Kommunstyrelsens Ledningsutskott (18) HANTERING AV MASSMEDIA OCH AGERANDE PÅ SOCIALA MEDIER I

Transkript

1 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens Ledningsutskott (18) 135 HANTERING AV MASSMEDIA OCH AGERANDE PÅ SOCIALA MEDIER I LYSEKILS KOMMUN Dnr: LKS Bilden av och förtroendet för Lysekils kommun påverkas till stor del av hur man framstår i media och hur man agerar på sociala medier. För att säkerställa ett professionellt agerande i dessa kontakter och sammanhang är två riktlinjer framarbetade. Riktlinjerna ska vara ett stöd för organisationen och skapa samsyn, trygghet och enhetligt agerande. Beslutsunderlag Näringslivsenhetens tjänsteskrivelse med bilagor Ledningsutskottet förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner riktlinjerna Att möta massmedia och Sociala medier i Lysekils kommun så att dessa kan kommuniceras och bli kända i organisationen. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen JUSTERING Sign:

2 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Datum: Förvaltn/enhet: Näringslivsenheten Handläggare: Anna-Karin Sagvall Telefon: E-post: HANTERING AV MASSMEDIA OCH AGERANDE PÅ SOCIALA MEDIER I LYSEKILS KOMMUN Dnr: LKS Bilden av och förtroendet för Lysekils kommun påverkas till stor del av hur vi framstår i media och hur vi agerar på sociala medier. För att säkerställa ett professionellt agerande i dessa kontakter och sammanhang är två riktlinjer framarbetade. Riktlinjerna ska vara ett stöd för organisationen och skapa samsyn, trygghet och enhetligt agerande. Förslag till beslut: Kommunstyrelsen godkänner riktlinjerna Att möta massmedia och Sociala medier i Lysekils kommun så att dessa kan kommuniceras och bli kända i organisationen. Näringslivsenheten Anna-Karin Sagvall Kommunikatör

3 Att möta massmedia Goda relationer med massmedia är en viktig förutsättning för förtroendet för Lysekils kommun. Lysekils kommun har antagit värdeorden öppet, enkelt, värdigt och dessa ska även genomsyra vår kommunikation. Det journalistiska uppdraget Det journalistiska uppdraget innebär att journalistens uppgift är att granska och rapportera. Detta är en grundförutsättning för ett demokratiskt samhälle. Det är därför viktigt att vi så långt det är möjligt tillmötesgår massmedia och fullföljer de skyldigheter vi har som kommun. Respektera att media arbetar med nyheter vi ska kunna ge snabb respons och vara tillgängliga. Begreppsförklaring Kort om pressmeddelanden och presskonferenser. Pressmeddelanden Pressmeddelanden används när man vill nå många med ett allmänt innehåll. Ett pressmeddelande ska vara kort och kärnfullt och ha ett tydligt syfte. Presskonferens Presskonferenser används endast vid stora nyheter och när man vill förklara innehållet muntligt för flera mottagare samtidigt. Vem svarar på vilka frågor? Generellt gäller att varje förvaltningschef är ytterst ansvarig för att besvara frågor som gäller förvaltningens ansvarsområden. Förvaltningschefen kan sedan ta hjälp av personer i sin organisation för att ta fram underlag eller besvara frågor. Du som medarbetare har ingen skyldighet att svara på frågor från press och massmedia. Däremot har du alltid rätt att uttala dig som privatperson, se avsnittet om meddelarskydd.

4 När massmedia kontaktar oss Tänk på följande om du blir kontaktad av en journalist eller reporter i ditt arbete: Ta reda på namnet på tidningen och journalisten (eller kanalen och reportern). Be att få veta i vilket syfte du blir kontaktad och vilka frågorna är. Be att få återkomma, antingen med en kontaktperson eller med svar. Fundera på om du är rätt person att uttala dig för arbetsgivarens räkning. Stäm alltid av detta med din närmaste chef. Om du är rätt kontaktperson, bestäm dig för vilket budskap du vill förmedla. Du är alltid välkommen att kontakta kommunens kommunikatör för råd och stöd. Ring tillbaka på utlovad tid. Använd ett rakt och enkelt språk, undvik fackuttryck och var kortfattad. Förmedla fakta, håll dig till ämnet och spekulera inte. Be att få titta på det färdiga materialet, du har rätt att korrigera felcitat och faktafel. Kom ihåg att dela med dig till andra berörda efter intervjun. Ha därför som rutin att meddela vilka frågor du fått och vilka svar du lämnat till de du tror kan ha nytta av det. Meddelarfrihet och efterforskningsförbud Meddelarfrihet är en juridisk term som innebär man får lämna upplysningar till press och massmedia. Meddelarfriheten regleras i 1 kap. 1 3 st tryckfrihetsförordningen (TF). En meddelare har rätt att vara anonym. Det är inte tillåtet för arbetsgivare inom offentliga och kommunala organisationer att försöka ta reda på vem som lämnat uppgifter till media. Detta kallas efterforskningsförbud. Om allmänna handlingar I tryckfrihetsförordningens andra kapitel regleras allmänna handlingars offentlighet. Principen är att allmänheten ska kunna ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Vad är en allmän handling? Handlingar är allt som innehåller information av något slag: texter, bilder, eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Minnesanteckningar, utkast och säkerhetskopior betraktas inte som allmänna handlingar.

