Anbudsförfrågan. Förfrågningsunderlag Upphandlingen Löneförmedling tjänst Dnr: EL Upphandlingen Löneförmedling tjänst

Transkript

1 Anbudsförfrågan Avseende Eskilstuna kommun, inbjuder presumtiva anbudsgivare att lämna anbud på avtal avseende projektet Löneförmedling enligt detta förfrågningsunderlag. Emma Larsson Upphandlare Datum: Rev datum: Upphandlingsenheten

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄN ORIENTERING Beställare och avtalspart Beställarens ombud under anbudstiden Information om kommunen ORIENTERING OM UPPDRAGET Orientering om föremålet för upphandling... 3 FÖRESKRIFTER FÖR ANBUDSFÖRFRÅGAN FORMER FÖR UPPHANDLINGEN Upphandlingsförfarande Avtalsform Ersättningsform Förutsättningar för upphandlingen FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förteckning över förfrågningsunderlag Frågor och kompletteringar av förfrågningsunderlaget under anbudstiden ANBUDSGIVNING Anbuds form och innehåll Huvudanbud Alternativa utföranden, sidoanbud Anbudstidens utgång Anbuds giltighetstid Adressering Rättelse, förtydligande och komplettering ANBUDSPRÖVNING Prövning av anbudsgivare och anbud Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheten Krav på anbudsgivare Värderingsgrunder vid prövning av anbudet Tilldelning Sida 2 (11)

3 1 Allmän orientering 1.1 Beställare och avtalspart Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Löneservice Eskilstuna Telefon: Beställarens ombud under anbudstiden Beställarens ombud under anbudstiden är Emma Larsson, telefon: eller e-post: Beställaren lämnar lika och skriftliga svar till alla anbudsgivare. Endast skriftliga uppgifter är bindande. Se även punkt Information om kommunen Eskilstuna ligger mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen, en region som har framtiden för sig. Befolkningen i kommunen ökar och har numer närmare invånare. Eskilstuna är i tillväxt och med stolthet i vår historia och i vår vision, Eskilstuna den stolta Fristaden, fortsätter vi att utvecklas. Kommunen har drygt anställda, organiserade i åtta förvaltningar, och ett koncernbolag. Mer information finns på vår hemsida: eskilstuna.se 2 Orientering om uppdraget 2.1 Orientering om föremålet för upphandling Eskilstuna kommun önskar upphandla en part för överföring av löner och andra arvoden till beställarens löntagare till respektives konto. Tjänstens omfattning i detalj framgår av kontraktshandlingar förtecknade under punkt 1.3 i avtalet. Sida 3 (11)

4 FÖRESKRIFTER FÖR ANBUDSFÖRFRÅGAN För upphandlingen gäller Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU med tillhörande tillägg, bilagor och föreskrifter Upphandlingen sker enligt de bestämmelser i lagen som gäller över tröskelvärdet. 3 Former för upphandlingen 3.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Förhandling är inte tillåten vid denna upphandlingsform varför det är viktigt att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. 3.2 Avtalsform Tjänsteavtal 3.3 Ersättningsform Se Avtalet punkt 5 Ekonomi. 3.4 Förutsättningar för upphandlingen Upphandlingen kommer att avslutas under förutsättning att erforderliga politiska beslut är fattade. Detta innebär att om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom politiska beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts, oavsett anledning, kommer ersättning ej att betalas ut för kostnader i samband med anbudsräkningen. 4 Förfrågningsunderlag 4.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Beställaren tillhandahåller förfrågningsunderlaget, utan kostnad, via E-avrops hemsida Förteckning över förfrågningsunderlag 0.1 Anbudsförfrågan, daterad , reviderad Anbudsformulär, daterad , reviderad Avtal (mall), daterat För övrigt gäller handlingar enligt punkt 1.2 i Avtalet. Sida 4 (11)

