Grundläggande Projektledningslära

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Grundläggande Projektledningslära"

Johanna Isaksson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Grundläggande Projektledningslära Tekniskt licentiat, på institutionen för industriell ekonomi & organisation Dagens övning Projektbegreppet Projektets målformulering Projektlivscykeln Projektledaren Samt projektplanering 1

2 Vad är ett projekt? Ge exempel på ett projekt Ge exempel på icke-projekt Diskutera med personen bredvid er i 5 minuter 1) Projektbegreppet a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service (PMI 1996:4) an organized undertaking, limited in time to achieve specific objectives (NORDNET:1985:24) 2

3 Ett Projekt är: PROCESSEN att uppnå ett resultat. INTE resultatet i sig. Projektet Objektet Produkten Resultatet Karakteristika för projekt Projekt är komplexa uppgifter som har en start och ett slut, och som är unika. Ett projekt är processen att skapa ett speciellt resultat Ett projekt har en livscykel (Archibald 1992; sid.25) 3

4 Vanlig verksamhet Leverantör Kund I en cykel PROJEKT Början Slut En projektuppgift skall specificeras enligt: 1. Starttidpunkt 2. Sluttidpunkt 3. Mål 4. Utnämnd projektledare 5. Utpekade resurser 6. Ett namn 7. En beställare 4

5 2) Projektets målformulering Är en beskrivning av det önskade resultatet av projektet, ur projektledarens perspektiv Även om de är givna måste en uttolkning och precisering ske Målformuleringens dimensioner Vad som skall utföras När resultatet skall finnas tillgängligt (slutdatum för färdigställandet) Kostnaden för utförandet av projektet 5

6 Vad, när och hur mycket Dessa tre dimensioner av projektets målformulering Funktion, Tid, och Kostnad bildar kärnan i projektets målformulering Måltriangeln Tid, Tidplanen Funktion, Tekniska specifikationen Kostnad, Projektbudgeten 6

7 Kontrakts projekt Exempel: ABB STAL gas turbiner Varje projekt motsvarar en affärsmöjlighet, har en kund Liknande projekt följer på varandra Många projekt pågår samtidigt Fokus: Kund koordinationen Investerings projekt Exempel: STORA-ENSO pappers fabrik Stora investeringar nödvändiga för verksamheten, men inte direkt vinstgenererande Interna projekt som måste passas in med andra aktiviteter Fokus: Planering, intern koordination 7

8 Systemimplementerings projekt Exempel: Implementation av affärsledningssystem Utveckling av icke-fysiska enheter, alltså service eller system Mestadels för internt bruk Fokus: Koordination av resurser och kommunikation med berörd personal Produktutvecklings projekt Exempel: Ericssons T28, Volvo S80 Utveckling av fysiska produkter Intern kund/beställare Projektets beställare/kund är intern. Objektet kan mycket väl ha en extern kund Fokus: Koordination av specialister inom företaget 8

9 Projektets målformulering skall vara: Specificerade Mätbara Accepterade Realistiska Tidsbegränsade» (Selin) 3) Projektlivscykeln Ett Projekt: Har ett Planerat avslut Är en Unik uppgift Genomgår olika faser som har olika karakteristika Har ojämn resursförbrukning 9

10 Generella livscykelfaser 1.Förstudie 2.Planering 3.Genomförande 4.Avslut Förstudie & planering Formulera uppgiften Organisera/strukturera projektet Projekt planering och budgetering Utför en risk analys 10

11 Genomförande & Avslutning Arbete utförs parallellt Antalet projektmedarbetare ökar Uppgiften och resultatet dokumenteras Resultatet (objektet) övergår till kunden / beställare Resursförbrukningen varierar i de olika livscykelfaserna Förstudie Planering Genomförande Avslutning 11

12 Ackumulerad resursförbrukning S-kurvan Förstudie Planering Genomförande Avslutning Projektets resursförbrukning Planerad Budget och tidplan Bundna Beslut under projektets genomförande Verkliga Utfört projektarbete Rapporterat I tidplaneringssystemet 12

13 Projektledarens dilemma 1) De viktigaste besluten fattas med minst kunskap om projektets resultat 2) Effektiv problem lösning kräver stabila planer, att man löser rätt problem kräver flexibilitet 4) Projektledaren Vad karakteriserar en bra projektledare? Diskutera med närmaste granne: Vilka egenskaper är viktigast för en bra projektledare? 13

