KRAVSPECIFIKATION för Strategisk Kommunikation SLL 1922

Transkript

1 Upphandlingsavdelningen Sid 1(11) KRAVSPECIFIKATION för Strategisk Kommunikation SLL 1922 Område 1 Område 2 Område 3 Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Strategisk intern- och förändringskommunikation Strategisk mångkulturell kommunikation

2 Upphandlingsavdelningen Sid 2(11) INNEHÅLL 1 INLEDNING SYFTE OCH MÅL MED UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGENS DELOMRÅDEN GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA OMRÅDEN SPECIFIKA KRAV OMRÅDE 1 - STRATEGISK KOMMUNIKATIONS- OCH KRISKOMMUNIKATIONSPLANERING Tjänstens innehåll - kommunikationsplanering Tjänstens innehåll - kriskommunikationsplanering Erfarenhet och kunskap OMRÅDE 2 - STRATEGISK INTERN- OCH FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATION Tjänstens innehåll Erfarenhet och kunskap OMRÅDE 3 - STRATEGISK MÅNGKULTURELL KOMMUNIKATION Tjänstens innehåll Erfarenhet och kunskap... 8

3 Upphandlingsavdelningen Sid 3(11) 1 INLEDNING 1.1 Syfte och mål med upphandlingen Denna upphandling avser strategiska kommunikationstjänster till Stockholms läns landstings förvaltningar, bolag och stiftelser, SLL. Syftet är att säkerställa SLL:s varierande och komplexa behov av strategiska kommunikationstjänster för de närmaste tre (3) åren, med möjlighet till förlängning med ett år. Målet med upphandlingen är att få ett väl fungerande samarbete med de leverantörer inom varje område som behövs för att svara mot våra krav, och som täcker SLL:s samlade och varierande behov. Stockholms läns landsting leds av det folkvalda landstingsfullmäktige och finansieras till största delen via landstingsskatten. Landstinget ansvarar också för kollektivtrafiken, regionplaneringen och andra viktiga uppgifter i länet. SLL kommer att sluta ramavtal med tre (3) leverantörer inom respektive område, under förutsättning att så många lämpliga anbud lämnas. Leverantörerna kommer att rangordnas inom respektive område. 2 UPPHANDLINGENS DELOMRÅDEN SLL och dess verksamheter bedriver en omfattande kommunikationsverksamhet. Det kan gälla komplexa verksamheter eller stora projekt som behöver en genomtänkt kommunikationsstrategi och kommunikationsplanering på strategisk nivå. Anbudsgivaren behöver från början vara medveten om att det handlar om att serva en organisation med anställda och en komplex verksamhet som innefattar både landstingsövergripande frågor så som frågeställningar i enskilda förvaltningar och bolag. Då landstinget är en politiskt styrd organisation behöver också förståelse, och gärna erfarenhet, för den politiska processen finnas i anbudsgivarens organisation. Ur SLL:s verksamhetsidé: Med den enskilda individen i fokus och valfrihet, mångfald och trygghet som ledord ska Stockholms läns landsting ge god service på ett effektivt sätt till invånarna i Stockholms län. SLL:s övergripande strategiska kommunikation ska vara effektiv och utgå från våra långsiktiga mål som är förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården, förbättrad tillförlitlighet i kollektivtrafiken och en ekonomi i balans. Den ska också utgå från övergripande mål som nöjda medborgare, hållbar miljö, ökad valfrihet och mångfald inom sjukvården och likvärdig behandling av alla invånare. SLL:s huvudstrategier är målstyrning, utveckling, samordning och dialog. Dessutom ska SLL:s kännetecken öppenhet, kompetens och pålitlighet prägla kommunikationen. Under de närmaste åren ska SLL arbeta med ett antal stora utmaningar, framför allt vad gäller utveckling av framtidens sjukvård och kollektivtrafik. SLL behöver därför tillgång till kommunikationsstöd, till exempel för utmaningar som arbetet med omstrukturering av hälso- och sjukvården, ändrade arbetssätt, digitala arbetssätt, patientsäkerhet samt forskning.