5 Vilka handlingar är offentliga? Offentliga handlingar betyder allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda. Lysekils kommuns offentliga handlingar finns att ta del av via registraturen. Vilka handlingar är inte offentliga? Det finns vissa allmänna handlingar som allmänheten inte får ta del av eftersom de är belagda med sekretess, men de är undantag. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Exempel på när allmänna handlingar kan vara sekretessbelagda i kommunal verksamhet är om de: kan riskera skyddet av enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden kan skada intresset att bevara djur- eller växtart kan riskera ekonomisk skada för myndigheten Frågor om allmänna offentliga handlingar Om du är osäker på om en handling är allmän och offentlig är du välkommen att kontakta registraturen eller nämndsekretariatet.

6 Sociala medier i Lysekils kommun Vad är sociala medier? Sociala medier är ett samlingsnamn för olika typer av digitala interaktiva kanaler. Gemensamt för de sociala medierna är att dialogen står i fokus och att innehållet skapas av användarna. Exempel på sociala medier är Facebook, Twitter, Instagram och Youtube. Så jobbar vi med sociala medier i Lysekils kommun Lysekils kommun har i dagsläget en Facebooksida och en Twittersida. Syftet med vår närvaro i dessa kanaler är att skapa en relation med våra invånare och uppmuntra till delaktighet. Detta innebär att invånarna både skriver till oss och om oss. Kanalerna används också för snabb informationsspridning. Sociala medier privat Som anställd har du yttrandefrihet som endast får begränsas genom lag. Detta innebär att du har rätt att i egna forum uttrycka din privata åsikt och även kritik mot arbetsgivaren. Exempel på när yttrandefriheten begränsas är regler om sekretess och tystnadsplikt. Som anställd får du inte utge dig för att vara talesperson för arbetsgivaren om du inte har ett sådant uppdrag. Medverkan på sociala medier kan göra att gränsen mellan arbetsliv och privatliv blir luddig. Här följer ett par tips om hur du kan förtydliga din närvaro. Var tydlig med din roll Flera av oss i Lysekils kommun arbetar med människor och har många kontakter med invånare. Denna offentliga roll kan ibland vara svår att kliva ur i olika sammanhang i privatlivet. Samma fenomen kan dyka upp när det gäller närvaro på sociala medier. Var därför så tydlig som möjligt med i vilken roll du agerar. Om du är förtroendevald och ingår i en nämnd eller har ett annat förtroendeuppdrag (exempelvis styrelseuppdrag) finns det särskilt stor risk för sammanblandning av i vilken roll du yttrar dig, så tänk på att vara tydlig. Om du är ordförande eller vice ordförande i en nämnd så var beredd på att dina uttalanden kan tolkas som besked och var därför varsam. Du är en förebild Kom ihåg att du i din yrkesroll många gånger är en förebild för andra, både medarbetare och invånare. Hur du agerar på internet kan påverka förtroendet för dig i verkliga livet.

7 Missuppfattningar och oförutsedda effekter När kroppsspråk och minspel saknas är det lätt att missförstå varandra. Ha detta i åtanke när du använder sociala medier. Det kan också vara lätt att av obetänksamhet bryta mot sekretesslagen genom att checka in eller tagga sig själv eller medarbetare i olika sammanhang. Kränkningar på internet Oavsett om du agerar i tjänsten eller som privatperson finns alltid risken att du upplever att du blir kränkt på internet. Här följer information om vad du kan göra för att plocka bort uppgifter och inlägg om dig. Jag upplever att jag blir kränkt vad gäller? Så här kan du gå tillväga om du upplever att du blivit kränkt på internet. Kontakta personen, användaren eller bloggen Börja med att kontakta den person som lagt ut uppgifterna om dig. Beroende på omständigheterna kan den som publicerat vara en privatperson, användare eller bloggägare. Kontakta ägaren av webbplatsen, bloggen eller det sociala nätverket. Om den som publicerat uppgifterna om dig inte vill plocka bort dem kan du vända dig till ägaren av utrymmet där uppgifterna finns. Det kan vara en webbplats, en blogg eller ett socialt nätverk. De allra flesta platser på internet har villkor som begränsar vilka typer av uppgifter som får publiceras. Om uppgifterna om dig strider mot dessa villkor har du större chans att få bort uppgifterna. Större sociala nätverk som exempelvis Facebook har ofta en avdelning som tar emot och hanterar klagomål. Datainspektionen har en webbplats som heter kränkt.se och där finns mer specifik information om hur du går tillväga: Om utgivningsbevis Tidningar och tevebolag som har en webbplats har oftast något som kallas utgivningsbevis. Ett utgivningsbevis innebär att det finns ett grundlagsskydd för webbplatsen och att exempelvis inte personuppgiftslagen gäller. Mer information finns på kränkt.se Jag upplever att jag blir hotad vad gör jag? Om du upplever att du blir hotad via sociala medier ska detta hanteras som ett hot i verkliga livet. Kontakta din närmaste chef för individuell hantering.