Projekt Digital Salstentamen vid Högskolan i Borås

Transkript

1 Sida: 1 (15) Projekt Digital Salstentamen vid Högskolan i Borås Projektplan

2 Sida: 2 (15) Innehåll 1 Basfakta Godkännande av projektplan och bilagor Utgåvehistorik för dokumentet Projektet, sammanfattning Projektbeskrivning Bakgrund Önskade effekter Projektidé Projektmål Projektmålets prioritering Avgränsningar Informationsspridning Leverans och överlämning Leveransobjekt och godkännande Överlämning, procedur Organisation Projektorganisation och bemanning Utbildning Ansvar, befogenheter Tidsplan och resursbehov Projekttidsplan Beslutspunkter, milstolpar Resursbehov Tillvägagångssätt Dokumentstyrning Avvikelse- och ändringshantering Kvalitetssäkring, Projektanalys Sekretess, säkerhet Möten Avveckling Risker Projektkalkyl... 15

3 Sida: 3 (15) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Projektägare: Projektledare: Karin Cardell Yvonne Ohlsson Bilagor Bilaga Dokumentnamn Datum 1 Tid- och aktivitetsplan Kommunikationsplan Risk- och konsekvensanalys Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA Upprättat dokument Fastställd projektplan Beslut 19 okt 2017 om förlängd tidplan för etapp A, vilket innebär en uppdaterad projektplan samt bilaga tid- och aktivitetsplan. Projektorganisationens bemanning har uppdaterats.

4 Sida: 4 (15) 2 Projektet, sammanfattning Projektets omfattning och förutsättningar Projektet avser att införa digital examination vid så kallade salstentor vid Högskolan i Borås. Annat sätt för genomförande av salstentor kan i undantagsfall förekomma även i fortsättningsvis, men digitala salstentor är huvudregel. Projektet berör lärare, studenter, administratörer och medarbetare inom IT-området/rättssäkerhet/ arkivering i första hand. Det är viktigt att förtydliga projektets uppdrag, att införa ett högskolegemensamt systemstöd för tentamensprocessen vid digital salstentamen. Projektet drivs i två etapper med olika fokus och olika sammansättning av arbetsgrupper. Etapp A fokuserar på att utforma projektplan/projektorganisation, omvärldsbevakning och framtagning av upphandlingsunderlag samt genomförande av upphandling av IT-system för digital examination vid Högskolan i Borås. Tidplanen omfattar Q Etapp B fokuserar på att införa digital examination vid Högskolan i Borås, inklusive utbildningsinsatser för respektive aktör. Tidplanen omfattar Q Q I den nu föreliggande projektplanen beskrivs etapp A. Projektplanen kommer att vidareutvecklas i förhållande till etapp B under Q Förutsättning för projektet är att digitala salstentamen inte enbart handlar om ett införande av ett nytt ITsystem. Det innebär i alla led en förändrad arbetsprocess för samtliga berörda aktörer. Det är viktigt i projektet att kontinuerligt följa upp riks- och konsekvensanalys utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Under hösten 2017 (vecka 38) kommer uppgradering av LADOK genomföras. En förutsättning för projektet (Digital Salstentamen) är att berörda projektmedlemmar ges möjlighet att hantera prioritering av de aktiviteter som berör både projektet och LADOK Framgångsfaktorer Projektets framgång är beroende av att: medarbetare med rätt kompetens och med bred representation från både Akademierna och Verksamhetsstödet erhålls under projekttiden hög delaktighet prioriteras finansiering säkerställs för projektet positivt mottagande av resultatet hos studenter och medarbetare

