Workshop ENKLA ÄRENDEN

Transkript

1 Workshop ENKLA ÄRENDEN Denna handledning kan användas som inspiration eller ramverk för att arrangera möten eller workshops i anslutning till webbseminariet om ENKLA ÄRENDEN som arrangeras av kommittén Ny PBL på rätt sätt den 12 oktober Handledningen vänder sig till dig/er som ämnar arrangera workshops och inte själva redan har ett format för innehåll och genomförande. Kontakta gärna oss på kommittén Ny PBL på rätt sätt med frågor eller förslag på hur vi kan utveckla denna typ av hjälp. Viveka.zetterberg@social.ministry.se Kommittén Ny PBL på rätt sätt HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 1

2 Tid, tillfälle, för workshop? Här presenteras exempel på workshop samtidigt som webbseminariet sänds den 12 okt kl plus eftermiddag Kan anpassas till möte vid ett senare tillfälle. Då kan deltagarna ha sett webbsändningen själva. Man kan också arrangera för att titta på (urval av) de filmade avsnitten via webben. Ange i inbjudan vad som gäller ang. förberedelser. Deltagare Storlek på gruppen och mix av deltagare ger olika förutsättningar för tidsåtgång, relevanta frågeställningar osv. Vi utgår från scenario att deltagare från flera organisationer samlas, t.ex. att länsstyrelsen bjuder in flera kommuner. Exempel på frågor och upplägg bör dock kunna anpassas till möten inom egen förvaltning. Syftet med workshop Kompetenssatsningens övergripande syfte är att bidra till en effektiv och enhetlig tillämpning av den nya lagen. En workshop ger ökade kunskaper, gynnar dialog, nätverkande och spridandet av goda exempel och erfarenheter. Syftet med denna workshop är att deltagarna ska förbättra sina rutiner för att hantera enkla ärenden genom utbyte av erfarenheter och kunskaper. Allmänna råd för att leda diskussion Ni kan vilja ha ett mer tydligt mål att ta fram mallar el. dylikt. Denna handledning är dock väldigt allmän hållen med inriktning på att leda strukturerade diskussioner och dialog. Avgränsning Vi har ej med frågor om SANKTIONER och VITEN även om detta avsnitt kommer som en del 2 under webbseminariet den 12 oktober. Området är komplext och passar ej för enkla frågeställningar. De som själva har juridisk kompetens att leda diskussioner om sanktioner och viten kan naturligtvis själva avgöra om dessa frågor ska tas upp i gruppen. (Kommittén Ny PBL på rätt sätt har för avsikt att återkomma till ämnesområdet sanktioner under våren 2012.) Arbetsmaterial Ett dokument med samlade lagtexter etc. om ENKLA ÄRENDEN, Stockholms länsstyrelses rekommendationer och några exempel från kommuner finns på Kan användas som uppslagsmaterial och kompletteras med egna regionala exempel. HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 2

3 Ex på agenda heldag: webbseminarium förmiddag samt workshop under eftermiddag ca Välkomna. Beskriv syftet och upplägg på dagen, praktiska frågor, teknik Tid för presentationer deltagare webbsändning ENKLA ÄRENDEN webbsändning SANKTIONER och VITEN Lunch paus Korta pauser under webbsändningen kan ge plats för korta kommentarer till det sagda. Mentometer-frågor till publiken kan förekomma och möjlighet att skicka in frågor till frågelåda eller chat ? Workshop (2-3 timmar ) placering i grupper om 4-7 personer Mötes- eller processledare inleder. Praktiskt, hur ska diskussionerna ska gå till? Tidssättning beroende på gruppstorlek och era urval av frågor, t.ex. med inslag av nedanstående: Diskussion 1 Lärdomar av inslagen i webbseminariet. Mest nytta av? individuellt (låt alla tänka och notera individuellt) dela med övriga i grupp, sammanfatta i gruppen kort redovisning mellan grupper Regionalt/lokalt Exempel A hur gör vi? Processledare (eller annan) gärna förberett Presentation av exempel Diskussion (i grupper eller i plenum): Bra/inte bra, fler tips, idéer Diskussion 2 - Inventeringsfråga - Vilka krav i hanteringen av Enkla ärenden är mest problematisk i dina/era ögon? 1. Att bedöma vad som är enkelt ärende och inte? t.ex 2. Hur vi ska göra med nya rutiner, t.ex individuellt (ev. skriva på post-it) dela med övriga (i lilla gruppen eller i hela) Prioritera några frågor att diskutera. Antingen alla gemensamt eller en fråga per grupp HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 3

