Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar Ref Roger Wallin

Transkript

1 Förstudie Diarieföring av allmänna handlingar Nerikes Brandkår Ref Roger Wallin

2 1. Uppdrag Offentlighetsprincipen Hur diarieförs handlingar och finns gemensamma rutiner? Iakttagelse Hur hanteras ärenden som inkommer till medlemskommuner? Iakttagelse Kunskap om offentlighetsprincipen? Iakttagelse Slutsats (6)

3 1. Uppdrag Revisionen i kommunalförbundet Nerikes Brandkår har uppdragit åt Ernst & Young att närmare granska hanteringen av inkommande handlingar och om diarieföring sker på lämpligt sätt. Den fråga som skall besvaras är: Hur ändamålsenlig är hanteringen av inkommande handlingar och hur diarieförs dessa? I granskningen skall följande frågor belysas: Hur diarieförs inkommande handlingar? Hur hanteras ärenden som lämnas till medlemskommuner men som avser Nerikes Brandkår? Finns rutiner för diarieföring och sker detta på ett likartat sätt? Finns kunskap om offentlighetsprincipens grunder? På vilket sätt följs detta upp av ledningen? 2. Offentlighetsprincipen I tryckfrihetsförordningen sägs att Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar, (2 kap 1 ). Tryckfrihetsförordningen går långt. Alla handlingar är allmänna om de inte är hemliga, vilket innebär att allmänheten har rätt att ta del av alla allmänna handlingar. En handling är inkommen om den anlänt till myndigheten eller någon befattningshavare. Den är upprättad om den har expedierats, justerats eller på annat sätt färdigställts hos myndigheten. Alla sådana handlingar är allmänna eller offentliga. Av detta följer att även e-post till enskilda befattningshavare är att betrakta som allmänna, dvs. offentliga. Handlingar skall diarieföras om de förväntas ligga till grund för beslut i nämnd, styrelse eller motsvarande. De skall också diariföras om de bedöms ha rättslig betydelse eller att de i övrigt har betydelse för verksamheten. Vad skall då diarieföras? Inkommande och upprättade handlingar som initierar eller ingår i ett ärende Handlingar med viktigt innehåll för myndigheten Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess. 3(6)

4 2.1 Hur diarieförs handlingar och finns gemensamma rutiner? All post till Nerikes Brandkår kommer alltid först till kontoret i Örebro, även det som t.ex. skall till stationen i Byrsta. På kontoret i Örebro öppnas, ankomststämplas, diarieförs och sorteras posten efter typ av ärende; skyddsärende, räddning eller administration. Nerikes Brandkår får ca 30 försändelser per dag. Ungefär 90 procent av alla ärenden är skyddsfrågor, resten är antingen räddning eller administration. Det finns en person som regelbundet sköter postöppning, diarieföring och sortering av ärenden bland kolleger på olika avdelningar. När administrationsärenden kommer till chefsfunktionen tas ställning till om ärendet är en allmän handling eller om det skall sekretessbeläggas. Beslut tas om sekretess. Det finns en speciell pärm för sekretessärenden. Skyddsfrågor diarieförs i ett it-baserat system som heter Core. Ärenden som rör administration diarieförs manuellt och det samma gäller räddning. I dessa fall har man stöd av systemet ACTA. 80 procent av inkommande post är inköpsfakturor. Nerikes Brandkår handlar för ca 8 miljoner kronor per år. Det är tre personer som arbetar med skyddsfrågor, de är kontaktpersoner till olika kommuner i frågor som rör skydd. De har en likartad hantering av ärenden. Den är med andra ord inte personberoende. Alla anställda har individuella e-postadresser. Det finns ingen rutin för registrering av inkommande e-post. Det saknas också en rutin för diarieföring av inkommande e-post. Det är den administrativa chefen som har ansvaret att följa upp inkommande e-post. Detta följs upp, men inte på ett systematiskt och strukturerat sätt. Det som görs är att det tas en automatisk back-up av allas datorer, inkl e-posten. Om personalen som arbetar med skyddsfrågor får ett ärende via e-post rörande skydd sparas det i it-systemet Core som en händelse. I Core sparar man på begreppen objektnummer och fastighetsbeteckning. Det finns ett grupptryck bland kolleger att arbeta på ett likartat sätt i Core. Alla förväntas kunna arbeta i Core. Som nyanställd får man internutbildning av kolleger hur Core fungerar och hur man arbetar i det. Det finns ingen särskild rutin som säkerställer att det fungerar Iakttagelse Handlingar diarieförs på olika sätt beroende på typ av ärende. Ärenden hanteras dock på ett likartat sätt inom samma ärendetyp. Det saknas en rutin för registrering och diarieföring av e-post. Strukturerad uppföljning sker inte. 4(6)

