Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Transkript

1 Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator 6 dagar med träffar i Stockholm september, oktober, november, 14 oktober - en extra dag för landsting och kommun Vad ska jag göra när journalisterna kommer, nu när chefen inte är här? Vem bestämmer om e-posten ska diarieföras? Måste vi ha diarie-/dossiéplan? - Vad är den bra för? Vem ska ordna upp rutinerna som inte funkar sedan vi tog det nya ärendehanteringssystemet i drift? Är det här frågor som du känner igen - då är den här utbildningen något för dig! Kursledare: Annelie Montén och Sirpa Rundström

2 Innehåll och syfte Utbildningen är ett första steg i riktning mot en ny registratorsroll med mer ansvar för hela dokumenthanteringen och en inriktning på att informera, instruera och att följa upp. Syftet med utbildningen är att bredda och fördjupa kunskaperna för dig som är registrator så att du ser hur viktig din funktion är i ett större sammanhang - på myndigheten och i samhället just nu och för eftervärlden. Några exempel på moment som ingår offentlig förvaltning offentlighetslagstiftning sekretessfrågor hur ett ökat utnyttjande av informationsteknologin påverkar förvaltningens arbete vad beträffar organisation, arbetssätt, arkivering, lagliga krav etc. utvecklande av administrativa rutiner metoder för ärenderegistrering arkivering och en extra dag nämndadministration för de som så önskar från kommuner och landsting. Upplägg Jag lärde mig jättemycket och hade väldigt trevligt under tiden gärna fler dagar med paus emellan man kommer på nya frågor när man kommer hem En vanlig kommentar i kursutvärderingar. Därför är utbildningen uppdelad i tre delar med hemuppgifter att arbeta med mellan träffarna. Utbildningen består av 6+1 kursdagar med föreläsningar, övningar och diskussioner. Vi träffas tre gånger. Två dagar varje gång (sista gången kan deltagare från kommuner och landsting välja till en dag som knyter ihop ärenderegistrering med nämnds- och protokollsarbete). Målgrupp Utbildningen vänder sig i första hand till dig som arbetar som registrator i offentlig sektor, men också till dig som har ett övergripande ansvar för myndighetens dokumenthanteringsrutiner. Kursledare Sirpa Rundström och Annelie Montén, båda med många års erfarenhet av att utbilda registratorer - Sirpa inom kommuner och landsting och Annelie inom staten. Båda arbetar som konsulter inom arkiv- och dokumenthanteringsområdet. Kan registratorer från stat, kommun och landsting lära något av varandra? Det tycker vi Sirpa och Annelie. De generella frågorna och problemen är desamma. Lagstiftningen är densamma, grundprinciperna är desamma. Hur man löser tillämpningen av lagstiftningen varierar från myndighet till myndighet. I utbildningen drar ni nytta av varandras erfarenheter från skilda världar när ni diskuterar generella och principiella frågor och vidgar era kunskaper om yrket och samhället i stort. När det behövs delar ni på er sektorsvis och arbetar i grupp.

3 Program Utveckla registratorsrollen Hemuppgift - Inläsning av litteratur samt förberedelseuppgift inför första avsnittet. Dag 1 Introduktion och presentation. Viktiga lagar gemensamma för hela den offentliga verksamheten. Förvaltningslag Tryckfrihetsförordning Sekretesslag Arkivlag Andra regler och föreskrifter Tryckfrihetsförordningen - allmänna handlingar - offentlighet. Genomgång av TF 2 kap, vad är en allmän handling, vad gäller vid utlämnande? Genomgång om e-post och problemen med elektroniska dokument, databaser etc. En övning för att bedöma vad som är allmän handling i olika situationer och för att bli hemmastadd i lagtexten. Dag 2 Ärenderegistrering Vi går igenom lagens krav och resonerar om våra egna behov Vilka registreringsmetoder passar för vilka typer av handlingar/ärenden? Dokumenthanteringsplanen ett komplement till ärenderegistreringen Hur ska en diarie-/dossiéplan se ut och användas? Olika metoder att registrera och förvara handlingar? Hur kan ADB-stödet utnyttjas? Vad ska man tänka på vid ADB-stöd? Resonemang kring central - decentraliserad registrering En övning för att exemplifiera tidigare resonemang. Hemuppgift. Du får en checklista med vilkens hjälp du ska ta reda på vilka Ärenderegistreringsmetoder som används hos er. Hur diarieplanen används. Vad skulle kunna förändras till det bättre? Från nätet får du hämta ett häfte om offentlighet och sekretess som du ska läsa till nästa gång.

4 Du ska själv se till att du har en komplett sekretesslag med till nästa gång hämtas hem på valfritt sätt ( du får tips i litteraturlistan ) Dag 3 Offentlighet och sekretess Översiktlig genomgång av sekretesslagen. Hur är lagen uppbyggd? Hur använder man lagen? Vilka sekretessområden berör dig? Övning för att prova tillämpningen av sekretesslagen. Dag 4 Svåra ärenden vi fördjupar oss Upphandlingsärenden Hemliga handlingar Projekt/arbetsgrupper Mastodontärenden t.ex. bidrag, stöd, budget - avgränsning Diariet på nätet och personuppgiftslagen Genomgång av hemuppgiften. Hemuppgift Ge konkreta förslag och gör en handlingsplan för rutiner som kan eller ska förändras hos er. Från idé till genomförande. Dag 5 Arkivlagen i praktiken Vi går igenom lagen och diskuterar hur man praktiskt går till väga för att uppfylla lagens krav. Vi går igenom Dokumenthanteringsplanen Arkivbeskrivningen Arkivförteckningen Vikten av rensning och gallring Krav på skrivmateriel och förvaringsmedel/-lokaler. Ett roligt studiebesök med efterföljande buffé (kvällsaktivitet) Dag 6 Redovisning av hemuppgiften Funderingar kring registratorns roll i framtiden och frågelåda

5 Tillvalsdag för kommun och landsting Nämnds- och protokollsarbete ur registratorns synvinkel Genomgång av de olika faserna i nämnds- och protokollsarbetet med tonvikt på för- och efterarbetet. Hur kan man förenkla rutinerna med datorstöd? Vi diskuterar kallelseförfarande, kostnader, stopptider etc. Praktiska anvisningar Tid: september, oktober, november, extra dag för kommun och landsting 14 oktober Kursdagarna pågår kl Plats: centralt i Stockholm Anmälan: senast fredagen 1 augusti Antalet platser är begränsat till 25 deltagare. Anmäl dig på bifogad blankett antingen per e-post till s.rundstrom@jurark.se eller per post till Jurark AB, Radiovägen 3, Tyresö. Vi bekräftar din anmälan senast inom en vecka. Om du inte fått någon bekräftelse ber vi dig att höra av dig. Återbud: Du får betala 50 % av kursavgiften cm du lämnar återbud senare än 4 veckor före kursstart. Du får gärna skicka någon annan ditt ställe. Om du inte lämnar återbud och bara uteblir debiteras full kostnad. Kostnad: Kursavgiften är kr + moms. I kursavgiften ingår kurskostnad, kaffe, lunch och dokumentation, studiebesök och buffé. Kursavgiften faktureras i samband med kallelse när anmälningstiden gått ut. Kostnaden för extradagen är kr + moms. Logi: Du får boka övernattning själv. Du kan ta kontakt med Hotellcentralen som kan föreslå olika alternativ i olika prisklasser. Föreläsare: Annelie Montén, SIPU Arkivkonsult AB, Sirpa Rundström, Jurark AB Kursintyg: Efter genomförd utbildning får du ett kursintyg. Upplysningar och kursansvariga: Om du har några frågor kring innehåll, upplägg eller mer praktiska frågor kan du vända dig till Annelie Montén, , annelie.monten@tiok.nu eller Sirpa Rundström , s.rundstrom@jurark.se. Det är också vi som ansvarar för utbildningen

6 Anmälan Utveckla registratorsrollen Stockholm september oktober november 14 oktober extra dag för landsting och kommun Önskar deltaga den 14 oktober på Nämnds- och protokollsarbete ur registratorns synvinkel Kursdeltagarens namn:... E-post:... Adress:... Postadress:... Tfn.... Kursdeltagarens namn:.... E-post:... Adress: Postadress:...Tfn.... Anmälan skickas till eller Jurark AB, Radiovägen 3, Tyresö Sista dag för anmälan 1 augusti 2004