Bra möten har både hjärta och hjärna! Av Pia Juhlin Åstrand

Transkript

1 Bra möten har både hjärta och hjärna! Av Pia Juhlin Åstrand

2 2 Inledning Möten mellan människor är nödvändiga och viktiga. De ger oss tillfälle att lära av varandra och möjlighet att komma fram till gemensamma beslut men mötena hjälper oss också att lära känna och förstå varandra bättre. Samtidigt händer det inte sällan att vi upplever möten som besvärliga, tidsödande och till och med meningslösa. Varför är det så och vad kan vi göra för att skapa möten som är verkligt givande och effektiva? Ineffektiva möten blir dyra för organisationen Innan vi går in på hur du bäst får de möten du ska leda att bli riktigt bra ska du få ett bra argument som du kan använda om du behöver sälja in nya modeller eller metoder. Argumentet är helt enkelt att ineffektiva möten är dyra, ja de kan till och med bli mycket dyra! Här kommer ett räkneexempel: Anta att tio personer deltar i fem möten varje vecka och att vid varje möte går det åt 12 minuter till strul. Strulet kan bestå i att några personer inte kommer i tid så andra får sitta och vänta, tekniken krånglar, ni hittar inte rätt lokal eller ni kan inte komma överens om dagordningen. Då kostar strulet en arbetsvecka per månad i bortslösad tid (10 personer x 5 möten x 4 möten per månad x 12 minuter). Om du gör samma beräkning på helårsbasis förlorar dessa tio personer tillsammans tre arbetsmånader per år, arbetstid som kunde ha använts till något annat och nyttigare. Skulle vi dessutom göra samma beräkning för 100 personer istället för 10 så förlorar organisationen under ett år sammanlagt 2,5 årsarbetstid! Vad är ett bra möte och varför blir möten ibland dåliga? Ett bra möte är ett möte där vi a) når de mål vi har satt upp för mötet och b) ledare och deltagare känner sig nöjda efter mötet. Det finns många olika anledningar till varför ett möte inte alltid blir som det var tänkt. Tyvärr har mötesdisciplinen blivit sämre med åren och det som förr var välstrukturerat och ordnat kan nu istället blir ganska slarviga och röriga tillställningar. Några exempel på faktorer som ofta bidrar till dåliga möten kan vara följande: Deltagarna har olika uppfattningar om syfte och mål med mötet. Mötesagenda saknas eller om den finns så följs den inte. Mötesledare och deltagare är inte ordentligt förberedda. Den som leder mötet är otydlig och hanterar inte avvikelser på ett bra sätt. Fel personer är med på mötet en del borde inte vara med medan andra viktiga personer saknas. Mötestiden är inte lagom utan antingen för lång eller för kort. Mötesdeltagarna fokuserar inte på mötet utan ägnar tiden åt eget arbete, fipplar med telefonen eller läser mail. Mötesdeltagare kommer sent, går tidigt eller avviker del av mötet. Teknik som ska användas strular. Deltagare är med på distans (via telefon eller videolänk) och mötesledare och deltagare klarar inte riktigt av att involvera dessa deltagare. Det är oklart vilka beslut som fattas. Nedan får du förslag och tips på hur du kan undvika dessa och andra faktorer som bidrar till dåliga möten.

