Registrering och hantering av allmänna handlingar

Transkript

1 Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen Reviderad under punkt 2.1 och 3.4

2 2 Inledning Lessebo Kommun

3 INNEHÅLL 1. Inledning Därför ska allmänna handlingar registreras Tre lagar som berör hantering av allmänna handlingar Lessebo kommuns organisation för att hantera allmänna handlingar Allmän handling Vad som är en allmän handling Vad som inte är en allmän handling När blir arbetsmaterial allmän handling Offentlig eller sekretessbelagd allmän handling Så tas handlingar emot i lessebo kommun Så förvaras allmänna handlingar i Lessebo kommun Registrering av allmänna handlingar i Lessebo kommun Ansvar för att en allmän handling blir registrerad När ska handlingen registreras Inkommen handling till person som är ledig Vilka handlingar som inte behöver registreras i diariet Vilka uppgifter som ska registreras i diariet Avslutning och arkivering av ärenden Lämna ut allmänna offentliga handlingar Lämna ut sekretessbelagda handlingar Intern kontroll... 9 Lessebo Kommun Inledning 3

4 4 Inledning Lessebo Kommun

5 1. INLEDNING Detta dokument är upprättat i syfte att skapa en kommungemensam plattform för hantering av allmänna handlingar och sprida kunskap om lagstiftningen kring det. Målgruppen för rutinen är främst tjänstemän och politiker inom kommunen. Skriften är även ämnad för övriga som är intresserade av hur hantering av allmänna handlingar i Lessebo kommun går till. 2. DÄRFÖR SKA ALLMÄNNA HANDLINGAR REGISTRERAS I Sverige har alla rätt till insyn i och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. Denna rättighet har i princip funnits sedan år 1766 och är ett av de viktigaste i vårt demokratiska samhälle. 2.1 Tre lagar som berör hantering av allmänna handlingar Det finns tre lagar som berör hantering av allmänna handlingar: Tryckfrihetsförordningen (1949:105) andra kapitel handlar om allmänna handlingar. Enligt 2 kap 1 i tryckfrihetsförordningen ska varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar för att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) fjärde kapitel regleras allmänna åtgärder för att underlätta sökandet efter allmänna handlingar. En förutsättning för att allmänheten ska kunna utnyttja sin rätt att ta del av allmänna handlingar är att man vet hur och hos vem man kan begära allmänna handlingar och att man vet vilka handlingar som finns hos myndigheten. En allmän handling som kommer in till myndigheten eller upprättas ska därför registreras (diarieföras). Enligt offentlighets- och sekretesslagen behöver handlingar som inte omfattas av sekretess inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårigheter kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Förvaltningslagen (1986:223) värnar om medborgarnas rättsäkerhet när de har med förvaltningsmyndigheter att göra. Myndigheten ska ge snabba, enkla och entydiga besked och upplysningar för att hjälpa medborgaren att till vara sin rätt. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art. Lagen innehåller till exempel regler om myndigheternas serviceskydlighet, om deras samverkan med andra myndigheter, om snabb och enkel handläggning av ärenden, om ett lättbegripligt myndighetsspråk och om muntliga inslag i handläggning. Dessa tre lagar bildar ramverket kring hur tjänstemän och politiker i Lessebo kommun ska hantera allmänna handlingar. 2.2 Lessebo kommuns organisation för att hantera allmänna handlingar Registratorn har ansvar för registrering och diarieföring av allmänna handlingar. Enskilda personer kan vända sig till nämndsekreterarna för att få ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda om det inte hindrar handläggningen av ärendet. 3. ALLMÄN HANDLING 3.1 Vad som är en allmän handling En handling är allmän när den förvaras hos kommunen samt är antingen inkommen till eller upprättad inom kommunen. En handling är vanligen brev, protokoll, beslut, men det kan också vara e-post med mera. Lessebo Kommun Inledning 5

