18 STEG FÖR HUR DU SKAPAR EFFEKTIVARE MÖTEN!

Transkript

1 18 STEG FÖR HUR DU SKAPAR EFFEKTIVARE MÖTEN! En viktig hörnsten i ett företag är att ha en bra möteskultur. Det har skrivits spaltmil om hur man ska tänka när man har ett möte. Nu har vi sammanfattat en checklista med 18 smarta råd, ett snabbtest och några spelregler - för hur du kan förbättra er möteskultur på jobbet.

2 18 STEG FÖR HUR DU SKAPAR EFFEKTIVARE MÖTEN Hur har ni det med möten på ditt företag? Sitter du med på möten som du egentligen kanske inte hade behövt vara med på? Här har vi skapat 18 smarta spelregler för dig som vill göra era möten mer effektiva - allt för att ni inte ska lägga ner dyrbar tid på onödiga möten. Och inte minst, att ni ska gå från mötet och veta exakt vad som är beslutat. FÖRE MÖTET 1 VÅGA TACKA NEJ TILL MÖTEN. Onödiga möten = tidstjuvar. Kan du lösa det på annat sätt, till exempel med mail eller telefon. Värdesätt din egen tid. Ifrågasätt därför alltid om du verkligen behöver vara med på mötet. Du kanske bara behöver vara med en del av mötet när just dina frågor diskuteras? 2 HA ETT TYDLIGT SYFTE OCH MÅL. (DETTA SKA STÅ I INBJUDAN) Definiera vad syftet med mötet är och vilket resultat du vill ha av mötet. Det som ofta hindrar oss från att genomföra ett bra möte är att vi blandar ihop vad det är för ett möte, som att beslutsmöten ofta får en karaktär av problemlösarmöten. Deltagare får för mycket plats, man har inte gjort sin hemläxa från förra mötet eller gått igenom materialet innan och så vidare. 3 BESTÄM TYP AV MÖTE. Vi brukar dela in möten i tre olika kategorier: A. Informationsmöten = rak kommunikation, inte så mycket dialog eftersom syftet oftast är att alla ska få samma information samtidigt. Man kommunicerar ett budskap och kan därmed boka den tid som åtgår att förmedla med tillägg för frågor. B. Beslutsmöten = större grad av dialog, men med styrning till att man ska fatta ett beslut. Ställer krav på att alla är förberedda och inlästa på de punkter man ska fatta beslut om. C. Arbetsmöten = börjar ofta med att hitta en gemensam bild av vad som ska göras. Nästa steg är att ta fram förslag.

3 4 HA MED RÄTT PERSONER PÅ MÖTET. Se till att endast bjuda in personer som verkligen krävs och som bidrar till mötet. Vilka är berörda? Vem har beslutsmakt? Vem kan tillföra ny kunskap? 5 SKICKA UT MÖTESINBJUDAN I GOD TID! Innehållande agenda, tidsram, rollfördelning, syfte och mål och sist med inte minst - vad det är för typ av möte. Se punkt 3. 6 FÖRBERED DIG En skådespelare eller idrottare tränar och repeterar inför ett framträdande. Ska du leda ett möte så se till att vara väl förberedd. Det är viktigt att både du och övriga mötesdeltagare förbereder er och går igenom de frågor som ska diskuteras innan mötet. På så sätt slipper ni onödiga utläggningar, tappa fokus och kommer lättare fram till ett gemensamt beslut. UNDER MÖTET 7 STARTA OCH SLUTA I TID! Sätt alltid en sluttid för mötet och pröva dessutom att avsätta kortare tid för mötet än du brukar. Ofta hinner ni med lika mycket på den tid ni har till förfogande. Ange i förväg hur lång tid ni har för varje punkt på agendan. 8 STÄNG AV ALLT SOM STÖR Typiska störande moment är till exempel mobiltelefoner eller att personer kommer för sent. Ta upp detta redan på första mötet och kom överens om vissa gemensamma "spelregler". Ha stränga förbud mot mobiltelefoner och datorer som inte används i mötets syfte. Se till att stänga av allt som stör och som tar tid. 9 KONFERENSLOKAL, HOTELLOBBY ELLER EN PROMENAD? Varför hålla mötet i konferensrummet? Ha ett stående möte, ta ett promenadmöte eller sätt er på ett trevligt fik. Gör det som krävs för att öka kreativiteten och energinivån!