5 4.3 Frågor och kompletteringar av förfrågningsunderlaget under anbudstiden Förfrågningsunderlaget avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som kommunen ställer på anbudsgivaren och på anbudet, samt hur kommunen kommer att utvärdera anbuden. Det är därför angeläget att anbudsgivaren kontaktar Eskilstuna kommun om något är oklart. Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget skall ställas till beställaren, via mail till emma.larsson120@eskilstuna.se. Märk e-post: Frågor Löneförmedling - tjänst, senast 13 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Beställaren lämnar lika och skriftliga svar till alla anbudsgivare. Endast skriftliga uppgifter är bindande. Den presumtive anbudsgivaren som har registrerat sig, via E-avrop för att hämta ut handlingarna digitalt kommer att erhålla e-postmeddelande från E-avrop med information om eventuella kompletteringar, förtydliganden, frågor och svar etc. senast 7 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Innan anbud lämnas är det den presumtiva anbudsgivares skyldighet att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Anbudsgivare som ej erhållit förfrågningsunderlag direkt från beställaren ( har själv att se till att han erhåller eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag inför avlämnandet av anbud. 5 Anbudsgivning 5.1 Anbuds form och innehåll Anbud skall lämnas skriftligen och på svenska i tillslutet ytterkuvert. Anbud skall vara komplett enligt bifogat anbudsformulär. Anbud skall avges i föreskriven ersättningsform, svensk valuta (SEK) och exklusive mervärdesskatt. Anbud ska lämnas skriftligt och undertecknas av behörig företrädare. Anbud ska även lämnas på en USB-sticka i ett separat kuvert som läggs inuti ytterkuvertet. Mkt viktigt för att undvika att USB kommer bort alternativt inte hittas. Anbudet bör inte häftas ihop. Kommunen strävar efter att hålla nere omfånget på dokumentation, generellt informations- och marknadsföringsmaterial behöver därför inte bifogas. Sida 5 (11)

6 Reservationer som innebär att anbudet avviker från ställda krav godtas inte och innebär, där annat inte uttryckligen anges, att anbudet kan komma att förkastas. MÄRK: Anbud får ej lämnas via fax eller e-post! 5.2 Huvudanbud Huvudanbud skall avges helt enligt förfrågningsunderlaget 5.3 Alternativa utföranden, sidoanbud Alternativa utföranden, sidoanbud, kommer inte att prövas. 5.4 Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast anbudsdagen. 5.5 Anbuds giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 3 månader efter anbudstidens utgång. 5.6 Adressering Anbud och infordrade anbudskompletteringar ska märkas enligt följande: "ANBUD Dnr: EL Löneförmedling - tjänst Anbud sänds till: Eskilstuna kommun Konsult och uppdrag Upphandling ESKILSTUNA Besöksadress: Stadshuset, Fristadstorget, Alva Myrdalsgata 1. Anbud kan lämnas i receptionen, vilken är öppen under normal kontorstid 8-17 helgfria vardagar. Övriga tider hänvisas till postlådan på grinden vid Stadshusets huvudentré. Observera att brevinkastet är begränsat till smal pärmstorlek. 5.7 Rättelse, förtydligande och komplettering Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Endast Eskilstuna kommun kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Sida 6 (11)

7 6 Anbudsprövning Med anbudsprövning avses såväl prövning av anbudsgivare som prövning av anbud. Denna prövning görs i tre steg enligt nedan: Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivaren uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter mm och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering kontroll av anbudsgivarens allmänna lämplighet i form av kompetens, resurser och förmåga att leverera erbjudna tjänster, samt att alla uppgifter och dokument som efterfrågats har lämnats. De anbudsgivare som uppfyller kraven i uteslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering anbud som uppfyller samtliga ställda krav enligt steg 1 och 2 utvärderas i enlighet med punkt Prövning av anbudsgivare och anbud Anbudsgivare och anbud kommer att prövas enligt nedan: - Inkommet i rätt tid - Komplett med avseende på efterfrågade uppgifter i anbudsformulär - Uppfyllande av krav enligt 6.3. I fråga om krav och bevis anges dessa enligt svenska förhållanden. Utländsk anbudsgivare har att uppfylla motsvarande krav respektive redovisa motsvarande bevis som gäller för den utländske anbudsgivarens hemland. I de fall begärda handlingar eller bevis inte utfärdas i anbudsgivarens hemland, kan de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete eller av liknande försäkran eller intyg. Motsvarande krav, bevis eller annan dokumentation får ej vara äldre än 30 dagar, räknat från anbudstidens utgång. 6.2 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheten Eskilstuna kommun har en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Eskilstuna kommun med hjälp av Skatteverket kan ta fram information om anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen är registrerade, för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Sida 7 (11)