5 Sida: 5 (15) 3 Projektbeskrivning 3.1 Bakgrund Examination är en viktig del av kärnverksamheten vid ett lärosäte för högre utbildning. För närvarande sker de flesta så kallade salstentor i pappersform vid Högskolan i Borås. Under 2016 genomfördes stycken salstentor och de skrevs av tentander. Av dessa salstentor var cirka 90 stycken digitala. I Norden införs digital examination på bred front och många lärosäten i Sverige har infört digital examination eller är på väg att införa detta. Det handlar om att ta till vara de fördelar en digitaliserad arbetsprocess kan tillföra verksamheten. Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige som genomförs under Programmet är en viktig del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen på området och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Digitalt först är även en princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag ( digital-forvaltning). Ett införande av digital salstentamen innebär dock inte enbart ett införande av ett nytt IT-system. Det innebär i alla led en förändrad arbetsprocess för samtliga aktörer. Aktörer är studenter, lärare och administrativ personal. En stor del av förändringen handlar om att skapa effektivare och säkrare hantering av de olika momenten som ingår i tentamensprocessen. Men den kanske viktigaste frågan handlar om lärarnas utveckling av undervisning som resulterar i ett visst sätt att ställa frågor vid tentamen. Administrativt sett handlar det om att kunna stödja tentamensprocessen digitalt från lärarens frågebatteri till dess att tentamen arkiveras. Våren 2017 fattade rektors ledningsråd inriktningsbeslut om att starta ett högskoleövergripande projekt i syfte att förbereda för arbetet med att införa digital examination som huvudregel vid salstentor. Under hösten 2017 genomförs kravställning och framtagning av upphandlingsunderlag. I början av 2018 planeras IT-system att upphandlas. Digital examination som huvudregel för salstentor beräknas vara infört vid årsskiftet 2018/ Önskade effekter När digital salstentamen är infört ska Högskolan i Borås bland annat ha: Moderna och kvalitetssäkrade arbetsprocesser för alla aktörer Bidra till fortsatt dialog för utveckling av den pedagogiska verksamheten i förhållande till examination och därmed uppnå en bra grund för bedömning av kunskapsnivåer Examination en del av Studentens lärande i centrum Hållbarhetsaspekter o Effektiviserad arbetsprocess för studenter, lärare och administratörer o Minskad pappersåtgång

6 Sida: 6 (15) 3.3 Projektidé Projektet ska bidra till att uppfylla de önskade effekter som uttrycks i ovanstående punkt. Detta genom att möjliggöra en övergång till digital salstentamen och därmed införa moderna och rättssäkra arbetsprocesser kopplade till examination för alla berörda aktörer vid Högskolan i Borås. 3.4 Projektmål När projektet är genomfört råder följande situation: Moderna och rättssäkra arbetsprocesser är definierade och beslutade Behov av integrationer mot lokala system är identifierade och beslutade Upphandling av system är genomförd och avtal för ett införande är tecknat Införandet av det systemstöd som vunnit upphandlingen är påbörjat Överlämningsplan av arbetsprocesser till ordinarie verksamhet fastställd Överlämningsplan av IT-system till förvaltning fastställd 3.5 Projektmålets prioritering Prioritering utifrån resultat, tid och kostnad kommer att tas upp i styrgruppen. 3.6 Avgränsningar Projektets avgränsningar är följande: De pedagogiska frågeställningar angående examination som kan komma upp inom projektet men som inte direkt påverkar kravspecifikation för upphandling IT-system och Högskolans ställningstagande gällande digital salstentamen Revidera styrdokument 3.7 Informationsspridning Projektet kommer löpande att kommunicera till styrgrupp, delprojekt och arbetsgrupper samt referensgrupp om fortskridandet i projektet. Behov av kommunikation till övriga intressenter beskrivs i en kommunikationsplan som tas fram i inledande fas av projektet, tillsammans med kommunikatör. Se bilaga Kommunikationsplan.

7 Sida: 7 (15) 4 Leverans och överlämning 4.1 Leveransobjekt och godkännande Leveranser etapp A Lev. Beskrivning Datum Mottagare nr. 1 Projektplan inkl. kostnadskalkyl Q Styrgruppen 2 Tid- och aktivitetsplan Q Styrgruppen 3 Kommunikationsplan Q Styrgruppen 4 Risk- och konsekvensanalys Q Styrgruppen 5 Underlag Upphandling IT-system Q Styrgruppen 6 Undertecknat avtal införande IT-system Q Styrgruppen 7 Överlämning till etapp B Q Styrgruppen Leveranser etapp B Leveranser kompletteras i samband med uppdatering av projektplanen inför etapp B. 4.2 Överlämning, procedur Under projektets gång kommer plan för överlämning av arbetsprocesser till ordinarie verksamhet samt ITsystem till förvaltning upprättas och fastställas.

