Checklista workshopledning best practice Mongara AB

Transkript

1 Checklista workshopledning best practice Mongara AB Detta dokument ska ses som ett underlag för vilka frågeställningar vi jobbar med inom ramen för workshopledning. I dokumentet har vi valt att se processen ur perspektivet planering, genomförande och uppföljning av workshop. Vi har i detta dokument inte beskrivit verktyg för processmodellering och fiskbenskartor då det finns ett flertal sådan och enligt oss har en underordnad roll i workshopledning. Denna checklista innehåller följande frågeställningar och följer principen; Planering Varför Workshop - roller och ansvar Lärstilar - hur tar vi in och bearbetar information Kompetenser Kommunikation - väcka intresse Lära känna varandra Planering Genomförande Hur skapa engagemang? Konkreta verktyg Att förankra mål för en workshop och processmodellering Uppföljning Hur dokumentera och följa upp, visualisera Återkoppling Inför nästa steg

2 Sidan 2 av 9 Varför workshop? Vi tror att workshopledning är mer än bara processkartor och fiskben. Vad tror du? Har du suttit på ett möte där; Vi ska ta fram nya idéer och det är alldeles tyst? Du känner att ni är nere i detaljer som inte hör hemma på detta möte? Du tittar på processkartan och känner inte igen dig, trots att du jobbat med denna process i många år? Du känner att de som sitter i mötet inte säger vad de tycker? När du tittar på dokumentationen efter workshopen undrar du om du verkligen var med på detta möte? Detta är bara några exempel på vad som kan hända om workshopledningen inte fungerar optimalt. Det handlar inte bara om att fokuserar på vilka verktyg du använder för dokumentationen i workshopen, utan även fokuserar på de delar som ger dig rätt och förankring av resultat för att gå vidare i utvecklingen. I de flesta verksamheter har man tre typer av möten; Informationsmöten Beslutsmöten Planeringsmöten En workshop är alltid ett möte kring ett fokuserat tema med ett begränsat antal deltagare, som särskilt inbjudits på grund av kompetens för att aktivt diskutera ett problem eller ett framtida behov. Det kan finnas särskilt vidtalade inledare, men även de andra deltagarna förväntas vara aktiva i en workshop. Ibland kan ett mindre antal rena åhörare accepteras. Workshop är uttryckligen ett arbetsmöte.

3 Sidan 3 av 9 Man kan ha flera syften med en workshop, några exempel kan vara; Kartlägga behov Lösa ett specifikt problem Förankra förändrade processer eller arbetsätt Roller och ansvar Enligt vår erfarenhet finns bara två utgångspunkter för roller och ansvar i workshop sammanhang; Deltagarna är experterna, förväntas därmed vara aktiva och bidra med sin kompetens. Ledaren styr processen, förväntas därmed skapa engagemang hos deltagarna samt säkerställa resultatet i workshopen. Därutöver också se till att alla deltagare kommer till tals. Kompetenser En central del i workshops är begreppet kompetens som av tradition uppfattats som sak eller social kompetens. När vi betraktar detta ur ett workshopperspektiv anser vi att man också måste ta hänsyn till vilken personlighetsprofil deltagarna har och också betrakta det som kompetens. Detta för att skapa en så bra dynamik i gruppen som möjligt. Personlighetsprofiler beskrivs i ett flertal olika typer av egenskapstester som man använder inom personlig utveckling. Exempel på profiltester är, IDI, DISC, SDI, etc. Oavsett vilket man använder eller betraktar som modell så fungerar gruppen som bäst om man har olika personlighetsprofiler i en grupp som genomför en workshop. Ett annat sätt att dela in deltagare i workshop är med utgångspunkten Lärstilar (se länk; Med detta som utgångspunkt kan man som workshopledare få hjälp med att säkerställa att det finns olika moment i workshopen som ger alla deltagare att känna engagemang och delaktighet. Mer om detta under rubriken genomförande nedan.

4 Sidan 4 av 9 Kommunikation väcka intresse Vi vill med nedanstående bild ge dig möjlighet att få insikten om att kommunikation inte bara handlar om vad ni gör och säger i workshopen utan sträcker sig över mycket mer. Som deltagare i en workshop, utbildning eller annat möte kommer man inte att komma ihåg mer än max 7-8 % av de som sägs. Man kommer däremot att komma ihåg den känsla som mötet gav. Detta betyder att du som projektledare måste skapa just en bra känsla. Det handlar om att; Deltagarna känner fokus, det görs genom att du är tydlig med mål, syfte, frågor, avgränsningar och innehåll samt också tydligt beskriver hur resultatet tar sig vidare. Att deltagarna förstår vilka förväntningar du som workshopledare har på deras engagemang och deltagande Att de känner sig trygga med övriga personer i gruppen, vilket betyder att du måste göra någon form av startövning som skapar dialog och närhet mellan deltagarna. Lär känna varandra Som person är de flesta trygga i sin roll när man känner varandra i gruppen. Om deltagarna inte känner varandra är en dina viktigaste utmaningar att skapa det klimat som krävs för att deltagarna ska känna sig trygga. Tryggheten skapas snabbt genom att deltagarna får presentera sig, kanske inte på ett traditionellt sätt utan kanske genom intervjuer av varandra två och två. Där

5 Sidan 5 av 9 presentationerna sker korsvis. Alternativet kan vara att låta deltagarna berätta något om sig själva som de andra inte vet. Planering Din planering som workshopledare börjar alltid med dialog med din uppdragsgivare kring mål och syfte med din workshop. Det betyder också att du måste värdera detta i förhållande till den tid du har till förfogande att nå detta mål och syfte. För att verifiera detta bör du upprätta någon form av grov plan där du funderar på vilka frågor och moment som ingår i din workshop. För att skapa struktur kring detta kan metoden att skapa ett PM vara till hjälp. Nedan ser du ett exempel på PM; Moment Beskrivning Kommentar Tid Presentation Deltagarna intervjuar varandra och därefter sker presentation korsvis Säkerställ att deltagarna ställer rätt frågor till varandra. 45 min Beskrivning av mål och syfte med denna WS Förväntningar på deltagarna Kort återkoppling 15 min 5 min Med detta som underlag får du snart en känsla för om din workshop har tillräckligt mycket tid. Om den inte har det rekommenderar att du tar en dialog med din uppdragsgivare för att få tillgäng till mer tid. Alternativet är självklart att ändra på mål och syfte med din workshop.

6 Sidan 6 av 9 Hur skapa engagemang? Engagemang utgår alltid ifrån vilken typ av person man är (se kommentarer kring personlighet under rubriken planering). Olika personer känner motivation utifrån olika förutsättningar. Ett sätt att hantera detta är att du funderar över på vilka olika sätt du kan skapa förutsättningar för deltagarnas arbete. Exempelvis genom att; Ställ öppna frågor som ger berättade svar, (vad undrar gruppen) Returnera frågor Var tyst Återge med egna ord vad enskilda deltagare säger Gör en snabb undersökning, typ håller alla med? Gå vidare och diskutera en idé från en deltagare Omformulera frågeställningarna Hitta en annan vinkel Låt en av deltagarna summera En annan viktig del i denna rubrik är självklart att du själv visar engagemang i frågan. Kan du inte visa det eller inte känner det ska du överväga att inte genomföra denna workshop, då detta kan smitta deltagarna.

7 Sidan 7 av 9 För att inte oroa deltagarna att inte hinna läsa sina mail eller prata i telefon planera gärna in korta pauser som ger dem möjlighet att sköta kommunikationen utanför den workshop som du driver. Konkreta verktyg Traditionen inom detta område handlar om att sätta upp gula lappar på en vägg. Vi tror att om man gör det är det viktigt att man kommer till slutsats och att deltagarna upplever att man kommer att använda detta material vidare. Grupparbete Skapa uppgifter som är konkreta och där deltagarna förstår sin uppgift. Säkerställ att deltagarna får redovisa sitt resultat och möjligen opponera mott andra gruppers resultat. Om målet är att de ska vara överens säkerställ att du driver dialogen och även summerar resultatet. Enskilda uppgifter För vissa människor med given lärstil eller profil är det viktigt att få göra egen reflektion och fundera självständigt. Detta kan du skapa och ge utrymme för genom enskilda uppgifter, kanske i samband med bensträckare, eller helt enkelt skicka ut deltagarna på 30 minuter promenad med block och penna. Scenarior Att måla upp scenarior där deltagarna får komma med lösningar ger ofta ett bra utrymmer för kreativitet. Vilket i sin tur kan ge lösningar och material för prioritering eller beslut. Gula lappar Vi förespråkar i många fall att använda de gula lapparna och då är det viktigt att du som workshopledare styr processen och att deltagarna känner att resultatet tas vidare i workshopen. Dvs att man har användning och tar hjälp av det man kom fram till. Spel Idag finns tillgång till spel som underlag för workshop där du själv kan agera spelledare. Oftast används spel som underlag för attitydutveckling eller andra typer av insikter. Ett exempel på leverantör av kostnadseffektiva lösningar är

8 Sidan 8 av 9 Att förankra mål för en workshop och processmodellering Redan i starten bör du vara tydlig med mål, syfte och förväntningar. Upplever några av deltagarna att man inte delar målbilden bör du ha en dialog kring detta, men återföra dem till målet. Om du som workshopledare trots detta upplever att dom stör processen och inte tillför något positivt kan det vara lämpligt att avskilja dom från just denna workshop. Om du i dialogen med deltagarna upplever att du inte delar mål och förväntningar bör du på central plats i lokalen upprätta en P-ruta där du kan föra upp punkter som du anser inte hör hemma i denna målbild men som ni tar upp och återkopplar till senare. Det är mycket viktigt att denna återkoppling sker, dvs att deltagarna får svar på de frågor de har haft eller att de vet att synpunkterna är tagna vidare till den som är ansvarig. Hur dokumentera och följa upp, visualisera Idag 2013 har vi med stöd av den smarta telefonen ett fantastiskt verktyg för dokumentation och visualisering. Vi tänker då på kameran. Vi utgår också från att du sannolikt har mallar för rapporter inom din organisation. Med den kan du i princip skapa fotodokumentation av alla delar och resultat i en workshop. Med detta som underlag kan du med enkelhet skapa den rapport som beställaren och i förekommande fall deltagarna, vill ha efter genomförd workshop. När det gäller rapportskrivning är det viktigt att du använder den agenda du hade för din workshop som underlag. Utöver detta anser vi det vara av högsta vikt att de finns en sammanfattning tidigt i ditt dokument. Detta för att fånga de personer som kanske inte har intresse i alla detaljer, och ge dom möjlighet att fördjupa sig om de så önskar.

9 Sidan 9 av 9 Om så krävs bifogas självklart arbetsmaterial eller bilder/foton som stödjer rapporten. Om vi så bara ska ge dig de viktigaste framgångsfaktorerna finns dom i denna bild; Anders Lindh, Seniorkonsult Mongara AB