Leverantörsbetalningar

Transkript

1 Varje år betalar Sveriges 290 kmmuner felaktigt ut hundratals miljner krnr i egentliga eller felaktiga transaktiner. Med några enkla åtgärder skulle en str del av dessa kunna undvikas! Dkumentet avser uppmärksamma er sm chefer på enkla praktiska åtgärder ch överväganden sm gör att verksamhetens skydd mt egentligheter avsevärt stärks. För att knkretisera infrmatinen kmmer guiden primärt fkusera på Scial- ch Samhällsbyggnadsförvaltningen men en str del av infrmatinen kan även appliceras på övriga förvaltningar inm er kmmun. Varje kmmun har sin unika rganisatinsstruktur. Vissa har centraliserat förvaltningarnas administratin (eknmi, HR, juridik, upphandling), vissa har en den separerad. Många av de kmmuner sm gått från decentraliserad administratin till mer central upplever att arbetet med att upprätthålla rutiner ch prcesser förenklas. Den minskade kunskapen m de enskilda transaktinerna kmpenseras av en standardiserad ch mer effektiv hantering. Innan Scial -ch samhällsbyggnadsförvaltningen berörs närmare finns några generella kntrller sm minskar risken för felaktiga ch egentliga utbetalningar för: Leverantörsbetalningar Lönerelaterade utbetalningar Manuella utbetalningar Leverantörsbetalningar Upprätta rutiner för peridvis genmgång av anställdas bisysslr. Alltför fta förekmmer det att anställda fakturerar från sitt eget företag ch attesterar i rllen sm chef. Anställda bör årligen rapprtera sina bisysslr på medarbetarsamtalen. Utför ckså egna kntrller där de anställdas persnnummer autmatiskt körs mt Blagsverkets register över blagsengagemang. Denna lista bör sedan köras mt er leverantörsreskntra. Kntrllera era leverantörer regelbundet! Är de gdkända för F-skatt Arbetsgivaravgifter? Finns det med på listrna över blufföretag? Har de skulder hs Skatteverket eller Krnfgden? Detta avser både leverantörsreskntran men ckså Prcapita/Treserva. Se över era attestrutiner! Är de i praktiken väl genmtänkta? Vet verkligen förste attestant vad den attesterar? Alltför fta frågar förste attestant andre attestant m fakturan är rimlig. I praktiken har då enbart en attestant gdkänt fakturan. Granska era banktransaktiner! Finns utbetalningar på helger? Udda tider? Finns transaktiner till privata kntnummer registrerade bland leverantörsbetalningarna? Är många transaktiner precis under någn attestgräns?

