Kommunikationspolicy för Linköpings kommun

Transkript

1 Kommunikationspolicy för Linköpings kommun Fastställd av kommunfullmäktige i december 2012

2 Våra kärnvärden Modiga Att ligga i framkant innebär att vi vågar gå vår egen väg. Att våga välja otrampade stigar, värdesätta innovationskraft och vara ständigt framåtblickande. Det handlar också om att våga ta en tätposition. Det är där idéer blir verklighet beviset på. Kommunikationspolicy för Linköpings kommun Kommunikationspolicyn är ett kommunövergripande styrdokument som gäller för samtliga medarbetare inom Linköpings kommun. Den är ett verktyg för att vi ska kunna genomföra det som sägs i den strategiska planen, vägledande dokument och olika former av beslut. Policyn styr samtliga riktlinjer och anvisningar för vår kommunikation. Tillsammans med den grafiska profilen utgör den ett stöd vid utformning av strategier, planer och aktiviteter som gäller arbetsplatsernas kommunikation både internt och externt. Mänskliga Linköping är en levande, livsbejakande stad. Samtidigt är vi en öppen och välkomnande stad. Vi skapar förutsättningar och miljöer för alla medborgare som attraherar, utvecklar och inger trygghet. Mångfasetterade I Linköping har vi en stolt historia och en spännande framtid. Spjutspetsteknik går hand i hand med humanism. Här erbjuds ett rikt utbud inom det som människor värdesätter i sina liv. Vi välkomnar mångfald, kreativitet och skönhet. Vår kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter som sker genom kommunens informationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare. Kommunikationsaspekten ska beaktas när beslut fattas och samtliga kommunikationsinsatser ska planeras och integreras i det dagliga arbetet. Vår kommunikation ska också följas upp och utvärderas. Vår kommunikation utgår alltid från mottagarens behov. Vi måste därför vara lyhörda så att vi förstår vad våra målgrupper efterfrågar. Kommunikationen måste också vara tydlig, så att mottagarna får kunskap om vilken service vi erbjuder och kännedom om att vår verksamhet står för kontinuitet och trygghet. Inom många områden konkurrerar vi med externa aktörer vilket gör att vår kommunikation måste vara kreativ och effektiv för att nå fram. Grund för vår kommunikation Förhållningssätt Alla som kommer i kontakt med Linköpings kommun ska mötas med respekt. Det förutsätter att alla medarbetare har en positiv människosyn och ett flexibelt agerande där öppenhet, ärlighet och förtroende är riktmärken. Jämställdhet och mångfald är en självklarhet för oss. Det innebär att vi respekterar människors olikheter och varierande förutsättningar. Allt vi gör i den dagliga verksamheten påverkar omgivningens syn på oss: När vi tar emot en besökare i receptionen, möter brukare i de olika verksamheterna, träffar media, diskuterar med leverantörer eller pratar i telefon med enskilda medborgare. Alla medarbetare har därför en viktig roll när det gäller att skapa bilden av Linköpings kommun. Den bilden utgör, i sin tur, en viktig del av varumärket Linköping. Kärnvärden All kommunikation, intern såväl som extern, ska spegla och förmedla de kärnvärden som varumärket Linköping står för: modiga, mänskliga och mångfasetterade. Dessa kärnvärden är en sammanfattning av vår identitet. Varumärkeslöfte Det löfte vårt varumärke förmedlar är: Linköping där idéer blir verklighet. Det innebär att vi gör vårt bästa för att skapa miljöer där människor trivs, utvecklas och förverkligar sina idéer. Vi vill uppfattas som en handlingskraftig, nytänkande och engagerad kommun. Vårt arbete, våra kontakter och relationer med omvärlden utgör grunden för att förmedla den uppfattningen. Position För att ytterligare tydliggöra vår identitet och särskilja oss från städer som påminner om oss, ska vi förstärka vår position: Teknik och Humanism. Vår position anger de områden där vi vill bli uppmärksammade och igenkända. Linköping har en stark tradition inom teknik och står för högteknologi i framkant men vi har samtidigt ett humanistiskt förhållningssätt där vi sätter människan i centrum. 2 3

3 Ansvar för vår kommunikation Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar om kommunens övergripande styrdokument och kommunikationspolicyn är ett av dessa. Det är sedan kommunstyrelsens ansvar att styra, samordna, utveckla, följa upp och utvärdera kommunens kommunikation. Nämnder Nämnderna ansvarar för att kommunikationen som gäller den egna verksamheten följer kommunikationspolicyn. Chefer Chefer på alla nivåer har ansvar för att utöva ett förtroendeingivande och tydligt kommunikativt ledarskap som grundas i ett personligt engagemang. På så sätt skapas delaktighet och meningsfullhet för medarbetarna vilket leder till en positiv skillnad i medborgarnas vardag. Medarbetare Varje medarbetare har ansvar för att inhämta nödvändig information och kunskap för att på bästa sätt kunna fullfölja sitt uppdrag. Lagar Kommunikation handlar också om öppenhet och tillgänglighet. Vår kommunikation regleras av olika lagar. Offentlighets- och sekretesslagen ålägger myndigheter att låta den som önskar ta del av innehållet i offentliga handlingar. Förvaltningslagen ålägger kommunen att så snart som möjligt lämna upplysningar, vägledning och annan hjälp till enskilda medborgare samt att vara tillgänglig för allmänheten i största möjliga utsträckning. Personuppgiftslagen anger när och under vilka förutsättningar personuppgifter får behandlas. Se avsnittet Lagar som styr vår kommunikation för mer information. Mål för vår kommunikation Vår kommunikation ska: Ge medborgarna insyn och uppmuntra till dialog kring kommunens verksamhet Ge medborgarna kännedom om den service Linköpings kommun och andra utförare erbjuder Vara ett medel för Linköpings kommuns medarbetare att uppnå verksamhetens mål Skapa ett gott arbetsklimat genom att stimulera till dialog mellan medarbetare på alla nivåer Befästa och stärka Linköpings kommuns varumärke internt såväl som externt Bidra till att skapa förutsättningar så att människor trivs och kan förverkliga sina idéer Påverka samhällsutvecklingen i frågor som är viktiga för Linköpings kommuns fortsatta tillväxt Kännetecken för vår kommunikation Offensiv och tillgänglig Vår interna och externa kommunikation präglas av ett engagerat och aktivt agerande. Vi ska ta initiativ till information, dialog och debatt. Vi ska snabbt kunna besvara frågor från media och allmänhet. Vi ska ta alla tillfällen i akt att kommunicera och föra ut våra budskap, samtidigt som vi samordnar, prioriterar och fokuserar för att informationen ska bli tydlig. Vi uttrycker oss enkelt och begripligt. Den information vi förmedlar ska vara lätt att hitta via våra kanaler och vara utformad på ett sätt som inbjuder till diskussion och samverkan. Öppen och tillförlitlig Allmänheten har rätt till full insyn i kommunens verksamhet, om det inte finns lagliga begränsningar. Det ska vara lätt att komma i kontakt med Linköpings kommun. Vår kommunikation ska alltid vara korrekt och saklig med en tydlig avsändare, så att mottagarna, i alla lägen, kan lita på det vi säger. Informationsmaterial och handlingar ska följa den grafiska profilmanualen och vara tydligt märkta med kommunens logotyp. Planerad och genomtänkt Vår kommunikation ska vara planerad i förväg och följa upprättade kommunikationsplaner så långt det är möjligt. Den ska vara genomtänkt så att budskap, språk och kanal är anpassade till mottagaren. Vår kommunikation ska också följas upp kontinuerligt för att säkerställa att den når avsedd målgrupp. En väl fungerande intern kommunikation är en förutsättning för en framgångsrik extern kommunikation. Därför ska vi alltid informera internt innan vi går ut externt. 4 5

4 Intern kommunikation Vår interna kommunikation är ett viktigt verktyg för att sprida kunskap, förankra beslut, genomföra förändringar och förverkliga uppsatta mål. En väl fungerande intern kommunikation både inom och över enhets- och förvaltningsgränserna bidrar till samhörigheten och uppbyggnaden av det interna varumärket. Den ska också lägga en grund för vår kommunikation med allmänheten. Vår verksamhet bygger till stora delar på mänskliga möten där alla medarbetare har en viktig roll som kunskapsbärare och representanter för organisationen. En förutsättning för att nå hög kvalitet i kommunikationen med linköpingsborna är därför att vi har tillgång till aktuell information om verksamheten och dess mål. Vi strävar efter att ha en organisation som bygger på dialog, samspel och öppenhet. Vägen dit förutsätter en väl fungerande intern kommunikation och varje chef och ledare har ansvar för att kommunikationen fungerar inom och från den egna enheten. Framgångsrik intern kommunikation är nödvändig för att skapa arbetsglädje, delaktighet och engagemang. Vår interna kommunikation ska: Styra och leda organisationen mot uppsatta mål och visioner Skapa de bästa förutsättningarna för en öppen dialog på alla nivåer inom organisationen Skapa delaktighet, engagemang, stolthet och arbetsglädje hos alla medarbetare Skapa intern effektivitet för att vi ska kunna erbjuda våra medborgare en god service Tydliggöra medarbetarnas betydelse i det gemensamma välfärdsarbetet Skapa ett förhållningssätt så att idéer kan bli verklighet Bygga upp en beredskap som möjliggör snabba anpassningar till förändringar i omvärlden Målgrupper vid intern kommunikation Medarbetare Förtroendevalda Interna kommunikationskanaler Chefer Det personliga mötet, till exempel arbetsplatsträffar och andra möten Den interna webben, Linweb Personaltidningen, På Jobbet (personalens forum för informations- och meningsutbyte) Extern kommunikation Vi kommunicerar oavbrutet med omvärlden och söker aktivt dialog med medborgare, media, samarbetspartners och andra nyckelaktörer. Vi måste vara en snabbfotad organisation i en omgivning som ständigt förändras genom att lyssna, förstå och anpassa oss till våra målgruppers behov. Men vi måste samtidigt beakta kommuninvånarnas demokratiska rättigheter genom att ge dem tid och utrymme att yttra sig. Vår externa kommunikation ska: Stödja och stimulera dialogen mellan medborgarna och kommunen och på så sätt bidra till den demokratiska processen i samhället Informera medborgarna om möjligheten att ta del av den samhällsservice som Linköpings kommun erbjuder samt om deras rättigheter och skyldigheter Underlätta genomförandet av, och skapa förståelse för, beslut genom att informera om bakgrund, syfte och innehåll Öka tillgängligheten till kommunen och på så sätt förenkla vardagen för kommuninvånarna Stimulera till ett fördjupat samarbete och engagemang kring Linköpings utveckling Attrahera nya invånare, näringsidkare och besökare Sätta fokus på frågor som är viktiga för kommunens fortsatta tillväxt Primära målgrupper vid extern kommunikation Medborgare Näringsidkare, samhällsorgan, organisationer Besökare Externa kommunikationskanaler Medarbetarna, genom personliga möten Webbplatsen linkoping.se och andra digitala kanaler Tryckt information Telefoni Skyltning och annonsering Medborgarkontor Hushållstidningen Dialog Massmedier Utställningar och seminarier Opinionsbildare Här utgör personliga möten och webbplatsen de viktigaste kommunikationskanalerna. 6 7

5 Planering, uppföljning och utvärdering Kommunikation och information är viktiga inslag i varje verksamhet, beslut och projekt. Det innebär att planering av kommunikationen ska ingå i varje nämnds och förvaltnings verksamhetsplan. Kommunikationsarbetet ska också följas upp och utvärderas. Kontakt med massmedier Massmedier har en lagstadgad rättighet att bevaka kommuner och annan offentlig verksamhet och spelar på så sätt en viktig demokratisk roll. De har också en roll i egenskap av förmedlare av information och är opinionsbildare. Massmedier bör betraktas som en möjlighet att nå medborgarna med kunskap och information. Chefer inom Linköpings kommun ansvarar för att alla medarbetare har förståelse för medias roll. Journalister ska snabbt ges möjlighet att komma i kontakt med utvald företrädare som har ansvar för, och kunskap om, den aktuella frågan. Kommunikation vid kris Vid en kris eller extraordinär händelse ställs extra höga krav på en tydlig och snabb kommunikation med medborgare och anställda. En beskrivning av rutiner och ansvar finns därför utarbetad i en särskild kriskommunikationsplan. Relaterade dokument Vi är Linköping En skrift som beskriver varumärket Linköping och den gemensamma plattform som vi verkar utifrån. Grafisk profil En viktig del av varumärkesarbetet är att vårda Linköpings kommuns visuella identitet. Vår grafiska profil är styrande för all produktion av informations- och kontorstryck, annonser, presentations- och profilmaterial, skyltar, webbsidor och sociala medier. Riktlinjer för kommunikationskanaler Riktlinjerna utgör styrande dokument för våra olika kanaler och tas fram med kommunikationspolicyn som plattform. De antas av kommunstyrelsen. Lagar som styr vår kommunikation Förvaltningslagen Ett av förvaltningslagens syften är att säkerställa myndigheternas service till allmänheten, det vill säga Linköpings kommun är skyldig att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka innan beslut fattas. 4 Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen anger när, och under vilka förutsättningar, personuppgifter får behandlas. Med personuppgift avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Lagen rör personuppgifter som behandlas genom att samlas in, registreras, lagras, sammanställas eller bearbetas i verksamheter som bedrivs både av enskilda och av myndigheter. En grundläggande regel i personuppgiftslagen är att behandling av personuppgifter bara får ske för särskilda, tydligt angivna och berättigade ändamål. Huvudregeln är att behandling bara får ske utan samtycke, om behandlingen är berättigad och nödvändig för vissa i lagen särskilt angivna ändamål. Fotografier och film som innehåller bilder på identifierbara personer innehåller personuppgifter och måste därför behandlas enligt personuppgiftslagen. Som regel får fotografier och filmer inte spridas på till exempel internet utan samtycke från den eller de som finns med på bilden eller i filmen. Strategisk plan med övergripande mål Strategisk plan med övergripande mål är ett nämndövergripande styrdokument i ett flerårigt perspektiv. Planen ska beaktas såväl i den interna som i den externa kommunikationen eftersom ett av kommunikationens viktigaste syften är att stödja arbetet med att uppnå målen i planen. 8 9

6 Tryckfrihetsförordningen Tryckfrihetsförordningen innehåller bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. För att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning har alla rätt att ta del av allmänna handlingar, den så kallade offentlighetsprincipen. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan bara begränsas genom lag. Bestämmelser om sådana begränsningar finns i offentlighets- och sekretesslagen. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och har inkommit dit eller upprättats där. Information som publiceras på webben blir allmän handling. I tryckfrihetsförordningen anges också att ingen får straffas för att ha lämnat uppgifter till massmedia för publicering eller för att ha gett journalister bakgrundskunskap. Inom den offentliga sektorn råder ett så kallat efterforskningsförbud vilket innebär att det inte är tillåtet att undersöka vem som har lämnat ut informationen eller vem som frågar efter offentliga uppgifter. Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Lagen innehåller vidare bestämmelser om tystnadsplikt och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligt eller genom att en allmän handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på webben. Upphovsrättslagen Upphovsrättslagen ger upphovsmän ensamrätt att förfoga över sitt verk samt skyddar verket mot intrång. Upphovsrätt uppkommer automatiskt i och med att ett verk skapas. För att ett verk ska vara skyddat ska det ha en viss originalitet, så kallad verkshöjd. Upphovsrätten skyddar litterära verk, datorprogram, musikaliska och sceniska verk, filmverk, fotografier och konstverk. Upphovsrätten gäller även översättningar och andra bearbetningar. Upphovsrätt gäller inte författningar, beslut och yttranden av svenska myndigheter eller översättningar av dessa. Upphovsrätten delas i två delar, den ekonomiska (förfoganderätten) och den ideella rätten. Upphovsmannen kan överlåta den ekonomiska rätten, det vill säga låta någon annan bestämma över hur verket får användas. Den ideella rätten kan aldrig överlåtas. Det medför bland annat att upphovsmannen ska få sitt namn angivet varje gång som ett verk görs tillgängligt för allmänheten. Verket får inte ändras så att upphovsmannens litterära eller konstnärliga anseende eller egenart kränks. Upphovsrätten gäller i 70 år efter upphovsmannens död. Lagen om namn och bild i reklam En näringsidkare får inte använda personers namn eller bild vid marknadsföring av vara, tjänst eller annan nyttighet utan deras godkännande. Med namn jämställs annan beteckning som klart pekar ut en viss person. Arkivlagen Arkivlagen innehåller bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organisationers arkiv. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Lagen om Offentlig Upphandling Lagen om offentlig upphandling reglerar hur kommunikation ska och får ske i samband med kommunens upphandlingar av varor och tjänster. Definitioner av centrala begrepp Kommunikation process som innebär ett utbyte av information. Information kommunikationens innehåll, det vill säga budskapet som kommuniceras. Intern kommunikation all kommunikation som sker inom kommunen och som involverar medarbetare och/eller politiker. Extern kommunikation all kommunikation som riktar sig till målgrupper utanför kommunen. Kommunikationspolicy principer och riktlinjer för kommunikationsarbetet på en övergripande nivå. Kommunikationsstrategi anvisningar om konkreta metoder för det långsiktiga kommunikationsarbetet utifrån en kommunikationspolicy. Kommunikationsplan beskriver konkreta aktiviteter som tar sin utgångspunkt i både kommunikationspolicy och kommunikationsstrategi. 11

7 12 Linköpings kommun linkoping.se