Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Transkript

1 Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information, broschyrer, skrifter etc. Ja och nej. Om nämnden ska ta del av materialet ska det diarieföras. Övrigt material ordnas systematiskt Original finns tillsammans med övriga handlingar i ärendet. KS diarium eller i 3 år 1 exemplar av varje tryck lämnas till arkivet Kopiorna gallras efter 1 år. Överexemplar gallras vid Avdelningen * Nämndssekreteraren Avdelningen * Till nämnden lämnas en kopia på delegationsbeslutet.

2 E- post Gäller e-post till både officiell brevlåda som personalens e-brevlådor Fax Levereras via e-posten Förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden av tillfällig karaktär Ja och nej Innehåller e-posten information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras på ärendet. E-post som inte diarieförs sparas i särskild mapp i e- postsystemet. Ja och nej Innehåller fax information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras KS diarium E-postbrevlåda KS diarium Övriga fax ordnas systematiskt Diarieförda handlingar levereras till arkivet efter 3 år. /gallras E- post som inte diarieförs kan gallras efter 2 år. 3 år /gallras Fax som inte diarieförs gallras 2 år efter ankomstdatum Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Gallring i förvaltningens brevlåda genomförs av kommunassistent i receptionen. Personalen rensar sina e-brevlådor. Gallring av förvaltningens brevlåda genomförs av kommunassistent i receptionen. Avdelningen * Hemsidan Inkomna cirkulär eller meddelanden av kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Avdelningen * Korrespondens av betydelse Ja KS diarium 3 år Regler för e- post finns på kommunens intranät, under fliken Dokumenthantering

3 Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Statistik (egen producerad) Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Avdelningen * Ekonomi Fakturakopior Nej Raindance Nej Gallras efter 2 år Avdelningen * Original förvaras vid ekonomiavd. Underlag till betalning Nej Ordnas systematisk Nej Kopior gallras efter 2 år Avdelningen * Upphandling Ja KS diarium Efter 3 år / Gallras Kommunarkivarien Författningssamling Arbetsordning, Kommunfullmäktige Original förvaras vid ekonomiavd. Se doku.plan Upphandling, finns på Insidan Ja KS diarium 3 år Fastställs en gång per mandatperiod Delegationsförteckning Ja KS diarium 3 år Uppdateras årligen Reglementen Ja KS diarium 3 år Fastställs en gång per mandatperiod Riktlinjer och policy Ja KS diarium 3 år Fastställs en gång per mandatperiod Rutiner Ja KS diarium 3 år Taxor och avgifter Ja KS diarium 3 år

4 Projekt Uppdragshandlingar (direktiv och målbeskrivning) Möten (protokoll, minnesanteckningar, korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut, övrig korrespondens etc.) Resultat (slutrapport och utvärdering) I akten i diariet förvaras annons, meddelande om vem som fick tjänsten, samt förteckning över sökanden. Ja KS diarium När projektet är avslutat Ja KS diarium När projektet är avslutat Ja KS diarium När projektet är avslutat Ansökningshandlingar från sökanden som inte fick tjänsten gallras efter 2 år. Systemförvaltare för Offentliga jobb Personal APT- protokoll Nej Ordnas systematiskt 3 år Personalhandlingar Nej Personnummer i personakt Vid tjänstens slut Förvaras på Personalavd. Personalärenden Ja Personalavd. diarium Vid tjänstens slut Förvaras på Personalavd. Tillsättning av tjänst Ja KS diarium 3 år /gallras Kommunarkivarien Ansökningshandlingar för sökande som fick tjänsten lämnas till personalavd. * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer själva ansvarar för gallring av handlingar. 2 (13)

5 Övriga handlingar rörande projektet Ja KS diarium När projektet är avslutat (marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, egenproducerat material, publikationer, foton etc.) Verksamheten Arkivverksamheten Arkivbeskrivning Ja KS diarium Finns på intranätet Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt Hos arien och arkivet Arkivreglemente Ja KS diarium 3 år Fastställs en gång per mandatperiod. Kommunarkivarien reviderar. 1 ex. i arkivet 3 år Finns på intranätet

6 Dokumenthanteringsplan Ja KS diarium På Insidan finns aktuell plan Gallringsbeslut Ja KS diarium 3 år Diarium Diarieförda handlingar Ja KS diarium Original förvaras i diariet. Kopior lämnas till handläggare. Diarieplan Ja Diarieplanen finns på Insidan. Original förvaras i KS diarium. Diarieförda handlingar levereras till arkivet efter 3 år /gallras 3år Hänvisningar i tid när handlingar kan gallras, se under specifik handling. Original efter 3 år Fastställs en gång per mandatperiod. Kommunarkivarien uppdaterar planen vid ändringar eller omorganiseringar. Kommunarkivarien Diarium (Ärende, system) Nej Kansliavd. ansvarar för systemet. Ärendelistor (utdrag från diariet) Nej Skrivs ut årsvis Varje årsskifte

7 Flyktingsamordning Avtal Ja KS diarium 3 år Beställningar av utbildningar Gallras efter 2 år Besiktningsprotokoll Gallras 2 år efter kontraktstidens utgång Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av flyktingbostäder Gallras 2 år efter att kontraktstidens utgång Introduktionsplan Inventarieförteckning för uthyrda bostäder Gallras vid Kopior av hyreskontrakt Gallras vid Praktikplatsformulär Register över flyktingar Statsbidragsansökningar Ja KS diarium Gallras 10 år Underlag till statsbidragsansökningar Uppsägning av bostadskontrakt Utbetalningslistor över statsbidrag Gallras 2 år Gallras 2 år Gallras 10 år Folkhälsa Folkhälsoplan Ja KS diarium 3 år Informationsbroschyrer Se egenproducerat material under Information Kommunprofil Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Revideras löpande

8 Verksamhetsberättelse Ja KS diarium 3 år Verksamhetsplan Ja KS diarium 3 år Färdtjänst Ansökningar Ja Webbsolen Beslut Ja Webbsolen Webbsolen (system) Systemansvar har Västtrafik Föreningsverksamhet Ansökningar om Nej Ordnas systematiskt 6 år föreningsbidrag inkl. bilagor Bidragsregler för föreningar Ja KS diarium 3 år Bidragsregister Nej Ordnas systematiskt 6 år Investeringsbidrag inkl. bilagor Sammanställningar över bidragsansökningar Ja Beslut finns i KS diarium. Ansökningar förvaras i systematisk ordning hos handläggaren. Beslut lämnas till arkivet efter 3 år. Ansökningar efter 6 år Nej Ordnas systematiskt 6 år * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer själva ansvarar för gallring av handlingar. 2 (13)

9 IT Elektroniska spår på Internet Nej Gallras vid Granskningsloggar (Ex. databasfrågor, anropens ursprung/plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden Systemdokumentation Nej Ordnas systematiskt Vid avställning av system Kultur och fritid Arrangemang i verksamheten (affischer, broschyrer, informationsmaterial, program etc.) Avdelningen Gallras efter 10 år Gäller loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information och som kan behövas i revisioner, ansvars- och disciplinärenden m.m. Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Arrangörskontrakt Nej Ordnas systematiskt 1 år Gallras 10 år efter kontraktet upphört att gälla Kommunarkivarien

10 Sammanställningar av statistik och rapporter Underlag för statistik, besöksrapporter Uthyrning av lokaler (tillfällig uthyrning) Verifikationer i samband med artistersättning Nämndadministration/ möten Förteckningar över förtroendemän Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden Kallelser, föredragningslistor, dagordningar etc. till sammanträden Nej Ordnas systematiskt 1 år Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Nej Förvaras vid Ekonomiavd. Kopior gallras efter 2 år Avdelningen Nej Ordnas systematiskt Vid mandatperiodens slut Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras efter 2 år Avdelningen * Avser underlag för registrering och arvodesbetalning. Uppgifterna finns i lönelistor som förvaras vid Personalavd. Nej Ordnas systematiskt Nej Kan gallras efter 2 år Avdelningen * Används dagordning som register, bevaras de tillsammans med protokoll

11 Protokoll, politiska beslut - kommunfullmäktige - kommunstyrelsen - kommunstyrelsens arbetsutskott - övriga utskott och råd Protokoll, anteckningar från politiska arbetsgrupper, referensgrupper, medborgargrupper etc. Protokoll från samverkansgrupper - förvaltningen (FSG) - verksamhetsområde (LSG) - medbestämmandelagen (MBL) - central samverkansgrupp (CSG) Protokoll/ minnesanteckningar i verksamheten - förvaltningsledningen - verksamhetsmöten (interna) - organ som förvaltningen har sekreteraransvar för - samordnande- och förvaltningsövergripande uppgifter Nej Ordnas systematiskt Original lämnas för arkivering vid årsskiftet Nej Ordnas systematiskt 1 ex. lämnas till arkivet Nej Ordnas systematiskt 1 ex. lämnas till arkivet Nej Ordnas systematiskt 1 ex. lämnas till arkivet Ex. på utskott och råd; folkhälsoråd, handikappråd, ungdomsråd. Protokoll som hör till ett ärende/projekt ska diarieföras

12 Säkerhetssamordning Informationsplan m. bilagor Ja KS diarium 3 år Handlingsplan för skydd mot Ja KS diarium 3 år olyckor Krisplan Ja KS diarium 3 år Risk- och sårbarhetsanalys Ja KS diarium 3 år Lotteritillstånd Ansökningar Nej Ordnas systematiskt 6 år Finns hos handläggaren Beslut Nej Ordnas systematiskt 6 år Finns hos handläggaren Redovisning Nej Ordnas systematiskt 6 år Finns hos handläggaren PuL- administration Registerutdrag, begäran om Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Registerförteckningar Nej Ordnas systematiskt Vid uppdateringar Samtyckesblanketter Nej Ordnas systematiskt 5 år Gallras 2 år efter att personuppgiftsbehandling hos förvaltningen har upphört Samtycke till utlägg på webbplats Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 2 år efter att Publicering har upphört Övriga handlingar Bostadsanpassningar Ja KS diarium 1 år efter att ärendet har avslutats Kommunarkivarien Avdelningen Handläggs av Byggnads- och miljö- * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer själva ansvarar för gallring av handlingar. 2 (13)

13 förvaltningen * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer själva ansvarar för gallring av handlingar. 3 (13)