Så lyckas du med dina mediekontakter

Transkript

1 Så lyckas du med dina mediekontakter

2 Innehåll 1. Varför riktlinjer för mediekontakter? Talespersoner... 6 Visions tonalitet Förbered intervjun... 8 Bestäm ditt syfte... 8 Förbered ditt budskap genom bryggor... 8 Bestäm din roll... 9 Se till att öva Under intervjun Fokusera på ditt budskap Var tydlig Var professionell Undvik lögner, spekulationer och fördomar Dags att fotas och filmas Välj rätt miljö för fotografering eller inspelning Kom ihåg internkommunikation Sociala medier Stöd för dig... 15

3

4 Visions resa På några år har Vision genom gått en förändring som många andra organisationer ser på med beundran. Vi är ett modernt fackförbund med tydliga idéer om framtiden och mål där medlemmarna står i fokus. Den här resan har vi gjort och fortsätter att göra tillsammans; medlemmar, förtroendevalda och anställda. På arbetsplatserna, vid förhandlingsborden, vid Visions center, på stan och i media.

5 1. Varför riktlinjer för mediekontakter? Massmedia är en av Visions viktigaste kommunikationskanaler. Ska vi kunna påverka beslutsfattarna och bli en ännu starkare opinionsbildare i samhället, måste vi öka vår synlighet genom att ta plats i massmedia, i de frågor som är viktiga för Vision. Massmedia är en opinionsbildare och granskare. Därför är varje kontakt med media en möjlighet att berätta något positivt om Vision. Vi ska vara så öppna och tydliga som möjligt, och aktivt jobba för att hjälpa journalister med korrekt information. I förlängningen kan en mer positiv mediebild hjälpa till att utveckla Visions verksamhet och stärka förbundets varumärke så att vi blir ett ännu mer attraktivt förbund för befintliga och nya medlemmar. De här riktlinjerna syftar till att stötta alla medlemmar, förtroendevalda och anställda i Vision som planerar, för bereder och genomför aktiviteter och framträdanden i media. 5/16

6 2. Talespersoner Du som företräder Vision i ett mediesammanhang är en talesperson. Därför ska du som talesperson alltid kunna få stöd, coaching och medie- och budskapsträning för att du ska känna dig trygg i rollen. I förbundets kontakter med medier är dessa talespersoner: Förbundsstyrelsen ordförande, vice ordförande, andre vice ordförande och styrelseledamöter Förtroendevalda lokala företrädare för förbundet Anställda på förbundets resurscenter verksamhetschefer Regioncenter i kontakten med lokalmedia strävar vi efter att någon av Visions lokala ordförande eller anställda på respektive regioncenter uttalar sig Visions tonalitet Som talesperson för Vision är det viktigt att känna till vår tonalitet. Tonalitet handlar om att vi genom att tala, skriva och kommunicera med en och samma röst ger vi en tydlig bild av vilka Vision är: Vision är ett modernt fackförbund som har något att ge just mig Vi talar alltid till en person, med du- tilltal Vi gnäller inte, utan har egna förslag och är utvecklingsinriktade Vi framstår som professionella och vet vad vi pratar om 6/16

7 Vi har ett tydligt chefs-, ledarskaps- och yrkesperspektiv Vi är partipolitiskt obundna, men det betyder inte att vi är opolitiska Vision vill att jag ska ha kul och trivas på jobbet Vision är handlingskraftiga och levererar medlemsnytta Vision är närvarande och syns på arbetsplatserna Vision har engagerade medlemmar Vision är attraktivt för den unga akademikern Vision skapar förutsättningar för nätverkande Vision är en Fair Union som arbetar med mänskliga rättigheter, rätten att organisera sig och en hållbar miljö 7/16