6 Det kan ibland finnas tillfällen då även samtal bör tecknas ned. Noteringarna av dessa samtal är då också allmän handling. En handling är allmän även om den är ställd personligen till en enskild tjänsteman eller förtroendevald om den rör kommunens verksamhet. I samband med introduktion av nyanställd får denne lämna sitt medgivande till att privat post kommer att öppnas av registratorn. 3.2 Vad som inte är en allmän handling Det finns vissa undantag när det gäller vad som är allmän handling. Exempel på handlingar som inte är allmänna: En inkommen handling som är ställd till en politiskt eller facklig förtroendevald avsedd för mottagaren uteslutande i dennes funktion av politisk eller facklig förtroendevald (företrädare för en åsikt), även om handlingen rör en fråga om kommunens verksamhet. Samma sak gäller utgående handlingar. En inkommen handling ställd till en tjänsteman som inte rör kommunens verksamhet. Skriftväxling om ett pågående arbete mellan personer som ingår i en gemensam projektgrupp (gäller även när personerna representerar olika myndigheter). Icke justerade protokoll. Utkast eller förslag som utgör underlag för beslut eller skrivelser eller andra därmed jämställda handlingar från nämnden. Minnesanteckningar, PM och liknande som upprättas som stöd för till exempel föredragning. En tjänstemans interna arbetsmaterial, såsom meddelanden, intern information och intern korrespondens. Tänk på att en medborgare inte kan kringå offentlighetsprincipen genom att skicka ett ärende som rör en kommunalfråga, till tjänstemän eller förtroendevalda på deras hemadresser. Dessa är då skyldiga att se till att brevet diarieförs hos kommunen. Den som är osäker på om en handling är allmän eller inte bör fråga registratorn/ nämndsekreteraren. 3.3 När blir arbetsmaterial allmän handling En handling som är under arbete är inte en allmän handling. En handling räknas som upprättat när den har skickats iväg/expedierats från kommunen. Om handlingen inte skickas iväg utanför kommunen blir den upprättad när handlingen har färdigställts. 3.4 Offentlig eller sekretessbelagd allmän handling En allmän handling kan vara antingen offentlig eller sekretessbelagd. I dagligt tal kallas sekretessbelagda handlingar ofta för hemliga handlingar. Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara föremål för sekretess. Det innebär att kommunen med stöd av lagen avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om en person skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte kommunen med stöd av lagen beslutar det. För att en handling ska kunna sekretessbeläggas måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som stödjer beslutet. Del av en handling kan vara sekretessbelagd fast den i övrigt är offentlig. Sekretessen behöver inte vara definitiv och den ska alltid prövas på begäran. Sekretessen gäller för myndighet, anställd, uppdragstagare, förtroendevald, den som deltagit i myndighetens verksamhet och för kommunala bolag. 6 Allmän handling Lessebo Kommun

7 Sekretessen kan gälla mellan nämnder, förvaltningar, avdelningar, enheter och emellan enskilda tjänstemän och bolag. Det finns olika grader av sekretess. Medarbetare och förtroendevalda inom Lessebo kommun är ansvariga för att sätta sig in i de sekretessregler som berör den egna verksamheten. Enligt offentlighets- och sekretesslagens behöver handlingar som inte omfattas av sekretess inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller har upprättats. Allmän handling anländer med post Allmän handling upprättas på kommunen Allmän handling anländer via mail, sms, foto eller ljudupptagning Förvaras avskiljt från andra handlingar Registrering Diarieföring BESLUT Politiker UTFÖRANDE Tjänstemän Avslut Arkivering Expediering Figur 1: Hantering av allmänna handlingar inom Lessebo kommun 4. SÅ TAS HANDLINGAR EMOT I LESSEBO KOMMUN Ankommande post ska vara sorterad och diarieförd senast kl samma dag för att den ska finnas tillgänglig för press och allmänhet. 5. SÅ FÖRVARAS ALLMÄNNA HANDLINGAR I LESSEBO KOMMUN En kommun, inklusive kommunala bolag, ska hålla sina allmänna handlingar ordnade så att de är lätta att hitta. För att det ska vara enkelt att se om och när en allmän handling har anlänt eller när den har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är också ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Lessebo kommun har sedan 1985/86 använt itsystem för att diarieföra dokument och ärenden. Diarieföring/registrering sköts av respektive registrator eller dennes ersättare vid eventuell frånvaro. Allmänna handlingar ska registreras i ärendehanteringssystemet så snart de har kommit in till eller upprättats enligt offentlighets- och sekretesslagen. Lessebo Kommun Så tas handlingar emot i lessebo kommun 7

