Checklista utbildningar och andra möten. Best practice 2013, Mongara AB

Transkript

1 Checklista utbildningar och andra möten Best practice 2013, Mongara AB Vi vill med detta dokument ge dig som håller föreläsningar, informationsmöten och utbildningar några tips som ger dig möjlighet att leverera på ett positivt och enkelt sätt. Längts bak i dokumentet finns ett litet A-B-C för dig som känner att du till del redan behärska ämnet. Lycka Till/Anders Lindh, Mongara AB Dokumentet är upplagt på följande vis;

2 Sidan 2 av 10 Mål och förväntningar Vi har en utmaning att styra och sätta förväntningar på de presentationer som vi genomföra, oavsett om det är ren information eller utbildningar. Utgångspunkten är alltid att kartlägga vilka mål och förväntningar som finns för din presentation eller utbildning. Att före utbildning en fånga målet är avgörande för hur mycket tid du behöver och också hur vilka mål du kan jobba mot. Vad är då mål; Att veta, förstå (kunskapsmål) Att kunna demonstrera göra (färdighetsmål) Att tillämpa (att kunna använda sin kunskap i en ny situation) Beroende på vilket av målen som finns för din presentation avgör självklart hur lång tid du behöver och vilka moment som ska ingå i din presentation eller utbildning. Det avgör också om du behöver lägga in övningsmoment, eller bara i diskussion eller föreläsningsform genomföra din presentation. Du bör också fundera på hur du på något vis kan mäta resultatet av din insats? Några exempel; Mätbara förändringar Händläggningstider Attityder Slutsats; Säkerställ med din uppdragsgivare vilket mål som ska uppfyllas Fundera över hur lång tid du behöver för att nå detta mål. Om tid och mål inte kommer att fungera, tveka inte att ta dialogen med din uppdragsgivare kring justering av mål eller tid.

3 Sidan 3 av 10 Metodval och teknik Att om möjligt varva olika typer av tekniker och metodval, skapar goda förutsättningar för att nå hela målgruppen i en presentationssituation. Tekniska hjälpmedel Vi har idag i princip tre tekniska hjälpmedel; Powerpoint statiskt verktyg som inte ger så mycket dynamik. Vill du ha dynamik bör du inte använda detta verktyg. Whiteboard och blädderblock dynamiskt verktyg som ger dig utrymme att hålla bättre form av dialog. Video och film Ger dig möjlighet att föra diskussion och skapa reflektion. Metodval Här har du goda möjligheter att blanda och skapa interaktion, för det är ju trots allt det som skapar en positiv upplevelse av ditt ämne och som också ger deltagarna goda möjligheter att minnas det du hade som budskap. De metoder som vi ser är; Föreläsningsmoment ett bra sätt att skapa grundläggande kunskap kring ett ämne som deltagarna har låg kunskap kring, eller som introduktion till ditt ämne eller del av ämne. Grupparbete (bikupa) bygger på en underbyggs fråga som deltagarna med erfarenhet och kunskap kan svara på. Svårighetgraden på din fråga ger deltagarna möjlighet att få reflektera och möte de deltagare som gärna vill lösa problem i grupp. Enskild uppgift ger dig möjlighet säkra kunskaper och färdigheter på enskild deltagare. Kan med fördel utnyttjas i slutet av utbildning för att nå kvittens att ditt budskap gått fram. Ett konkret exempel är att fråga deltagarna; Vad tar du med dig enskilt från den presentation eller utbildning du gått idag? Fundera under två minuter Demonstration används företrädelsevis i utbildning där deltagarna ska lära sig handgrepp. Viktigt är att handgreppen inte blev fler än att deltagarna kan komma ihåg, dvs tre stycken.

4 Sidan 4 av 10 Självklart låter du om möjligt också deltagarna öva på momentet, innan då går vidare. Detta ska också kopplas till om deltagarna har erfarenhet av andra handgrepp som dom/du kan göra jämförelser till. Att bygga manus samt tidsplanering Manus ska inledningsvis byggas genom att man fokuserar på uppstart och intro, därefter hur du vill avsluta din föreläsning eller utbildning blir det oftast enklare för dig att fylla på med innehåll och moment. Fundera också på vilka olika metoder och tekniska hjälpmedel du vill använda för att visualisera och nå de mål som finns för utbildningen eller föreläsningen. Nedan följer en mall för hur du kan bygga upp ett manus; Moment Innehåll/mål Kommentarer/metod Tid Övrigt Du börjar självklart med att sätta upp de olika momenten för att sedan sätta upp tider för dom olika momenten i din presentaiton, föreläsning eller utbildning. Om du ser att den tid du avsatt inte räcker för att nå de mål som finns med din utbildning bör du fundera över prioriteringar. Om du inte kan göra dessa bör du ha en dialog med din uppdragsgivare för på så vis kanske kunna justera tid eller målbild. Kallelse, lokal och material I din kallelse har du goda förutsättningar att styra förväntningarna som deltagarna har på din utbildning eller din presentation. Viktigt är att skickar ut den i anslutning till insatsen så att deltagarna verkligen läst den. Om det är en kallelse till utbildning börd den både innehålla mål men också dom moment som ska ingå. Vid andra typer an kallelser handlar det mer om att hitta en text som bygger mer på marknadsföring. Vilket betyder att du kanske ska ställa en provocerande fråga som du tycker och tror är aktuell för din målgrupp.