8 Sida: 8 (15) 5 Organisation 5.1 Projektorganisation och bemanning Beställare Björn Brorström, Rektor Styrgrupp Karin Cardell, Förvaltningschef Ann-Sofie Axelsson, Akademichef Patrik Hedberg, Sektionschef Anders Brännberg, IT-chef Svante Kristensson, Avdelningschef Studentcentrum Elena Pettersson, Studentkåren Projektägare Karin Cardell, Förvaltningschef Projektledning Yvonne Ohlsson, Utredare Verksamhetsstöd Stab, Huvudprojektledare (HPL) Kommunikation Henrik Grönberg, Avdelning Kommunikation, Kommunikatör

9 Sida: 9 (15) Referensgrupp Åsa Dryselius, (Jurist, Dataskyddsansvarig) Lill Langelot, (PUF) Kevin Rylander Nordberg, (Studentkåren) Lars-Gunnar Forslund, (Pedagogik) Claes Lennartsson, (Bibliotek och Informationsvetenskap) Michael Tittus, (Teknik) Daniel Hjelmgren, (Ekonomi) Magnus Bratt, (Textil) Robert Sköld, (Vård och arbetsvetenskap) Carina Theén, (Huvudskyddsombud) Ulrika Bernlo, (Systemägare LADOK) Delprojekt Processer Gill Olson, Funktionsansvarig Studentexpeditionen Studentcentrum, Delprojektledare (DPL) Tobias Ruhtenberg, Sektion för lärarutbildning, DPL Arbetsgrupper: Pedagogik och Administration/Rättssäkerhet/Arkivering Delprojekt Infrastruktur Mathias Bräck, CSIT, DPL Arbetsgrupper: IT, Integration, IT-säkerhet och Lokaler Delprojekt Upphandling Anders Post, Upphandlingsansvarig Avdelning Ekonomi, DPL Etapp B Införande Planeras under Q 1 Q Utbildning DPL ansvarar för att deltagare i arbetsgrupperna får relevant utbildning under etapp A. Utbildningsinsatser i samband med införande av digital salstentamen utformas i projektplan för etapp B.

10 Sida: 10 (15) 5.3 Ansvar, befogenheter Styrgrupp Ansvar o Säkerställa att projektets resultat är i linje med organisationens verksamhet o Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet o Förankra projektresultat i högskolans ledning o Vid behov tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser o Information och förankring Befogenheter o Godkänna leveranser o Ansvarig för tillsättning av resurser o Avsluta projektet Projektägare Ansvar o Ytterst ansvarig för projektet (ordförande i styrgruppen) o Ansvarig för att säkerställa projektets finansiering o Information och förankring HPL Ansvar o Skapa rutiner för projektets genomförande o Leverera och överlämna rätt resultat o Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används o Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet o Kalla till styrgruppsmöten, referensgruppsmöten och forum o Föredragande på styrgruppsmöten o Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna o Hantering och samordning av delleveranser o Information och förankring Befogenheter o Nyttja och styra tilldelade resurser Kommunikatör Ansvar o Skapa kommunikationsplan för projektet o Vara stöd och rådgivare till styrgruppen, HPL och DPL i kommunikationsfrågor o Kontinuerligt lyfta fram kommunikationsaspekter och ge förslag på agerande för att stödja projektets kommunikationsmål både för styrgruppen samt för HPL och DPL o Löpande synliggöra och dokumentera planerade kommunikationsinsatser o Delta i förberedelser inför möten och aktiviteter o Delta i forum för HPL och DPL o Informationsspridning av projektinformation till berörda o Information och förankring

11 Sida: 11 (15) DPL Ansvar o Skapa rutiner för delprojektets genomförande o Producera, leverera och överlämna rätt resultat o Säkerställa att delprojektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel o Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra delprojektet o Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna o Föredragande i forum för HPL och DPL o Vid behov föredragande vid styrgruppsmöten och referensgruppsmöten o Information och förankring Befogenheter o Att förfoga över tilldelade resurser Referensgrupp Ansvar o Medverka i risk- och konsekvensanalys o Utgöra remissinstans för lösningsförslag från delprojektens arbetsgrupper o Information och förankring 6 Tidsplan och resursbehov 6.1 Projekttidsplan Tids- och aktivitetsplanen är ett levande dokument och uppdateras under projektets gång. Se bilaga Tid- och aktivitetsplan.

