Planera och följa upp projekt: del 3, resurs, kvalitet, eko, risk. Breakdown Structures. Benefits of the WBS. Gantt-schema PBS WBS OBS WBS

Transkript

1 Planera och följa upp projekt: del 3, resurs, kvalitet, eko, risk Anneli Linde , Resursdiagram Risk kvalitet Ekonomisk planering/ uppföljning Breakdown Structures WHAT? HOW? WHO? PBS WBS OBS Product Breakdown Structure Work Breakdown Structure Organizational Breakdown Structure Benefits of the WBS Gantt-schema Estimates Risk and Contingency Plans WBS Schedule Risk Control Activity List Project Control Communication Control Change Control Project Plan Progress Reports 1

2 Resursplanering Information från WBS, tidplan samt nätplanen: lägg in beräknad resursåtgång (planerad förbrukning av mantimmar) i tidsaxel. Se sid 130 RISK Risk Management Olika typer av osäkerhet Risk Management: refers to the way in which risks faced by the business are dealt with. Risks may arise from the nature of the business operations and/or the way in which the business is financed. The purpose of (Project) Risk Management is to minimize the risk of not achieving the objectives of the project. Operationell osäkerhet skillnaden mellan den information som är nödvändig för att utföra uppgiften och den information som finns till hands Kontextuell osäkerhet skillnaden mellan den kunskap och de premisser som används vid projektes planering och de som används vid dess utvärdering Riskanalys -osäkerhetsanalys The Risk Management Process Riskhantering: Riskidentifiering Riskvärdering Riskåtgärdsplanering MEN ofta bättre att se det som risk och MÖJLIGHETS identifiering dvs osäkerhetsanalys 2

3 Risk Evaluation Indentify risks and opportunities Likelihood High Low Consequence Low High Medium risk High risk Low risk Medium risk Brainstorming in the project group Write it down in a list Evaluate risk (1-10)..how likely to happen Evaluate consequence (1-10)..how severe for the project if.? Risk x cons= risk evaluation measurement attend to risks with highest score how to prevent them, what to do if they happens Calculating severity / minirisk metoden Problem Staff Late delivery of hardware Communication and Networks problem Expectation 6 Impact 8 Project severity = expectation (1-10) * impact (1-10) (Man kan ha skalan eller 1- också) Expectation: hur stor risk är det att X inträffar? Impact: OM X inträffar hur stor är då påverkan!? Severity Övningsuppgift: risk Ekonomistyrning /planering 3

4 Budget, projektekonomi Företagets ekonomisystem Styrning av kostnader i projekt kan delas upp i att skapa projektbudget: totala kostnader samt budget för likviditet (dvs flödet av pengar per tex månad) att redovisa kostnadsutvecklingen i projektet på relevant sätt vilket innebär att man måste ha en metod för att följa upp projektet under processens gång. hur mkt av våra budgeterade resurser har vi förbrukat i relation till hur stor andel av vårt planerade slutresultat Kalkylering Budgetering Redovisning Finansiering Rapporter Kostnadsslag Självkostnad Självkostnad = Fördelade kostnader + Direkta kostnader Indirekta kostnader (omkostnader) Direkta kostnader Kostnadsställe Kostnadsbärare Fördelade kostnader Sjävkostnadskalkylering Alla kostnader som uppstår i ett företag måste täckas av företagets intäkter Varje produkt (eller projekt) måste ta sin del av de gemensamma (indirekta) kostnaderna Problemet är hur man skall fördela de indirekta kostnaderna rättvist och enkelt (både internt och ge logisk och konkurrenskraftigt pris till kunden) Genom att samla kostnader av samma typ i en grupp uppnås en viss enkelhet. 22 Uppbyggnad av självkostnadskalkyl Direkt material (DM) + Materialomkostnader (MO) + Direkt lön (DL) + Tillverkningsomkostnader (TO) + Speciella direkta tillverkningskostnader = Tillverkningskostnad + Försäljningsomkostnader (FO) + Administrationsomkostnader (AO) = Självkostnad + Vinstpålägg = Pris 23 Bidragskalkyl Används helst vid beslut på kort sikt Snabba lägen Ofullständig kostnadsfördelning Vid bedömning av lönsamheten hos små tillfälliga försäljningsmöjligheter 24 4