3 3 Olika slags möten Om vi tänker på möten på jobbet finns det en hel mängd olika slags möten, till exempel grupp/teammöten, arbetsmöten, projektmöten, ledningsgruppsmöten, stormöten, kick off:er, konferenser, utbildningsträffar och fackliga möten. Ett annat sätt att sortera olika slags möten är utifrån vilket syfte de har. Det kan handla om möten där huvudsyftet är att få fram idéer, att ta beslut, att arbeta praktiskt med något, att lösa problem eller att förmedla information. När du planerar ett möte är det en bra idé att börja i den här änden det vill säga att ta ställning till vilket slags möte det är du vill ha. Det kommer att hjälpa dig i planeringen och genomförandet av mötet och det ökar chanserna att ditt möte blir riktigt, riktigt bra. Oavsett vilket slags möte det är du ska ha är det dock tre saker som alltid är viktiga och som du bör tänka på: 1. Det ska finnas ett tydligt mål med mötet. 2. Mötet ska vara ordentligt förberett. 3. Ledaren för mötet ska vara påläst. Förbered mötet Den första frågan du alltid ska ställa dig är om det överhuvudtaget är rätt och lämpligt att ha ett möte. Till exempel kanske en enkel fråga löses enklare genom vanliga samtal och om många är stressade och har fullt upp kan det vara bättre att skjuta på mötet tills det passar bättre i kalendrarna. Möten tar tid och resurser i anspråk och många gånger kan det vara bättre att ha ett möte för lite än ett för mycket. Om du väl bestämmer dig för att ett möte behövs är nästa steg att bestämma dig för målet med mötet. Du kan förstås diskutera det med någon eller några andra innan du bestämmer dig men målet måste vara satt innan mötesinbjudan går ut. När du formulerar målet bör du tänka på följande: Målet ska vara realistiskt det vill säga möjligt att uppnå. Det är bättre att dra ned lite på ambitionsnivån och se till att målet verkligen nås än att sätta målet för högt och riskera att deltagarna blir frustrerade och besvikna. All planering av mötet bör anpassas till målet. Om målet till exempel är högt satt kanske du behöver avsätta mycket tid till mötet och om målet handlar om idéutveckling kanske du ska ordna en mötesplats som befrämjar kreativitet och arbetslust. Det är bra om du informerar mötesdeltagarna om mötets mål redan i kallelsen. De har då möjlighet att förbereda sig och dessutom kommer alla till mötet med samma förväntningar och det brukar göra att mötet kommer igång snabbare och att det blir mer effektivt. En smart idé är att tidigt under mötet presentera målet för deltagarna (även om de har fått information om det i kallelsen). Dessutom bör du avsluta mötet med att upprepa målet och gärna kommentera hur det har gått är målet uppnått? Välj deltagare till mötet När du har formulerat mötets mål, ett eller flera, är det dags att bjuda in rätt deltagare. Även här är det bra med en smula eftertanke och du kan ha nytta av att ställa dig följande frågor: Vem kan ha nytta av att vara med på mötet? Vem är berörd av mötet? Vem kan bidra till mötets resultat? Vem kan försvåra mötet? Vilka bör vara med på plats och vilka kan delta på distans? Generellt gäller att ett möte med färre deltagare är att föredra om du ska få till stånd bra diskussioner medan ett möte som huvudsakligen består av information, det vill säga envägskommunikation, kan ha fler deltagare.