5 2.2 Hur hanteras ärenden som inkommer till medlemskommuner? Normalt får inte Nerikes Brandkår veta hur detta fungerar i praktiken, eftersom man inte kan kontrollera vilka ärenden som skickas vidare och vilka som inte gör det. Ett inslag i granskningen har därför varit att se hur medlemskommunerna hanterar post ställd till dem men där innehållet avser Nerikes Brandkår. Vi utarbetade en skrivelse som ställdes till alla medlemskommunerna. Innehållet rörde en allmän fråga kring sotning och vart jag skulle vända mig för att få svar. Av brevet framgick det att det var ifrån Ernst & Young och var ställt till respektive kommun. Det var undertecknat av Roger Wallin. Några kontaktuppgifter framgick inte eftersom vi ville undvika att de automatiskt skulle ringa till oss med svaret. Redan dagen efter att det skickades ut ringde två kommuner till mitt kontor och sökte mig sedan via mitt mobilnummer. Den ena hänvisade mig till en privat sotningsfirma i kommunen. Den andra hänvisade till att jag skulle ta kontakt med Nerikes Brandkår. Två andra kommuner hörde av sig veckan därpå och hänvisade i det ena fallet till hemsidan för Nerikes Brandkår och i det andra skickades en folder om sotning med referens till Nerikes Brandkår. Två kommuner har inte hört av sig, varken till mig eller till Nerikes Brandkår Iakttagelse I flertalet fall har medlemskommunerna hänvisat vidare till Nerikes Brandkår. Det skedde dessutom med stor grad av skyndsamhet i två av fallen. Det är lite förvånande att två kommuner varken hört av sig till mig eller skickat brevet vidare till Nerikes Brandkår. 2.3 Kunskap om offentlighetsprincipen? Det finns en viss osäkerhet kring offentlighetsprincipen bland den närmast berörda personalen, dvs. hos den som svarar för postöppning och diarieföring och hos den som har ansvaret för uppföljning av att rutiner fungerar. En har gått några kurser, men eftersom förbundet inte har så mycket ärenden och det sällan inträffar något som gör att man behöver konfronteras med lagstiftningen finns det en osäkerhet. Den personal som arbetar med hantering av skyddsärenden, vilket är den största mängden, har heller inte gått någon utbildning i offentlighetsprincipen. Generellt är man av uppfattningen att man tror sig kunna grunderna i offentlighetsprincipen Iakttagelse Med tanke på att den administrativa chefen i sin funktion har att följa upp ärendehantering och rutiner kring diarieföring, e-post etc. vore det angeläget att förbundet stärkte kompetensen inom detta område, särskilt mot bakgrund av de iakttagelser som gjorts beträffande uppföljningsarbetet. 5(6)

6 2.4 Slutsats I granskningen skulle vi bedöma hur ändamålsenlig hanteringen är av inkommande handlingar och hur dessa diarieförs. Allmänt konstateras att det finns en tillfredsställande ordning men att vissa förbättringar kan övervägas. Det saknas rutiner kring diarieföring av e-post. Det saknas rutiner för strukturerad uppföljning av ärendehantering. Det finns en viss osäkerhet bland den närmast berörda personalen som arbetar och ansvara för dessa frågor om vad den gällande lagstiftning säger. På dessa områden bör förbättringar genomföras. 6(6)