4 Upphandlingsavdelningen Sid 4(11) Upphandlingen omfattar strategiska tjänster inom tre områden. Område 1 - Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Område 2 - Strategisk intern- och förändringskommunikation Område 3 - Strategisk mångkulturell kommunikation Upphandlingen ska täcka Stockholms läns landstings behov av tjänster för: Analys, strategisk rådgivning, formulering och implementering av kommunikationsstrategier Stöd vid processledning Formulering av kommunikationsmål och strategier Strategiskt stöd i kommunikationsfrågor med olika intressenter Stöd vid utformning av beslutsunderlag för ledningsgrupper och styrelser 3 GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA OMRÅDEN Leverantören skall: Samarbeta med SLL: s övriga upphandlade konsulter vid behov Hålla uppgjorda tidplaner Behärska det svenska språket i tal och skrift i mycket hög grad Bekräfta att skall-kraven uppfylls Leverantören skall: Ha erfarenhet av att arbeta med stora, komplexa organisationer med flera beslutsnivåer från högsta ledningsnivå och nedåt i organisationen i flera led. Ha erfarenhet av att arbeta direkt med ledningsgrupper motsvarande VD-nivå. Bekräfta att skall-kravet uppfylls, beskriv hur nedan eller bifoga. Gullers Grupp har ett djupt och brett kunnande inom kommunikationsområdet, från analys och strategisk rådgivning på ledningsnivå till genomförande av beslutade planer och aktiviteter. Det omfattar såväl intern som extern information och kommunikation. Vår roll är ofta att vara samtalspartner, rådgivare och stöd till uppdragsgivaren. Med kommunikationskunnandet som bas har Gullers Grupp förvärvat en samlad erfarenhet av att fungera som stöd och rådgivare i såväl strategiska som mer verksamhetsorienterade uppdrag i olika typer av organisationer. Vi identifierar problem och föreslår lösningar. Tonvikten ligger på kommunikation som verktyg för att utveckla verksamhet, organisation och arbetssätt hos

5 Upphandlingsavdelningen Sid 5(11) uppdragsgivaren. Gullers Grupp har lång erfarenhet av att stödja ledningen för olika organisationer när det gäller att utveckla visioner och strategier, att samla ledningsgruppen (eller styrelsen) kring en gemensam inriktning för verksamheten, att stödja implementeringen av beslut genom att skapa förståelse för och förankra dessa hos medarbetare och chefer på olika nivåer, att skapa effektivt samspel hos de verksamma inom organisationen, att involvera medarbetare i olika projekt rörande organisationens kultur, arbetssätt och etiska och sociala förhållningssätt, att utveckla relationer till samarbetspartners utanför organisationen, samt att formulera strategier för kommunikation, organisationsutveckling och förändringsarbete. Vi har särskilt stor erfarenhet när det gäller att utveckla det kommunikativa ledarskapet, där vi har medverkat som stöd till ledningen i ett flertal djupgående förändringsprocesser som involverat hela eller stora delar av organisationen i en fortgående dialog. Vår erfarenhet är att alla organisationer bärs fram av idéer som måste vinna stöd och förankring. Gullers Grupp har stor vana att leda workshops, seminarier och utbildningar. Vi fungerar även som handledare för mindre grupper och bistår med personlig rådgivning och stöd till chefer. Bland våra medarbetare finns konsulter med spetskompetens för att driva förändringsprocesser, kultur- och värdegrundsarbete, processledning, storgruppsmetodik, coachning samt krishantering. Gullers Grupp har utfört uppdrag för ett stort antal stora, komplexa organisationer med flera beslutsnivåer från högsta ledningsnivå och nedåt i organisationen i flera led. Bland uppdragsgivarna hör bland annat Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, Stockholms Brandförsvar och Strålsäkerhetsmyndigheten. I samtliga dessa organisationer har vi arbetat direkt med ledningsgruppen. 4 SPECIFIKA KRAV 4.1 Område 1 - Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Tjänsten strategisk kommunikationsplanering består i att, utifrån befintliga rapporter, verksamhetsplaner, frågeställningar, problembeskrivningar eller dylikt ta fram

6 Upphandlingsavdelningen Sid 6(11) analyser, kommunikationsmål och strategier och budskap samt vara strategiskt kommunikationsstöd, främst till kommunikationsansvariga beställare men i vissa fall även till ledningsgrupper, styrgrupper, projektkontor. Uppdraget är av strategisk art, för andra kommunikativa uppdrag finns andra typer av kommunikationskonsulter Tjänstens innehåll - kommunikationsplanering Ha en arbetsprocess för kommunikationsplaneringen från initial informationsinsamling och analys till formulering av kommunikationsstrategi, övergripande effekt- och kommunikationsmål samt budskapsplattformar Utifrån analysen bidra till att identifiera prioriterade målgrupper och beskriva hur kommunikationen ska anpassas till dessa målgrupper Leverera planer och stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationsprocessen och föra den framåt snabbt och (kostnads-) effektivt Ge råd för att planera utvärderings- och uppföljningsinsatser Formulera skriftliga kommunikationsplaner, kommunikationsstrategier, visionskommunikation och presentera dessa i olika format Tjänstens innehåll - kriskommunikationsplanering Tillhandahålla strategisk kommunikationsrådgivning och -planering inom hela spannet före, under och efter en kris Följa SLL:s antagna kriskommunikationsplan, se bilaga 2.3 Leverantören skall bifoga: En beskrivning av anbudsgivarens arbetsprocess för kommunikationsplanering - före, under och efter en kris, - med analys av risker/hot utifrån verksamhetens art, - formulering av kommunikationsstrategier och riktlinjer samt, - verktyg/checklistor för kommunikation och mediehantering i samband med kris. I den beskrivna arbetsprocessen ska det även framgå hur leverantören genomför scenarioövningar samt utvärderar kriskommunikationen. Beskriv arbetsprocessen för kommunikationsplanering nedan eller bifoga. GullersGrupp_område1_bilaga Erfarenhet och kunskap Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Tre kommunikationsstrateger, nivå 5

