förenklar skoladministrationen

Transkript

1 Så driver du skolans vision och förenklar skoladministrationen med effektiv kommunikation Maria Helgeson Skoladministratör och kommunikatör Vallback rektorsområde, Gävle kommun

2 Maria Började som vikarierande skolassistent 1993 blev kvar till 1999 Skolkontoret, Receptionen Informationsassistent Informatör/redaktör Kommunikatör Skoladministratör Utbildar sig till projektledare inom event och turism

3 - Tanten på expeditionen, som bara märktes när hon var borta?

4

5 Talar vi med varandra, eller turas vi bara om att prata?

6 Skolans kommunikationsarbete så underlättar och tydliggör du kommunikationen både internt och externt Bra kommunikation börjar alltid hemma En fungerande internkommunikation motiverar, engagerar och underlättar för alla medarbetare i det dagliga arbetet. En väl fungerande internkommunikation är grunden för en effektiv extern kommunikation där medarbetarna blir positiva ambassadörer för enheten.

7 När intern information fungerar Alla får en känsla av delaktighet Skapar engagemang Underlättar samarbetet, där alla drar mot samma mål Bidrar till förståelse för varandras vardag Skapar motivation och stolthet

8 Om den interna informationen inte fungerar Otydlig organisation Brister i kvalitén Bristande förståelse Instabilitet och ev. konflikter Låg motivation = låg lojalitet Rykten En oönskad bild av enheten

9 Hur kan man som skoladministratör påverka/förbättra den interna kommunikationen hemma? (Så kan du som skoladministratör ta mer plats som kommunikativ rådgivare och coach) Sitta med i ledningsgruppen Skapa eller se till att det finns någon form av Nyhetsbrev/mail till personalen Årshjul Skapa plattform där alla rutiner finns Ta tillbaka varenda egengjord blankett! Tydliga rutiner lika för alla! Dela med dig av DIN information Elevinformation till hela skolan Förinformera om större saker

10 Mer effektiv av möten? - Mer effektiva möten! VISION Effektiva stormöten En gemensam storinformation om vad som händer i organisationen Den som är äger informationen informerar. Delas upp i mindre grupper där man diskuterar närmare frågor

11 Alla nya informationskanaler. Hur tar man ett helhetsgrepp?

12 Sociala medier Kommunen och förvaltningens rutiner Syfte & mål? Behövs allt? Vem ansvarar? Vad händer om personen slutar? Vad vill besökarna ha? Hemsida Se hemsidan som möjlighet till att få in information Flera publicister/webbgrupp, du ansvarar Använd som info-kanal, uppfyller krav om tillgänglighet, kan oftast översättas

13 Presshantering checklista och bra att tänka på i mötet med media Kan vi slippa? Vem äger frågan? Vem ska alla hänvisa till?

14 ALLTID vid mediakontakter Ta god tid på dig Tänk efter innan du svarar Håll dig inom ditt eget område Säg om du inte vet, kan eller får svara på frågan Håll dig till fakta Antag HELA tiden att allt är on the record Var bestämd, rättvis och ärlig Råd från Krisberedskapsmyndigheten

15 ALDRIG vid mediakontakter Ljuga, gissa eller ha egna teorier Bli upprörd eller förbannad Låta situationen eller reportern stressa dig Diskutera sekretess/hemligstämplad information Använda uttrycket ingen kommentar Tala om sådant som är utanför ditt yrkesområde eller din privata reflektion! Råd från Krisberedskapsmyndigheten

16 Hur levandegör du skolans värderingar och mål för att skapa ökat engagemang? Värderingar är de uppfattningar vi har om vad som är önskvärt och icke önskvärt. De finns inom oss och syns i det vi gör. Detta gäller alla organisationer, grupper och enskilda personer. Få alla kollegor att förstå vinsten av information Försök att skapa enkla rutiner Ta mera plats!

17 Den som inte har information kan inte ta ansvar Den som har information kan inte låta bli att ta ansvar