2 Vem har möjlighet att ändra kntnummer, belpp, lägga till leverantörer/anställda i löne- ch leverantörsregistret? De flesta system innehåller autmatiserade lgglistr sm dessa förändringar lggas i. Har ni tagit dessa i bruk? Om inte, varför? Utse en anställd att gå igenm dessa månadsvis/kvartalsvis. Hur ser den slutgiltiga betalningsfilen till banken ut? Krypterad? Många gånger är denna i txt-frmat ch kan lätt manipuleras. Vilka rutiner finns i övrigt vid utbetalningstillfället? Två i förening? Vilken kntrll utförs i detta skede? Uppmärksammas nrmalt stra belpp, nrmala leverantörer eller ändring av kntnummer? Ta kntrll över prcessen med manuella utbetalningar. De flesta rganisatiner har dessa möjligheter. Vem har behörighet hs er? Är det rätt anställda sm har denna möjlighet? Löneutbetalningar Vilka av de anställda har möjlighet att ändra utbetalningsinfrmatin (kntnummer, belpp etc). Finns en lista på behörigheter? Vem ansvarar för att denna lista uppdateras vid persnal- ch rganisatinsförändringar? Dkumenteras förändringarna? Utförs några övergripande analyser på löneutbetalningar samt utlägg? Har ni tänkt igenm vilken data denna analys ska innehålla? Många gånger innehåller listan en klumn med belpp ch inget att jämföra med, stämmer detta även för er? Gå igenm lgglista över nya ch brttagna löntagare. Tänk på att ett enkelt sätt att kmma över pengar är att lägga till en extra anställd i lönelistan! Manuella betalningar En av de abslut vanligaste rsakerna till att egentligheter sker. Med manuella betalningar avses transaktiner där underlaget inte går via den autmatiserade leverantörsreskntran, lönesystemet eller andra redan kntrllerade strömmar. Prcessen används fta för utlandsbetalningar, brådskande betalningar eller handkassr. Om denna betalningsmöjlighet överhuvudtaget ska finnas får inte underlaget förberedas av samma anställd sm senare är invlverad i utbetalningen. Prcessen bör lyftas över till en berende anställd där den slutliga betalningen minst ska attesteras av två persner för att överhuvudtaget kunna gå iväg (det räknas inte m betalningen hamnar på en str bankfil sm skickas iväg dagligen). Dessa är exempel på enkla ch effektiva åtgärder. Om dessa hanteras på rätt sätt minskar ni risken för felaktiga ch egentliga betalningar med 70 %! Utöver detta finns vanligen mer förvaltningsspecifika risker kpplade till utbetalningar. Nedan tas Scial- ch samhällsbyggnadsförvaltningen sm exempel:

3 Scialförvaltningen Utöver van nämnda system använder Scialförvaltningen även system för utbetalning av stöd (ex. Prcapita/Treserva) Berende på val av system, versin ch ianspråktagande funktinaliteter skiljer sig ckså affärsriskerna åt. Baserat på ett flertal utredningar m egentligheter inm dessa mråden har vi dck sammanställt de vanligaste förekmmande rsakerna till att egentligheter har kunnat förekmma. Genm att fundera över dessa kmmer riskerna ch incitamenten för felaktigheter ch egentligheter att väsentligt minska. Prcapita/Treserva Prcapita/Treserva används vanligen för hantering av försörjningsstöd samt sm ärendehanteringssystem för andra ändamål. Använd infrmatinen m utbetalningar i Prcapita/Treserva för att analysera trender i månatliga utbetalningar. Är det någn anställd sm beviljar mer stöd än andra? Ovanligt höga belpp? Udda tider? Ovanligt mycket extra stöd till enskild (tandvård ex.). Rtera ärenden mellan handläggare på halvårsbasis. Revidera era prcessbeskrivningar! Acceptera inte att lika anställda tillämpar lika arbetssätt. Alla ska följa samma dkument. Detta möjliggör en smidigare handläggning vid sjukdm, intrduktin av nyanställda samt ökar transparensen. Fungerar verksamheten i praktiken på det sätt sm beskrivs i era prcesser? Aktivera lgglistrna för att gå igenm ändringar av kntnummer, belpp etc. Har kntnummer ändrats ch ändrats tillbaka inm en krt tid? Finns rutiner kring jäv eller kan det finnas släktskap mellan försörjningsstödstagare ch handläggare? Förutsatt att sekretessreglerna hanteras kan denna sökning autmatiseras ch köras förslagsvis varje kvartal. Samhällsbyggnadsförvaltningen De anställda inm Samhällsbyggnadsförvaltningen sägs vara de medarbetare där störst risk för egentligheter ch fel förekmmer. Vanligen hanterar förvaltningen en str del av kmmunens ttala årliga investeringar ch även drift-prjekten uppgår vanligen till stra summr. De flesta kmmuner har en separat upphandlingsenhet sm hanterar stra inköp. Men detta minskar enbart risken marginellt. Genm daglig kntakt med bygg-ch underhållsbranschen, stra budgeter ch vanligen bristande tillämpning av, de i flesta fall, väl frmulerade rutiner ch prcesser gör att arbetet med väl genmtänkta interna kntrller blir erhört viktigt. Vi har medverkat i taliga utredningar inm Samhällsbyggnadsförvaltningen sm skulle kunna ha undvikits m nedan riskfaktrer behandlats på förhand:

4 Det är inte rimligt med 290 krnr per timme för byggnadstjänster! Även m upphandlingen har utförts på ett krrekt sätt kan ni förutsätta att ttalentreprenören (TE) kmmer redvisa ett högre antal timmar för utförda arbeten på löpande räkning. Det är därför viktigt att: 1. Tillse att anställda i beställarpsitin har tillräcklig kunskap ch utbildning inm mrådet ch rörande upphandlingar. 2. Gå igenm de fakturerade timmarna från TE, det tar inte 107 timmar att måla en stuga på 10 kvadratmeter. Vad finns för rutiner avseende uppföljning? Är två medarbetare invlverade i alla beställningsprcesser? En str del av egentligheter ch felaktigheter kan undvikas m inte enbart beställaren har kntrll över rimlighetsbedömningar ch inkmmande fakturr. Hanteringen av underentreprenörer (UE) måste nggrant kravställas. Vilka dkumentatinskrav finns på TE att redvisa dkumentatin från UE? Vid användning av UE ska TE redvisa erhållna fakturr från UE. Är dessa timmar rimliga? Har UE högre tim-pris mt TE än TE kan fakturera till kmmunen är någt fel! I upphandlingen bör kravställning på vilken prislista sm verkligen är nettprislista specificeras. Begär fakturr på materialinköp från TE! Om TE hävdar att de har ett eget lager, be m fakturr avseende de ti senaste inköpen ch räkna ett snittpris! Alltför mycket pengar försvinner i rimliga materialkstnadspåslag! Tillse att de anställda inte har en persnlig kppling till leverantörer. I mindre kmmuner kan detta vara ett prblem då det kanske enbart finns ett fåtal leverantörer av en viss tjänst. I dessa fall ska inte den rdinarie anställde sköta inköpen. Attestera inte fakturr m du inte är säker på innehållet, attestanten kan faktiskt ställas till svars för en felaktig faktura. Vilken prcess finns för hantering av ÄTOR (Ändring- ch tilläggsarbeten)? Hur str del av den ttala kstnaden för ett prjekt utgjrdes av ÄTOR? Använder vissa leverantörer i större utsträckning ÄTOR än andra? Finns stra belpp sm kan ifrågasättas? Samtliga av van punkter kan tyckas självklara. Men faktum är dck att de rsakat över 70 % av samtliga av de egentligheter inm dessa mråden vi utrett.

5 Om ss En effektiv riskhantering är nyckeln för varje framgångsrik rganisatin. Detta dkument är skapat utifrån vår erfarenhet över fallgrpar i rutiner ch prcesser inm en kmmunal verksamhet ch exemplifierar några av de mest vanligt förekmmande rsaker till att egentligheter ch fel kan uppstå. Vår övergripande kmpetens ligger i att verka sm bryggan mellan eknmi, IT ch verksamheten ch bygga upp kntrllstrukturen i samverkan med dessa lika intressenter för att därigenm nå en långsiktigt ch effektiv förändringsprcess. Utöver de mråden sm lyfts fram här har vi även arbetat med: Barn- ch Ungdmsförvaltningen Utredningar inm Mark- ch Explatering Utbildningsinsatser riktade till samtliga förvaltningschefer ch deras närmaste medarbetare Kmmunala företag (bstad, energi, återvinning) Vår effektiva ch flexibla rganisatinsstruktur gör att vi snabbt kan hantera uppkmna ärenden hs just er. Genm att i största mån samarbeta med våra kunder under prcessens gång tillser vi att infrmatinsöverföring ch implementatin är en ständigt pågående prcess sm både utbildar de anställda men även bidrar till en mer kstnadseffektiv lösning. Har ni frågr m van eller m mständigheter inm er rganisatin, kntakta ss! Vänliga Hälsningar, Henrik Åhlin Henrik.ahlin@lexira.se