4 4 Redan då du sänder ut inbjudan är det också klokt att fundera på vilka olika roller du behöver besätta. Att någon behöver leda mötet är förstås självklart, det kan vara du själv eller kanske någon annan deltagare om hen är mer lämpad för just det här mötet. Förutom någon som för protokoll eller minnesanteckningar kan mötet dessutom behöva någon eller några av följande personer: En ordningsman. Det här uppdraget kan vara lite besvärligt och är inte alltid så kul och därför bör rollen rotera mellan mötena. Ordningsmannen har till uppgift att, tillsammans med mötesledaren, se till att tider hålls, att deltagarna håller sig till ämnet och att alla får komma till tals. En tekniker som ansvarar för att all teknik fungerar. Den här personen ska gärna vara på plats innan mötet startar och kan ibland behöva stanna kvar en stund efter mötet. En trivselansvarig som bidrar till trevnaden under mötet. Det kan handla om att möblera rummet på ett bra sätt, se till att det är städat, fixa frukt eller kaffebröd eller varför inte lite musik eller några tända ljus? En Djävulens advokat som hjälper mötesdeltagarna att inte ta beslut för snabbt. Djävulens advokat ställer frågor som Varför då?, Finns det inget bättre sätt att göra det? eller Har vi verkligen tänkt på allt nu?. Även uppdraget som Djävulens advokat kan vara ganska ansträngande och bör därför rotera mellan deltagarna. Praktiska frågor När du nu har bestämt mötets mål och vilka personer som ska delta är det dags att skicka ut en inbjudan eller en kallelse samt en dagordning till mötet. Inbjudan bör sändas ut i god tid och den ska förstås innehålla information om var mötet ska äga rum, när det startar och slutar och vilket mål som finns med mötet. Lägg särskilt omsorg på att välja en tid som kan passa så många som möjligt. Tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen är ofta dåliga tider eftersom mötet då kan inkräkta på deltagarnas privatliv. Har du dagordningen klar ska den bifogas, om inte bör du berätta för deltagarna när dagordningen beräknas vara klar. I vissa fall är det en bra idé att utforma dagordningen tillsammans med deltagarna, det ska då vara den första punkten på mötet. Om deltagarna förväntas förbereda sig på något särskilt sätt före mötet ska även detta anges redan i inbjudan. Ofta väljer vi möteslokal slentrianmässigt, vi sitter alltid i samma rum och deltagarna placerar sig på samma ställen som vanligt. Det kan förstås fungera bra men ibland kan det ändå vara smart att ta sig en extra funderare på valet av möteslokal. Anledningen är helt enkelt att miljön påverkar oss och påverkan kan vara både positiv och negativ. En rofylld miljö underlättar till exempel tillit och lugn medan en rörig miljö kan vara stressande. Dessutom kan variation vara positivt i sig eftersom förändringar minskar risken att vi fastnar i gamla hjulspår. Vare sig du har möjlighet att ordna en riktigt bra möteslokal eller om du får nöja dig med den gamla vanliga bör du anstränga dig för att göra det bästa möjliga av den lokal du har. Se därför till att vara på plats lite innan mötet, kasta gammalt skräp, vädra lite, torka av White boarden och möblera rummet som du vill ha det. Ägna också lite extra möda åt tekniken, kolla så att belysningen fungerar och koppla upp din dator om du ska använda den. Allt detta är saker som du sedan inte behöver göra när mötet väl har börjat vilket gör det mer effektivt. Om vi utgår från att det är du själv som ska leda mötet måste du slutligen se till att lägga ned tillräckligt med tid för dina egna förberedelser det är en av de viktigaste faktorerna för att mötet ska bli riktigt bra. Förutom att ha koll på ämnet och mötets mål ska du därför tänka till före när det gäller vilka pedagogiska metoder och modeller du vill använda, vilket material du behöver ha med dig och vilka hinder du kan komma att stöta på under mötet då kan du förbereda dig även på dem.

5 5 Genomför mötet Hur ett möte ska inledas beror förstås på målet, de praktiska förutsättningarna och på hur mötesledaren vill göra. Det finns dock några saker som nästan alltid är bra utgångspunkter för att få en inledning som fungerar: Informera tidigt deltagarna om mötets mål samt om praktiska förutsättningar. Det kan alltid finnas deltagare som av något skäl måste ha koll på sin telefon, behöver gå ifrån en stund eller av andra skäl kommer att känna sig mycket lugnare om de vet till exempel när det blir rast. Ledaren har stor betydelse för klimatet på mötet. Därför är uppmaningen: Bjud på dig själv! Om du är öppen, positiv, ärlig och tydlig kommer du att inspirera andra att agera på samma sätt. Lev som du lär. Det betyder att vara i tid till mötet och att vara ordentligt förberedd. Om det finns minnesanteckningar från tidigare möten bör dessa gås igenom tidigt under mötet. Om protokoll eller minnesanteckningar ska skrivas på det aktuella mötet bör protokollföraren också utses tidigt. Vid möten då deltagarna känner varandra väl sedan tidigare behövs vanligen ingen särskild presentation. Om deltagarna däremot är okända för varandra eller om en eller flera deltagare är nya i gruppen kan en presentation vara på sin plats. Den enklaste formen av presentation är förstås Jag heter. Och jag jobbar med. men du kan också välja fylligare presentationer om du har tid och möjlighet till det. Oavsett om deltagarna känner varandra eller om gruppen är ny kan också en incheckning vara till nytta. Incheckningen hjälper deltagarna att fokusera här och nu och alla får också en fördjupad bild av samtliga deltagares aktuella situation. En incheckning kan gå till på flera olika sätt men du kan till exempel be deltagarna berätta kort på något eller några av följande teman: Så här är läget för mig just nu. Det här tänker jag mest på just nu. Det här hade jag ägnat mig åt om jag inte hade varit på det här mötet. När mötet sedan sätter igång är det bra om alla har klart för sig vad som förväntas av dem. I korthet kan man beskriva det så här: Mötesledaren är huvudansvarig för resultatet. Hen har sista ordet när det gäller att formulera agendan och därutöver har hen två viktiga uppgifter: 1) att styra och leda mötet samt 2) att inspirera deltagarna. Deltagarna är delansvariga för resultatet och har två viktiga uppgifter: 1) att delta aktivt under mötet och att 2) anstränga sig för att lyssna aktivt på övriga deltagare. Möteskontrakt En metod som många använder sig av tidigt under ett möte är att deltagarna gemensamt formulerar ett möteskontrakt eller spelregler för mötet. Spelreglerna kan också tas fram vid ett första möte och återanvändas vid senare möten med samma grupp. Att ta fram spelregler kan vara ett bra sätt att få igång samtal och att få alla delaktiga men det är viktigt att ett sådant möteskontrakt inte blir bara ett papper som tejpas upp på väggen. De överenskommelser som deltagarna gör i kontraktet bör följas upp och vid behov justeras. Vad kontraktet ska innehålla avgör förstås deltagarna men några exempel kan vara följande:

