Guide för hur bildar man en kaninhoppningsklubb ansluten till SKHRF. Även innehållande kunskap om hur man håller möten

Transkript

1 Guide för hur bildar man en kaninhppningsklubb ansluten till SKHRF Även innehållande kunskap m hur man håller möten 1

2 Hur man bildar en kaninhppningsklubb ch sedan ansluter den till förbundet kan delas upp i fyra lika delar alla har viktiga underpunkter. Läs igenm allt innan ni beslutar m anslutning då det dyker upp krav/infrmatin ni måste veta m under hela dkumentet. 1. Bildandet av klubben a. Knstituerande mötet b. Inskickande av ansökan till RF 2. Ansökningsperid a. Granskning av ansökan - ett första beslut m gdkännande b. Klubbintrduktin ett andra beslut m gdkännande 3. Prövår ett tredje ch sista beslut m gdkännande a. Möte med fastställande av uppgifter b. Plusgir/bankgir c. Antalet medlemmar d. Aktiviteter 4. Tiden efter prövåret a. Frtsatt aktivitet b. Regelbundna möten c. Kntakt med SKHRFs styrelse Vissa stycken kan ha tillhörande bilagr med djupare infrmatin. Dessa anges i texten genm benämning av bilagan. Bilagrna finns att få utav styrelsen i filfrmat via mail/genm brev eller via förbundets hemsida. 2

3 1. Bildandet av klubben För att ansluta en klubb till SKHRF behövs det att ni redan har en klubb, i detta kapitel kmmer vi att gå igenm hur ni bildar en klubb ch hur ni skickar in ansökan till riksförbundet. Följs dessa ch alla punkter genmförs rdentligt skall det inte vara några prblem vid anslutning ch att sedan söka m rganisatinsnummer ch vidare plusgir. 1.a. Knstituerande mötet Under det knstituerande mötet skall ni bilda själva klubben. En enkel dagrdning med de viktigaste punkterna kan se ut sm följer: Dagrdning, knstituerande möte vid bildning utav kaninhppningsförening/klubb. Närvarande: 1. Mötet öppnas 2. Val av rdförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Val av en justerare för mötet att jämte rdföranden justera prtkllet 5. Fastställande av dagrdning 6. Gdkännande av bildandet av föreningen 7. Föreningens namn 8. Gdkännande av föreningens stadgar 9. Val av föreningens styrelseledamöter 10. Beslut m anslutning till RF 11. Övriga frågr 12. Nästa möte 13. Mötet avslutas Detta är alltså de viktigaste punkterna sm skall beslutas m vid bildandet av klubben. Men det är ckså bra är ckså m ni tar med punkterna: Val av revisr Beslut m klubbtidning Beslut m att ansöka m rganisatinsnummer ch vidare PG 1.a.1-5. Mötet öppnas, val av rdförande för mötet, val av sekreterare för mötet, val av justerare för mötet, fastställande av dagrdning Öppna mötet kan vem sm helst göra, tex den sm är initiativstagare för att bilda klubben. Val av rdförande ch sekreterare. för mötet betyder att man väljer en persn sm skall leda mötet ch en sm skall dkumentera mötet ch föra prtkll. Dessa två, rdföranden ch sekreteraren behöver inte vara samma persner sm sedan är tänkta/skall sitta på de respektive platserna i den framtida styrelsen. Justeraren för mötet är en persn sm tillsammans med rdföranden läser igenm prtkllet efter mötet ch genm att skriva under gdkänner att det sm står i prtkllet är det sm tgs upp på mötet. Fastställande av dagrdningen gör man efter 3

