WBS - arbetsstruktur

Transkript

1 Sida 1

2 Om I en WBS - Work Breakdown Structure definieras och struktureras ett projekts totala omfattning och arbetsinnehåll. Översta nivån i strukturen kan vara leveransobjekten, de resultat som skall levereras till kunden. Ju lägre nivå i strukturens hierarki desto mer detaljerad beskrivning av resultatet. Nedbrytning görs till en hanterbar och rimlig nivå, så långt behov och kunskap finns. I förberedelsefasen kanske endast de översta nivåerna kan identifieras. Under genomförandet kan i så fall ytterligare detaljering göras i takt med att kunskapen ökar och detaljplanering av olika aktiviteter behöver göras. Lägsta nivån i en WBS kallas arbetspaket vilket omfattar ett antal aktiviteter. Aktiviteter beskriver vilket arbete som erfodras för att producera arbetspaketets resultat. En WBS ska omfatta allt arbete som krävs för att ta fram projektets alla interna, externa och tillfälliga resultat. Externa resultat kan beskrivas av leverantören, som en egen del av projektets WBS. Med tillfälliga resultat avses sådant som behövs för att producera resultatet men som inte levereras till kunden, kan vara provningsutrustning ställningar, etc. 100%-regeln innebär att underliggande nivåer alltid skall motsvara 100% av den överordnade. Även att aktiviteter i ett arbetspaket skall representera 100% av det arbete som erfordras för att färdigställa arbetspaketet. En WBS ger stöd till kalkylering och uppföljning av verkliga insatser genom summering av timmar och kostnader från arbetspaket och uppåt i strukturen. Det kan finnas behov av att skapa andra strukturer utifrån andra infallsvinklar, t.ex funktionsstruktur eller en riskstruktur. Sida 2

3 , syfte (WBS, Work Breakdown Structure) En ger kontroll över projektets omfattning och arbetsinnehåll tydlighet i vad som ingår projektets åtagande underlag för planering, kalkylering och uppföljning Sida 3

4 WBS arbetsstruktur, vad Beskrivning av projektets åtagande Nivå 1. Nivå 2 Nivå 3. Nivå 4. Uppbyggnad en strukturell nedbrytning av projekts resultat till mer hanterbara delar strukturen ska beskriva allt innehåll i projektet, varken mer eller mindre kan göras leveransorienterat - nivå två är då projektets leveransobjekt - men andra kriterier/vyer kan vara utgångspunkt (t.ex. produktionsfaser eller funktioner) lägsta redovisade nivån kallas arbetspaket ett arbetspaket omfattar ett antal aktiviteter antal nivåer kan variera för olika grenar Sida 4

5 , när BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 Tidpunkt Kostnad Resultat Kravbeskrivning Lösningsbeskrivning Nyttjas för projekttidsplan kalkyl resursbehovsplan Nyttjas för detaljtidsplan resursplanering personliga åtagande WBS Arbetsområden Arbetspaket med aktiviteter T Ä N K P Å Arbetsområde och aktiviteter kanske kan identifieras först succesivt under genomförandet Sida 5

6 Mer om % regeln strukturen ska omfatta alla resultat och allt arbete i projektet; internt, externt och tillfälligt underliggande nivåer skall motsvara 100% av den överliggande aktiviteter i ett arbetspaket skall representera 100% av det arbete som erfodras för att färdigställa arbetspaketet projektledning ska ingå Är inte en tidsplan beskrivning av arbetsgången, inte en logisk plan projektorganisation Sida 6

7 Beskrivning Information om innehållet i strukturen Exempel Projekt, namn/id ID Benämning Beskrivning Ändringar Ansvarig Nr/kod Namn på elementet Översiktlig beskrivning av resultat, ingående milstolpar, aktiviteter, kostnader mm Eventuell ändringsinformation Namn T Ä N K P Å Elementen i strukturen skall inte ha överlappande innehåll Uppdatera trädstrukturen och beskrivning om projektets åtagande ändras Sida 7

8 Aktiviteter Avgränsade delar av produktionen i ett projekt, med bestämda ansvariga och bestämda mål Aktiviteter Identifiera arbetspaketens aktiviteter genom att involvera medarbetarna genomföra planeringsmöte, t.ex. med gula lappar inspireras av tidsplaner från liknande genomförda projekt nyttja checklistor eller planeringsmallar använda extern expertis T Ä N K P Å Identifiera samtliga aktiviteter som erfodras för att ta fram arbetspaketets resultat Även aktiviteterna kan grupperas och struktureras i nivåer Sida 8

9 , arbetsgång Utgå från projektmål och lösningsbeskrivning 1. Definiera översta nivån (t.ex. leveransobjekt eller faser) 2. Bryt succesivt ner översta nivån i mer detaljer 3. Detaljera rimligt djupt, så långt behov och kunskap finns, till arbetspaket 4. Ge varje element i strukturen en benämning och beskriv innehållet 5. Utse ansvariga för arbetspaketen 6. Identifiera arbetspaketens aktiviteter, gruppera och strukturera även aktiviteterna om antalet är stort T Ä N K P Å Benämningar för arbetspaket bör vara substantiv, för aktiviteter verb Utgå om möjligt från en WBS-mall för projekttypen Nyttja medarbetarna eller andra med erfarenhet Sida 9

10 Kalkyl och progress Exempel Stöd för kalkylering timmar och kostnader anges per arbetspaket total- och delsummor summeras enligt strukturen Stöd för progressmarkering diagonalt streck = pågående kryssat = klart Sida 10

11 Ansvarsmatris (RAM) (RAM = Responsibility Assignment Matrix) Tydliggör ansvar för det arbete som ska utföras OBS, projekt- och/eller basorganisation 1.1 WBS arbetsstruktur Sida 11

12 Andra strukturer Det kan finnas behov av andra strukturerade sammanställningar, t.ex. Produktstruktur (PBS) beskrivning av en produkts uppbyggnad antal delar samt hur delarna sätts ihop kan vara helt eller delvis lika en WBS Riskstruktur (RBS) risker grupperade i områden med tydliggjorda samband del av projektets riskhantering Funktionsstruktur (FBS) funktioner och egenskaper för leveransobjekten och dess ingående delar har samband med projektets kravhantering och resultatets godkännadekriterier Avtalsstruktur uppbyggnaden av det avtal som skall finnas när upphandlingen är genomförd affärsnivåns ansvar, delges projektledningen Sida 12

13 WBS, projektstruktur - checklista Ingår alla interna och externa resultat? Ingår alla tillfälliga resultat? Har nedbrytning gjorts till en rimlig och hanterbar nivå: - för projektplaneingen? - för detaljplaneringen? Finns en mall för projekttypen som underlag? Finns en struktur från ett liknande projekt som underlag? Ska beskrivningar tas fram? Behövs en en ansvarsmatris? Har medarbetarna eller andra med erfarenhet deltagit i framtagningen? Har alla aktiviteter inom varje arbetspaket identifierats? Ingår projektledning? Kan strukturen nyttjas som stöd vid kalkylering? Kan strukturen nyttjas som stöd vid uppföljning? Kan strukturen nyttjas som stöd för beskrivning av progress? Finns behov av andra strukturerer än WBS-arbetsstruktur? Sida 13