Bild (träd) för avsnittet. Projektplanering. Sida 1. Tieto PPS AH010, ,

Transkript

1 Bild (träd) för avsnittet. Sida 1

2 en ska övergripande tydliggöra hur projektet ska genomföras. Resultaten från projektplaneringen är projekttidsplanen, projektets resursbehovsplan och kalkyl. Resultaten biläggs projektplanen och blir därmed en del av överenskommelsen mellan projektledaren och styrgruppen. För alla resultat gäller att de ska omfatta helheten, dvs. hela projektets åtagande, både vad gäller innehåll och kalendertid. Att göra en arbetsstruktur, en WBS, är ett sätt att fånga och beskriva projektets innehåll. Arbetet med projektplaneringen ska göras noggrant med beaktande av olika alternativ för genomförandets uppläggning. Utgångspunkten ska vara att projekttidsplan, budget och resursbehovsplanen inte ska behöva överges och omförhandlas, annat än om helt nya förutsättningar uppstår. Om projektplanering Det betyder att detaljeringsgrad i såväl kalendertid som resursbehov bör anpassas till lämplig nivå. Det är normalt lämpligt att redovisa milstolpar, beslutspunkter och resursbehov för olika resursslag. Mer detaljerad information hanteras i detaljplaneringen. Kalkylen bör delas upp i trolig kostnad, buffert och kostnader för att åtgärda risker. Under genomförandet disponerar styrgruppen denna riskpott. Projektledningens befogenheter ligger inom ramen för budgeten och bufferten för oförutsett. Kalkylposterna bör bedömas utan påslag för oförutsett och risker. Att göra en överslagskalkyl, grundat på metoden Succesiv kalkylering, rekommenderas i PPS. Förutsättningar för varje kalkylpost definieras och ett vägt medel beräknas. Sida 2

3 , syfte Ramverk och referens för styrning av tid och kostnader för genomförandet Genom att visa omfattningen av projektets arbetsinnehåll vald strategi, hur arbetet skall genomföras i kalendertid vilka resurser projektet behöver vilka kostnader projektet medför Sida 3

4 Projekt- och detaljplanering beskriver övergripande hela åtagandet, både i kalendertid och omfattning nyckeltidpunkter inom projektet och i gränssnittet till dess omgivning överenskommelser mellan projektledningen och styrgruppen underlag för resurssäkring Sida 4

5 , när och resultat BP1 BP2 BP3 Projektplan Kravdialog Producera resultat Projekttidsplan Resursbehovsplan Projektkalkyl Kravlista Kravbeskrivning Lösningsbeskrivning Sida 5

6 Projektets omfattning Identifiera och strukturera projektets arbetsinnehåll Lämplig nivå för projekttidsplan, arbetsområden Lägre nivåer och aktiviteter hanteras i detaljplaneringen Vanligen leveransobjekt WBS, Work Breakdown Structure visar projektets uppbyggnad och beståndsdelar är underlag för planering, kalkylering och statusrapportering ger summeringsnivåer för resursbehov, kostnader och avvikelser T Ä N K P Å En WBS skall visa allt som ingår i projektet Sida 6

7 Projekttidsplan, innehåll Beslutspunkt planerat tillfälle för styrgruppsbeslut Inberoende externt beroende, utanför projektets ansvar men påverkar projektets åtagande Arbetsområde övergripande beskrivning av en delmängd av projektets arbete Milstolpe valt tillstånd/läge i produktionsmodellen för mätning av resultatets utveckling Leverans, delleverans ställa godkända resultat till användarnas förfogande Sida 7

8 Milstolpar Identifiera mätbara tillstånd i projekttidsplanen En milstolpe är valt tillstånd i produktionsmodellen för mätning av resultatets utveckling Består av beskrivning av ett tillstånd som ska vara uppnått datum som kopplar milstolpen till projektets planer Ska vara mätbara beskrivningen av tillståndet ska vara tillräckligt utförlig för att en objektiv bedömning ska vara möjlig en milstolpe är antingen uppnådd eller inte Sida 8

9 Koppling till produktionsmodeller BP4 BP5 BP5 BP5 BP6 BP6/7 BP8 Använd befintliga produktionsmodeller undersök vilka relevanta produktionsmodeller som finns besluta vilka som ska användas koppla dessa till projektet via milstolpar enligt produktionsmodellens direktiv/beskrivning Sida 9

