SLL Juridik och upphandling Upphandlingsavdelningen. Kravspecifikation för. Strategisk kommunikationsrådgivning

Transkript

1 SLL Juridik och upphandling Upphandlingsavdelningen Kravspecifikation för Strategisk kommunikationsrådgivning

2 Inledning Stockholms läns landstings (SLL) främsta uppgift är att se till att invånarna i länet får tillgång till en väl fungerande hälso- och sjukvård och kollektivtrafik. Vi ansvarar också för regionplanering och för att bidra till ett fritt och tillgängligt kulturliv i länet. Stockholms län är en växande region. Länets befolkning beräknas öka med personer fram till En ökning med 17 procent, jämfört med Det är positivt samtidigt som det innebär fler resenärer i kollektivtrafiken och fler invånare som behöver en god hälso- och sjukvård. För att möta nya och befintliga invånares behov gör vi omfattande investeringar under de kommande fyra åren. Vårt mål är att öka nöjdheten hos Stockholms läns invånare. När vi blir allt fler i länet ställer det stora krav på utveckling av landstingets verksamheter. För att förenkla vardagen för länets invånare pågår därför en rad satsningar på hälso- och sjukvården och kollektivtrafiken inom ett flertal områden, till exempel: - Framtidsplanen för hälso och sjukvården omfattar mer vård, nya arbetssätt och upprustning och utbyggnad av lokaler och sjukhus - Satsningar inom kollektivtrafiken omfattar planer för bland annat nio nya tunnelbanestationer, upprustning av tunnelbanans röda linje och utbyggd Tvärbana. Landstinget tar ansvar för att utveckla kollektivtrafiken och vården så de bedrivs på ett sätt som ständigt minskar den negativa påverkan på miljön. Landstingets miljöarbete styrs av programmet Miljöutmaning 2016 som bland annat innebär nya satsningar för att minska miljöpåverkan från läkemedel och använda grön IT. Forskning och innovation är två områden som också är viktiga för SLL. Det kan till exempel komma att utvecklas effektivare behandlingar och leda till nya arbetssätt inom vården. Dessa och andra utmaningar ställer stora krav på en tydlig, tillgänglig och effektiv kommunikation. SLL behöver under de kommande åren kommunikativt expertstöd av olika slag för att skapa bästa möjliga kommunikation för länets invånare och för medarbetare i SLL. Syfte och mål med upphandlingen är att säkra att SLL:s komplexa och varierande behov av kommunikationstjänster för de kommande åren uppfylls av kvalitativa, kompetenta och erfarna leverantörer. Vi behöver ett väl fungerande samarbete med våra leverantörer, som svarar mot våra behov och krav. Kvalitet är a och o i våra tjänster och uppdrag. För att få nöjda invånare ska vi kommunicera så att vi möter invånarnas behov. Vi förväntar oss därmed det allra bästa från våra leverantörer. Stockholms läns landsting består av ett trettiotal förvaltningar, bolag och verksamheter. Vilka som ingår i organisationen visas i bifogad organisationsskiss. 1

3 1 Beskrivning av tjänsten SLL och dess verksamheter bedriver en omfattande kommunikationsverksamhet. Det kan gälla komplexa verksamheter eller stora projekt som behöver en genomtänkt kommunikationsstrategi och kommunikationsplanering på strategisk nivå. Anbudsgivaren behöver från början vara medveten om att det handlar om att serva en organisation med anställda och en komplex verksamhet som innefattar både landstingsövergripande frågor så som frågeställningar i enskilda förvaltningar eller bolag. Då landstinget är en politisk styrd organisation ser vi att anbudsgivaren bör ha ett genuint intresse för samhällsfrågor, både på makronivå och på verksamhetsnivå. Upphandlingen omfattar strategiska rådgivningstjänster inom både kommunikationsplanering, kriskommunikation och intern förändringskommunikation. Uppdraget innefattar inte tjänster för 1177 Vårdguiden och UMO vad gäller nationella kampanjer samt kampanjer för regionala behov som också ska kunna skalas upp för att användas nationellt. 2 Generella krav Anbudsgivaren ska - följa beställarens kommunikationspolicy - säkra att beställarens varumärkesplattform ligger till grund för kommunikationen - följa beställarens grafiska riktlinjer - vid behov köpa in licenser för t ex de typsnitt beställaren använder - ha utrustning (hård- och mjukvara) som kan kommunicera med beställarens - samarbeta med SLL: s övriga upphandlade konsulter vid behov - hålla uppgjorda tidsplaner - behärska svenska och engelska språket i tal och skrift i mycket hög grad - svara för kvaliteten i genomförda uppdrag. Kvalitetssäkra sitt arbete från start till slutgiltig leverans. - Följa beställarens antagna kriskommunikationsplan 3 Specifika krav 3.1 Tjänstens innehåll Anbudsgivaren ska vara ett strategiskt kommunikationsstöd, främst till kommunikationsansvariga beställare, men även till styrelser, ledningsgrupper, styrgrupper och projektkontor Strategisk kommunikationsplanering och kriskommunikationsrådgivning Att utifrån befintliga rapporter och verksamhetsplaner, frågeställningar, problembeskrivningar eller dylikt ta fram analyser, kommunikationsmål, strategier och budskap. Mer specifikt innebär det att anbudsgivaren ska 2

