sverigesingenjorer Representanter uppmuntras att aktivt delta med kommentarer. Representanter uppmuntras att aktivt sprida information om sidadressen till sina kontakter och att tipsa kommunikationsenheten om relevant innehåll som kan publiceras i denna kanal. Facebook andra sidor eller grupper administrera andra sidor eller grupper (t ex Teknik-SM). Representanter kan starta egna sidor/grupper för den del av förbundet som de representerar (t ex ett distrikt eller en valkorporation). Förbundets logotyp får användas i samband med ett tydligt namn, av vilket det måste framgå att sidan/gruppen inte är förbundets officiella kanal. LinkedIn officiell grupp Förbundet har en officiell LinkedIn-grupp: linkedin.com/company/ Representanter uppmuntras att aktivt delta med kommentarer. Representanter uppmuntras att aktivt sprida information om Linkedingruppens adress och innehåll till sina kontakter och att tipsa kommunikationsenheten om relevant innehåll som kan publiceras i denna kanal.

5 Enheten för Kommunikation/SPK 5 (5) LinkedIn andra grupper administrera andra grupper. Representanter kan starta egna grupper för den del av förbundet som de framgå att gruppen inte är förbundets officiella kanal. Twitter officiell kanal Förbundet har ett officiellt Representanter uppmuntras att aktivt delta med kommentarer/retweets. Representanter uppmuntras att aktivt sprida information om twitterkanalen till sina kontakter och att tipsa kommunikationsenheten om relevant innehåll som kan publiceras i denna kanal. Twitter andra kanaler administrera andra kanaler. Representanter kan starta egna kanaler för den del av förbundet som de framgå att kanalen inte är förbundets officiella kanal. Youtube officiell kanal Förbundet har en officiell Youtubekanal: youtube.com/sverigesingenjorer Representanter uppmuntras att aktivt sprida information om Youtubekanalens adress och innehåll till sina kontakter och att tipsa kommunikationsenheten om relevant innehåll som kan publiceras i denna kanal. YouTube andra kanaler administrera andra kanaler. Representanter kan starta egna kanaler för den del av förbundet som de framgå att kanalen inte är förbundets officiella kanal.