6 6 Vi börjar i tid och vi slutar i tid. Vi är förberedda inför mötet. Vi fokuserar på målet håller oss till ämnet och gör inget annat under tiden. Vi deltar aktivt. Vi lyssnar på andra och stöttar varandra. Det som sägs här stannar här. Möjliga arbetsformer beroende på mötets art Som beskrivits ovan kan ett möte på jobbet ha olika syften. Mötets syfte har stor betydelse för hur det bäst ska genomföras och här kommer några exempel på olika upplägg. Om mötet är ett idémöte det vill säga har som huvudmål att vara kreativt och komma på förslag och idéer kan det vara lämpligt att först introducera det område som mötet handlar om. Därefter kan brain stormning eller diskussion i mindre grupper fungera bra i en första fas. Då deltagarna har kommit på en mängd idéer eller förslag är det dags att försöka sortera och analysera dem. Mötet avslutas med en diskussion om hur arbetet ska gå vidare vem ska göra vad och när ska det vara klar. Är mötet istället till för att fatta beslut bör det, efter att ämnet har introducerats, inledas med att beslutsformerna tydliggörs. Är mötesdeltagarna beslutsmässiga och ska beslut i så fall tas efter omröstning, som majoritetsbeslut eller i konsensus? Eller är det så att mötet endast är rådgivande? Frågan/frågorna som är uppe för beslut presenteras därefter och alla mötesdeltagare får ställa frågor och diskutera. Därefter formuleras ett förslag till beslut och om möjlighet finns till det kan det nu vara lämpligt att den som har utsetts till Djävulens advokat får ifrågasätta förslaget. Sist under mötet fattas beslut om gruppen har mandat för det - och ledaren sammanfattar resultatet. Om mötet istället är rådgivande sammanfattas istället gruppens förslag till beslut. Ett arbetsmöte kan läggas upp ungefär så här: introducera uppgiften, arbeta med den, stäm löpande av mot målet och i förhållande till den tillgängliga tiden, sammanfatta resultaten och ta beslut om fortsatt arbete. Om mötets fokus är att försöka lösa ett problem är det förstås bra om det inleds med att problemet definieras och avgränsas. Sedan får deltagarna gemensamt arbeta med att ta fram lösningsförslag, dessa diskuteras och granskas innan beslut om en lämplig lösning kan tas. Alternativt finns det flera förslag till lösningar och då bör mötet avslutas med att gruppen enas om hur förslagen ska hanteras vidare. Ett informationsmöte, slutligen, har tre faser: 1) berätta om vad du ska informera om, 2) informera och 3) avsluta med att berätta om vad du har informerat om. Tänk på att gärna avsätta tid för frågor och om du har möjlighet är det klokt att kombinera den muntliga informationen med skriftlig sådan. Mötesproblem Att det ibland blir strul på ett möte är varken ovanligt eller konstigt, däremot är det något som du i egenskap av mötesledare bör vara beredd på. Här kommer några vanliga utmaningar samt tips om hur du kan hantera dem: Deltagarna avviker från ämnet. Om avvikelserna är viktiga kan du sätta upp dem på en P-plats och se till att hantera dem senare. Tillåt inte några längre avvikelser utan återför så snart som möjligt till mötets egentliga agenda. Gör det på ett vänligt sätt och hänvisa till mötets mål.