10 Arbetsområden och milstolpar Projekttidsplan, exempel på uppbyggnad Beslutspunkter BP4 BP5 BP5 BP6 BP5 BP6/7 BP8 Inberoenden Beslut om ny plattform Testutrustning tillgänglig Basversion Design klar Prototyp klar Slutversion 1:a test klar Dokumentation Handbok klar Utbildning Upplägg klart Leveranser Basversion Produktionsklart Projekttidsplan Sida 10

11 Projektkalkylering, begrepp Bedömd risk risker som åtgärdas vid behov disponeras av styrgruppen Riskpott Bedömt resursbehov utan buffert för osäkerhet disponeras av projektorganisationen Arbete (persontid) och omkostnader O s ä k e r h e t Projektkalkyl Bedömd buffert för osäkerhet disponeras av projektledningen T Ä N K P Å Skilj på riskpott och osäkerhet Business case, intäkts- och lönsamhetskalkyl, är affärsnivåns ansvar Projektkalkyl Sida 11

12 Överslagskalkylering 1. Bedömt resursbehov för varje arbetsområde - bestäm kalkylförutsättningar - kvantifiera min/max/troligt - beräkna vägt medelvärde (min+max+3*troligt) / 5 2. Bedömd osäkerhet bedöm osäkerhet per arbetsområde/kalkylpost, (max-min) / 5 3. Bedömd riskkostnad utgå från bedömd kostnad för åtgärd per risk enligt riskanalys multiplicera kostnad med uppskattad sannolikhet för risken (L = 20%, M = 50%, H = 80%) 4. Sammanställ och granska kalkylen T Ä N K P Å Kalkylförutsättningar erfarna eller nybörjare påverkar avsevärt arbetet med verifiering underskattas ofta Projektkalkyl Sida 12

13 Resursbehov Resursbehovsplan Projekttidsplan Projektets totala resursbehov kalkylerat resursbehov sammanställt per resursslag fördelat i tiden enligt projekttidsplanen utgör grund för bemannings-, upphandlings- och utrustningsplaner underlag för resurssäkring med resursägare, eventuellt kompletterad med åtagandebeskrivningar Kalendertid T Ä N K P Å Krav på resursernas kompetensnivå och prestanda tydliggörs i projektplanen Resursbehovsplan Åtagandebeskrivning Sida 13

14 Timmar/kostnad Resursbehov Projektets budget Vid BP3 omvandlas projektkalkylen till budget Kalendertid Osäkerhet Resursbehovet ackumulerat och fördelat över tiden referens för resurs- och kostnadsuppföljning under projektets genomförande osäkerheten särskiljs, nyttjas som buffert Kalendertid S-kurva Sida 14

15 , arbetsgång Utgå från idé- och målformulering, strategi, förutsättningar och lösningsbeskrivning 1. Fastställ övergripande struktur, identifiera arbetsområden 2. Identifiera milstolpar, inberoenden och delleveranser, placera dem i kalendertid 3. Ange start- och sluttid för arbetsområde 4. Kalkylera resursbehov, osäkerhet och risk 5. Sammanställ projekttidsplanen, tag hänsyn till logiska beroenden och tillgång på resurser 6. Bestäm behov av beslutspunkter (BP4-BP8), beskriv besluten och placera dem i kalendertid 7. Få planeringen granskad och kompletterad 8. Förankra och fastställ projektplaneringen Sida 15

16 , checklista Har mål, avgränsningar och förutsättningar beaktats? Är alla delleveranser med? Är alla yttre beroenden identifierade? Är tidpunkt och resultat för inberoenden förankrade med de ansvariga? Finns en överenskommen strategi för projektets genomförande? Är tider för arbetsområden realistiska? Har tillgången på resurser säkrats? Är det realistiska beroenden och överlappningar mellan arbetsområden? Är hela åtagandet med i kalkylen: - granskning, testning, provning? - möten, informationsspridning? - resor, utbildningar? - projektanalys? - köpta resultat? - projektledning? Finns överenskommelse om hur referensgruppsarbete skall tas upp i kalkylen? Är det klarlagt hur osäkerhet skall hanteras? Är det klarlagt hur garantikostnader skall hanteras? Har projekttidsplan och kostnadskalkyl granskats av lämpliga personer? Sida 16