8 6. REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR I LESSEBO KOMMUN När en handling kommer in via den ordinarie posthanteringen bedömer registratorn om handlingen är allmän och om den ska registreras. Den som är osäker på om en handling ska räknas som allmän eller inte ska fråga nämndsekreteraren/registratorn. 6.1 Ansvar för att en allmän handling blir registrerad Det är varje anställd och politikers ansvar att se till och kontrollera att allmänna handlingar, inkomna eller upprättade, registreras/diarieförs oavsett hur handlingen har anlänt. 6.2 När ska handlingen registreras Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats. En handling räknas som inkommen när den har anlänt till kommunen. 6.3 Inkommen handling till person som är ledig Handlingar som kommer in ska besvaras skyndsamt. Den som är ledig, sjuk eller av annan anledning är borta från sitt arbete har skyldighet att se till att inte post förblir oöppnad. Vid kortare frånvaro lämnas ett automatiskt frånvaromeddelande att e-posten inte öppnas förrän ett visst datum och avsändaren uppmanas att skicka meddelande av offentlig natur till förvaltningens e-postadress. 6.4 Vilka handlingar som inte behöver registreras i diariet Rutinbetonade ärenden som enkelt kan besvaras, behöver inte registreras. Information som har ringa betydelse för verksamheten såsom kursinbjudningar, reklam, statistiska meddelande, cirkulär, nyhetsbrev, tidsskrifter behöver inte heller registreras. 7. VILKA UPPGIFTER SOM SKA REGISTRERAS I DIARIET I diariet ska följande uppgifter om en handling registreras: Datum då handlingen kom in eller upprättades. Diarienummer och handlingens löpnummer. Namn på den som handlingen var ställd till eller vem som har fått ta hand om ärendet. En kort beskrivning av vad handlingen rör. Vid sekretess ska punkt 3-4 registreras och sekretessbeläggas. 8. AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN När ett ärende är färdigbehandlat och utrett ska detta noteras i diariet. Ärendet hanteras därefter enligt nämndens arkiveringsplan. 9. LÄMNA UT ALLMÄNNA OFFENTLIGA HANDLINGAR Allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt till den som så begär. Det innebär att arbetet med att ta lämna ut allmänna handlingar ska prioriteras. Den som frågar efter en handling kan dock få vänta någon om handlingen just då används i arbetet. Om frågeställaren beställer materialet per telefon eller post får det inte ta mer än ett par dagar. Kommunen har rätt att ta ut en avgift för kopiering av den som begär allmänna handlingar enligt fastställd taxa. 8 Registrering av allmänna handlingar i Lessebo kommun Lessebo Kommun

9 10. LÄMNA UT SEKRETESSBELAGDA HANDLINGAR Sekretessbelagda handlingar ska normalt inte lämnas ut, men sekretessprövning sker först när någon begär att få ut handlingen. I första hand är det den tjänsteman som har hand om ärendet som gör en sekretessprövningen. Beslut om att vägra lämna ut en eller delar av en handling fattas av den till vilken nämnden har delegerat frågan. I samband med att besked ges att sekretessbelagd handling ej lämnas ut ska det framgå hur beslutet kan överklagas. 11.INTERN KONTROLL I syfte att säkerställa att ovanstående rutin följs ska det årligen genomföras stickprovskontroller. Dessa kontroller ska dokumenteras. Ansvarig för att det genomförs är registratorerna som kontrollerar varandra och rapporterar resultatet till berörd nämnd. I samband med att resultatet tas upp i berörd nämnd tas beslut om Lessebo kommuns rutin för hantering av allmänna dokument bör revideras. Lessebo Kommun 10. Lämna ut sekretessbelagda handlingar 9