14 Projektledarens kompetens Generalist eller Specialist? Vilket expertisområde är viktigast? Att vara en bra projektledare innebär att man samtidigt måste vara en bra ledare, coach, administrator och politiker men även specialist! Projektledaren ansvarar för: Vad som skall göras? Vem som är ansvarig? När det skall göras? Ansvarig för att projektet utförs! 14

15 Projektteamet Karakteristika för projektgrupper Vid uppstarten: Fokus på Team & Uppgift Ständig förändring av gruppdeltagarna Genomgång grupputveckling Har inte alltid 100% commitade medlemmar Vid avslut: Separation 5) Projektplanering i stort 1 Strukturera projektet mha - WBS/PBS/OBS 2 Schemalägg projekt aktiviteterna mha exempelvis Gantt scheman eller PERT 3 Ta fram den kritiska linjen - CPM 15

16 Strukturera projektet PBS/WBS Project Breakdown Structure Work Breakdown Structure OBS Organisational Breakdown Structure Vad är en WBS eller en PBS? En PBS/WBS är en systematisk, hierarktisk nedbrytning av det totala projektet i större och mindre element. PBS/WBS:en delar in projektet i en serie av delprojekt och delleveranser. Dessutom identifieras de olika aktiviteterna som skall genomföras i varje delprojekt Subprojects Deliverable items Tasks, activities Work packages The Project Support functions 16

17 Vad bör en PBS/WBS täcka in? Projektets ingående delar, följaktligen en nedbrytning av projektets resultat (produkten/tjänsten/systemet ) De funktionella aktiviteterna som behövs för att skapa och leverera resultatet Samt andra funktionella aktiviteter som behövs för att leda och styra projektet Exempel: Genomföra en kurs på KTH Målet: Tidplan, budget och kravspec WBS utifrån olika work packages Skapa ett Gantt Schema Skapa en nätplan Påbörja projektarbetet 17

18 Projektplanering i stort 1. Formulera dina projektmål tydligt 2. Strukturera projektet mha - WBS/PBS/OBSBryt ner projektets mål i stora delar - s.k. Work Packages (delmoment)definiera specifika aktiviteter som behövs för att kunna utföra varje enskilt delmoment för att på så sätt nå projektmålen 3. Uppskatta hur långt tid det kommer att ta att avsluta varje enskild aktivitet Projektplanering i stort 4. Schemalägg projekt aktiviteterna mha exempelvis Gantt scheman 5. Ange vilken typ av resurser som behövs samt mängden av de olika resurserna 6. Gör en kostnadsuppskattning för varje enskild aktivitet 7. Visualisera projektet och dess aktiviteter m.h.a. ett nätverksdiagram 18

19 Att skapa en PBS 1. Skapa PBS/WBS:en uppifrån och ner utifrån antingen projektuppgiften eller projekt resultatet 2. Identifiera de stora givna delmomenten (work packages) 3. Varje delmoment delas sedan in ytterligare i komponenter/element till dess en nödvändig, praktisk nivå är nådd Att skapa en PBS 4. De olika aktiviteterna skall sedan etablera: Ansvarig organisation, ex. delprojektledare. Kravspecifikationer. Budgeterade resurser. Kostnadsställe. Följaktligen planeras, budgeteras och kontrolleras 5. Summera informationen i WBS:en 6. Upprepa och revidera WBS:en med all berörd personal (delpl och proj.team) 19

20 Att identifiera/definiera aktiviteterna En projektaktivitet är en definierad del av projektarbetet som konsumerar projekttid Görs exempelvis genom: Team brainstorming Eller att de identifieras av den ansvarige för varje enskilt delmoment Att schemalägga projekt aktiviteter Behövs för att enkelt kunna se när projektaktiviteterna skall påbörjas och avslutas, exempelvis via ett Gantt Schema Sätt alla aktiviteterna (som listats i PBS/WBS:en) på den vertikala axeln Mät sedan tiden på den horisontella axeln Visualiseras oftast som en tabell eller ett diagram 20

21 Gantt scheman - horisontella bar charts Gantt scheman är lätta att använda och relativt informativa... 21

Relevanta dokument

Projekt som ledningsutmaning. Läran om projektledning (1) Läran om projektledning (2) Anna Jerbrant

Projekt som ledningsutmaning. Läran om projektledning (1) Läran om projektledning (2) Anna Jerbrant Projekt som ledningsutmaning Läran om projektledning (1) 1942-45: Manhattanprojektet (USA). 2 miljarder dollar i omsättning, som mest 120.000 anställda. Målstyrning, parallella aktiviteter. 1950-talet: