Checklista förändringsledning best practice Mongara AB

Transkript

1 Checklista förändringsledning best practice Mngara AB Detta dkument ska ses sm ett underlag för vilka frågeställningar vi jbbar med inm ramen för förändringsledning. I dkumentet har vi valt att se prcessen ur perspektivet före, under ch efter en förändring. Men ckså med utgångspunkt från de sex viktigaste framgångsfaktrerna. Se nedan. Nedanstående punkter ska ckså ses sm ett underlag vid start men ckså sm en checklista för både utvärdering ch revisin. Lycka till! /Anders Lindh Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se

2 Sidan 2 av 7 Nedan följer en beskrivning av förändringsprcessen utifrån tidsperspektivet före under ch efter. Före Förändring i vad ch varför? Det finns aldrig ett självändamål i att förändra eller utveckla en verksamhet. Drivkrafterna till förändringen kan vara helt lika, Det kan vara allt från ett chefsbyte där chefer ch ledare vill sätta sin prägel på en verksamhet. Till att faktiskt ha en vilja ch förståelse till att utveckla hela eller delar av sin affärsmdell (Prcesser, kmpetens, strukturer, värdeerbjudande, Kundsegment, kanaler, relatiner, kstnader, vinst, intäkter). I termer av att leda förändringen så måste man bestämma sig för varför vi gör den, samt ckså upprätta en plan för den baserat på vilka delar av affärsmdellen man trr sig behöva ändra på. Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se

3 Sidan 3 av 7 Målbilder ch hur vi förmedlar dem? Många av de beslut sm fattas, fattas inte alltid på faktamässig grund. Den stra utmaningen heter förankring. Hur långt man kan driva den bygger fta på kultur ch ledarskap. Ett mer auktritärt ledarskap eller brist på md ger fta snäva förankringsprcesser, medan ett mer öppet ledarskap ger utrymme ch trygghet i förankringen. Kmmunikatins ch kanalplan hur ch vad förmedlar vi förändringen? Intressentmdell vilka påverkas av förändringen ch hur hanteras detta? Vi har fta en tydlig bild av vilka sm påverkas av en förändring. Vi låter ss själva dck inte hantera alla på ett effektivt sätt. Säkerställ att det finns en plan för vem sm behöver veta vad ch när? Har du inget nytt att säga kmmunicera i allafall annars fyller flk i med påhittad inf. Nyckeltal hur mäter vi effekter på krt ch lång sikt? Hur rapprterar ch slutrapprterar jag sm prjektledare? Ledare ch chefer i allmänhet har ett strt flöde av infrmatin att bearbeta. Säkerställ dck i en överenskmmelse med uppdragsgivaren hur återrapprtering ska ske ch säkerställ samtidigt att du har en lgg på vad du gjrt. En uppdragsgivare upplever sällan att hans beställning varit bristfällig eller tydlig. Hur skapar vi lärandeprcesser? Idag vill vi av lika skäl säkerställa att vi har ett internt lärande i verksamheten. Detta nås genm att i alla förändringar fundera på dessa fyra punkter; Tydliga kpplingar mellan styrdkument, verksamhet ch mvärld. Stimulerar medarbetarnas handlingskraft på alla nivåer. Utveckla persnliga kmpetenser ch förbereder för de utmaningar sm framtidens verksamhet kmmer att ställa. Skapar såna pedaggiska situatiner att lärandet blir meningsfullt ch intressant för alla. Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se

4 Sidan 4 av 7 Affärsmdell Prcesser, kmpetens, strukturer, Att gå från en verksamhet sm arbetar ldrätt i sin rganisatin till att titta på hur vi arbetar i prcesser kräver insikt hs de sm arbetar i verksamheten. Vill vi krt beskriva utmaningen så handlar den m att inte låta saker hamna mellan stlar, men ckså att öka kvalité, prduktivitet ch effektivitet. Utgångspunkten i detta arbete handlar alltid m att göra kartläggning av befintliga prcesser analysera testa förbättringar. Värdeerbjudande Detta begrepp har många namn, några av dem är kundnytta eller erbjudande. De misstag sm vi begår ftast i en mgen bransch, är att vi trr ss veta precis vad våra kunder behöver ch vill ha. Trr det är ett strt misstag. Säkerställ därför alltid att du har kunder eller representanter för de med i förstudier ch analyser men ckså i de pilttester sm görs, innan du släpper på erbjudandet på större grupper. Kundsegment, kanaler, relatiner Vi väljer ibland att titta på våra kunder ur ett gammalt perspektiv. Den stra utmaningen handlar m att betrakta kunder eller marknad på ett annat eller nytt sätt. I er bransch kanske kunderna på lkal marknad inte heter prenumeranter ch annnsköpare utan plitiker, sprt, kultur, intresserganisatiner, tjänsteföretag, etc. Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se

5 Sidan 5 av 7 Ledningsgruppsarbete Många ledningsgrupper utgår från att man leder både den dagliga driften ch de förändringsprjekt sm pågår i verksamheten. Trr att vi bör skapa förutsättningar för att skapa en prjektkultur där man sm ledningsgrupp för verksamheten delegera både ledning ch prjektstyrning i sin rganisatin. Ett sätt att frigöra tid ch skapa engagemang bland mellanchefer ch medarbetare. Vilken rll intar ledningrupp ch chefer inm ramen för prjektet? Av erfarenhet bör de ikläda sig rllen av att vara styrgrupp ch därigenm avsätta resurser ch skapa engagemang hs sina medarbetare. Vi bör i detta sammanhang fundera på nedanstående två frågr, ch kppla dialgen med ledning ch chefer till resultat, persnalmsättning, etc. Vilka förutsättningar i ledarskap ch medarbetarskap finns för förändringen? Hur driver man persnalinflytandet? Under Wrkshpledning Vi trr att wrkshpledning är mer än bara prcesskartr ch fiskben. Vad trr du? Har du suttit på ett möte där; Vi ska ta fram nya idéer ch det är alldeles tyst? Du känner att ni är nere i detaljer sm inte hör hemma på detta möte? Du tittar på prcesskartan ch känner inte igen dig, trts att du jbbat med denna prcess i många år? Du känner att de sm sitter i mötet inte säger vad de tycker? När du tittar på dkumentatinen efter wrkshpen undrar du m du verkligen var med på detta möte? Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se

6 Sidan 6 av 7 Bara några exempel på vad sm kan hända m wrkshpledningen inte fungerar ptimalt. Det handlar inte bara m att fkusera på vilka verktyg du använder för dkumentatinen i wrkshpen, utan även fkuserar på de delar sm ger dig rätt ch förankring av resultat för att gå vidare i utvecklingen. Tre tips för att lyckas; Vi tänker såhär för att få till en bra wrkshp; 1. Vad tycker du/vi är svårt? Lös det först. 2. Fundera kring kallelse, urval av persner, vad vet jag m dem sm är kallade? Vilka rller, ansvar ch befgenheter finns? 3. Tänk egennytta, vad kan deltagarna vinna? Och ha alltid en psitiv exit. Cachsamtal En del av arbetet handlar m sm förändringsledare att cacha enskilda individer i sitt arbete mt de förändringsmål sm finns. Samtalet bör följa en struktur där individen själv ges möjlighet att reflektera kring sina tankar. Ett sätt att göra det är att följa följande fyra steg i samtalsprcessen; Gal - Gemensamt ch i dialg fastställa gemensam målbild för förändringsprcessen. Reality - Fastsälla ett nuläge med återkppling. Optins - Ta fram alternativa möjligheter i förändringsprcessen, sm ska utnyttjas eller undanröjas. Will - Upprätta handlingsplan, sm följs upp ch där även stöd definieras. Prjektledning/styrning Att driva prjekt är en egen diciplin med kunskap ch kmpetens sm inte bara handlar m förmågan att skriva en plan eller att hantera administratin. Den handlar minst lika mycket m att få människr att ta till sig ch hantera frågr sm de kanske inte är vana vid. Lägg därtill ckså bristen på tid ch resurser så får vi i många fall en rättvis bild. Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se

7 Sidan 7 av 7 Efter Hur går vi vidare? Här handlar det mycket m att titta på effekten av de förändringar sm gjrts ch ckså titta på hur vi kan gå vidare i förbättringsarbetet. En av de viktigaste sakerna under denna punkt är att säkerställa att vi har haft tid att verka ut de förändringar vi gjrt så att m så krävs justeringar görs på saklig grund. Fundera på hur du kan upprätthålla intresset för att hitta fler förbättringar. Håll rdning på allt sm är kvar att göra, priritera tydligt återrapprtera så förväntningarna blir rätt. Väl genmförd återrapprtering skapar alltid vidare åtagande för dig sm förändringsledare. Anders Lindh, Senirknsult Mngara AB Mngara AB / Kungshlms Strand 175 / Stckhlm / tel / inf@mngara.se