Chefens kommunikativa uppdrag Dag 1. Stadsdelsförvaltningen Centrum, 11 mars 2015 Eva Willstrand Åsa Helldén Ruocco Tina Fors

Transkript

1 Chefens kommunikativa uppdrag Dag 1 Stadsdelsförvaltningen Centrum, 11 mars 2015 Eva Willstrand Åsa Helldén Ruocco Tina Fors

2 MÅL Centrumborna ska veta vilket stöd och hjälp de kan få, ha kunskap om planerade förändringar och beslut som berör dem samt ges möjlighet att kunna påverka och ha inflytande över sin vardag. Strategi Strategi Aktivitet Aktivitet Skapa möjligheter att använda kommunikation som ett strategiskt verktyg för styrning, ledning och måluppfyllelse. Ex: Kommunikationsutbildning Kommunikationsplaner Budgetfilm Chefsmöten Chefsbrev Intranät Ge sektorernas chefer ett bättre kommunikationsstöd. Ex: Kommunikationsstöd i ledningsgruppen Kommunikationsplanering vid förändringar Goteborg.se Centrumliv Aktivitet Aktivitet

3 Om Nordisk Kommunikation AB Effektiv, strategisk, medveten och modern kommunikation Fokus på strategisk intern kommunikation och kommunikativt ledarskap Analyser och undersökningar, rådgivning, utbildning och föreläsningar Forskning och praktisk erfarenhet Grundare professor Sven Windahl

4 Detta kommer vi att prata om under utbildningen Hur kommunikation kan bidra till verksamhetens mål Hur formulera rätt budskap, välja rätt kanal och rätt tidpunkt för kommunikationen Hur anpassa budskap och kanal utifrån målgruppens sammansättning och behov

5 Dag 1 Kommunikativt ledarskap Kommunikativa förmågor Kommunikationsplanering Dag 2 Kommunikationsplanering forts. Formulera budskap Retorik och presentationsteknik Hemuppgift: Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga. Dag 3 Effektiva möten Dialog för ägarskap och handling Gästföreläsare Hemuppgift till nästa gång: Pröva att formulera och presentera ett budskap.

6 Förväntningar Vilka förväntningar har ni på utbildningen? Vad vill ni ha med er efter avslutad utbildning? Samtala två och två.

7 90 %

8 Från informationsspridning till meningsskapande Fokus på att information och kommunikation ska ge önskade effekter Mötet mellan medarbetare och chefer präglas av samtal och dialog kring verksamhetens mål och utveckling Kommunikation är ett honnörsord och ska bidra till engagemang i organisationens gemensamma mål Betoning på meningsskapande kommunikation för att gemensam förståelse, röd tråd och helhetsperspektiv Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och ledningen roll är att stödja cheferna i deras kommunikationsuppdrag Kommunikativ förmåga bland alla aktörer i organisationen

9 Nya tider, nya organisationer Mindre av: Regelstyrning Hierarki Stabilitet Chefen som expert och kontrollant Mer av: Mål- och värdestyrning Nätverk och projektgrupper Ständig förändring Chefen som visionär och coach Chefen som initierar och bestämmer Medarbetarna är ansvarstagande, delaktiga och självständiga

10 Tänk relation i stället för information mycket oftare!

11 Hur skapa engagemang? Roger D Aprix (1982): Communicating for Productivity

12 Reflektionsövning: Var lägger ni er tid? Skapa goda relationer som leder fram till det ni vill uppnå? Informera utan att riktigt veta vad effekten blev? Vad behöver ni göra för att eventuellt förflytta er från informationsspridare till relationsbyggare? I par + reflektion 5 min

13 Effekter av gott engagemang på jobbet 27 % lägre sjukfrånvaro än oengagerade 51 % högre vinst 12 % högre kundvärden % högre produktivitet Källa: Gallup Management Journal, The Economics Of Wellbeing, 2010

14 Kommunikativt ledarskap En kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattandet, och uppfattas som öppen och närvarande. Mittuniversitetet CORE:s definition av kommunikativt ledarskap (CORE = Communication Organization Research Education)

15 Kommunikationskanaler Personliga kanaler/aktörer Mekaniska kanaler 5 4,5 4 3,5 3 4,16 3,29 4,80 4,67 3,91 4,08 4,32 4,26 3,53 3,41 3,51 3,82 3,61 3,56 4,24 3,74 3,75 3,38 3,49 3,24 3,95 3,56 3,71 3,62 3,31 3,59 2,5 2 1,5 1 Nöjd Viktigt

16 Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen Medarbetarna vill först och främst ha information från sin närmaste chef. Varför då? Den närmaste chefen ses ofta som pålitlig. Chefen är en av oss. Chefen fungerar som opinionsledare. Chefen kan svara på: Vad betyder detta för mig/oss?