4 att alla närvarande på mötet läst igenm dagrdningen ch inte har någt att tillägga/ändra (de punkter skall då ändras innan gdkännandet). Andra frågr sm uppkmmer under mötets gång kan alltid för enkelhetens skull läggas till på dagrdningen under mötets gång OM det är kej med alla på mötet. Det räcker att en ledamt tycker att ett beslut inte kan tas för att saken ska kmma under övriga frågr. På övriga frågr kan man diskutera saker, men ska aldrig fatta beslut utan det får då inte tas utan måste skjutas på till nästkmmande möte. 1.a.6-7. Gdkännande av bildandet av klubben ch föreningens namn Först bestämmer mötet helt enkelt att klubben är bildad. Föreningen namn är den punkten då mötet beslutar m vad föreningen skall kallas. Förslagsvis är att man döper sin klubb till ett namn sm innehåller rten/församling/landskapen/länet där klubben har sitt huvudmråde. Namnet bör innehålla någn frm utav rdet kaninhppning, tex: kaninhppare, kaninhppar team, kaninhppningsklubb etc. Några exempel är då: Stckhlms Kaninhppare (rt), Stenkyrka Kaninhppare (församling), Dala Kaninhppare (landskap), Örebr Läns Kaninhppare (län). Namnet kan såklart även syfta på någt annat tex Sydstjärnans Kaninhppare. Klubben måste då ha en mycket bra anledning innehållande en kppling till namnet. En mtivering till namnvalet (avsett namn) bör även finnas med i prtkllet då det är bligatriskt i ansökan. 1.a.8. Gdkännande av föreningens stadgar För att en förening skall räknas sm bildad krävs att föreningen har stadgar. En ideell förening har inte någn lag att luta sig mt, istället används föreningens stadgar. Stadgarna skall i huvudsak innehålla föreningens namn ch ändamål, hur beslut tas ch hur styrelsen utses. Det är bra m stadgarna är förberedda ch genmlästa av alla närvarande innan mötet för att på enklaste sätt bara kunna gdkänna dem. Ni kan läsa mer m hur man skriver stadgar ch vad sm skall finnas med i bilagan Hur skriver man stadgar? 1.a.9. Val av föreningens styrelseledamöter Under den här punkten skall föreningens styrelse väljas. Då har ni i stadgarna m hur många ledamöter sm skall väljas in. Hela mötet är med ch väljer in styrelsens ledamöter. Styrelsen själv väljer sedan vilken psitin eller uppgift var ch en av ledamöterna skall ha. Detta kan med fördel även göras under det knstituerande mötet sm styrelsen måste hålla efter att de blivit invalda i styrelsen. Generellt brukar årsmötet sm hålls varje år någn gång mellan januari ch mars (dck minst 1 månad innan årsstämman) välja rdförande ch kassör samt det antal ledamöter sm stadgarna säger. Sedan bestämmer styrelsen inm sig vilken ledamt sm har vilken psitin. En styrelse för en förening ansluten till SKHRF skall bestå utav minst tre ledamöter, en rdförande, en sekreterare ch en kassör. Kassören måste vara 18 år fyllda. De övriga har ingen åldersgräns men viktigt är på alla punkter att persnerna i fråga har den persnliga mgnad sm krävs för ett styrelsearbete. Läs gärna bilagan Uppgifter i en styrelse för att få en närmare inblick i vad de lika styrelsepsterna har för uppgifter ch ansvarsmråden. 1.a.10. Beslut m anslutning till SKHRF Här beslutar ni enkelt m ni skall skicka in ansökan till SKHRF m anslutning till förbundet eller inte. 4

5 1.a.11. Övriga frågr Under övriga frågr hamnar frågr sm det inte behövs eller kan tas någt beslut på. 1.a Nästa möte, mötets avslutande Nu har föreningen alltså fått en styrelse, denna styrelse måste då kntinuerligt hålla möten. I slutet av varje möte bör det beslutas en tidsram, gärna datum ch tid för nästkmmande möte. Därefter kan mötet avslutas. De punkter sm nämndes van; Beslut m revisr, beslut m klubbtidningens namn ch beslut m att ansöka m rganisatinsnummer ch plusgir kan vara bra att ha med men är av lika anledningar inte nödvändiga för bildandet av klubben Beslut m revisr: Ideella föreningar mfattas ftast inte av revisinslagen eftersm den rör föreningar sm har näringsverksamhet ch har fler än 10 anställda, eller ett nettvärde på tillgångarna på mer än 24 miljner krnr. Det betyder att ingen av Riksförbundets anslutna föreningar måste ha en revisr. Det kan däremt vara bra att han en för att klla igenm att bkföringen sköts varje år. Eftersm det inte behövs enligt lagen är det heller inget krav på att det är en auktriserad revisr sm kllar igenm föreningens eknmi. Det kan vara någn utanför föreningen tex en förälder eller en medlem i föreningen. Det ska dck inte vara en styrelseledamt eller en närstående till en styrelseledamt för att undvika jäv. Beslut m klubbtidning: det är långt ifrån alla klubbar sm har en klubbtidning ch därför är inte det här en punkt sm tvunget måste vara med. Däremt är det bra m klubben beslutar hur infrmatin ska nå ut till medlemmar ch i vilken frm tex genm en tidning, ett infblad eller liknande. Ansöka m att ansöka m rganisatinsnummer ch plusgir: Det här är inget beslut sm måste tas på just det här mötet men eftersm det är ett krav från förbundet för att få bli fullständigt anslutna efter prövåret så kan det vara bra att ta det redan på det här mötet. Om man vill kan man utse en interimstyrelse sm förbereder inför bildandet av klubben genm att ta fram stadgar, bestämma namnet på föreningen, ta kntakt med myndigheter, kalla till mötet för bildandet av föreningen sv. Detta är ingen riktigt styrelse utan fungerar bara sm detta fram till att det knstituerande mötet hålls ch en riktig styrelse väljs. Interimstyrelsen kan egentligen inte ta några beslut utan förbereder bara inför det möte där besluten ska fattas. 1.b. Inskickande av ansökan till SKHRF Nu när föreningen är bildad är det dags att skicka in ansökan till Riksförbundet. Ansökningsblankett finns att ta hem från förbundets hemsida eller fås hemskickad via brev, kntakta då Linda Arvidssn på kansliet. Det är viktigt att alla infrmatin anges på blanketten likt anvisningarna. Ingen infrmatin får utelämnas. Med ansökan skall även kpia på prtkllet från det knstituerande mötet ch kpia på föreningens stadgar skickas in. Ansökan skickas via brev till Sveriges Kaninhppares Riksförbund, c/ Linda Arvidssn, Lillhemsvägen 2, Skellefteå eller via mail till styrelsen@skhrf.cm. Alltså, ansökan skall innehålla (se även ansökningsblanketten): 5

