Titel: VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning Projekt: VAR 2Verksamhetsbaserad arkivredovisning Dnr: TS

Transkript

1 Titel: VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning Projekt: VAR 2Verksamhetsbaserad arkivredovisning Dnr: TS Beställare: Samhällsbyggnad, Magnus Olsson, Administrativ chef Projektledare: Samhällsbyggnad, Lovina Nilsson, Administratör Version: 1.0 Skriven av: Magnus Olsson/Lovina Nilsson Datum: Godkänd av: Magnus Olsson Datum: Projektwebbplats: G:\SB\Projekt enligt projektmodellen\var 2

2 Projektdirektiv VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning 2(6) 1 Inledning Bakgrund Verksamhetens övergripande mål och strategier Beställare Mål Effektmål Projektmål Avgränsningar Utgångspunkter Intressenter Beroenden Påverkan Risker Tidsplan Resurser Organisation Kostnads- och nyttokalkyl Finansiering Kvalitetssäkring Övertagande och acceptans Acceptanskriterier Effekthemtagning Övriga direktiv... 9

3 Projektdirektiv VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning 3(6) Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Första utkast Magnus Olsson (MO) Andra utkast Lovina Nilsson (LN) Fastställt dokument Magnus Olsson Version Datum Benämning Beslutsinstans Projektdirektiv EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning, 2014.TS Projektplan delprojekt 2 EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Förslag till projektdirektiv för Processtyrd dokumenthantering Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Beställare, Jessica Dahl --- År 2012 genomfördes en sammanslagning av Tekniska förvaltningen, Samhällsbyggnadsförvaltningen samt fritidsdelen från före detta Kultur och fritidsförvaltningen. Sammanslagningen innebär att även arkiven måste slås samman och en redovisning av vilken information som finns och hur den ska hanteras måste tas fram för respektive nämnd. I sin helhet ska redovisningen bestå av en arkivbeskrivning, en dokumenthanteringsplan och en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. Under 2015 har ett projekt genomförts för implementering av ett ärendehanteringssystem, EDP Vision, i detta ingick som ett delprojekt verksamhetsbaserad arkivredovisning. Då implementeringen av EDP Vision är genomförd så har projektet avslutats och delprojektet verksamhetsbaserad arkivredovisning bryts nu ut och genomförs i ett eget projekt. Det traditionella sättet att redovisa arkiv utgår från det så kallade allmänna arkivschemat, som togs i bruk 1903, och speglar dåtidens pappersbaserade informationshantering. Innan vår senaste förvaltnings- och nämndomorganisationen 2012, hade respektive nämnd sina egna varianter av arkivredovisningar. I dagsläget är det svårt att få en överblick vilken information som finns inom våra myndigheter och hur den hanteras. Det svårt att hitta och tolka informationen i arkiven. Därför föreslår förvaltningen nu att vi går över till Verksamhetsbaserad arkivredovisning kom Riksarkivets nya föreskrifter - verksamhetsbaserad arkivredovisning, som gäller för statliga myndigheter m.fl., och vilka innebar att senast den 31 december 2012 skulle de lämnat det gamla sättet att redovisa sitt arkiv och övergått till den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Den nya verksamhetsbaserade redovisningen innebär att alla allmänna handlingar som myndigheten arbetar med ska redovisas tillsammans med de processer som ger upphov till dem. Informationen knyts tydligt till myndighetens uppdrag och verksamhet. Eftersom det är samma styrande principer i hela livscykeln kan kommunen skapa sammanhängande lösningar för hela ärendehanteringen. Det gör det lättare att hantera, förvalta och söka handlingar och då de redovisas i sitt sammanhang kan även nutida och framtida forskare få bättre förutsättningar för att förstå handlingarna. Den verksamhetsbaserade arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av verksamhetsområde och medium. Hur informationen ska

4 Projektdirektiv VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning 4(6) redovisas beror på om den ska bevaras eller gallras. Handlingar som ska bevaras redovisas mer detaljerat än de som ska gallras. Vidare ska även redovisningen styra ärendehanteringen och arkiveringen så att handlingarna fysiskt hanteras och ordnas efter redovisningen. I sin helhet ska redovisningen bestå av en arkivbeskrivning, en dokumenthanteringsplan och en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar. Den i arkivreglementet föreskrivna arkivförteckningen förs centralt av Nybro kommunarkiv och omfattar all information som har överlämnats för slutarkivering. Huvudsyftet med förslaget/föreskrifterna är att underlätta återsökning och att styra hanteringen av handlingar, ex. genom systematisk gallring eller överföring till bevarande. År 2011 slog kommunfullmäktige fast följande vision för Nybro kommun, som sträcker sig fram till 2030: Vision 2030 med sikte på Nybro kommun har invånare och är centrum i Glasriket mellan Kalmar och Växjö. Hela Nybro kommun kännetecknas av hållbarhet i alla avseenden ekologiskt, ekonomiskt, kulturellt och socialt. Kopplat till visionen finns följande fem beslutade fullmäktigemål: All vård, skola och omsorg ska vara god och kvalitetssäkrad Medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling Företagarna ska uppleva att Nybro är en attraktiv kommun att verka i Medborgarna ska uppleva att Nybro är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i Nybro kommun ska ha en god ekonomisk styrning Projektet kan kopplas till två av dessa mål, att medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling och att Nybro kommun ska ha en god ekonomisk styrning. Med arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar blir det lätt att tillgodose medborgarnas rätt till insyn i den kommunala verksamheten, och därmed ges medborgarna bättre möjlighet att påverka kommunens utveckling. Processbeskrivningar av verksamheternas olika delar skapar också möjligheter för en bättre ekonomisk styrning. Samhällsbyggnad, Magnus Olsson, Administrativ chef. En effektiv, hållbar, legal och kostnadseffektiv dokument- och arkivhantering. En bättre samordnad dokumenthantering, som leder till bättre service för medborgarna, kunder, media med flera, - underlättar snabbare service och handläggning av de ärenden som inkommer. Övergripande struktur som kan användas för hela Nybro kommun Processkartläggning av alla verksamheter inom Samhällsbyggnad Arkivredovisningen innehållande: o Arkivbeskrivning ska fungera som en första ingång till myndighetens arkivbildning. Ett stöd för alla som vill få en bild av vilken verksamhet myndigheten har bedrivit, vem som ansvarar för arkivvården och sökingångar i arkivet. Är en skyldighet enligt arkivlagen, medför att man uppfyller dokumentationskraven i offentlighets- och sekretesslagen. o Dokumenthanteringsplan listar vilka allmänna handlingar som finns inom myndigheten. Denna ska följa klassificeringsstrukturens indelning uppdelat på handlingsslag och handlingstyper. I planen ska redovisas var/hur handlingarna förvaras, vilka gallringsbeslut som gäller, om de omfattas av sekretess och när handlingarna ska överlämnas till Nybro kommunarkiv.

5 Projektdirektiv VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning 5(6) Projektet omfattar endast verksamheter inom Samhällsbyggnad. Det innebär att Myndighetsnämnden, Teknikoch samhällsbyggnadsnämnden samt delar av Kommunstyrelsen berörs av projektet. Projektet omfattar endast verksamhetsbaserad arkivredovisning och inte den arkivhantering som fanns före detta projektets avslut. Projektet har inte i uppdrag att upprätta en ny arkivförteckning för den verksamhetsbaserade arkivredovisningen, endast att stötta Kommunarkivet i framtagandet av en sådan. Samordning ska ske med projektet Processtyrd dokumenthantering samt E-arkivprojektet i Kronberg/Blekinge/Kalmar. Kommunens Informationssäkerhetspolicy ska följas. Projektet ska utgå från Riksarkivets vägledning Verksamhetsbaserad arkivredovisning version 1.2 Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Myndighetsnämnden Förvaltningen Samhällsbyggnad Kommunstyrelseförvaltningen Kommunarkivet Övriga förvaltningar E-arkivprojektet i Kronberg/Blekinge/Kalmar med remissförslag ( ) till en gemensam klassificeringsstruktur, en ny diarieplan, för kommunal verksamhet. Projektet Processtyrd dokumenthantering, vilket drivs av Kommunstyrelseförvaltningen. Processtyrd dokumenthantering måste ta fram processkartläggning för stödprocesser som krävs för att Samhällsbyggnad ska få en fullständig verksamhetsöversyn. Arbetet är prioriterat i organisationen vilket kan få till följd att annat arbete skjuts på framtiden. Projekten Framtidens administration, E-arkiv Kalmar län samt Processtyrd dokument-hantering kan påverka detta projekt eftersom projekten i vissa aspekter går in i varandra. Detta projekt kan i sin tur påverka de andra projekten av samma anledning. Därför är det viktigt att återkoppling sker mellan projekten så att dubbelarbete kan undvikas. EDP Vision ska anpassas så att klassificeringsstrukturen kan användas på rätt sätt. Projektet behöver inhämta information från ett stort antal människor, som dessutom behöver arbeta aktivt med att reda ut sina processer. Tid för detta arbete finns inte avsatt inom verksamheterna. Detta kan leda till att det blir svårt att hålla tidsramarna. Det finns risk för att medarbetarna hamnar i tidsbrist och prioriterar annat arbete högre. Det är därför viktigt att verksamhetscheferna är tydliga med att arbetet för projektet ska ges tid och genomföras enligt utsatt tidplan.

6 Projektdirektiv VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning 6(6) Då det är många inblandade i projektet och det inte finns en enhetlig klassificeringsstruktur att utgå ifrån finns det risk för att det uppstår en osäkerhet i hur klassificeringen ska struktureras. Risken kan minimeras genom att tidigt ta ställning till en huvudstruktur som sedan ska följas. Startdatum: Lägesrapportering: Slutdatum: Beställare: Magnus Olsson Projektledare: Lovina Nilsson Styrgrupp: o Magnus Olsson ordförande, administrativ chef Samhällsbyggnad o Marie Leandersson, samhällsbyggnadschef o Peter Tinnert, centralarkivarie Kommunstyrelseförvaltningen o Adjungerad, Lovina Nilsson, projektledare Projektet genomförs inom ramen för den ordinarie verksamheten. Projektet genomförs inom ramen för den ordinarie verksamheten. Projektet genomförs i enlighet med antagen projektmodell för Nybro kommun. Projektets mottagare är densamme som dess beställare, Magnus Olsson, administrativ chef. Överlämnandet sker genom en slutrapport som projektet framställt. Slutrapporten redovisas också för Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden. För att styrgruppen ska acceptera leveransen av projektet ska samtliga projektmål vara uppfyllda. Om projektmålen inte är uppfyllda utan endast påbörjade kan styrgruppen endast godta leveransen om en hänvisning görs till projektets beroenden och risker. I projektets slutrapport ska det i så fall specificeras hur projektets beroenden och risker förhindrat att projektuppdraget slutförs. Effektmålen som rör den egna förvaltningen uppnås när projektet är avslutat och levererat. Övriga effektmål är beroende av projektets andra intressenter. Inga andra direktiv finns.