1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

Transkript

1 1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 2014.TS0347 Beställare: Jessica Dahl, biträdande samhällsbyggnadschef/planeringschef Projektledare (1): Bengt-Olof Johnsson Delprojektledare (2): Lise Svensson Version: 1.0e Skriven av: Stefan Björn; Marie Leandersson Godkänd av: Marie Leandersson (systemägare); Projektwebbplats: G:\SB\Projekt enligt projektmodellen\edp Vision Dokumentnamn: EDP Vision Ändrat :

2 Vision 2(8) Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Beställare Mål Effektmål Projektmål Avgränsningar Utgångspunkter Intressenter Beroenden Tidsplan Resurser Organisation Finansiering Kvalitetssäkring Övertagande och acceptans Acceptanskriterier... 8

3 Vision 3(8) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 1.0e Godkänt av Samhällsbyggnadschefen Marie Leandersson Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Informationssäkerhetspolicy KF Informationssäkerhetsinstruktion Chefsgruppen Investeringsbudget TSN Verksamhetsplan 2014 TSN TS Avtal med EDP FC enl. delegation Förslag till projektdirektiv för Processtyrd dokumenthantering KSF Ärende Tilläggsbudget 2014 TSN

4 Vision 4(8) 1 Inledning 1.1 Bakgrund EDP Vision Miljö och Bygg Samhällsbyggnads nuvarande verksamhetssystem EDP MiljöReda/ByggReda har av leverantören vidareutvecklats till EDP Vision Miljö och Bygg. Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden tog , 13 beslut om investeringsmedel för projekt EDP Vision (ärendesystem). Leveransen = projektet är försenat ett år. EDP Vision Miljö och Bygg är ett komplett verksamhetssystem med tillsynsregister, ärende- och dokumenthantering. EDP Vision Miljö är utvecklat för registrering av tillsynsobjekt, ärenden och händelser. EDP Vision Bygg är utvecklat för registrering, debitering och hantering i enlighet med PBL. Innehåller även specifik funktion för bygg och planärenden, samt kompletteras även med en modul för alkoholärenden. För att säkerställa Personuppgiftslagen PUL och de sekretesskrav som föreligger, är säkerheten hög i EDP Vision Miljö och Bygg. Genom post- och registerbehörighet styrs rätt information till rätt person. Komplett nämnd- och möteshantering är integrerad i systemet. Standardrapporter som säkerställer ett enkelt uttag av nödvändiga rapporter. En komplett mall- och dokumenthantering. Systemet ger även möjlighet att skapa ett obegränsat antal egna register. Verksamhetsbaserad arkivredovisning ett nytt sätt att redovisa arkiv. Det traditionella sättet att redovisa arkiv utgår från det s.k. allmänna arkivschemat som togs i bruk 1903 och speglar dåtidens pappersbaserade informationshantering. Innan vår senaste förvaltnings- och nämndomorganisationen 2012, hade respektive nämnd sina egna varianter av arkivredovisningar. I dagsläget är det svårt att få en överblick vilken information som finns inom våra myndigheter och hur den hanteras. Det svårt att hitta och tolka informationen i arkiven. Därför föreslår förvaltningen nu att vi går över till Verksamhetsbaserad arkivredovisning kom Riksarkivets nya föreskrifter - verksamhetsbaserad arkivredovisning, som gäller för statliga myndigheter m.fl., och vilka innebar att senast den 31 december 2012 skulle de lämnat det gamla sättet att redovisa sitt arkiv och övergått till den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Den nya verksamhetsbaserade redovisningen innebär att alla allmänna handlingar som myndigheten arbetar med ska redovisas tillsammans med de processer som ger upphov till dem. Informationen knyts tydligt till myndighetens uppdrag och verksamhet. Eftersom det är samma styrande principer i hela livscykeln kan kommunen skapa sammanhängande lösningar för hela ärendehanteringen. Det gör det lättare att hantera, förvalta och söka handlingar och då de redovisas i sitt sammanhang kan även nutida och framtida forskare få bättre förutsättningar för att förstå handlingarna. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av verksamhetsområde och medium. Hur informationen ska redovisas beror på om den ska bevaras eller gallras. Handlingar som ska bevaras redovisas mer detaljerat än de som ska gallras. Vidare ska även redovisningen styra ärendehanteringen och arkiveringen så att handlingarna fysiskt hanteras och ordnas efter redovisningen.

5 Vision 5(8) I sin helhet ska redovisningen bestå av en arkivbeskrivning, en dokumenthanteringsplan och en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. Den i arkivreglementet föreskrivna arkivförteckningen förs centralt av Nybro kommunarkiv och omfattar all information som har överlämnats för slutarkivering. Huvudsyftet med förslaget/föreskrifterna är att underlätta återsökning och att styra hanteringen av handlingar, ex. genom systematisk gallring eller överföring till bevarande. 2 Beställare Beställargrupp är Samhällsbyggnads ledningsgrupp med utsedd tjänstemannabeställare biträdande samhällsbyggnadschefen. 3 Mål 3.1 Effektmål Ett effektivt verksamhetssystem med tillsynsregister, ärende- och dokumenthantering - som klarar förvaltningslagens krav och kommunens krav på en effektiv organisation. En effektiv, hållbar, legal och kostnadseffektiv dokument- och arkivhantering. En bättre samordnad dokumenthantering, som leder till bättre service för medborgarna, kunder, media med flera, - underlättar snabbare service och handläggning av de ärenden som inkommer. 3.2 Projektmål Projektet omfattar två delprojekt, EDP Vision samt Verksamhetsbaserad arkivredovisning/processtyrd dokumenthantering. EDP Vision - Analys och beslut enligt kommunens informationssäkerhetspolicy (ML) - Installation (teknisk) av EDP Vision (BOJ) - Byte och anpassning från Miljö/Byggreda till EDP Vision (BOJ) - Utbildning av minst två systemförvaltare för EDP Vision (BOJ) - Besluta om riktlinjer och rutiner för ärendehantering i EDP Vision (styrgrupp) - Utbildning av alla handläggare inklusive berörd personal vid kommunstyrelseförvaltningen i EDP Vision (BOJ) - Utbildning av alla handläggare i förvaltningens krav på ärendehantering (ML/JD) Verksamhetsbaserad arkivredovisning/processtyrd dokumenthantering (LS) - Medverkan i kommunstyrelseförvaltningens projekt Processtyrd dokumenthantering, bl.a. arbete med dokumenthanteringsplaner inklusive klassificering - Bevakning av E-arkivprojekt för Kronoberg/Blekinge/Kalmar län

6 Vision 6(8) - Varje myndighet (TS, MY; KS) ska beskriva sina verksamhetsområden och processer i arkivredovisningen i enlighet med Riksarkivets vägledning Verksamhetsbaserad arkivredovisning version Göra en processkartläggning av alla verksamheter (för att kunna beskriva myndigheternas verksamheter måste en processkartläggning göras och eftersom den är grunden för myndighetens klassificeringsstruktur som styr hela ärendehanteringen är det viktigt att den är genomarbetad). (LS, verksamhetschefer) - Arkivredovisningen ska innehålla: o Arkivbeskrivning ska fungera som en första ingång till myndighetens arkivbildning. Ett stöd för alla som vill få en bild av vilken verksamhet myndigheten har bedrivit, vem som ansvarar för arkivvården och sökingångar i arkivet. Är en skyldighet enligt arkivlagen, medför att man uppfyller dokumentationskraven i offentlighets- och sekretesslagen. o Arkivförteckning ska fungera som en inventarieförteckning över vilka handlingar som faktiskt finns i arkivet. Denna ska föras centralt av Nybro kommunarkiv för alla kommunala nämnder, bolag och stiftelser. I dokumenthanteringsplanen anges hur länge handlingarna sparas ute på myndigheterna, vilket medför att det inte finns behov av separata arkivförteckningar - ska inte finnas äldre arkivmaterial än det som är angivet i planen. (PT) o Dokumenthanteringsplan listar vilka allmänna handlingar som finns inom myndigheten. Denna ska följa klassificeringsstrukturens indelning uppdelat på handlingsslag och handlingstyper. I planen ska redovisas var/hur handlingarna förvaras, vilka gallringsbeslut som gäller, om de omfattas av sekretess och när handlingarna ska överlämnas till Nybro kommunarkiv. o Klassificeringsstruktur som utgörs av processkartan med myndighetens alla verksamheter och processbeskrivningar. Den styr hur handlingarna registreras och arkiveras. - Planlägga utbildningsaktiviteter för införandet och implementeringen av en verksamhetsbaserad arkivredovisning/processtyrd dokumenthantering 4 Avgränsningar Analys och beslut enligt kommunens informationssäkerhetspolicy ska innehålla: - Samråd med kommunens IT-chef (BOJ) - En risk- och sårbarhetsanalys av systemet, inkl. systemsäkerhetsplan (systemförvaltare) (BOJ) - Kontroll av om licensvillkor och avtal är uppfyllda (BOJ) - Dokumentation av systemet (EDP) - Upprätta dokumentet införande av ett nytt system (systemägaren/fc) = direktiv - Beslut om driftgodkännande (systemägaren/fc) i ett driftgodkännandedokument enligt Informationssäkerhetsinstruktion - Beslut om behörighetsregler (systemägaren/fc) - Beslut om vilken loggning som ska ske (systemägaren/fc) (se s 12 i Isi)

7 Vision 7(8) - Utse (minst) två systemförvaltare (ordinarie och ersättare) (systemägaren/fc) - Uppdragsbeskrivning till systemförvaltarna (styrgrupp) - Rutiner för drift och underhåll ska klargöras teknik (BOJ) - En plan för drift, underhåll och utveckling (systemförvaltare) handhavande - Teckna avtal med IT-avdelningen om teknikstöd (BOJ) Teknisk installation av EDP Vision ska ske enligt bilagorna Information till kund inför den tekniska installationen av EDP Vision samt Projekt- och aktivitetsplan för uppgradering av EDP MiljöReda och ByggReda till EDP Vision Miljö och Bygg. Byte och anpassning till EDP Vision ska innehålla: - Korrigering och uppdatering av befintliga register i Miljö/Byggreda kontroll av fastighetsbeteckningar och adresser, inkl. gamla/vilande objekt. (BOJ/SB/LW/FJ) - Korrigering av data i MR/BR för att möjliggöra överföring till EDP Vision (BOJ/SB/LW/FJ) - Införa/flytta ekonomikoppling till Agresso (EDP/ekonomi/GBN/KP) - Återinförande av GIS- och FIR-kopplingar (BOJ) - Modul för alkoholärenden konvertering från AlkT under 2015 (BOJ) - Införa ärendekoppling till Incit Xpand Beslutade rutiner för ärendehantering i EDP Vision ska innehålla: - Beslut om behörighetsnivåer - Beslut om vilka register som ska användas - Beslut om klassificering av dokument/handlingar - Genomgång och fastställande av stödregister (t ex åtgärder och rubriker) - Beslut om dokumentmallar (kräver grundmall först) 5 Utgångspunkter Samordning ska ske med projektet Processtyrd dokumenthantering samt E- arkivprojektet i Kronberg/Blekinge/Kalmar. Kommunens Informationssäkerhetspolicy ska följas. 6 Intressenter Personal Politiker Medborgare/kunder/verksamhetsutövare 7 Beroenden E-arkivprojektet i Kronberg/Blekinge/Kalmar med remissförslag ( ) till en gemensam klassificeringsstruktur, en ny diarieplan, för kommunal verksamhet.

8 Vision 8(8) 8 Tidplan Uppstartsmöte ; driftstart januari Detaljer, se bilaga Projekt- och aktivitetsplan för uppgradering av EDP MiljöReda och ByggReda till EDP Vision Miljö och Bygg. Projektplan BOJ (tidplan) 9 Resurser Se organisation samt tidplan nedan. 10 Organisation Beställare är Jessica Dahl. Projektledare är Bengt-Olof Johnsson. Projektstyrgrupp tillika projektarbetsgrupp: Jessica Dahl, bitr. samhällsbyggnadschef/planeringschef Bengt-Olof Johnsson, projektledare Lise-Lotte Wallin, miljöinspektör blivande systemförvaltare Frida Johansson, markförvaltare blivande systemförvaltare Stefan Björn, kommunekolog Lise Svensson, GIS-strateg Peter Mattsson, nämndsekreterare Interna referensgrupper är förvaltningens ledningsgrupper. 11 Finansiering Avsatt drift- och investeringsbudget för teknik- och samhällsbyggnadsnämnden 2013/ Kvalitetssäkring Projektet ska följa Nybro kommuns projektmodell. 13 Övertagande och acceptans Beställaren Acceptanskriterier Samtliga projektmål är uppfyllda.