Anteckningar från arkivträff den 10 september

Transkript

1 Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed, Växjö kommun Olivia Simson, Karlskrona kommun Ann-Helene Jarny, Karlskrona kommun Annie Olandersson, Sydarkivera Magdalena Nordin, Sydarkivera Elin Jonsson, Sydarkivera Med under träffen var också Börje Dovstad, ordförande i förbundsfullmäktige, som var på besök hos Sydarkivera, och Mats Porsklev, Sydarkiveras förbundschef. Deltagare i arkivnätverket från Tingsryd, Markaryd, Alvesta och Region Blekinge hade inte möjlighet att delta på träffen. 2 Laget runt 2.1 Karlskrona Karlskrona kommun har bytt diariesystem/ärendehanteringssystem. Registratorerna och handläggarna kommer att gå utbildningar under hösten. Det finns beslut om att bygga om och bygga till arkivlokaler. Byggtiden är 2-3 månader och till sommaren är det dags att strukturera om arkivet. Ann-Helene utbildar sig till arkivarie, 50 % Härnösand. 2.2 Lessebo I Lessebo är det en delad anställning för arkivet och receptionen. Ingrid som tidigare hade hand om arkivet och som nu är pensionerad har kallats in för att rensa och gallra i socialförvaltningens handlingar. 2.3 Ljungby Framförallt pågår arbete med dokumenthanteringsplaner och arkivering. Kommunen planerar att byta webbplats och har fått svar från Sydarkivera på frågor om hur man kan ta hand om den gamla webbplatsen. Det har också varit ett besök i Ljungby för att komplettera underlag till leveransutredningen av Logica VO/LSS. 2.4 Ronneby Kommunarkivet har flyttat till nya arkivlokaler på Bräkne Hoby. Det finns plats i kommunarkivets nya arkivlokal för 4000 hyllmeter. Övriga lokaler delas av SVAR (Svensk Arkivinformation som sysslar med digitalisering och tillgängliggörande av arkivhandlingar), Blekingearkivet och kommunarkivet som delar lokaler. En inbjudan har skickats ut till den 16 september då det är invigning. Det pågår en diskussion med socialförvaltningen när det gäller hantering av ärenden och handlingar rörande ekonomiskt bistånd.

2 2.5 Växjö Hos Växjö kommun förvaras sociala akter i mellanarkiv i fem år. Kerstin berättar att det tog många år innan hanteringen fungerade. Omorganisationer hos skolorna gör det svårt med kontinuiteten när det gäller arkivansvariga och arkivombud. Växjö kommunarkiv delar lokaler med Kulturparken Småland. Den 3 oktober är det öppet hus på Kulturarvscentrum med utställningar och föredrag om barn. En aktuell fråga är hantering av skolhälsojournalerna, som innebär en omfattande hantering av beställningar från skolor och enskilda. 2.6 Älmhult Arkiv med handlingar på papper har överlämnats från utbildningsförvaltningen. Det rör sig om handlingar från skolan, bland annat betyg. Kommunarkivet har även fått ta emot tidningar från Smålänningen och ritningar från ett byggföretag. Man söker medel för att hantera arkiven. 3 Arkivreglemente Magdalena informerade om att Sydarkiveras arkivreglemente kommer att tas upp som ett ärende på styrelsemöte den 18 september. Ett utkast till mall för förbundsmedlemmarnas arkivreglementen kommer också att presenteras. Arkivreglementet bör tas upp så snart som möjligt hos förbundsmedlemmarna, helst före årsskiftet. Mats kommer att kontakta kanslichef/motsvarande för information om arbetet och hur mallen är tänkt att anpassas för den egna kommunen. Deltagarna på arkivträffen gick igenom utkastet till mall för arkivreglemente. Förslag på bättre struktur och tydligare formuleringar arbetades fram gemensamt. Ett utkast efter revideringar delas med deltagarna efter mötet. 4 Leveransprojekt Sydarkivera arbetar med att utreda leveranser från gamla journalsystem. Pilotprojekt kommer troligen bli Logica (WM-data) VO/LSS, Journal 3 och Sofia IFO. Den första rapporten från leveransutredning som publiceras kommer att bli Logica VO/LSS. I samband med pilotprojekten kommer Sydarkivera också att titta på rutiner och riktlinjer för hantering av pappersakter. I samband med detta kan vi erbjuda utbildning när det gäller hantering av akter. Magdalena har på förfrågan bokat in tillfälle för utbildning hos Alvesta kommun. Förutom akter och journaler om levererats in till centralarkiven är det vanligt att det finns mycket kvar ute på enheterna. Den idé vi arbetar med utgångspunkt från i dagsläget är att digitala journaler bevaras digitalt och pappersjournaler på papper (i ursprungligt skick) och att Sydarkivera och förbundsmedlemmarna samarbetar i samband med beställningar. Som underlag till de pågående leveransutredningarna diskuterades vanliga frågor till kommunarkiven när det gäller akter och journaler. Sociala materialet (SoL): De större kommunarkiven får i genomsnitt någon fråga i veckan. De flesta frågorna är från enskilda personer och gäller placeringar, föräldrar med mera. Det är generellt sett fler som vet om att de kan komma och fråga. De som efterfrågar handlingar har ofta varit placerade på många olika ställen (privata vårdhem, landsting, kommun). Det förekommer också att behandlingsjournaler från HVB-hem efterfrågas.

3 Förfrågningar från ersättningsnämnden kommer alltjämt ungefär varannan vecka. Ansökningarna som kommit in kommer till ersättningsnämnden att fortsätta handlägga under de närmaste åren. Handlingar efterfrågas för forskning inom till exempel socialt arbete/socialvetenskap (fosterhem, missbruksvård är exempel) och nordiska språk (språket i sociala akter). I det senare fallet användes maskinell bearbetning för analys av språket. Texterna från pappersdokumenten behöver då först transkriberas eller skannas/texttolkas. Det finns anledning att anta att den typen av användning kan öka, och om data finns åtkomlig i maskinläsbar form kan informationen bli mer intressant för forskningen. Materialet har också upptäckts av släktforskare som bland annat efterfrågar handlingar som dokumenterar faderskap. Hälso- och sjukvården: Enstaka frågor från enskilda personer. Elevhälsovårdsjournaler: Förfrågningar om vaccinationer, försäkringsärenden, längd- och viktkurvor är en av de vanligaste frågorna till kommunarkiven. Det finns också ett allmänt insynsintresse av att kunna ta del av sin egen elevhälsovårdsjournal. Handlingar efterfrågas för medicinsk forskning, bland annat omfattande studier av tvillingar. Journaler begärs också ut i samband med polisens utredning och av rättspsykiatrin. Det finns exempel på att en kommun varit anklagad för att förfalska journaler, och med anledning av detta har pappersjournal analyserats av kriminaltekniskt laboratorium. Det kan finnas anledning att titta på krav på att bevisa informationens integritet när det gäller digitala journaler. Till exempel när det gäller hantering av loggar och checksummor samt hantering av uttag och transport. Det finns synpunkter från forskare att de digitala journalerna är svåra att läsa. Visningsformat för elektroniska journaler och akter bör stämmas av med fokusgrupp av forskare inom området. 5 Dokumenthantering 5.1 Klassificeringsschema I samband med att Karlskrona kommun byter ärendehanteringssystem och beslutat att införa klassificeringsschemat som pilotkommun så har arbetet med att revidera det första utkastet intensifierats. Även Karlshamn arbetar med att införa klassificeringsschemat. Det har tidigare införts hos Olofströms kommun. Klassificeringsschemat har varit utskickat på remiss i två omgångar under projektet e-arkiv. Tanken är att en första version av klassificeringsschemat ska fastställas efter testerna. Varje kommun väljer själv om och när man vill införa klassificeringsschemat som kan användas som diarieplan istället för kommunförbundets gamla. 5.2 Generell mall för dokumenthanteringsplan Magdalena arbetar med att sammanställa utkast till mall för dokumenthanteringsplaner. Det är ett mellanting mellan traditionella dokumenthanteringsplaner och processbaserade dokumenthanteringsplaner. I mallen listas identifierade handlingstyper under olika verksamhetsområden/funktioner/processer. Utkastet är framtaget tillsammans med Skåne, ITSAM, Kalmar län, Östergötland, Jönköping med flera. Underlag skulle lämnas in senast sista augusti. Den 16 oktober planeras ett gemensamt möte i Hässleholm för att gå igenom utkastet tillsammans.

4 Mallen är tänkt att användas för att underlätta arbetet med att ta fram nya dokumenthanteringsplaner. Det är inget krav att följa mallen om man idag har en bra dokumenthanteringsplan som fungerar i verksamheten. Varje nämnd och bolag antar sin dokumenthanteringsplan och gemensamma kommunövergripande dokumenthanteringsplaner kan antas av till exempel kommunstyrelsen, beroende på bestämmelserna i arkivreglementet. Sydarkivera hjälper till att titta på dokumenthanteringsplaner som kommunerna håller på att ta fram. På gång är bland annat en ny dokumenthanteringsplan i Lessebo när det gäller skolorna. 5.3 Gemensam gallringsplan liten och kortvarig betydelse Under våren och hösten har ett antal webbworkshopar genomförts för att samla in underlag till en mall för gallringsplan när det gäller information som har liten och kortvarig betydelse för kommunernas verksamheter. Karlskrona och Växjö har skickat deltagare till workshoparna, övriga förbundsmedlemmar har informerats i samband med kommunbesöken men föredrog att lämna synpunkter efter första sammanställningen. Vid workshoparna deltog även referenspersoner från Örebro, Falkenberg, Åre med flera. I gallringsplanen finns också förslag till beslut om gallring när det gäller spår av olika slag som uppkommer i samband med dator- och internetanvändning. När ett utkast har sammanställts kommer det att skickas ut för synpunkter. 6 Aktuella frågor hos kommunarkiven 6.1 Filformat Fråga ställdes om lämpliga filformat när det gäller arkivering av e-post när kommunen använder dokument- och ärendehanteringssystem. Det finns tre alternativ för att hantera e-postmeddelanden: e-postsystemets format (till exempel Outlook msg-filer), att separera textmeddelandet (.txt) och bifogade bilder och dokument (ursprungligt format) alternativt att skapa pdf-fil med layout och bilder tillsammans med bifogade filer. Olika system kan ha olika stöd för hantering av e-postmeddelanden. Sydarkivera har ännu inte fastslagit några riktlinjer. Då frågan är aktuell och Sydarkivera också kommer att få ta emot leveranser av befintliga filsamlingar så tittar Elin och Magdalena vidare på möjlighet att ordna en workshop i mars Det är bra om konkreta frågor och exempel kan skickas in från kommunerna! 6.2 Elevhälsovårdsjournaler Elevhälsovårdsjournaler distribueras mellan skolor i original eller kopia efter medgivanden. Alla har olika rutiner. Det är också en övergångsfas där vissa journaler, eller delar av journaler, är på papper och vissa delar av journaler är digitala. Det förekommer att flera huvudmän delar på samma system, vilket innebär oklarheter när journaler ska överlämnas till kommunarkiven i samband med att eleverna slutar på skola i kommunen. Konsekvensen blir att halva akter finns på papper i kommunarkivet och halva journaler digitalt i det gemensamma systemet. Varje nämnd äger informationen även om journalerna skrivs i ett journalsystem som förvaltas av en annan organisation. Det innebär att nämnden ansvarar för utlämnande av handlingar oavsett var de förvaras fram till att handlingarna överlämnas till kommunarkiv. Förslag från gruppen är att vi nästa arkivträff diskutera gemensamma riktlinjer för elevhälsojournaler och elevakter.

5 6.3 Betyg från privata skolor Det finns bestämmelser i lag om att slutbetyg från privata skolor ska levereras till kommunarkiven. Det varierar hur detta fungerar. Gemensamma riktlinjer även för att hantera detta praktiskt kan vara till nytta. Förslag är att ta upp detta ämne vid en av arkivträffarna till våren. 6.4 Socialtjänsten och diarieföring Det har kommit en hel del frågor om hantering av personakter och övriga ärenden när det gäller socialt och ekonomiskt stöd (socialtjänsten). De handlingar som inte förs till personakt ska registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen. Undantagen preciseras i Offentlighets- och sekretessförordningen. Om det är sekretessuppgifter så ska handlingar registreras/diarieföras. Det är bara offentliga handlingar som kan hållas ordnade på andra sätt. Det finns frågetecken i vilken utsträckning verksamhetssystemen stödjer diarieföring när det gäller ärenden som inte hör till personakterna Karlskrona kommun håller på att ta fram rutinter för att hantera orosanmälningar, och kontaktar bland annat andra kommuner för att undersöka hur de gör. Tanken är att diarieföra orosanmälningar (anmälan och beslut) för att säkerställa att alla hanteras och att det går att söka. Generellt sätt så upplever gruppen att det behövs information och utbildning om diarieföring. Bland annat att original i diariet. Det förekommer bland annat att original skickas ut och att kopior läggs till diariet. 7 Planerade aktiviteter Informationskartläggning när det gäller vård- och omsorg samt socialt- och ekonomiskt stöd (socialtjänst) uppstartsmöte 23 september. Informationsträff för räddningstjänsten 13 oktober. Informationsträff för registratorer Hälsa och socialt stöd 27 oktober. Informationsträff för kontaktpersoner 10 november Mats bjuden in till första träffen. Informationsträff för överförmyndare 27 november. Informationsträff för registratorer 3 december. Nästa informationsträff som planeras är bygg och miljö (i början av nästa år) Flera kommuner i Kronoberg kommer att byta ekonomisystem efter samordnad upphandling. Elin och Magdalena har pratat med projektledare i Växjö och erbjudit utbildning om processen att hantera leveranser till arkivsystem. 8 Övrigt Arkivens dag den 14 november: Elin är med i Växjö och Magdalena i Bräkne Hoby om det är någon av besökarna som vill veta mer om Sydarkivera. 9 Nästa träff Nästa arkivträff är den 19 november. Sydarkivera kontaktar Tingsryd, Alvesta och Region Blekinge. Mats ber arkivarierna ta med sig frågan hem om att utse en registrator från varje kommun som kan delta på de allmänna registratorsträffarna. Nästa träff för registratorerna blir den 3 december. Antecknat av Elin Jonsson (Reviderad efter synpunkter från deltagare)