4 Övriga frågeställningar att diskutera. Olika alternativ 1. låt deltagarna själva välja diskussionsområden (utgå från resultat av Inventeringsfråga) och behandla frågorna en i taget eller att man i olika grupper diskuterar olika frågor. Avsätt tid så att varje grupp får redovisa och sammanfatta vad man kommit fram till. 2. Processledarna (mötesledarna) presenterar frågeställningar som man själv har plockat fram (eller de frågor som finns formulerade här i dokumentet, sid. 6 ff.). Inslag av föreläsning eller presentationer Mötesledaren eller annan expert som kan beredas plats att bidra med ny eller speciell kunskap/info där det passar i programmet. Ett inspel kan också vara en bra grund för fortsatta diskussioner: Hur berör det här oss? Vad kan vi använda och ta med oss av detta? Spela upp avsnitt från webbseminariet som inspel (speciellt om workshopen arrangeras annan dag) Ett alternativ är att alla gemensamt tittar på ett avsnitt och därefter mer i detalj diskuterar nyttan och den regionala anpassningen av det nyss sagda. Här krävs att mötesledaren förberett och valt ut relevant avsnitt. Avslutning Sammanfatta lärdomar. Frågor som behöver sändas till Boverket, Kunskapsbanken? Avsätt tid för deltagarna att diskutera vad som varit bra med workshopen. Vill man träffas på liknande sätt igen? Lärdomar och tips inför kommande workshops? Återkoppling till Kommittén Ny PBL på rätt sätt? HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 4

5 Förslag checklista för att arrangera workshop datum och tider Inbjudningar - till vem - nödvändig info - kostnad lokal beställa mat teknik webbsändning arbetsmaterial för deltagare förbereda exempel att presentera förbereda PowerPoint dokumentatör? rekvisita? blädderblock, post-it osv vem när HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 5

6 Frågor att diskutera i anslutning till webbseminariet ENKLA ÄRENDEN Inledande frågor - inventering 1. Hur stor andel av era/dina ärenden är ENKLA ÄRENDEN? 2. Hur stor del av er/din arbetstid ägnas åt ENKLA ÄRENDEN? 3. Givet att lagen ser ut som den gör idag: a. Nya rutiner som du/ni är nöjda med? b. Laget runt: Dela med dig! 4. Vilka krav i hanteringen av ENKLA ÄRENDEN är mest problematisk i dina/era ögon? (vad vill du gärna behandla idag?) Generella frågor a. Att bedöma vad som är ENKELT ÄRENDE och inte? b. Hur vi ska göra med de nya rutinerna, t.ex. 5. Hur stor tillbyggnad på villa är (i regel) ett ENKELT ÄRENDE? a. Laget runt b. Variationer inom och utanför detaljplan, särskilt värdefull bebyggelse 6. PBL och PBF listar exempel på ENKLA ÄRENDEN. a. Välj ut tre av dessa där det kan vara svårt att bedöma och dra gräns? b. Laget runt jämför. Lika eller olika? c. Diskutera de ärendetyper som kommit upp som svåra för gränsdragningar. kan ni i gruppen enas om riktlinjer? HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 6

7 forts. Frågor att diskutera i anslutning till webbseminariet ENKLA ÄRENDEN 7. Utgå från Riktlinjerna från länsstyrelsen i Stockholm (och från Nacka kommun) om var KA ej krävs. Har ni liknande listor? Underlättar dessa? Vill gruppen utveckla användbar förteckning vem kan ansvara, sammanställa, hålla i uppdatering? 8. Info och service till allmänheten som kan underlätta för sökanden och för effektivisering av kommunens arbete. Exempelvis om kompletta handlingar ENKELT ÄRENDE a. Hur göra vid lovansökan EÄ om inkomna handlingar är ok för lov men ej startbesked: Ringa och frågar sökanden vad man önskar sig (bara lov eller lov+start)? Hur gör ni? b. Webbinformation riktad till privatpersoner om ENKLA ÄRENDEN; nödvändiga handlingar för bygglov respektive startbesked. Har ni bra exempel? Underlättar det? vad behöver stå och hur ska det vara lätt att hitta för allmänheten? HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 7

8 Frågor ENKLA ÄRENDEN kopplat till Webbseminarium den 12 okt 9. Lärdomar av de 5 kommunernas exemplen som tas upp av olika kommuner på webbseminariet exempel eldstad inglasad balkong /uteplats skylt tillbyggnad garage uthus tillbyggnad håller ej med om, frågor bra tips jag tar med mig a. dela med er och byt erfarenheter ni själva har som komplettetrar Vid behov kan alla vara med och prioritera de för denna grupp mest intressanta, så man kan fokusera på 2-3 av exemplen HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 8

9 10. Yvonne Svensson, Rättschef Boverket, klargör i webbseminariet vad lag och förordning säger. a. Något nytt eller okänt? Något som är oklart? (diskutera olika uppfattningar) b. Var och en: Notera/ kom ihåg om det är något jag/vi behöver åtgärda på vår förvaltning. 11. Frågan om krav på certifierade sakkunniga respektive experter inom ramen för byggherrens egenkontroll tas upp under webbseminariet. a. hur gör ni i KP, dokumentation, för slutbesked vid t.ex. eldstad? b. Andra bra rutiner? HL WORKSHOPS NY PBL PÅ RÄTT SÄTT 9