5 Sidan 5 av 10 Lokal och material Att prata om att lokalen ska ha bra luft och kanske fönster är som att sparka in en öppen dörr Att den ska ha utrymme för dina olika moment och att den också ska ge dig utrymme att flytta dig i rummet är nog mer avgörande och viktigt att tänka på. Självklart ska den också innehålla de tekniska hjälpmedel du behöver och att dom inte hänger bakom varandra utan att du på ett enkelt sätt kan komma åt dom. Var dock medveten om att du inte, om möjligt ska vara beroende av tekniken utan kanske har en papperskopia på din Powerpoint som gör att du kan rita på tavla och blädderblock när tekniken inte fungerar? Då kanske du samtidigt kommer på tanken att inte använda Powerpoint från början? Bra där! Att lämna ut material i förväg kan du göra om det har ett mervärde att deltagarna kan anteckna i material. Att lämna ut material i efterhand är en annan metod, men glöm inte att i så fall tala om det när du börjar, så deltagarna tillbringar hela din presentation i sitt eget anteckningsblock. Att presentera och kommunicera Presentationsteknik handlar mer om att få kontakt med deltagarna än att använda stora mängder av teknik. Att på ett naturligt sätt få kontakt med deltagarna. Det är just därför man alltid ska försöka skapa tid för presentation av dig och kanske deltagarna. Men den så skapar man förutsättningar för att alla upplever en positiv känsla. För dig som vill fördjupa dig i detta föreslår vi att fördjupa dig i ämnet retorik, som just är läran om detta.

6 Sidan 6 av 10 Påminner dock om följande; Den stora utmaningen kan vara är att skapa engagemang i ditt ämne. Bara för att du själv tycker att det är intressant och viktigt är det inte alltid så för dom som deltar. En av utgångspunkterna för dig är då att jobba på med röst och kroppsspråk för att få kontakt och dialog. När du ställer frågor för att väcka engagemang är det viktigt att du nickar igenkännande och lyssnande. Det är så du utnyttjar både den verbala men också den ickeverbala kommunikationen. Processen och signaler Att du använder alla tekniker och att du försöker ta hänsyn till att vi alla som lyssnar på dig och tar in information på olika sätt är en självklarhet. Påminner om de fem metoder man kan använda; Föreläsningsmoment ett bra sätt att skapa grundläggande kunskap kring ett ämne som deltagarna har låg kunskap kring, eller som introduktion till ditt ämne eller del av ämne. Grupparbete (bikupa) bygger på en underbyggs fråga som deltagarna med erfarenhet och kunskap kan svara på. Svårighetgraden på din fråga ger deltagarna möjlighet att få reflektera och möte dom deltagare som gärna vill lösa problem i grupp.

7 Sidan 7 av 10 Enskild uppgift ger dig möjlighet säkra kunskaper och färdigheter på enskild deltagare. Kan med fördel utnyttjas i slutet av utbildning för att nå kvittens att ditt budskap gått fram. Ett konkret exempel är att fråga deltagarna; Vad tar du med dig enskilt från den presentation eller utbildning du gått idag? Fundera under två minuter Demonstration används företrädelsevis i utbildning där deltagarna ska lära sig handgrepp. Viktigt är att handgreppen inte blev fler än att deltagarna kan komma ihåg, dvs tre stycken. Självklart låter du om möjligt också deltagarna öva på momentet, innan då går vidare. Detta ska också kopplas till om deltagarna har erfarenhet av andra handgrepp som dom/du kan göra jämförelser till. Signaler man kan titta på är deltagarnas kroppspråk dvs verkar dom engagerade, ställer dom frågor verkar dom delaktiga och intresserade? Vad gör man då när deltagarna inte uppfyller något av ovan. Med erfarenhet kanske du kan byta metodik inom något område i din presentation? Du kanske kan ställa en fråga som deltagarna får jobba med. I den bästa av världar så har du självklart förberett detta i din plan? Hur förbereda dig för genomförandet? Huvudelen av detta ämne finns beskrivet under rubriken Förberedelser ovan. Vill dock påminna om några saker; Förbered dig enligt rubriken ovan om möjligt några dagar före så du kan vila i ditt innehåll. Ät en bra frukost den dag du ska köra, säkerställ att du har vatten i lokalen då man i lite stress kan bli ganska torr i munnen Ha en egen papperskopia på dina bilder, ett sätt att ha koll på var du är och vart du är på väg. Har du en personlig historia, dra den inledningsvis för att skapa relation och igenkänning.

8 Sidan 8 av 10 Att utvärdera kurser och utbildningar Vi väljer ofta att dela ut en kursutvärdering efter genomförandet. Oftast så lämnas den ut precis när vi ska avsluta passet eller dagen. Deltagarna har då kanske redan fokusera på att hämta på dagis, eller vad dom ska ha till middag. I många fall blir det också en utvärdering av upplevelsen, av dig, lunchen, ventilationen etc. Hur löser vi då detta? Att lämna ut en enkät ca en vecka efter ger ofta en mer genomtänkt och relevant utvärdering. Sträva också alltid att ha en sexgradig skala och att deltagarna också får värdera sin egen insats under utbildningen. För det är ju trots allt ett sampel i lokalen? Om möjligt bör man också sträva efter att låta deltagarna få en effektutvärdering efter kanske 3-6 månader för att se om de tillämpar kunskaperna. Samt vilka delar dom fortfarande känner är relevanta från utbildningen. Återrapportering till uppdragsgivare och beställare Att tro att beställare vill läsa en detaljerad rapport kan många gånger vara att överarbeta. Vi tror på att göra en sammanställning av utvärderingsenkäten och lägga till kommentarer från dig. Självklart så finns det i din återarapport också en beskrivning på hur du anser man bör gå vidare med den fråga du jobbat med eller den utbildning du genomfört.

9 Sidan 9 av 10 A -B-C Avslutande bara några bilder som ger dig en påminnelse om vad som är viktig ;

10 Sidan 10 av 10