Upphandlingsunderlag av projektledningsgrupp för genomförandefasen i LiA, januari 2012 juni 2013

Transkript

1 Upphandlingsunderlag av projektledningsgrupp för genomförandefasen i LiA, januari 2012 juni 2013 Inledning Ljungskile folkhögskola är projektägare och inbjuder intresserade företag och organisationer att lämna in anbud på konsulttjänster avseende LiA Lärande i Arbetslivet, ett projekt med EU-finansiering genom Europeiska Socialfonden inom programområde 1. Vi söker nu fyra delprojektledare till projektledningsgruppen, vi önskar att gruppen skall vara beredd att ta sig an uppdraget i mitten av januari Vi förbehåller oss rätten att gå ut med en förnyad förfrågan om vi inte har fått tillräckligt många bra anbud till den 10 januari Anbud skall lämnas (brev eller e-post) senast tisdag 10 januari 2012, kl E-post-adressen är tomas.rydsmo.lju@folkbildning.net Ett underskrivet anbud i ett exemplar skall ha inkommet senast torsdag 12 januari, postadressen är LiA, Ljungskile folkhögskola, Ljungskile. Beslut om upphandling tas av styrgruppen för LiA tisdag den 17 januari. OBS! Viktig förutsättning att känna till: Upphandlingen förutsätter att ESF-rådet beslutar att godkänna uppgjorda planer och budget för genomförandefasen. Besked om detta skall komma senast 10 januari Efter muntlig dragning av uppgjorda planer gör vi bedömningen att det finns goda förutsättningar för ett positivt besked. Budgetmedel finns reserverade för LiA-projektet hos ESF-rådet efter beslut sommaren De fyra uppdragen i korthet: LiA utlyser fyra uppdrag inom ramen för en projektledningsgrupp med åtta delprojektledare. För samtliga gäller enligt beskrivning nedan under respektive benämning i fetstil. En delprojektledare på ca 40 % för målgruppen hela kommuner. En delprojektledare på ca 40 % för målgruppen Uddevalla socialtjänst En delprojektledare på ca 10 % för målgruppen V8-utbildningsförvaltningar En delprojektledare på ca 50 % med ansvar för transnationalitet och gemensamma områden

