Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar"

Åsa Ann Falk
för 8 år sedan
Visningar:

1 Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av

2 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller skickar brev, e-post eller som upprättar olika handlingar i tjänsten, ska ha kunskap om och följa de regler som finns i tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Varje medarbetare som tar emot eller upprättar en handling i tjänsten måste kunna avgöra om: Handlingen är allmän eller inte Handlingen är offentlig eller sekretessreglerad Det är också viktigt att du som anställd vet när och hur handlingen ska registreras. Offentlighetsprincipen och Sverige är ett av de få länder i världen där medborgarna har rätt att ta del av offentliga handlingar hos kommunen och andra myndigheter. Den del av offentlighetsprincipen som rör handlingars offentlighet är fastlagd i Tryckfrihetsförordningen (TF), en av Sveriges grundlagar. De grundläggande reglerna om s offentlighet är grundlagsfäst i Tryckfrihetsförordningens 2 kapitel. För att säkerställa att reglerna upprätthålls krävs att myndigheten har fungerande rutiner för ärenderegistrering, protokollföring och arkivering. Vad är en myndighet? Varje nämnd i kommunen utgör en egen myndighet. När handlingar skickas mellan olika förvaltningar så passerar de alltså myndighetsgränsen och blir därför i regel allmänna. Utkast som skickas mellan myndighetsgränsen för inhämtande av synpunkter blir inte allmänna. Vad är en handling? En handling är information som finns lagrad på något sätt. En handling kan till exempel vara ett pappersdokument med text, en ritning, en ljudupptagning, ett fotografi, ett sms eller ett e-postmeddelande. Hur handlingen är lagrad, om det är digitalt i ett e-postmeddelande, i en mobiltelefon, på en kamera eller på ett papper, har ingen betydelse. Det är innehållet som är det viktiga. Allmän handling Offentlig eller sekretessreglerad För att en handling ska vara allmän krävs att två kriterier är uppfyllda. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska handlingen vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Nämnder och styrelsers protokoll blir allmän handling först när beslut protokollet justerats. Innan dess är de arbetsmaterial. Alla handlingar som förvaras eller upprättas hos myndigheter är inte allmänna handlingar. Det viktigaste undantaget är sådana handlingar som är eget internt arbetsmaterial, t ex utkast, koncept eller minnesanteckningar i pågående

Varje medarbetare som tar emot eller upprättar en handling i tjänsten måste kunna avgöra om: Handlingen är allmän eller inte Handlingen är offentlig eller sekretessreglerad Det är också viktigt att

3 3 ärenden. Det kan också vara inbjudningar till kurser, samt post som är ställd till fackliga företrädare. En allmän handling är antingen offentlig och vem som helst kan då få ta del av den eller sekretessreglerad (hemlig) enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Öppning av post För att kunna leva upp till kravet på att ge god service till medborgarna måste kommunens förvaltningar ha fastställt väl fungerande rutiner för att ta emot handlingar som kommer in till myndigheten. Dessa kan komma på många olika sätt och det är viktigt att det finns rutiner som tar hänsyn till alla olika vägar in till kommunens verksamheter som brev, fax, samt e-post som kan komma dels till myndighetsbrevlådor, dels till enskilda handläggares tjänstebrevlådor. Inkommen post till myndigheten ska öppnas omgående. Detta innebär att det till exempel under semestertider eller annat uppehåll måste finnas rutiner för hur man löser postöppningen hos myndigheten. All post ska ankomststämplas, eller om det är kuvert som inte ska öppnas ska kuvertet stämplas. Personadresserad post En personadresserad, eller direktadresserad post är en försändelse där en persons namn står överst på ett brev med myndighetens adress. Ett sådant brev är allmänt om det rör myndighetens verksamhet.