5 Bidragskalkyl (forts) Tar enbart hänsyn till särintäkter och särkostnader Täckningsbidrag är det som blir över av intäkten för en produkt, då särkostnaden har betalats. Täckningsbidrag (TB) = Särintäkter - Särkostnader Totalt täckningsbidrag (TTB) = Total intäkt (TI) - Total särkostnad Resultat = TTB - Samkostnad TB Täckningsgrad (TG) = = FP TTB TI 26 Exempel bidragskalkyl Datorbord Sängbord Soffbord Totalt Försäljningspris 700 kr kr 2 00 kr Kostnad per enhet 00 kr 720 kr kr Täckningsbidrag 200 kr 480 kr 600 kr Antal enheter Täckningsbidrag kr kr kr kr 27 Tre huvudbudgetar och dess samband Resultatbudget Likviditetsbudget Budgeterad balansräkning Resultat budget beskriver beräknat resultat (intäkter kostnader) både tot och uppdelat i olika typer av intäktet, använda resurser, olika produktgrupper ansvarsenheter mm Resultat B för hela företaget följer oftast externredovisningsprinciper Såväl bokföringsmässiga som kalkylmässiga grunder för beräkningar av intäkter och kostnader kan användas Oftast indelat i både längre och kortare tidsperioder

6 Resultatbudgeten Likviditetsbudget RESULTATBUDGET Intäkter Försäljning Rörelsens kostnader Varukostnader Bruttoresultat Diverse omkostnader Personalkostnader Avskrivningar Rörelseresultat Räntekostnader Resultat efter finansiella poster Skatt Budgeterat resultat tkr Likviditetsbudgeten är en sammanfattning av det beräknade kapitalbehovet och valet av finansiering - Bedömnings av framtida in och utbetalningar dvs kassaflöde. Likviditetsbudgeten visar på vilket sätt företaget, med hjälp av finansieringen skall klara de löpande utbetalningarna Saldot av likviditetsbudgeten visar hur företagets likvida medel förändras Likviditetsbudgeten är livsviktigt för företaget. Likviditet kan svänga kraftig under året pga av t.ex investeringar, eller pga av att inköp produktion och försäljning kan ligga långt från varandra tidsmässigt (tänk på att.tillfällig brist på likvida medel kan innebära konkurs även om det sett över ett helt år finns likvida medel vikigt att veta hur mkt varje enskilt projekt förbrukar.) En viktigt del av ekonomiplanering och styrning i projekt är uppföljning. i kursen med focus på earned value Viktig kunskap! schema Kvalitets styrning Inga mer föreläsningar denna vecka! Tiden skall läggas på projektet som tar mkt tid. Handledning i zingzing indeks hus, 1tr till höger. Info finns på dörren/ alt knacka 6

7 Kvalitetsstyrning Vad kan gå fel Består av: Kvalitetsplanering Kvalitetssäkring Kvalitetsuppföljning Supply failures Failures inside the operation Design failures Customer failures Både interna system i projekten såväl som projekten kopplade till företagets kvalitetsuppföljning Facilities failures Staff failures The Deming Cycle or PDCA Cycle Ngr sätt att visa /analysera kvalitetsaspekter ACT Adopt the change as a permanent modification to the process, or abandon it. PLAN Plan a change to the process. Predict the effect this change will have and plan how the effects will be measured CHECK Study the results to learn what effect the change had, if any. DO Implement the change on a small scale and measure the effects To Accompany Krajewski & Ritzman Operations Management: Strategy and Analysis, Seventh Edition 2004 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Input/output analysis Input Output Cause effect diagrams Flowcharts Pareto diagrams Scatter diagrams x x x x x x x x x x x Why-why analysis Why? Why? Why? Kravspec. styr ofta kvalitetsnivån och feltorelansen. liksom mål/kvalitet/tid triangeln 7

8 Starkat kopplat till kvalitetsstyrning i projekt är ändringshantering vilket alltid har en egen punkt i en projektplan. Bestäm alltid hur ni avser hantera och kommunicera ändringar i projekten (både internat såväl som externt) Hjälp till case: - mall / ex på innehåll/rubriker i en projektplan - progress rapport - slutrapport Handledning: indeks hus,1tr höger, (knacka) 8