17 Chefens viktigaste kommunikationsuppgifter 1. Prioritera det som är särskilt viktigt för din verksamhet och dina medarbetare för att skapa relevans 2. Översätt övergripande budskap och vad de innebär så att de blir begripliga och meningsfulla 3. Tydliggör den röda tråden mellan övergripande budskap och hur det påverkar för att visa hur det hänger ihop och skapar sammanhang 4. Använda dialog för att involvera och skapa engagemang Källa: Simonsson, Den kommunikativa utmaningen

18 Chefens/ledarens kommunikationsroller (sid 7 boken) Översätta och kommunicera strategiska budskap Storytelling/berättelse Teckna attraktiva framtidsbilder Skapa gemensamma historier och retorik Föra dialog om visioner och mål Tydliggöra hur medarbetare kan bidra Sätta klara mål och följa upp Synliggöra utmaningar Kommunikationssystem Effektiva möten Nyhetsbrev Mål och resultatåterkoppling Visioner, mål och strategier Lösa problem och utveckla processer Svara på frågor och visa var information finns Skapa nätverk för lärande och utveckling Ledare Sälja in behovet av förändring Förankra ramar för, och målet med, förändring Förändringsarbete Coachning och teamutveckling Skapa förändringsvilja och trygghet Föra dialog om vad innebär det för mig? Lyssna och visa intresse Vara synlig och tillgänglig Ge individuell och kollektiv feedback Föra dialog om hur medarbetaren kan utvecklas Förändringskommunikation Planera sin kommunikation Skapa dialog Feedback Coaching Kommunikationskontrakt Utvärdera sin kommunikation

19 Ledarens kommunikativa förmågor - går att träna upp

20 Reflektera över hur du kommunicerar som chef (ca 10 min) 1. Gå till bilden: Förväntningar på ledarens kommunikativa förmåga. 2. Värdera hur viktiga förmågorna är i din chefsroll. 3. Bedöm sedan hur nöjd du är med din egen kommunikativa förmåga. 4. Räkna ut skillnaden mellan viktighet och nöjdhet för varje förmåga. Du har nu fått en tydligare bild av vad du behöver förbättra. 5. Reflektera över resultatet; dina styrkor, svagheter och möjligheter att förbättras. Du sätter betyg på en skala från 1 till 5. Reflektion?

21 Framgångsrika organisationer behöver medarbetare som tar en aktiv roll i kommunikationen bidrar till utveckling, nytänkande och ständiga förbättringar genom engagemang och handlingskraft bidrar till verksamhetens värdeskapande och måluppfyllelse

22 Medarbetarens kommunikativa förmågor

23 Reflektion: Tydliga förväntningar Detta ställer krav på att förväntningarna på chefernas och medarbetarnas kommunikationsansvar har tydliggjorts. Hur ser det ut hos er? Fundera först individuellt, diskutera sedan i par. Gemensam reflektion

24 Uppdelning i grupper och rumshänvisning Grupp 1, Vinga: UTB (Åsa och Jessica) Grupp 2, Trubaduren: IFO-FH (Tina och Sofie) Grupp 3, Viken: ÄO-HS (Eva och Malin)

25 Sid 31 i boken Planera din kommunikation för bästa effekt

26

27 Modell för kommunikationsplanering

28 Modell för kommunikationsplanering

29 Övning: Bakgrunden till att vi ska kommunicera Du behöver ha en bakgrund kring caset som ska kommuniceras. Varför det är som det är? Hur ser bakgrunden ut? Läs igenom underlaget och diskutera i gruppen. Enas om bakgrunden. Beskriv i punktform.