Öppning av post För att kunna leva upp till kravet på att ge god service till medborgarna måste kommunens förvaltningar ha fastställt väl fungerande rutiner för att ta emot handlingar som kommer in

4 4 Det får dock inte öppnas av någon annan person utan särskilt medgivande från den som brevet är ställt till. Se till att upprätta ett skriftligt medgivande för öppnande av personadresserad post. En mall för ett sådant medgivande finns i kommunens gemensamma mallar. Om någon inte anser sig kunna ge sitt medgivande, betyder det att den personen själv tar ansvar för att posten öppnas dagligen samt ansvarar för att registreras. För handlingar som kommer via e-post gäller samma krav på öppning och bedömning som för vanlig post. Därför är det viktigt att e-posten vidarebefordras vid frånvaro. Registrering av handlingar diarieföring För att medborgarna ska kunna ta del av en kommuns, krävs det att kommunen har bra ordning på sina handlingar. En bra ordning är också en nödvändighet för att man inom myndigheten ska kunna följa ett ärende och lätt kunna återsöka information. Huvudregeln är att alla ska registreras. Detta gäller för såväl skola och omsorgsenheter som förvaltningar. Oftast använder man sig av ett diarium för att registrera handlingar. I ett diarium syns alla inkomna handlingar i en lista, där de får ett eget diarienummer. Det gör det lätt att hitta rätt handling. Det går även att registrera på annat sätt än i ett diarium, bara handlingarna är systematiskt ordnade och datumstämplade. Handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter måste ovillkorligen diarieföras/registreras. Vad behöver inte registreras? Handlingar som är av mindre vikt och som inte har någon större betydelse för verksamheten behöver inte registreras/diarieföras. Denna bedömning ska göras utifrån handlings betydelse hos myndigheten och avgörs från fall till fall. Exempel på sådana handlingar kan vara reklamerbjudanden, kursinbjudningar, meddelanden för kännedom, cirkulär, kopior av andra myndigheters yttranden med mera. Det vill säga, sådant som endast indirekt eller i mycket marginell omfattning berör myndigheten. Dessa handlingar behöver heller inte hållas systematiskt ordnande på något annat sätt. Ett ytterligare undantag från registreringsskyldigheten gäller sådana sekretesskyddade handlingar som undantas därför att de förekommer i stor mängd hos en myndighet. Inom kommunen gäller detta i huvudsak socialtjänstens personakter. När ska registreringen ske? Registreringen ska ge myndigheten kontroll över sina inkommande och utgående handlingar och registrering ska enligt lagen ske utan dröjsmål sedan

Om någon inte anser sig kunna ge sitt medgivande, betyder det att den personen själv tar ansvar för att posten öppnas dagligen samt ansvarar för att registreras.

5 5 de blivit. Detta innebär att man dagligen ska registrera handlingar. Tidpunkten för ankomstdatum är viktigt för ärendets fortsatta handläggning, till exempel för möjlighet att överklaga eller lämna anbud. Utlämnande av Efterfrågas som är offentliga ska handlingen skyndsamt lämnas ut. Den som efterfrågar en handling behöver inte uppge sitt namn eller redogöra för anledningen till varför denne är intresserad av en viss handling. I särskilda fall har myndigheten dock viss möjlighet till efterforskning av syftet om uppgifter behövs för att myndigheten ska kunna ta ställning till om dokumentet ska lämnas ut eller ej. Detta gäller exempelvis personuppgifter. Vem tar ställning? Inom varje myndighet ska det finnas en rutin och framgå i delegationsbestämmelser för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. För mer information För att få mer och fördjupad förståelse om bland annat offentlighetsprincipen, personuppgiftslagen, ärendeprocessen, nämndsadministration och arkivering finns ett antal kommunala styrdokument; Riktlinjer för nämndsadministration Arkivhandbok/arkivreglemente Allmänna riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL) Delegationsbestämmelse/ordning (nämndspecifik) Dokumenthanteringsplan (nämnd/enhetspecifik)

Utlämnande av Efterfrågas som är offentliga ska handlingen skyndsamt lämnas ut.

Relevanta dokument

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-