4 1. Ha en arbetsprocess för kommunikationsplanering, från initial informationsinsamling och analys till formulering av kommunikationsstrategi, övergripande effekt- och kommunikationsmål samt budskapsplattformar 2. Utifrån analysen bidra till att identifiera prioriterade målgrupper och beskriva hur kommunikationen ska anpassas till dessa målgrupper 3. Leverera planer och stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationsprocessen och föra den framåt snabbt och resurseffektivt 4. Vara ett processtöd för beställaren 5. Kunna bidra med konsultstöd på plats över en fastställd period hos beställaren 6. Ge råd för att planera utvärderings- och uppföljningsinsatser 7. Formulera skriftliga kommunikationsplaner, kommunikationsstrategier, visionskommunikation och presentera i olika format 8. Tillhandahålla rådgivning och planering inom hela spannet före, under och efter en kris Beskriv på max tre A4-sidor i rutan nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (1-8) och följ frågeordningen Strategisk intern- och förändringskommunikation SLL står inför flera situationer där strategiskt kommunikationsstöd behövs, t ex i organisationsförändringar eller fusioner. Leverantören kommer att stödja kommunikationsansvariga och ledningsgrupper i frågor om hur kommunikation kan stödja dessa förändringar. Leverantören ska tillsammans med beställaren kunna analysera och planera internkommunikation och ta fram handlingsplaner för både kort och lång sikt. Mer specifikt innebär det att anbudsgivaren ska 9. Ha en arbetsprocess för kommunikationsplanering vid förändringsprocesser, t.ex. vid fusioner, från initial informationsinsamling till strategier 10. Vara ett processtöd för beställaren 11. Analysera interna kommunikationsbehov samt övriga kommunikationsbehov vid förändringar 12. Formulera mätbara kommunikationsmål och strategier kopplade till analysen 13. Utforma kommunikationsplaner, såväl separata som kopplade till övergripande planer 14. Tillhandahålla kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper 15. Stödja beställarens medarbetare i deras strategiska kommunikationsarbete Beskriv på max tre A4-sidor i rutan nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (9-15) och följ frågeordningen. 3

5 3.2 Arbetsmetod Anbudsgivaren ska 1. ha en utarbetad metod för kvalitetssäkring av uppdragets alla faser 2. ha ett arbetssätt som säkerställer samordning och synergieffekter med uppdragsgivarens samtidiga beställningar 3. ha metod för att utveckla internkommunikation och ledare i organisationen Beskriv på max två A4-sidor nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (1-3) och följ frågeordningen 3.3 Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska 1. Ha erfarenhet av strategisk kommunikationsrådgivning till ledning och styrelser i koncerner 2. Ha erfarenhet av strategisk kommunikationsrådgivning i förändringsprocesser, t ex vid större organisationsförändringar eller fusioner som involverar ett stort antal medarbetare och många olika intressenter 3. ha erfarenhet av värderingsarbete vid t ex förändringar 4. ha erfarenhet av chefs- och ledarskapsutveckling med fokus på det kommunikativa ledarskapet 5. ha erfarenhet av att utforma och genomföra kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper 6. ha en metod för internationell omvärldsbevakning av tjänster liknande SLLs 7. ha erfarenhet av att arbeta med aktörer som verkar på en offentlig arena 8. ha erfarenhet av att ge både strategisk och operativt stöd till ledning i krisfrågor 9. ha erfarenhet av strategisk kommunikation för en kommersiell aktör 10. ha erfarenhet av att kommunicera och producera på affärsengelska 11. ha erfarenhet av att arbeta med evidensbaserad metod för kommunikation 12. kunna säkerställa att följande kompetenser finns tillgängliga Minst 5 seniorkonsulter Minst 5 konsulter Minst 5 juniorkonsulter Minst 5 projektledare Alla ska ha erfarenhet av strategisk kommunikationsrådgivning av det slag som denna upphandling avser. Medarbetare i arbetsgruppen har akademisk utbildning såsom civilekonom, stadsvetare, medie- och kommunikationsvetare, beteendevetare. 4

6 Beskriv också hur ni säkerställer att ni har dessa kompetenser de kommande fem åren. Underleverantörer är tillåtna. Beskriv på max sju A4-sidor nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (1-12) och följ frågeordningen. Vi utvärderar företagets kapacitet, inte enskilda personer varför vi inte vill ha cv:s. 5