Projektplanering. Planering - Subjektivitet. Projektplanen Early planning is important! Varför är defintion av mål och planering så viktigt?

Transkript

1 Planering - Subjektivitet Projektplanering Anneli Linde Projektplanen Early planning is important! Avgör: vad som måste göras vem som skall göra det hur långt tid det kommer att ta samt hur mycket det kommer att kosta Resultatet av ansträngningarna är en baseline tidplan Varför är defintion av mål och planering så viktigt? Projekt startar ofta med en vag idé många indivier inblandade I processen många tolkningar av VAD som skall göras och HUR det skall göras De som engageras i projektet måste vet exact vad som förväntas av dem och vad de skall göra Gruppen behöver också förstå varför projektet har initieras Det gäller alltså att förebygga missförstånd att skapa en gemensam liktydig bild över uppgiften

2 The project planning process. Gemensam bild. målformulering. Analys av projektet och dess omgivning 4. Mål till aktivitet -sturkturering (WBS) 5. Tidplanering, ekonomisk plan risk mm 6. Struktur för uppföljning goch utvärdering Tre olika strukturerings principer WBS (Work Breakdown Structure) moment PBS (Product Breakdown Structure) component OBS (Organisational Breakdown Structure)- competence Needed for the Activity table and the Responsibility matrix Vad är en PBS / WBS? Vad bör en WBS/PBS täcka in? En PBS/WBS är en systematisk, hierarkisk nedbrytning The Pro ject Projektets ingående delar PBS/WBS innebär en uppdelning av projektet i ett antal av underprojekt och levererbara delar Sub p rojects Deliv e r a b le ite m s Su p p o rt functions De funktionella aktiviteterna som behövs för att skapa och leverera resultatet W o rk packages T a s k s, activities Samt alla andra aktiviteter som behövs för att t.ex. leda och styra projektet

3 Att skapa en WBS/PBS. Skapa PBS/WBS:en uppifrån och ner. Identifiera de stora givna delmomenten (work packages). Varje delmoment delas sedan in ytterligare i komponenter/element Att skapa en WBS/PBS 4. De olika aktiviteterna skall sedan etablera: Ansvarig organisation, ex. delprojektledare. Kravspecifikationer. Budgeterade resurser. Kostnadsställe. Följaktligen planeras, budgeteras och kontrolleras 5. Summera informationen i WBS:en 6. Upprepa och revidera WBS:en Aktiviteter/arbetspaket grundnivån i PBS/WBS. Sammanfattning av det arbete som skall utföras. Nödvändig input från andra aktiviteter. Referenser till kontrakt, specifikationer etc 4. Specifikation av resultat som skall uppnås (utvärderingsbara!) Olika slags projektaktiviteter Design/utvecklingsaktiviteter Produktionsaktiviteter Byggnations/installationsaktiviteter Försörjningsaktiviteter Ledningsaktiviteter Typer av arbetsinsatser i aktiviteter Typiskt exempel på en PBS Olika typer av aktiviteter kräver olika sätt att planera/mäta arbetsinsats: Konkreta aktiviteter. Nivåberoende aktiviteter. Proportionerliga aktiviteter. Struktureras utifrån produkten (systemet) som projektet skall resultera i. The GSM Implementation Project Project Manager Deliverable Products Implementation Project Management Struktureras utifrån processen som är nödvändigt för att skapa projektresultatet Nödvändiga projekt aktiviteter som inte direkt kan relateras projektets resultat

4 Ansvarsförhållanden vad gäller en projektaktivitet Faktiskt ansvar för aktivitetens utförande (hantverkarna) Övergripande ansvar (byggledaren) Måste tillfrågas (betongarbetarna) Bör tillfrågas om möjligt (kunden) Måste informeras (kunden och kanske högre chef för byggledaren) Vetorätt/ måste ge tillstånd innan start (kunden, högre chef, bankkontakt) Organisational Breakdown Structure (OBS) En Organisational Breakdown Structure erbjuder en systematisk, hierarktisk nedbrytning av de organisatoriska delar som ingår i projektet Organisation Chart Company GSM Supplier Development Manufacturing Implementation Project/Work Breakdown Structure The task/responsibility matrix: Project Övning WBS, resebyrå, övningwbs bygga torn Organisational Breakdown Structure Company TASKS Dept Dept Group Group Group Dept Group Group RESPONSIBLE DEPT Tid planering Ordna i kronologisk order Leta efter paralella processer Visualisisering Gantt-charts Network planning (PERT/CPM) Milstone planning Schemaläggning av projektaktiviteter Behövs för visualisera deras början och slut Designas oftast som en tabell eller ett diagram Aktiviteterna på den vertikala axeln Tiden på den horisontella axeln

5 Gantt-schema Nackdelar med Gantt scheman Gantt scheman visar inte tid kopplat till kostnad Gantt schemat är inte användbart för optimering av resursfördelningen Ökad komplexitet i projektet kräver en metod som bättre analyserar projektet övergå från Gantt scheman Om det finns inbördes beroenden mellan de olika aktiviteterna Utöka planeringen och använd nätverks flödesscheman Exempelvis CPM/PERT Dessa består av aktiviteter, händelser och blindaktiviteter Fördjupad projektplanering Låt projektaktiviteterna representeras av En pil, eller En nod Måste ha identifierat aktiviteterna, deras inbördes beroende samt tidsåtgång, i.e. start och sluttid Tidplanering m.h.a. nätverksdiagram Uttrycket nätverk är centralt i metodernas uppbyggnad En grafisk framställning av projektet som visar både ordningsföljden och sambanden mellan delarbetena Första steget är att: identifiera sambanden, bestämma ordningsföljden uppskatta tidsåtgången Activity-on-arrow diagram Dessa nätverks diagram består av aktiviteter, händelser och blindaktiviteter (dummys) Aktiviteterna sträcker sig från vänster till höger, tiden sätts på samma sätt Pilarna (aktiviteterna) börjar och slutar med en händelse Händelserna och aktiviteterna skall ges unika benämningar eller identifieringar

6 BÖRJAN The activity-on-arrow diagram Aktivitet Aktivitet A Händelse I Händ II Aktivitet C Aktivitet B Händ III Activity SLUT Varje pil motsvarar en aktivitet, och noderna motsvarar de händelser som visar start och slut av en aktivitet Activity-on-arrow diagram Dummy aktiviteter behövs: När den logiska aktivitets följden måste bevaras eftersom vissa aktiviteter är beroende av andra Eller när diagrammet behöver klargöras Dessa dummy aktiviteter ritar ut som streckade pilar START The activity-on-arrow diagram; dummy Activity Activity A Event I Activity B Event IV Event II Activity C Dummy activity Event III Activity END Each arrow represents one activity, and the nodes are the events marking the beginning or end of an activity. Activity-on-node diagram Vissa projektledare föredrar att använda A-o-N diagram Tidigaste start tid och senaste start tid noteras direkt vid varje aktivitet Pilarna visar hur aktiviteterna hänger samman The activity-on-node diagram Aktivitet Aktivitet A Aktivitet C Aktivitet B Aktivitet Varje box representerar en aktivitet, och innehåller information om start och slut tid A-o-A diagram kontra A-o-N diagram A-o-A Enklare att skapa och modifiera Icke-experter har det lättare att förstå diagrammet Milstolpe händelser är enklare att utmärka A-o-N Enklare för att visa komplexa förhållanden Inga dummy aktiviteter, således blir antalet aktiviteter densamma i WBS och diagram

7 A-o-A diagram kontra A-o-N diagram A-o-N A-o-A När det finns multipla All information angående förutbestämda aktiviteterna finns i beroenden så framstår boxarna - förenklar info de tydligare överföringen Övning TIDPLAN Övning NÄTplan Program Evaluation and Review Technique (PERT) En teknik som hanterar förmodan att en aktivitets tidsangivelse troligtvis alltid har en grad av felaktighet Man fokuserar således på tre olika tider för varje aktivitet: Optimistisk tid Mest trolig tid Pessimistisk tid PERT Program Evaluation and Review Technique Bygger på genomförd föregångssystematisering Tre tidsestimat för varje aktivitet: - worst case (W) - normal (N) - best possible (B) Ännu mer om PERT.. PERT var mycket populär på 960-talet I ursprungliga versionen baserades PERT på att aktiviteternas utförandetid inte var möjliga att bestämma exakt Används emellertid avsevärt idag också då många PL att andra projektplaneringsmetoder inte visualiserar komplexiteten Både CPM & PERT bygger på att man laborerar med variablerna genomförandetid och genomförandekostnad CPM/ CPA analys CPM utgår ifrån att tiden för att utföra en aktivitet i nätverket är beroende av den resursinsats som sätts in En kostandsfunktion kan därmed bestämmas I en CPM analys utgår man ifrån den :a beräkningen av projektets totala genomloppstid Genom iterativ beräkningsgång där den kritiska linjen beräknas och resurser successivt tillförs lämpliga aktiviteter, optimeras den totala kostnaden

8 Critical Path Method [CPM] För att analysera nätverksdiagram CPM skapades för projekt som innebär många aktiviteter som behöver on-time completion CPM skall ge detaljerad kontroll på en mikronivå Viktigaste med CPM/PERT är metodernas grundläggande modell Hur finna den kritiska linjen Fokusera på förhållandet mellan de olika projektaktiviteterna Syftet är att identifiera kortaste möjliga tiden som projektet kan färdigställas på Samt de aktiviteter som är tidskritiska för att nå målet Fördelar med att använda PERT/CPM är: Integrering av alla aktiviteter Reduktion av totala projekttiden Identifiering av den kritiska linjen Mer effektiv integrerad utvärdering av den verkliga progressen av alla involverade Olika steg i en CPM analys. Skapa ett nätverks diagram. Detta diagram skall ge en grafisk överbild över alla projektaktiviteter samt deras ordning. Tillhandahåll en överblick över projektet genom att analysera linjerna genom nätverket: Bestäm längden för varje linje Identifiera den kritiska linjen Bestäm hur mycket tid som behövs för att slutföra projektet. Räkna fram earliest finish time (EFT) och latest finish time (LFT) för varje aktivitet 4. Räkna fram varje aktivitets slack 5. Räkna fram earliest start time (EST) och latest start time (LST) för varje aktivitet Exempel: Decoration project Decoration project: Activity table Goal: - Paint bedroom and kitchen Sub-projects: - Remove furniture - Decorate bedroom - Decorate kitchen - Put furniture back Activities: a. Remove furniture b. Prepare bedroom c. Paint bedroom d. Prepare kitchen e. Paint kitchen f. Replace furniture Activity a. b. c. d. Moment (WBS) Prepare bedroom Paint bedroom Prepare kitchen Component (PBS) Remove furniture Trolleys and boxes Machines and plaster Paint Machines and plaster Competence (OBS) Removal people Remarks Requires some pre-packing Cleaning afterwards Cleaning afterwards Cleaning afterwards e. Paint kitchen Paint Cleaning afterwards f. Replace furniture Trolleys Removal people

9 Decoration project: Responsibility matrix Gantt-analysis of decoration project Activity a. b. Remove furniture Removal people Prepare bedroom Action responsibility Decision responsibility Project sponsor Project sponsor/ lead painter Information/ discussion Lead painter Neighbors Activity a. Remove furniture b. Prepare bedroom Preceded by Start a Estimated duration Early start 0 Late end 0 c. Paint bedroom Lead painter Project sponsor c. Paint bedroom b 5 d. e. Prepare kitchen Paint kitchen Project sponsor/ lead painter Lead painter Neighbors Project sponsor d. Prepare kitchen e. Paint kitchen a d 5 f. Replace furniture Removal people Project sponsor/ lead painter f. Replace furniture c, e 6 6 Gantt schedule for decoration project Activities and network for decoration project Gantt ett enkelt horisontellt linjediagram Activity Immediate predecessors a Remove furniture None b Prepare bedroom a c Paint bedroom b d Prepare kitchen a e Paint kitchen d f Replace furniture c, e Activity duration (in days) Remove furniture Prepare bedroom Prepare kitchen Paint bedroom Paint kitchen Replace furniture Activity reference Activity duration Event number Network analysis for simple decorating project a An Event b c a 5 f 6 d e 4 Network analysis for decorating project With earliest and latest event times a b c 5 f d 4 e 4

10 sammanfattning Planeringsarbetet, i steg () Avgränsa och integrera projektet Analysera intressentsituationen Analysera krav och behov Beskriva resultat och projektmål Planeringsarbetet i steg () Att planera arbetet Välj strategi Strukturera projektarbetet Uppskatta resurs- och tidsåtgång Analysera beroenden Göra tidplan Göra budget Planeringsarbetet i steg () Att organisera arbetet Definiera projektorganisationen Planera för kommunikation