7 Upphandlingsavdelningen Sid 7(11) Fyra kommunikationsstrateger, nivå 4 Fyra projektledare, nivå 3 Strateger på nivå 5 och 4 ska ha erfarenhet av att genomföra strategiska kommunikationsrådgivningsuppdrag vid olika sorters kriser i stora, komplexa organisationer. Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Gullers Grupp uppfyller samtliga ställda skall-krav under denna punkt. Vi har fler än fem kommunikationsstrateger på nivå 5 och fler än sju kommunikationsstrateger på nivå 4. Samtliga av dessa personer har erfarenhet av att genomföra strategiska kommunikationsrådgivningsuppdrag vid olika sorters kriser i stora och komplexa organisationer. Vi har även minst sju projektledare på nivå 3. Samtliga av dessa personer har erfarenhet av att arbeta antingen direkt med SLL eller med liknande verksamheter. Specialistkunskap finns bland annat inom frågor som rör sjukvård, hälsa samt regional utveckling. *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser. 4.2 Område 2 - Strategisk intern- och förändringskommunikation SLL:s verksamheter behöver stöd i strategisk intern- och förändringskommunikation, både i vardagen och vid förändringsprocesser, som till exempel organisationsförändringar eller fusioner. Leverantören ska stödja kommunikationsansvarig (motsvarande) och vara strategisk rådgivare till en ledningsgrupp (motsvarande). Den blivande leverantören ska, tillsammans med beställaren, kunna analysera och planera internkommunikation och/eller med inriktning på behov av förändringsstöd med särskild inriktning på kommunikation. Analysen ska också leda till framtagande av kommunikationsmål och -strategier och handlingsplaner på både kort och lång sikt Tjänstens innehåll Ha arbetsmetodik för kommunikationsplanering vid förändringsprocesser från initial informationssamling till strategier Analysera interna kommunikationsbehov samt övriga kommunikationsbehov vid förändringar

8 Upphandlingsavdelningen Sid 8(11) Formulera mätbara kommunikationsmål och -strategier, kopplade till analysen Utforma internkommunikationsplaner, såväl separata som kopplade till övergripande kommunikationsplaner samt kommunikationsplaner vid förändringsprocesser Stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationen i förändringsprocessen och föra den framåt snabbt och kostnadseffektivt Tillhandahålla kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper Erfarenhet och kunskap Leverantören skall ha: Erfarenhet av chefs- och ledarskapsutveckling, med fokus på det kommunikativa ledarskapet Erfarenhet av att utforma och genomföra kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper Dokumenterad erfarenhet av processtyrning av komplexa kommunikationsuppdrag Pedagogiska verktyg och modeller för att utveckla internkommunikation och ledare i organisationen Bekräfta att skall-kraven uppfylls, beskriv hur nedan eller bifoga. Gullers Grupp har sedan starten 1989 arbetat med ledningskommunikation, vilket varit naturligt då verksamhetsidén bygger på att om visioner och värderingar ska bli levande krävs såväl kommunikativa verktyg som ett kommunikativt förhållningssätt som genomsyrar organisationen. Under de senare sex åren har vi sett en ökad efterfrågan från uppdragsgivare att utbilda sina chefer inom kommunikativt ledarskap vilket har lett till att vi har spetsat oss inom området och löpande har utbildnings- och processledningsuppdrag inom ledningskommunikation. För Stockholms stad har vi t ex haft följande uppdrag: utarbetande av ett helhetskoncept för utvecklingen av det kommunikativa ledarskapet, föreläsningar om kommunikativt ledarskap för chefsgrupper och HR-strateger, planering och genomförande av en serie seminarier på olika teman i det kommunikativa ledarskapet samt medverkan i ledarutvecklingsprogram. Gullers Grupp har också haft kommunikationsuppdrag av mer komplex natur, där processtyrning och processledning varit viktiga delar av uppdraget. Till denna typ av uppdrag hör t.ex. utveckling och förändring av kommunikationsavdelningars sätt att arbeta, värderingsarbete i stora organisationer, utarbetande av chefspolicies med mera. I uppdragen använder vi oss av olika pedagogiska verktyg och modeller för att utveckla intern kommunikation och ledare i organisationen. Dit hör modeller för att leda och

9 Upphandlingsavdelningen Sid 9(11) kommunicera förändring, men också verktyg av mer handfast slag, t ex dialogdukar. Leverantören skall ha: Erfarenhet av strategisk, rådgivande förändrings- och internkommunikation på lednings- och styrelsenivå Erfarenhet av strategisk kommunikationsrådgivning i förändringsprocesser, t ex vid större organisationsförändringar eller fusioner som involverar ett stort antal (flera tusen) medarbetare och många olika intressenter Bekräfta att skall-kraven uppfylls. Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Två kommunikationsstrateger, nivå 5 Fyra kommunikationsstrateger, nivå 4 Fyra projektledare, nivå 3 Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Gullers Grupp uppfyller samtliga ställda skall-krav under denna punkt. Vi har fler än tre kommunikationsstrateger på nivå 5 och fler än fem kommunikationsstrateger på nivå 4. Vi har även fler än sex projektledare på nivå 3. Samtliga av dessa personer har erfarenhet av att arbeta antingen direkt med SLL eller med liknande verksamheter. Specialistkunskap finns bland annat inom frågor som rör sjukvård, hälsa samt regional utveckling. *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser. 4.3 Område 3 - Strategisk mångkulturell kommunikation Inom SLL pågår ständigt strategiskt utvecklingsarbete av kommunikationen och att den tar hänsyn till olika målgruppers behov samt förutsättningar att ta till sig information och föra dialog. I Stockholms län är befolkningen mångkulturell, och en utmaning för SLL är att nå samtliga målgrupper inom befolkningen som har utländsk bakgrund. SLL kommer att

10 Upphandlingsavdelningen Sid 10(11) ha behov av att genomföra kommunikationsinsatser för olika mångkulturella målgrupper och inom olika områden i Stockholms län. För det fortsatta arbetet med att möta behovet bland befolkningen med utländsk bakgrund behöver SLL strategiskt konsultstöd inom mångkulturell kommunikation, på olika nivåer och i olika sammanhang. Det handlar om att ge kommunikationsstrategiskt stöd vid både större och mindre kommunikationsinsatser. Det mångkulturella perspektivet ska införlivas vid målgruppsanalyser och kommunikationslösningar tillsammans med andra relevanta variabler. I kommunikationsinsatser ska SLL exempelvis ta hänsyn till olika målgruppers kunskaper, beteende vid informationsinhämtning, förmåga att ta till sig information på svenska, och rättigheter till minoritetsspråk. Vidare behöver SLL kommunikationsstrategiskt stöd vid val av kommunikationskanaler, vid anpassning av budskap efter mottagarnas förutsättningar och vid att nå målgrupper som inte kan ta till sig skriftlig och/eller muntlig information på svenska. Leverantör ska tillhandahålla kvalificerat konsultstöd inom mångkulturell kommunikation till hela SLL Tjänstens innehåll Tillhandahålla kommunikationsstrategisk rådgivning för kommunikation med mångkulturella målgrupper, både övergripande och inom projekt Ansvara för genomförande av kommunikationsinsatser i projekt Genomföra/bistå i intern implementering och förankring av till exempel strategier och planer med inriktning på mångkulturell kommunikation Arbeta fram strategier/planer för kommunikation med mångkulturella målgrupper Genomföra målgruppsanalyser och segmentering av målgrupper Föreslå kanaler/medier för att nå mångkulturella grupper Formulera budskap och föreslå kommunikation på andra språk eller på lättläst svenska när behov eller krav finns Erbjuda kompetensutveckling inom mångkulturell kommunikation, till exempel utbildning/seminarier, för personalgrupper inom SLL:s olika verksamheter Tillhandahålla för uppdraget skräddarsytt stöd vid mångkulturella kommunikationsinsatser som innefattar personliga möten inom olika områden i Stockholms län Erfarenhet och kunskap Leverantören skall: Ha stor kunskap om etnisk/språklig sammansättning i Stockholms län och rutin för hur denna information hålls uppdaterad och aktuell Ha erfarenhet av att utforma och genomföra aktiviteter för kompetensutveckling inom mångkulturell kommunikation

11 Upphandlingsavdelningen Sid 11(11) Ha genomfört uppdrag inom mångkulturell kommunikation där samverkan med andra ingått, till exempel med en/flera kommuner eller med en/flera föreningar/intresseorganisationer Bekräfta att skall-kraven uppfylls, beskriv hur på max två (2) A4-sidor och bifoga. Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Två kommunikationsstrateger, nivå 5 Två kommunikationsstrateger, nivå 4, Två projektledare, nivå 3 Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser.