Ladok3 på GU. Rollbeskrivning i projektorganisationen

Transkript

1 Ladok3 på GU Rollbeskrivning i projektorganisationen och befogenheter Y2013/13 Projektorganisation, roller Filnamn: L3_roller i projektet_bilaga 4_ docx Gemensamma förvaltningen Utgåva B Ladok3 på GU Sida: 1 (5) ,

2 1 Beställare Beställaren har det övergripande ansvaret för projektet och har högsta beslutande mandat. Definiera och ansvara för effektmål vilken nytta medför projektet till GU:s verksamhet? Bedöma lönsamhet och finansiera projektet a för att den tänkta nyttan kommer till stånd i verksamheten efter projektets slut Utfärda projektdirektiv Utse vem som ska äga, förvalta, underhålla och vidareutveckla projektets resultat Utse vem som ansvarar för att värdera nyttan vid användning av resultatet Utvärdera erfarenheter av projektet Tillägg: Avsändare av information från projektet till organisationen. Tillägg: Övergripande ansvar för förankring av resultatet i organisationen Utse styrgruppsmedlemmar Utse projektledning Upprätta eventuella avtal, t.ex. med externa leverantörer 2 Projektägare Initiera och säkerställa ett projekt som motsvarar beställarens förväntningar Komma överens med beställaren om vilket ansvar och vilka befogenheter som åläggs projektägaren Tillägg: vara ordförande och sammankallande i projektets styrgrupp Observera att i Ladok3-projektet innehas denna roll av Beställaren. 3 Styrgrupp Säkerställa att projektets resultat är i linje med GU:s verksamhet och bidrar till effektmålen Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Stödja projektledningen, säkerställa att den har full kontroll och att projektet kommer att nå målet Kontinuerligt hålla sig informerad om projektets status (genom styrgruppsmöten, statusrapporter, riskanalys, projektanalys) Ta beslut om förändring av projektet Tillägg: vara ambassadörer för projektet inom universitetet Godkänna och ändra - projektplanen - kravbeskrivningen Initiera projektanalyser Godkänna leverans och överlämning Avsluta projektet (även i förtid) Filnamn: L3_roller i projektet_bilaga 4_ docx Sida: 2 (5)

3 4 Projektledare, PL Genomföra projektet med resultat inom ramarna för projektdirektiv och projektplan Säkerställa att organisationen och arbetssättet är ändamålsenliga, dokumenterade och tydliga Planera, leda, följa upp och styra produktionsarbetet Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om projektläget Avtala om, förvalta och hushålla med resurser till projektet Tillägg: ansvar att, i samråd med kommunikatör, planera, genomföra och utvärdera aktiviteter för att kommunicera och förankra projektet samt dess resultat inom universitetet för att uppnå projektets kommunikationsmål Styra tilldelade resurser Vid behov föreslå förändringar i projektets organisation Initiera projektanalyser Godkänna inberoenden eller avvisa inberoenden som avviker från överenskommet innehåll och kvalitet 5 Delprojektledare, DPL och befogenhet Enligt samma principer som för projektledaren avgränsat till en del av resultatet exklusive rätten att fatta beslut om resultatets funktion/egenskaper 6 Projektmedarbetare och befogenhet Komma överens med uppdragsgivaren om åtagandets omfattning. Ta ansvar för resultatet av det egna arbetet i projektet. På bästa sätt bidra till projektets mål samt verka för att projektet genomförs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Tillägg: vara ambassadörer för projektet inom universitetet 7 Resursägare för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen tillgänglighet för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen kompetens för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen tillgänglighet och kvalité för övriga resursslag och arbetsprocesser Stödja projektmedarbetare Ta hand om effekter i den egna organisationen, t.ex. ersätta de resurser som utlånas till projektet. Föreslå/tilldela projektmedarbetare Godkänna åtagandebeskrivningar Filnamn: L3_roller i projektet_bilaga 4_ docx Sida: 3 (5)

4 8 Projektadministratör, PA Sammanställa och strukturera tidplaner efter underlag från projektledning/projektmedlemmar Sammanställa och rapportera projektstatus avseende resultat, tidplan och kalkyl Sammanställa och strukturera åtgärdslistan Signalera avvikelser till projektledningen Följa upp projektets beroenden Upprätta och underhålla projektbiblioteket I samråd med projektdeltagare och berörda föreslå och införa rutiner (inkl teknisk miljö) för: planering och uppföljning informationsspridning hantering av risker ändringshantering Hämta in uppgifter för att planera och följa upp projektet Föra in och lämna ut informationen till och från projektbibliotek Observera att i Ladok3-projektet innehas denna roll av Projektledaren. 9 Analysgrupp Genomföra projektanalyser på överenskommet sätt Identifiera och dokumentera egenskaper/avvikelser i resultat och arbetssätt Bedöma om organisation och arbetssätt är lämpliga för projektet Rapportera resultatet och möjligheten att lyckas till styrgruppen, projektledningen (och basorganisationen) Behandla känslig information med diskretion och enligt gällande säkerhetsföreskrifter Genomföra projektanalys med tillgång till: projektledningen nyckelpersoner resultatbiblioteket Bedöma om projektets arbetssätt leder till att projektidé och projektmål förverkligas Föreslå eventuella förbättringar i arbetssättet till metodansvariga 10 Referensgrupp, användning Rådgivande vara rådgivande avseende resultatets funktionella innehåll och användning vara ambassadörer för projektet inom universitetet Filnamn: L3_roller i projektet_bilaga 4_ docx Sida: 4 (5)

5 11 Tillägg: Projektkontoret Stödja projektet gällande användning av projektmodell, vissa ekonomiska frågor samt information och kommunikation. Allmänt stöd och bollplank för medlemmar i projektet samt beställare. Stöd i styrgruppens arbete. Handlägga ärenden samt samordna projektet i frågor som rör projektportföljen för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. Kontroll av projektet utifrån tid, kostnad och resultat. Rapportering sker till gemensamma förvaltningens ledning. 12 Tillägg: Kommunikatör Vara stöd och rådgivare till styrgruppens ordförande, projektledare och delprojektledare i kommunikationsfrågor I styrgruppen kontinuerligt lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål Vid deltagande i projektgruppens möten: lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål Ta fram förslag till kommunikationsplan, med tillhörande handlingsplan för projektet Löpande synliggöra och dokumentera planerade kommunikationsinsatser i handlingsplanen Skapa projektets interna webplats på Medarbetarportalen och löpande uppdatera den med information och material från projektledare och delprojektledare Ha löpande kontakt med det nationella projektets kommunikatör Filnamn: L3_roller i projektet_bilaga 4_ docx Sida: 5 (5)