G:\SB\2. Administration\Hållbar utveckling\projekt\bilprojekt\

Transkript

1 Titel: Projektdirektiv Fordonsutredning Projekt: Fordonsutredning Idnr: TS Beställare: Projektledare: Samhällsbyggnad, Magnus Olsson, Verksamhetschef administration Fredrik Härnby Version: 0.4 Skriven av: Fredrik Härnby Datum: Godkänd av: Text Datum: Text Projektwebbplats: G:\SB\2. Administration\Hållbar utveckling\projekt\bilprojekt\

2 Projektdirektiv Fordonsutredning 2(6) 1 Inledning Bakgrund Verksamhetens övergripande mål och strategier Beställare Mål Effektmål Projektmål Avgränsningar Utgångspunkter Intressenter Beroenden Påverkan Risker Tidsplan Resurser Organisation Kostnads- och nyttokalkyl Finansiering Kvalitetssäkring Övertagande och acceptans Acceptanskriterier Effekthemtagning Övriga direktiv... 9

3 Projektdirektiv Fordonsutredning 3(6) Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Första versionen av arbetsdokument Fredrik Härnby :a utkast Fredrik Härnby :a utkast Fredrik Härnby Version Datum Benämning Beslutsinstans Projektplan Energi- och klimatprogram Styrgrupp Projektplan program för hållbar utveckling Styrgrupp Nybro kommun arbetar med att ta fram ett Program för hållbar utveckling (PHU) och ett Energi- och klimatprogram. Dessutom har kommunen beslutat om att vara med i det regionala projektet Färdplan 2020, som syftar till att alla samhällsbetalda transporter ska vara klimatneutrala senast 2020, samt sträv efter målet om att Kalmar län ska vara fossilfritt Då en stor del av kommunens klimatpåverkan utgörs av transporter är det en förutsättning att information om samtliga fordon, dess körsträckor, förbrukade drivmedelsvolymer samt dagligt användande finns för att kunna arbeta vidare med ovan nämnda projekt. För att kunna följa upp arbetet är det dessutom kritiskt att en ändamålsenlig uppföljning av ovan nämnda information finns. I arbetet med att ta fram en nulägesanalys för PHU, samt Energi- och klimatprogram har grundläggande information om kommunens samtliga fordon, användning av dito, samt förbrukade bränslevolymer efterfrågats. I det arbetet framgick att varken kompletta register över fordonen eller uppföljning av körsträckor finns. Förbrukade bränslemängder går att få från ekonomienheten men dessa siffror kan i dagsläget inte kopplas till respektive fordon. För att nulägesbeskrivningar, samt mål, strategier och åtgärder ska kunna formuleras i ovan nämnda projekt behöver en klar bild över kommunens fordon skapas, samt en effektiv uppföljning av dessa implementeras. Förutom övriga projekts behov finns det en stor ekonomisk vinning i att kunna optimera kommunens fordonsägande och -användning. Följande vision och mål har betydelse för projektet. Utredningen kan bli ett underlag som har möjlighet att bidra till måluppfyllelse. Vision 2030 Nybro kommun har invånare och är centrum i Glasriket mellan Kalmar och Växjö.

4 Projektdirektiv Fordonsutredning 4(6) Hela Nybro kommun kännetecknas av hållbarhet i alla avseenden ekologiskt, ekonomiskt, kulturellt och socialt. Kommunfullmäktiges övergripande mål Medborgarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i. Kommunstyrelsens mål Vi ska bidra till att stärka kommunens varumärke. Vi ska vara en trygg och säker kommun. En långsiktigt god hushållning med mark, vatten och naturresurser. Vi ska ha en effektiv resursanvändning. Teknik- och samhällsbyggnadsnämndens mål: Den bebyggda miljön ska utgöra en god och hälsosam livsmiljö. Inget nettoutsläpp av fossil koldioxid ska ske från Nybro kommun God och hållbar service på de tjänster vi tillhandahåller. Regionförbundet Kalmar läns mål, NoOil: Fossilbränslefri region År 2020 ska alla samhällsbetalda resor vara klimatneutrala Tjänstemannabeställare: Magnus Olsson, verksamhetschef administration Politisk beställare: Kommunstyrelsen Projektet kommer att skapa förutsättningar för ett strategiskt förhållningssätt till kommunens fordon. Ett förslag till revidering, tillägg eller komplement till befintliga styr- och policydokument rörande resor. En komplett förteckning över kommunens samtliga fordon och arbetsmaskiner innehållande lämpliga parametrar om ålder, användande, omkostnader, intäkter osv. En ändamålsenlig uppföljning av respektive fordon och arbetsmaskins användning, omkostnader och intäkter. En ändamålsenlig uppföljning av respektive fordon och arbetsmaskins bränsleförbrukning och miljöbelastning. Projektet omfattar inte inhyrda maskiner/fordon eller upphandlade transporttjänster eller entreprenader.

5 Projektdirektiv Fordonsutredning 5(6) Projektet utgår ifrån kommunkoncernens befintliga fordons- och arbetsmaskinspark, befintliga verksamheter och dess användning av fordon och arbetsmaskiner. Projektet ska ge en nulägesbeskrivning av kommunens fordonsanvändning som kan användas i det fortsatta arbetet med PHU och Energi- och klimatprogrammet. Alla verksamheter som brukar fordon inom Nybro kommun är intressenter av projektet och har intresse i att veta hur deras fordon används. Av samma anledning kan samtliga verksamheter som brukar fordon dessutom behöva bli delaktiga i arbetet med utredningen. PHU och Energi- och klimatprogram, samt Kalmar läns Klimatkommissions arbete med färdplan 2020 är beroende av att detta projekt genomförs. En fordonsutredning är beroende av såväl politiskt engagemang som medarbetarengagemang, samt befogenhet hos projektadministrationen att kunna kräva vissa åtgärder eller information. Vidare är projektet beroende av information från ekonomi- och personalenheten. Projektet kommer att påverka övriga inom kommunen genom att uppgifter om fordon och fordonsanvändning kommer att efterfrågas. Det huvudsakliga arbetet kommer att ligga på Samhällsbyggnad. Det finns en uppenbar risk i och med den stundande personalomsättningen på mark och service, som gör att viss kunskap riskerar att gå förlorad. Denna risk minimeras genom att arbete påbörjas så fort som möjligt, så att eventuell kunskap dokumenteras och överförs inom projektet. En annan risk som föreligger är att skrivande av körjournal eller annan metod för uppföljning av användande kan möta visst motstånd då detta inte varit kulturen tidigare. Detta kan minimeras genom att det finns en tydlig politisk vilja, där den politiska viljan är en optimering för att nå minskade kostnader och minskad klimatpåverkan. Ytterligare en risk som föreligger är att arbetet med projektet nedprioriteras då det kan uppkomma bränder som behöver släckas. Den risken kan minimeras genom att projektledaren får tydliga mandat att prioritera projektet under en tid, för att så effektivt som möjligt bana väg för framtida arbete med Energi- och klimatplan, samt program för hållbar utveckling. Projektet beräknas kunna genomföras under våren 2016 och leverans bör kunna ske till Kommunstyrelsens sammanträde den 20 juni Projektledning och det mesta arbetet med framtagande av utredningen kommer att utföras av projektledaren. Resurserna för projektledaren, som beräknas uppgå till 100 h kommer tas inom ramen för arbetet med framtagande av Energi- och klimatplan.

6 Projektdirektiv Fordonsutredning 6(6) Namn Titel/arbetsområde Beställare Magnus Olsson Administrativ chef, samhällsbyggnad Projektledare Fredrik Härnby Projektledare Styrgrupp Magnus Olsson Fredrik Härnby Emma Adrian Administrativ chef Projektledare Hållbarhetsstrateg Projektgrupp Fredrik Härnby Representant NBAB Anna Angeland Christers efterträdare Chefsgruppen Handläggare Bilansvarig Miljö- och kvalitetschef, Nybro Energi AB Chef mark och service Referensgrupp Politisk referensgrupp Teknik- och samhällsbyggnadsnämndens presidium Kostnaderna förenade med projektet kommer främst att utgöras av arbetstid, vilket finansieras inom ram. Utredningen och de åtgärder som den kan tänkas resultera i, inom ramen för Energi- och klimatprogrammet, förväntas kunna minska kommunens fordonsflotta med 10 %, samt minska bensin- och dieselförbrukningen med 20 %. Däremot kommer effekterna inte att synas under projekttiden. Projektet finansieras inom ram. Projektets resultat kommer att ha utarbetats och förankrats med berörda användare av fordon, samt berörda chefer. Vidare kommer projektet att följa Nybro kommuns projektmodell. Utredningen kommer att presenteras för respektive nämnd och styrelse. Fordonsutredningen presenteras för kommunstyrelsen och utifrån resultatet kommer fortsatt arbete med handlingsplan och strategier formuleras i Energi- och klimatprogrammet som i sin tur planeras att antas av kommunfullmäktige. Leverans kommer att accepteras då projektets projektmål är uppnådda. Effekterna av projektet kommer främst att gynna projekten Energi- och klimatprogrammet och PHU. Utredningen kommer att utgöra värdefull nulägesinformation i det fortsatta strategiska arbetet med Energi och klimat, samt hållbar utveckling. Utöver det så kommer alla som ansvarar för eller använder kommunens bilar att dra nytta av den ökade kunskapen och uppföljningen kring kommunens fordon. I förlängningen finns potential för en mer effektiv användning av fordonsflottan samt minskad miljöbelastning från våra resor och transporter.