7 7 Tidstjuvar (småprat, avbrott). Håll ögonen på klockan och tillåt inte tidstjuvar i någon större omfattning. Om gruppen börjar bli trött och ofokuserad är det bättre att ta en rast istället. Har ni tagit fram ett gemensamt möteskontrakt kan du hänvisa till det nu följer vi inte det vi har kommit överens om. Arbetet kör fast. Ta en paus. Möjligen kan du pröva att ändra mötesmetodik eller att omformulera uppgiften för att få ny energi i gruppen. Om det verkar helt kört kan det vara bättre att ajournera frågan, sätta den på P-platsen eller utreda vidare och återkomma till nästa möte. Vi blir inte klara i tid. Vanligen är det inte någon bra idé att dra över på mötestiden. Sammanfatta istället och beskriv hur långt ni har kommit samt avsätt en stund på slutet till att gemensamt diskutera hur ni ska gå vidare. Mötesmarodörer stör mötet. Mötesmarodörer kan vara personer som medvetet söker konflikter, som ifrågasätter dig som ledare eller som ständigt lämnar ämnet. Om störningarna är allvarliga kan du ta en paus och ha ett enskilt samtal med mötesmarodören, ge feed back och be hen att justera sitt beteende. Finns ett möteskontrakt kan du också hänvisa till det. Några andra tips Det är ofta bra att variera metodiken under mötet. Varva till exempel inspel från dig med diskussionspunkter. Låt också deltagarna fundera själva, i par eller i mindre grupper och samlas sedan i plenum med regelbundna mellanrum. Använd talarlista och/eller handuppräckning för att hålla ordning och se till att den vars tur det är får tala till punkt. Om inlägg i en debatt eller diskussion blir för långa kan du använda en äggklocka och tidsbegränsa dem. Innan du avslutar mötet och tackar deltagarna för väl utfört arbete bör du alltid avrunda med en sammanfattning vad har ni klarat av och vad återstår eventuellt att arbeta vidare med. Koppla tillbaka till mötets mål och till dagordningen och se särskilt till att bekräfta eventuella beslut och vem som ska göra vad till nästa möte. Om du har tid och möjlighet kan det ibland även vara lämpligt att utvärdera mötet. Det kan göras enkelt genom att alla deltagare får reflektera över hur de har upplevt mötet, gå bara bordet runt, eller genom att återkoppla till möteskontraktet och diskutera om ni har levt efter det. Vill du vara mer ambitiös kan du dela ut ett enkelt frågeformulär som deltagarna får fylla i innan du samlar in dem och sedan återkopplar på nästa möte. Använd gärna påståenden som deltagarna får ta ställning till, några exempel kan vara följande: Jag kom i tid. Jag var tillräckligt förberedd inför mötet. Jag har hållit mig till ämnet. Jag har deltagit aktivt i mötet. Jag har lyssnat aktivt. För varje påstående har du sedan en skala där deltagarna får markera vad de tycker. Skalan kan vara till exempel: Instämmer helt, Instämmer delvis och Instämmer inte alls. Efter mötet Vare sig du har gjort någon mer formell utvärdering med deltagarna eller ej bör du själv i egenskap av mötesledare avsätta lite tid till reflektion efter mötet. Fråga dig själv vad du är nöjd med respektive mindre nöjd med och fundera över vad du möjligen bör ändra på till nästa möte. Om det behövs kan

8 8 du också ge individuell feed back till deltagarna, både positiv och om det behövs negativ sådan. Du bör också läsa eventuella minnesanteckningar och följa upp dem inför kommande möten.