12 Sida: 12 (15) 6.2 Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter (BP) och milstolpar (MS) är definierade: Datum BP MS Beskrivning Q MS1 Information 19 MBL om projektplan Q MS2 Godkännande av projektplan i Rektors ledningsråd Q MS3 Förhandling 11 MBL gällande projektplan Q BP1 Besluta om att starta projektet och fastställa projektplanen Q MS4 Information 19 MBL om projektstatus Q BP2 Beslut om att publicera upphandling av IT-system Q MS5 Information 19 MBL om val av IT-system Q MS6 Godkännande av val av IT-system i Rektors ledningsråd Q MS7 Förhandling 11 MBL gällande val av IT-system Q BP3 Beslut om vald systemleverantör och IT-system Q MS8 Information 19 MBL om projektplan etapp B Q MS9 Godkännande av projektplan etapp B i Rektors ledningsråd Q MS10 Förhandling 11 MBL gällande projektplan etapp B Q BP4 Beslut om att starta etapp B Införande * Q BP5 Beslut om att fortsätta enligt plan Q BP6 Beslut om att godkänna leverans av projektets resultat Q MS11 Information 19 MBL om överlämning till förvaltning Q MS12 Förhandling 11 MBL gällande överlämning till förvaltning Q BP7 Beslut om att godkänna överlämning till förvaltning Q BP8 Beslut om att avsluta projektet Q MS13 Förhandling 11 MBL gällande införande av digital salstentamen inför rektorsbeslut Q MS14 Rektorsbeslut gällande digital salstentamen vid salstentor vid Högskolan i Borås *Beslut om att starta etapp B Införande innefattar inriktningsbeslut angående exempelvis: Mål kopplat till antal genomförda digitala salstentamen och antal tentander inom projektperioden Genomförande på campus utanför Borås Se bilaga Tid- och aktivitetsplan för mer detaljer. 6.3 Resursbehov Projektet finansieras via rektors budget under Styrgruppen kommer att hänskjuta budget 2018 för projektet till Rektor för beslut angående budgetram.

13 Sida: 13 (15) Kompetensslag Projektet använder interna resurser för att leda och genomföra projekt och som stöd i projektledning har beställaren anlitat extern resurs Utrustningsslag Under projektet krävs arbetsplatser och konferensrum. Detta behov bedöms kunna lösas inom ramen för de lokaler som finns vid högskolan. 6.4 Tillvägagångssätt Projektet är uppdelat i delprojekt och samordnas i ett projektledningsforum. PPS är den projektmodell som används. 6.5 Dokumentstyrning Projektet använder verktyget Vibe som projektplats för att lagra och dela dokument. Samtliga dokument som rör projektet ska lagras där. 6.6 Avvikelse- och ändringshantering Styrgruppen tar beslut kring alla ändringar som påverkar projektets tidplan, kalkyl eller leveranser. 6.7 Kvalitetssäkring, Projektanalys Projekt Styrgruppen ansvarar för att vid behov tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser Resultat/Lösning Lösningar och leveranser från projektet ska granskas av en referensgrupp. 6.8 Sekretess, säkerhet Projektet omgärdas inte av någon speciell sekretess, förutom den sekretess som råder inom upphandlingsprocessen.

14 Sida: 14 (15) 6.9 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/ deltagare Frekvens/tid Styrgrupp Säkerställa projektets resultat, ta beslut, godkänna leveranser, följa projektets utveckling. Traditionella möten Styrgrupp HPL Vid beslutspunkter Vid behov av projektstatus Avstämning med projektägare Avstämning projektets status. Traditionella möten Projektägare HPL Varannan vecka Avstämning med kommunikatör Avstämning av kommunikationsplan. Traditionella möten HPL Kommunikatör Varannan vecka Forum Avstämning av tid- och aktivitetsplan, intern och extern information samt vid behov problemlösning. Traditionella möten HPL DPL Kommunikatör Varannan vecka Delprojektmöten /Arbetsmöten Skapa leveranser. Traditionella möten DPL Deltagare arbetsgrupper Enligt delprojektplan Avstämning med skyddsombud Säkerställa information till skyddsombud och att synpunkter från skyddsombud tas tillvara inom projektet. Traditionella möten HPL Skyddsombud Var 3:e vecka Referensgruppmöten Avstämning av lösningsförslag från delprojektens arbetsgrupper. Traditionella möten HPL Referensgrupp Vid behov 6.10 Avveckling När sista leveransen inklusive överlämning till förvaltning är genomförd ska en slutrapport upprättas samt ställningstagande till hur utvärdering av effektmål genomförs.

15 Sida: 15 (15) 7 Risker En risk- och konsekvensanalys genomförs tillsammans med skyddsombud inledningsvis i projektet. Se bilaga Risk- och konsekvensanalys. 8 Projektkalkyl Kalkyl interna projektresurser Interna resurser 2700 tim Externa resurser 200 tim Inför etapp B kommer kalkyl för interna resurser tas fram för Kostnadskalkyl Externa resurser 250 tkr 150 tkr Investeringar lokaler och hårdvara 0 kr tkr Systemkostnader 0 kr tkr