8 6.3 Krav på anbudsgivare Följande krav ska anbudsgivaren uppfylla: Allmänna krav 1. En anbudsgivare utesluts deltagande i upphandlingen om omständighet som anges i LOU kap 10 1 föreligger. Att någon sådan omständighet inte föreligger intygas på anbudsformuläret. 2. En anbudsgivare kan även komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om omständighet som anges i LOU 10 kap 2 föreligger. Att någon sådan omständighet inte föreligger intygas på anbudsformuläret. Ekonomiska krav 3. Anbudsgivare skall vara godkända för F-skatt och ska visa att så är fallet genomatt bifoga intyg som styrker detta. 4. Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndigheten som visar att anbudsgivare fullgjort sina skattepliktiga skyldigheter och visar att de inte har någon restförd skatt. Detta utförs av beställaren (se punkt 6.2). Uppgifter kan komma att begäras även för eventuella underleverantörer och/eller annan åberopad resurs. 5. Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk status som möjliggör att denne kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. Eskilstuna kommun kommer att kontrollera detta och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivare bör de senaste 2 åren ha uppnått en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan Om det visar sig att anbudsgivare har haft en rating under 5, ska en godtagbar förklaring lämnas, så att det är klarlagt att anbudsgivaren har en stabil ekonomi. Detta kan visas genom att inge följande: a. Värderingsintyg skrivet av en auktoriserad revisor, alternativt att anbudsgivaren bifogar koncerngaranti eller bankgaranti ej äldre än en månad räknat från sista anbudsdag. b. Om särskilda skäl föreligger, såsom att anbudsgivarens verksamhet är nystartad eller att det finns koncerninterna eller andra förhållanden som hindrar anbudsgivaren att förete ett bevis enligt föregående punkt, får anbudsgivaren redovisa sin ekonomiska ställning på annat sätt som beställaren godtar. c. Åberopas annans ekonomiska kapacitet, ska intyg för att åberopat företags ekonomiska status uppfyller de kriterier som ställs enligt denna paragrafs första stycke. Sida 8 (11)

9 Kommunen kommer att göra en bedömning utifrån lämnad förklaring. Vid en rating under 5, ska anbudsgivare även inge dennes senaste årsredovisning. Teknisk förmåga och kapacitets-krav (Med teknisk förmåga och kapacitet menas anbudsgivarens förutsättningar för att klara uppdraget) 6. Anbudsgivare ska stå under Finansinspektionens tillsyn och ha tillstånd att bedriva bankverksamhet, samt vara registrerad som bankaktiebolag hos Bolagsverket. Anbudsgivare ska visa att så är fallet genom att bifoga dokument som styrker detta. 7. Anbudsgivare ska bifoga en kort allmän presentation av företaget, där han ska redogöra för sina kvalifikationer för att genomföra uppdraget såsom organisation och resurser som erbjuds beställaren. 8. Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ha erfarenhet av liknande uppdrag eller motsvarande erfarenhet hos de nyckelpersoner som ska ansvara för detta uppdrag. Anbudsgivare ska visa att efterfrågad erfarenhet finns genom att bifoga referenslista på minst 2 liknande uppdrag genomfört de senaste 3 åren. Referenslista ska innehålla: - uppdragets/beställarens/kundens namn - omfattning - beskrivning av uppdragets genomförande - kontaktpersonens telefonnummer och adress. Får beställare, vid kontroll, ej tag på kontaktpersonen/eller svar efter 2 försök/dag, 5 arbetsdagar i följd, på angivna kontaktuppgifter, har beställaren rätt att förkasta anbudet. Kommunen förbehåller sig rätten att själv inhämta referenser utöver de i anbudet angivna referensuppdragen. Kommunens egna erfarenheter av anbudsgivaren jämställs med referenser. Övriga krav 9. Beställaren använder sig av verktyget BizTalk 2010 för filöverföring. Filöverföring ska ske enligt Beställarens förutsättningar, se bilaga 2 BizTalk. Anbudsgivaren ska intyga att så är möjligt på anbudsformuläret och bifoga dokument som styrker att så är fallet. Krävs eventuell tredje parts komponent för integrering i BizTalk gällande kryptering, signering eller filöverföring ska detta anges i anbudsformuläret. Här åsyftas inte möjlighet att föreslå annat verktyg för filöverföring. Sida 9 (11)