30 Modell för kommunikationsplanering

31 Att nå fram Vem ska vi kommunicera med? Är det en person, en grupp eller många grupper? Varför ska de ta till sig vårt budskap? Vilken kunskap har de om ämnet, liten eller stor? Hur intresserade är de av budskapet? Hur kommer de att reagera på budskapet? Svagt intresse och/eller negativt förhållningssätt till budskapet ställer särskilt stora krav på kommunikationen

32 Viktiga frågor att besvara 1. Varför ska vi genomföra förändringen? Vad är målet med förändringen den attraktiva framtidsbilden? Vad är orsaken till förändringen? 2. Hur ska förändringen genomföras? 3. Hur blir jag och mina närmaste kollegor konkret berörda? Vad ska jag göra annorlunda? 4. Vad är tidsplanen? 5. Vem är ansvarig för genomförandet? 6. Var kan jag läsa/höra mer?

33 Anpassa dina budskap beroende på vilken grupp du riktar dig till låg Förståelse hög hög Lojala Ambassadörer Champions Acceptans låg Ointresserade Skeptiker

34 Vilka är de viktiga målgrupper/aktörerna i din kommunikation? Interna Externa Mycket viktiga Viktiga Mindre viktiga

35 Övning: Definiera och prioritera era målgrupper/aktörer Vilka individer/grupper vill ni fokusera på i kommunikationen av caset? Vilka är era målgrupper? Prioritera med stöd av målgruppstavlan. Resonera kring era prioriteringar och därefter gemensam reflektion kring val av målgrupper.

36 Modell för kommunikationsplanering

37 Vilken effekt vill vi uppnå i kommunikationen med målgrupperna?

38 Ambitionstrappan som stöd för att skapa effekt Olika kanaler har olika förutsättningar Ingen Effekt: effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse och kunskap Effekt: Engagemang, ägarskap, handling Ingen information Tryckt info, intranät, e-post Muntlig information Muntlig information med möjlighet att ställa frågor Dialog: hur och varför? Dialog: hur, varför och sätta mål (Gissa) Veta (Kunskap) Känna (Attityd) Göra (Beteende)

39 Övning: Utforma kommunikationsmål Vilka effekter vill ni uppnå i kommunikationen med era mycket viktiga målgrupper? Vad ska de veta, känna, göra? Resonera om vilken effekt ni vill skapa hos max tre ur den mycket viktiga målgruppen. Formulera kommunikationsmål (veta, känna, göra) för den/de målgrupperna. Därefter gemensam reflektion kring val av kommunikationsmål.

40 Exempel: Flytt av förskolan Blomman Verksamhetsmål: Förskolan Blomman flyttar till nya lokaler på beslutad dag med minimal negativ påverkan på verksamheten Behov: att verksamheten och flytten fungerar för såväl medarbetare som barn och deras familjer Exempel på kommunikationsmål Målgrupp barnens föräldrar: (VETA) Känner till var den nya förskolan ligger och när flytten sker (KÄNNA) Ser fördelar med de nya lokalerna (GÖRA) Väljer förskolan Blomman för sina barn även i fortsättningen Målgrupp medarbetare: (VETA) Vet hur flytten går till (KÄNNA) Är positiva till flytten (GÖRA) Medverkar aktivt i flytten på ett bra sätt

41 Exempel på handlings-/kommunikationsplan (steg 5) Tidpunkt Aktivitet Kanal Målgrupp Syfte/mål Ansvariga Status 14 jan Kl jan (Pågår till slutet av feb) 24 jan Stormöte Möte Alla medarbetare Uppdrag till chefer att hålla dialoger i sina arbetsgrupper, t.ex. på APT Mail (bilder och manus som bilaga Alla chefer Ge grundläggande kunskap om förändring Mötena ska ge medarbetarna tillfälle att prata om förändringen och ställa frågor Länspolismästare, informationschefen Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls i resp. organisation. Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls. Lokal bokad. Bilder och manus klart Bilder och manus klart. Mejl ska skrivas och skickas. 25 feb 28 feb 1 mars

42 Dags att knyta ihop säcken

43 Sammanfattning av dagen Kännetecken för kommunikativa organisationer Det vinner man på genom att utveckla sin kommunikation Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen Värdet av kommunikativa ledare OCH medarbetare Meningsskapande kommunikation och engagemang Kommunikativa förmågor Kommunikationsplanering Ambitionstrappan skapa effekt med kommunikation Kommunikationsmål

44 Hemuppgift Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga.

45 Min handlingsplan 1. Några aha-upplevelser? 2. Några idéer om hur du kan stärka dig som ledare med hjälp av strategisk kommunikation? Tips! Skriv ner några punkter i din handlingsplan. Minst tre saker du ska: börja göra, sluta göra, förändra och/eller göra mer av.