8 3. Förbered intervjun Inför kontakt med media ska du förbereda dig ordentligt, bolla gärna med presschef, pressekreterare eller den som är opinionsbildningsansvarig på ditt center innan intervjun. Bestäm ditt syfte Bestäm ditt syfte med intervjun, oavsett vad du tror att journalisten vill få ut av intervjun. Vill du till exempel skapa förståelse för förbundets agerande i en fråga, berätta något positivt om förbundet eller bilda opinion i en fråga? Förbered ditt budskap genom bryggor Bestäm dig för ett huvudbudskap - vad vill du berätta? Det finns alltså ingen anledning att vänta på att frågan som leder till just ditt budskap ska dyka upp, för den kommer förmodligen inte. Så se till att få med huvudbudskapet i varje svar Förbered korta och tydliga svar Fundera också på vilka frågor du tror att journalister kommer att ställa. Förstår du inte frågorna våga be journalisten att ta om det från början Bestäm vilka frågor du inte kan prata om utifrån din roll och vem du kan hänvisa till istället Så här bygger du en brygga till ditt budskap, några exempel: Det som är viktig i det här är att Låt mig börja med att säga Det ska jag gärna svara på, men låt mig först säga att 8/16

9 Din fråga är intressant, men vad som är viktigare Bestäm din roll Om du kommer med i tidningen eller i TV kommer det vara en liten del av dig som visas, det vill säga en schablonbild. Vilken schablonbild vill du att medierna ska visa? Upprörd förtroendevald, deltagande chef eller orolig anställd? Genom att använda dig av ditt kroppsspråk och mimik kan du förstärka ditt budskap, det finns till exempel ingen anledning att le när du ska kommentera en allvarlig händelse. Se till att öva Öva på dina budskap. Här kan du med fördel få stöd och hjälp av presschef, pressekreterare eller den som är opinionsbildningsansvarig på ditt center. Minuterna innan intervjun: Gå avsides, slappna av och ta några djupa andetag Fokusera på dig själv och ditt budskap Se till att frisyr och kläder är som de ska 9/16

10 4. Under intervjun Fokusera på ditt budskap Upprepa gärna ditt huvudbudskap. Om journalisten ställer samma fråga flera gånger svarar du med ditt huvudbudskap, inled med som jag just sa. Ge ditt huvudbudskap mest utrymme, håll dig kort om allt annat. Du är inte skyldig att svara på frågor om andra ämnen än det du och journalisten har kommit överens om, be i så fall att få återkomma eller hänvisa till rätt talesperson. Var tydlig Tänk på att du är expert på ditt område, du har ett informationsövertag som du kan utnyttja eftersom journalisten inte är lika insatt. Våga ta plats Tänk på att tala till målgruppen som kommer att läsa eller titta på din intervju. För att så många som möjligt ska förstå, använd ett enkelt språk och undvik interna benämningar och fackspråk Var professionell Var alltid professionell i kontakten med journalister oavsett om de verkar inge förtroende och agerar som en kompis. Håll gärna lite distans Försök att inte låta dig stressas eller provoceras. Var trevlig och korrekt även om journalisten skulle vara otrevlig. Var tyst om du har fått fram ditt budskap och svarat på frågan även om journalisten fortsätter att hålla fram mikrofonen. Du måste inte fortsätta prata 10/16

11 Anta att allt du säger kan spelas in eller publiceras, tänk på vad du säger från att du hälsar på journalisten till dess att ni säger hej då Undvik lögner, spekulationer och fördomar Ljug aldrig och använd inte uttrycket inga kommentarer. Det tolkas som att du har något att dölja. Säg hellre den frågan kan jag inte svara på och förklara varför Spekulera inte, svara inte på hypotetiska frågor som till exempel vad tror du beslutet blir? Acceptera inte förutfattade meningar om Vision som till exempel Fackförbund är kända för att slösa med medlemmarnas pengar, kräv istället fakta och underlag för påståendet innan du kommenterar 11/16

12 5. Dags att fotas och filmas Som talesperson kan du gärna ställa upp på bild i samband med en intervju. Tidningsartiklar och TV - framträdanden får större genomslagskraft om de illustreras med en bild, då bilder är ett starkt sätt att kommunicera. Därför är det viktigt att ha en dialog med journalisten om vad för slags bild som kan passa till nyheten. Välj rätt miljö för fotografering eller inspelning Du kan erbjuda bilder från förbundets bildbank, där finns det bilder på våra medarbetare och medlemmar i våra verksamheter Tänk efter i vilket sammanhang bilden ska användas och fundera på bra platser och lämplig klädsel för sammanhanget. Diskutera det gärna med den journalist och fotograf du har kontakt med Föreslå att fotograferingen sker i en miljö som många läsare och tv-tittare kan känna igen sig i, exempelvis torget i centrum eller på arbetsplatsen. Undvik miljöer som få besöker, till exempel förbundslokaler, andra kontor eller möteslokaler. Fundera kring ditt uppträdande och ansiktsuttryck hur du framstår. För det mesta finns det ingen anledning att se förbannad eller sur ut på bild, eftersom det ger negativa associationer. Det kan dock passa ibland om till exempel det budskap du vill sända är just ilska över ett dåligt beslut 12/16

13 6. Kom ihåg internkommunikation Medieframträdanden är också en viktig del av internkommunikationen. Många gånger får medieinslaget störst påverkan på förbundets medlemmar, förtroendevalda och medarbetare. Vid mediekontakter eller medieförfrågningar kan du gärna informera och ta stöd av presschef, pressekreterare eller opinionsbildningsansvarig på ditt regioncenter Meddela gärna dina kollegor att du ska intervjuas så att de inte blir överraskade genom att se det på TV eller läsa i tidningen Det är alltid bättre att informationen går ut internt först, om det inte går, meddela då i efterhand istället 13/16

14 7. Sociala medier Sociala medier är en viktig kanal för att nå massmedia eller opinionsbildare. Här kan vem som helst synas och lägga fram sina åsikter Dialogen är ledstjärnan i sociala medier därför är det viktigt att följa upp de diskussioner som du har startat eller deltagit i Tänk också på att tonen är särskild viktig, använd därför ett vårdat språk, var intresserad och artig Använd gärna vår gemensamma hashtagg #vision_fack i dina inlägg I samband med utspel och kampanjer kommer resurscentret att ta fram förslag till gemensamma hashtaggs som alla på förbundet kan använda Följ gärna Vision i sociala medier: Facebook: facebook.com/visionfacket Instagram: Visionfack 14/16

15 Stöd för dig Tänk på att du kan få stöd från Visions presschef, pressekreterare eller opinionsbildningsansvarig på ditt regioncenter, med till exempel: När du ska möta media coachning inför en intervju När du behöver ett bollplank när du ska skriva en debattartikel/insändare/ pressmeddelande När du behöver hjälp med att komma igång och synas i sociala medier När du vill bolla idéer till utspel När du vill bolla idéer till lokala initiativ Vi är ett samtal/mail bort, så hör gärna av dig! Kontakt: Hediye Güzel, presschef: hediye.guzel@vision.se eller Maria Martinsson, pressekreterare: maria.martinsson@vision.se eller /16

16 Alltid vid mediekontakter: ta god tid på dig, be gärna om att få återkomma formulera ett budskap innan intervjun tänkt efter innan du svarar håll dig inom ditt område om du inte vet svaret eller får svara på frågan, säg det håll dig till fakta, spekulera inte antag att allt du säger kan spelas in/publiceras. Aldrig vid mediekontakter: ljuga, gissa eller ha egna teorier bli upprörd eller arg låta situationen eller reportern stressa dig använda fackspråk eller interna termer diskutera sekretessbelagt material tala om sådant som är utanför ditt verksamhetsområde använda utrycket ingen kommentar säg hellre den frågan kan jag inte svara på. 16/16