10 10. Anbudsgivare ska arbeta systematiskt med kvalitetsfrågor, t ex i ett kvalitetsledningssystem. Anbudsgivaren ska bifoga antingen intyg om certifiering eller en beskrivning av leverantörens egna dokumenterade rutiner. I beskrivningen ska det framgå hur man arbetar med: - kvalitetsrutiner - avvikelsehantering - förebygganade åtgärder - uppföljning. 11. Anbudsgivare ska arbeta medvetet med miljöfrågor och bifoga dokument som visar att så är fallet. Se även info direkt nedan. Enligt kommunens riktlinjer ska upphandling främja hållbar utveckling som leder till en god miljö för nuvarande och kommande generationer. Kommunen ska göra miljömässiga hänsynstaganden bland annat genom att; handla med leverantörer som bedriver ett aktivt miljöarbete, ställa miljökrav på varor, tjänster och entreprenader, prioritera miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader och på så sätt stimulera en produktion som påverkar miljön så lite som möjligt. Policyn finns att hämta på ( Alternativt sök på miljöpolicy ). 12. Anbudsgivare är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal åsidosätts. Om anbudsgivaren inte tecknat svenska kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för anbudsgivarens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som anbudsgivaren anlitar. Uppfyllande av detta krav intygas på anbudsformuläret. För att gå vidare till steg tre (anbudsutvärdering) erfordras att anbudsgivaren är godkänd på samtliga punkter genom inlämnad dokumentation eller tidigare uppdrag. Sida 10 (11)

11 6.4 Värderingsgrunder vid prövning av anbudet Förfrågningsunderlag Anbudsprövningen kommer att ske på affärsmässiga grunder. Den anbudsgivare som har gått vidare till steg 3 och som har det lägsta fiktiva priset (Summa tot) kommer att antas. Utvärdering kommer att ske enligt ett fiktivt inköp baserat på nedan angivna volymer. Priserna hämtas från anbudsgivarens anbud (ifyllda anbudsformulär). Tjänster Pris/st Antal Total kostnad Kontoinsättning Kontoinsättning, 10 utland Lönebesked 9300 e-lönebesked 1000 Insättningsbesked 10 Inlaga, printad 10 Inlaga, tryckt 10 Kontantutbetalning 15 Stopp via fil, per fil 10 Stopp manuellt, per 10 stopp Porto 9315 Utlandsporto 15 Totalt övriga 1 kostnader/mån ANGE här i rutan eller lägg till fler rutor för redogörelse av övriga kostnader. Summa tot 6.5 Tilldelning Kundbrev, intresseavdrag, (SPU) och har tagits bort i revision När anbudsgivare antagits meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen. Avtalsspärr om 10 dagar gäller. Avtal mellan anbudsgivare och kommun tecknas under förutsättning att eventuell ansökan om överprövning i alla delar avslagits av förvaltningsdomstol. Sida 11 (11)