4 10 MÖBLERING OCH UTRUSTNING Man behöver inte vara inredningsdesigner för att förstå att möblering spelar roll. Underskatta inte lokalens möblering när det gäller hur effektivt ditt möte blir. Det finns många olika sätt att möblera ett konferensrum - skolsittning/biosittning - runt ett bord - öar - ring - utan bord - utan stolar (stå-upp-möte) 11 HÄLSA VÄLKOMMEN OCH SÄTT STRUKTUREN! Varför inte inleda mötet med STAM så att alla är överens. Var tydlig med vem som leder mötet, vem som skriver protokoll och vad ni har för tidsram. 1. Syfte 2. Tid 3. Agenda 4.Mål 12 SKRIV KORTA PROTOKOLL Få har tid eller ork att läsa långa avhandlingar från möten. Ta med det väsentliga från mötet. Varför inte fota av skisser och anteckningar som ni har ritat på tavlor och blädderblock och lägga in det i protokollet. 13 MÖTESLEDAREN FÖRDELAR ORDET! Det är du som kallar till mötet som har ansvaret för att hålla ihop det. Det är du som leder mot målet, fördelar ordet, ser till att den röda tråden följs och avbryter när deltagare hamnar utanför ämnet. 14 PARKERA FRÅGOR Frågor som kommer upp under mötet som behöver diskuteras ytterligare kan parkeras. Det innebär att ni vid detta möte ställer frågan åt sidan och går vidare. Ni bokar in ett ytterligare möte för frågan som parkerats. 15 BJUD UPP TILL DANS! Visa att du tycker det är kul att leda mötet eller att delta. Se till att alla deltagare känner sig välkomna, viktiga och värdefulla. Det är A och O för ett framgångsrikt möte.

5 16 SUMMERA, SAMMANFATTA OCH TACKA! Mot slutet av mötet är det 7. Starta och sluta i tid! Sätt alltid en sluttid för mötet och pröva dessutom att avsätta kortare tid för mötet än du brukar. Ofta hinner ni med lika mycket på den tid ni har till förfogande. Ange i förväg hur lång tid ni har för varje punkt på agendan. EFTER MÖTET 17 GÖR KLART DET SOM BESLUTATS Se till att få de saker gjorda som du har tagit ansvar för. Rapportera detta sedan till mötesledaren. 18 UTVÄRDERA OCH FÖRBÄTTRA Gör en kortare utvärdering av mötet. Använd gärna PMI (plus, minus, intressant). Ställ också frågan i slutet av mötet om ni nådde syftet och målet med mötet. Läs igenom protokollet och gör eventuella tillägg om du har missat något viktigt.

6 TESTA OM ERA MÖTEN ÄR EFFEKTIVA! Här är ett snabbtest som du kan göra för att se hur det ser ut på ert företag! KRYSSA FÖR DE PÅSTÅENDE SOM DU TYCKER BESKRIVER HUR DET FUNGERAR I DIN ORGANISATION Syfte och förväntat resultat av mötet finns oftast beskrivet i inbjudan. Möten startar alltid på utsatt tid. Vi stämmer av mötets syfte, förväntat resultat och hur vi tillsammans ska arbeta varje gång vi startar våra möten. Mötesrummens möblering och utrustning stödjer en bra dialog. Våra mötesledare är bra på att engagera deltagare och på att effektivt leda mot konkret resultat. Deltagarna gör sitt bästa för att bidra. Alla tillåts att komma till tals och säga sin mening. Vi uppnår oftast förväntat resultat. Det är tydligt för alla vad som beslutas. Vi följer upp fattade beslut. Om du har kryssat i färre än sju påståenden har du sannolikt mycket att tjäna på att förbättra möteskulturen i er organisation. TRAINING PARTNER NORDIC AB Training Partner Nordic AB erbjuder ett komplett utbud av tjänster inom fordonsbranschen. I och med sitt nya Training Center och den nya testbanan vid Arlanda har företaget på senare år även specialiserat sig på att utföra lanseringar, events och mässor. Idag har Training Partner 75 anställda och uppdrag i hela Europa.