Med focus på: Formell projektkommunikation. Vad är kommunikation. Media som används: Effekten

Transkript

1 Med focus på: Formell projektkommunikation anneli linde Kommunikation misslyckas oftast utom någon enstaka gång då det kan betraktas som en ren tillfällighet. Vad är kommunikation Meddelande som skickas mellan sändare och mottagare - en kodning/ avkodningsprocess sker kommunikationen kan vara verbal eller icke verbal - nästan alltid en kombination av de båda. (dvs ord (talade eller nedskrivna), kroppspråk, val av medie, utryck etc ).men reducera inte kommunikation till att sända budskap..kommunikation är en komplex och komplicerad process Kommunikation kan vara både en bro och en barriär. Effekten Effekten av kommunikationen beror på många olika faktorer bl.a: Medie Språk Relation Personlighet Avsikt med kommunikationen.. Media som används: Formatet dvs möten, rapporter, specifikationer, kontrakt, e-post, sms Den miljö kommunikationen äger rum i: projektrum, projektbibliotek, anslagstavlor, 1

2 Det språk som används Relationen Språkets stil, tex befallande, faktabaserat, argumenterande, byråkratiskt Grafiska språket: dvs diagram, tabeller, bilder Nationella språket som används I språk och språkbruk finns makt Relationen mellan sändare och mottagare spelar roll för hur kommunikationen fungerar. Tex det hierarkiska förhållandet, graden av acceptans som ledare, respekt etc. Personal Preferences Affect Communication Needs Introverts like more private communications, while extroverts like to discuss things in public. Intuitive people like to understand the big picture, while sensing people need step-by-step details. Thinkers want to know the logic behind decisions, while feeling people want to know how something affects them personally. And some people are driven to meet deadlines while others need more help in developing and following plans. Communication Techniques Formal, Impersonal project documents deliverables memos change requests project schedules data dictionaries error tracking procedures Formal, Interpersonal status review meetings design review meetings code inspections Informal, Interpersonal group meetings for information dissemination and problem solving E-communication E-bulletin boards Web sites Interpersonal Network informal discussion with those outside the project Ambitionstrappan, vad vill du uppnå med kommunikationen allt detta skall ställas i relation till att individer uppfattar och tolkar verkligheten olika! Olika media sänder olika signaler även om det skrivna eller talade ordet är exakt detsamma! Ord betyder olika saker för olika individer Reaktioner tolkas olika.ingen information/kommunikation kan ses kontextlöst 2

3 Kommunikations strategi i multiprojektorganisationen Projekt handlar om att hantera kommunikation! Projektintressenter skall uppmuntras till att kommunicera- att söka information- bygga relationer dela med sig av information. Ogranisationen och projektet skall relateras till varandra Ettnödvändigtkravärattallasomärmed i projektet känner förtroende för projektets kommunikationssystem kommunikationskultur Kommunikations strategi -en process I varje projekt skapas en kommunikationskultur. Kulturen påverkas av: Projektmedlemmarnas vilja att identifiera sig med projektet Tillgången till information Relationen mellan projektmedlemmarna Kommunikation i projekt kan sägas innehålla: 1. Kommunikations analys 2. Skapande av kommunikationssystem 3. Implementering av systemet 4. Utvärdering och förbättring av systemet Vad kommuniceras i projekt?? Project Planning - Communication ledarskapet Projektmål Planer Uppföljningar Projektets arbetsinnehåll.. Communication Plan 1. Format Multiple communication types required Appropriate level of information for each audience 2. Frequency 3. Distribution 3

4 Communication plan in a project Formella kommunikationsystem/ hjälpmedel What? -what should be included, kind of information; formal / informal who? -in the group outside the gruop, (who is responsible to give the info -who execute..) why? -used for a decision, to control, to lead. when? -when needed, specific time or event how? -written, oral, mail, meeting, document.. IT-baserade projekt specifika system; projekt relaterade dokumentmallar, modeller, databaser för lagring etc. Företagets allmänna system såsom , hemsidor etc Se tex IT baserade plattformar tex projektplatsen.se Skriftlig formell kommunikation (krav) Uppdrags specification beställning Projektplan /projekt specifikationen Progressrapporter /status rapport Slutrapport Återknyt till frågorna: Vad, Vem Varför När och Hur! Grundsten i projektkommunikationmöten! Exempel på dessa dokument: -project charter -gate decisions -Project plan -Final project report -progress report /status report Se tex wenell.se, samt vår hemsida. Informationsmöten Arbetsmöten Beslutsmöte Förhandlingsmöten Granskningsmöten -men sätt i relation till Varför hålls mötet? Vem skall vara med? Hur skall mötet utformas?. 4

5 möten Att tänka på då ni planerar och genomför möten Möten kan ha olika formaliseringsgrad. Kan vara tidstyrt återkommande eller vid behov (utlöst av specifik händelse) Ett möte måste fyllas med mening och substans. Ha respekt för din och andras tid! Möten skall planeras återknyt till frågorna: Vad Vem Varför När och Hur!? Bestäm syfte och mål Vem skall delta och varför. Förbered deltagarna (skall kallelse skickas ut på speciellt sätt, finns mtrl som deltagarna skall ta ställnings till i förväg, vad förväntar du dig att mötesdeltagran skall bidra med) Våga leda möten! Arbetet skall gå framåt. Kör man fast-bryt, bordlägg, gå vidare! Om beslut skall tas, se till att det tydligt framgår vad beslutet blev! Vid längre träffar och möten glöm inte att planera in pauser..och godis är inte alltid fel Följa upp möten- ge feedback, se till att beslut genomförs etc Kommunikation -ledarskap Kommunikations strategi måste alltid sättas i relation till den ledarstil som utövas relationen medarbetare kontext situation Communication Techniques in Projects (a summary) Formal, Impersonal project documents deliverables memos change requests project schedules data dictionaries error tracking procedures Formal, Interpersonal status review meetings design review meetings code inspections Informal, Interpersonal group meetings for information dissemination and problem solving E-communication E-bulletin boards Web sites Interpersonal Network informal discussion with those outside the project Tider / Grupper (fastställt): Tisd: V 22: 16, 22,27 V32:,21,31,7, 13 V35: 20, 28,33, ; V22: 4,12,15 / V32: 29,34,10, V35: 23, 25, 32 Onsd: ; Q33: 11,01,17, 10 Q 34: 3,8,24, ; Q33 : 2, 5, 6, 26 Q34: 18, 19, 30, 9 Var och en måste ha med ett ex av gruppens rapport, samt ett par kopior på Gantt schema WBS, samt kopia på åtgärdslista/förbättringsförslag. Vi börjar varje grupps arbete prick 15över vilket innebär att ni bör vara där ca 10minuter innan för att få uppgifter samt vidare gruppindelning! Info om vilken sal just din grupp skall vara i kommer läggas ut på hemsidan under fredagen/a 5