2 Uppdragets bakgrund en presentation av LiA-projektet Lärande i Arbetslivet (LiA) syftar till arbetsplatsutveckling och arbetsplatslärande som skapar ökad hälsa och större välbefinnande för medarbetare och chefer. Detta leder förhoppningsvis till förbättrad kvalitet och högre effektivitet i verksamheten vid de kommunala förvaltningar i Fyrbodal som deltar i projektet. Projektet kombinerar ett individuellt och organisatoriskt perspektiv, och syftar till att utveckla en individuell förmåga att ta kontroll över sitt eget lärande och bygga upp en arbetsorganisation till stöd för detta. Fokus i projektet är att se och möta de verkliga behoven i den arbetssituation som varje medarbetare finns i. Det handlar bland annat om att identifiera den tysta kunskapen - det man redan kan men inte alltid är medveten om. Erfarenheten från ESF-projektet Mötesplats Ljungskile är bland annat att identifieringen av lärbehoven är av en grundläggande och central betydelse och bör ges tillräcklig tid så att man inte direkt hamnar i formandet av ett utbildningsutbud. Europeiska Socialfonden (ESF) beviljade finansiering av LiA efter prioriteringsmöte i juni Samverkande parter i LiA är Folkhögskolorna i Grebbestad, Dalsland och Ljungskile, samt Högskolan Väst, Meritea AB och Fyrbodals kommunalförbund. Dessa har under hösten 2011 planerat för ett genomförande tillsammans med en rad institutioner och organisationer i en referensgrupp och ytterligare operativa aktörer i en utvecklingsgrupp. Detta har lett fram till en genomförandeplan presenterad i en avstämningsrapport till ESF-rådet 19 dec LiA-projektet är baserat på värderingar om människors eget ansvar och förmåga till att lära. För att rätt kunna medverka i projektet bör man dela dessa värderingar. Värderingar, metoder, förhållningssätt och en plan för genomförandet finns dokumenterade i avstämningsrapporten från 19 dec samt i ansökan till ESF-rådet från mars Dessa räknas som en del av detta upphandlingsunderlag. Anbudet skall reflektera en förståelse av värderingarna i projektet. LiA-projektets modell för projektledning med reflekterande ledarskap LiA-projektet har valt en LiA-mässig form för projektledning som innebär ett gemensamt ansvar för att leda, driva, utveckla och genomföra LiA-projektet. Ansvariga är ett projektteam med åtta delprojektledare. Projektledningsgruppens månadsmöte är projektets beslutade organ i operativa frågor. Mötet skall genomföras månadsvis minst en gång var 6:e vecka i form av ett reflekterande ledarskap där beslut fattas i konsensus, med minst 5 av 8 delprojektledare närvarande. Mandatet omfattar allt operativt genomförande, såsom att göra upphandlingar och att ingå avtal inom ramen för den operativa genomförandeplanen. Projektledningsgruppen har ett omfattande gemensamt ansvar och mandat. Mandatet är knutet till det reflekterande ledarskapet, vilket innebär att det är genom det gemensamma mötet med beslut i konsensus som det beslutande organet uppstår. Gruppens beslut kan inte överprövas av projektets styrgrupp eller projektägaren så länge beslutet ryms inom mandatet och är fattat enligt de överenskomna principerna för reflekterande ledarskap. Varje delprojektledare har ett omfattande eget mandat att genomföra sin del av projektet. Detta mandat innebär ett ansvar som skall bekräftas i ett personligt åtagande att uppfylla sin del och att dela på ansvaret för det gemensamma uppdraget. Till grund för detta finns en delegationsordning som tillika är ett samarbetsavtal mellan parterna i LiA-projektet, där projektledningsgruppen räknas som en part.

3 Sammanfattning av beslutsnivåer i LiA-projektet: Delprojektledare har mandat för sitt eget ansvarsområde Projektledningsgruppens möte är högsta beslutande organ i operativa frågor. Styrgruppens samordnare har motsvarande roll som arbetande styrelseordförande och skall lyfta frågor till beslut i styrgruppen. Har inget eget mandat men kan tillsammans med projektledningsgruppen medverka till beslut inom gruppens mandat. Styrgruppen är projektets högsta beslutande organ i policyfrågor. Projektägaren har det yttersta ansvaret, tillsätter styrgruppen men kan inte gå in och styra utan lämnar över beslutsrätten till styrgruppen. Uppdragets innehåll med förväntningar på delprojektledaren Förväntningar på projektledningsgruppen som gemensam enhet: Gruppen skall på delegation av styrgruppen genomföra LiA-projektet. Ansvarar för att projektet lever upp till ESF-rådets regelverk avseende rapportering och den dokumentation som skall finnas hos projektägaren vid en eventuell framtida EU-revision. Gruppen är bärare av projektkulturen och står som garanter för LiA-mässigheten. Gruppen skall förmedla kultur och LiA-mässighet till upphandlade aktörer Ansvar att driva en utveckling av LiA-mässigheten Ansvar för att säkerställa Hälsa-Jämställdhet-Tillgänglighetsplanen För var och en av de åtta delprojektledarna gäller därtill att de har ansvar för: Delaktiga i ansvaret för gemensamt fattade beslut och gemensamma ansvarsområden. Ansvarig för att självständigt ta initiativ till och driva det operativa genomförandet av LiA-projektet inom respektive ansvarsområde, samt rapportera från sitt område. För alla fyra delprojektledare som vi utlyser i denna upphandling gäller följande som meriterande och avgörande kompetens och erfarenhet: Väl förtrogen med de principer som vägleder LiA-projektet och som går under benämningen LiA-mässighet, vad detta är framgår av avstämningsrapporten till ESFrådet från den 19 dec Kännedom och kapacitet att dela ansvaret för ovan angivna förväntningar på gruppen. Beredd att göra ett åtagande att dela på ansvaret för projektledarskapet enligt modellen för reflekterande ledarskap, såsom det är beskrivet i detta underlag. Dokumenterade erfarenheter av att driva projekt och leda processer. Delprojektledare med minst motsvarande 30 % av en tjänst skall förlägga sitt eget arbete till det gemensamma LiA-kontoret i Ljungskile minst en dag i veckan. Skall ha en kompetens och förmåga att interagera med den aktuella målgruppen.

4 Separata ansvarsområden för de fyra delprojektledaruppdrag som är utlysta: Nedanstående skallkrav gäller som tillägg till ovanstående generella förväntningar på att vara en del av ledningsgruppen. Delprojektledare hela kommuner En delprojektledare för målgruppen hela kommuner, omfattande följande kommuner, Vänersborg, Dals-Ed, Sotenäs, Munkedal, Lysekil samt Fyrbodals kommunalförbund Omfattning: motsvarande ca 40 % av en heltidstjänst Skallkrav hela kommuner: Väl förtrogen med konceptet för lärande kommun, såsom det har utvecklats och prövats i Norge och Sverige de senaste fem åren. relationer till de fem aktuella kommunerna, utan att äventyra det förtroende som LiAprojektet har byggt upp hos dessa kommuner. Delprojektledare Uddevalla socialtjänst En delprojektledare för målgruppen Uddevalla socialtjänst. Omfattning: motsvarande ca 40 % av en heltidstjänst Skallkrav Uddevalla socialtjänst: Väl förtrogen med de uppdrag och den arbetsmiljö som gäller inom socialtjänsten. relationer inom Uddevalla socialtjänst, utan att äventyra det förtroende som LiAprojektet har byggt upp hos socialtjänsten. Delprojektledare transnationalitet En delprojektledare med ansvar för det transnationella delmomentet, samt ett delat ansvar för, planering och genomförande av alla aktiviteter som sträcker sig över flera målgrupper, såsom exempelvis utbildning i aktionsforskning och dialogledarutbildning. Delansvar för dokumentation och underlag till deltagarrapportering samt genomförande av kommunikationsplan, spridning av resultat och påverkansarbete. Omfattning: motsvarande 50 % av en heltidstjänst Skallkrav transnationalitet: Väl förtrogen med de nätverk som finns mellan kommuner i Norge och mellan Norge och Sverige. relationer inom och mellan dessa interkommunala nätverk, utan att äventyra det förtroende som LiA-projektet har byggt upp i dessa.

5 Delprojektledare V8-utbildningsförvaltningar En delprojektledare för målgruppen åtta utbildningsförvaltningar inom åtta V8-kommuner. Omfattning: motsvarande ca 10 % av en heltidstjänst Skallkrav V8-utbildningsförvaltningar: Väl förtrogen med KU8-konceptet. Kompetens, kapacitet och förmåga att lägga upp och knyta spetskompetens till utbildning av lärledare och observatörer för KU8-konceptet, samt att själv medverka i dessa utbildningar. relationer inom KU8-nätverket, utan att äventyra det förtroende som LiA-projektet har byggt upp till V8-gruppen. Aktören bör helst redan vara en del av V8-samarbetet, det kan vara en förutsättning att vara knuten till någon av dessa åtta kommuner. Anbudsgivaren Uppdragstid Delprojektledaren skall vara tillgänglig, gärna från mitten av januari 2012, men senast från slutet av januari 2012, och fram till juni Krav på anbudsgivaren Det är meriterande om anbudsgivaren har erfarenhet av ett flertal av följande punkter Processorienterat arbete ESF-projekt, EU projekt eller åtminstone erfarenhet av att leda projekt Jämställdhet, mångfalds- och tillgänglighetsfrågor i projekt Anbudsgivaren skall inkludera följande kapacitet och resurser Tillgång till bil, till en maximal kostnad av 18,50 per mil Tillgång till bärbar dator och mobiltelefon Tillgång till läsplatta Inkludera alla personalkostnader såsom traktamenten osv Krav på anbudet Anbudet skall innehålla svar på begärda uppgifterna och vara begränsat till att endast innehålla begärd information och efterfrågade dokument. Anbudet skall innehålla följande formella delar: 1. Anbudsgivarens fullständiga namn/firma, personnummer/organisationsnummer 2. Adress, telefonnummer, hemsida och e-postadress 3. Kort presentation av anbudsgivarens affärsidé 4. Den aktuella konsultens meritförteckning 5. Krav på ekonomisk ersättning enligt kommersiella villkor nedan

6 Anbudet skall dessutom uppfylla följande villkor: a) Skickas med e-post till: senast tisdag 10 januari. 2012, kl b) Samt postas i original, undertecknad av anbudsgivaren, till: Ljungskile folkhögskola, Attn: Tomas Rydsmo, Ljungskile c) Anbudet skall vara skrivet på svenska Kommersiella villkor Priser för konsultarvode skall anges per timme. Samtliga priser skall anges i SEK, inklusive mervärdesskatt. (Ljungskile folkhögskola kan inte dra av momsen.) Samtliga tillkommande kostnader och utlägg som anbudsgivaren kan förutse för uppdragets utförande skall framgå i anbudets priser. Reseersättning utgår ej utan särskild överenskommelse därom och skall alltså preciseras redan i anbudet. Betalning månatligen mot faktura 30 dagar netto. Inga faktureringsavgifter, eller andra avgifter som inte överenskommits i förväg, ersätts. Kvalitetskontroll sker genom handledning av det reflekterande ledarskapet. Ljungskile folkhögskola försäkrar inte uppdragstagaren utan alla erforderliga försäkringar skall uppdragstagaren själv ombesörja. Om uppdragsgivaren underlåter att fullfölja sina åligganden enligt framtida avtal om uppdraget kan Ljungskile folkhögskola innehålla del av arvodet. Utvärdering av anbud I utvärderingen av anbuden prövas samtliga kvalificerade anbudsgivares anbud som uppfyller de krav som ställs i kravspecifikationen. Innan ett anbud antas kan Ljungskile folkhögskola komma att kontrollera om leverantören är registrerad i aktiebolags-, handelsbolags eller föreningsregistret, är registrerad för redovisning av mervärdesskatt, innehar F-skattsedel, eller har förfallna skulder till staten eller kronofogden. Ljungskile folkhögskola kommer att anta de mest fördelaktiga anbuden med beaktande av följande kriterier. Tidigare erfarenhet Relevant kompetens Tillgänglighet Pris Kriterierna är rangordnande med den viktigaste först. Vid utvärdering av erfarenhet kommer Ljungskile folkhögskola att lägga vikt vid hur stor vana aktören har att arbeta processinriktat och i omfattande projekt. Vid utvärdering av kompetens kommer Ljungskile folkhögskola att lägga vikt vid anbudsgivarens förmåga att vara reflekterande, återkopplande och självständigt drivande, samt en god lagspelare, och har vana att medverka i projekt med olika samarbetspartners.

7 Vid utvärdering av tillgänglighet kommer Ljungskile folkhögskola att lägga vikt att uppdragstagaren är disponibel under utsatt tid januari 2012 juni Anbudets pris kommer att utvärderas utifrån pris per timma, totalt pris och helhetsåtagande. Samtliga tillkommande kostnader och utlägg som kan förutses för uppdragets utförande, skall klart framgå i anbudets prisangivelser. Ytterligare upplysningar om uppdraget Välkommen kontakta projektledare under mobiliseringsfasen, Tomas Rydsmo, tomas.rydsmo.lju@folkbildning.net i frågor angående uppdraget och upphandlingsunderlaget.