6 Namn på klubben sm skall anslutas kpia på prtkll från det möte där föreningen bildades alternativt kpia på prtkllet där beslutet m ansökan till förbundet tgs (Gäller i de fall klubben redan funnits haft verksamhet innan man valde att fatta beslut m anslutning till SKHRF) Klubbens stadgar Namn, adress, telefnnummer, eventuell mailadress, födelsedata ch eventuellt medlemsnummer (m medlemmar varit medlem i förbundet tidigare) på hela styrelsen En krtare text innehållande: Mtivering av namnvalet på klubben Varför klubben bildas Vad sm är tanken med klubben Klubbens täckningsmråde En krt planering/mål för det kmmande året. 6

7 2. Ansökningsperid Ansökan gdkänns aldrig fullt ut direkt utan genm tre steg. Två utav dem går vi igenm i det här kapitlet, det stra steget går vi igenm i kapitel tre. 2.a. Granskning av ansökan ett första beslut m gdkännande När ansökan kmmer in till förbundet kntrllerar vi de uppgifter vi fått in, klubben kntaktas m frågr uppstår. Vi kllar ckså på huruvida vi tycker det behövs en ny klubb i det angivna mrådet eller m det finns annat vi måste ta hänsyn till. När allt gåtts igenm beslutar vi m avslag eller gdkännande. Blir det ett gdkännande går vi vidare till nästa steg. Observera att det här är en prcess sm kan ta lite tid i ch med att det är mycket dkument ch annat sm ska gås igenm. Beslutet ang gdkännande kan alltså ta relativt lång tid. Gdkännandet innebär att ni får genmgå klubbintrduktin. 2.b. Klubbintrduktin ett andra beslut m gdkännande Nu har vi kmmit så långt i ansökningsprcessen att ni i förening skall få lite utbildning m arbetet inm förbundet. En klubbintrduktin kmmer att hållas för er av lämplig persn/persner utsedd av RFs styrelse. Om ni sm förening måste resa för att få utbildningen står ni själva för resa, lgi ch mat. Är det utbildaren sm måste resa står ni för dennes resa ch ev kst/lgi. Men självklart är vår första priritering att utbildare ch föreningsmedlemmarna skall behöva resa så krt sm möjligt. Vid klubbintrduktinen kmmer klubben att få ett exemplar av Välkmmen sm ny klubb i förbundet, ch ett infrmatinsblad kring ideella föreningar. Den sm håller i klubbintrduktinen kmmer sedan att sammanställa ett utlåtande m intrduktinen, detta kmmer att behandlas av RFs styrelse samt skickas ut till den ansökande föreningen. Föreningen kmmer efter denna behandling kntaktas via brev m föreningen anses vara behörig för ett prövår eller ej. Vid gdkännande blir prövåret vårat nästa steg. Alltså, ansökan sm ni skickar in behandlas utav riksförbundets styrelse, vid gdkännande får ni kntakt med en persn sm skall hålla er klubbintrduktin. Sammanställningen sm denna persn gör läggs till i beslutet m anslutning. Anser förbundets styrelse att er förening kmmer att fungera/fungerar bra med en seriös inställning kmmer ni gdkännas för ett prövår. 3. Prövår Sm jag nämnt tidigare meddelas föreningen via brev m beslutet, är detta ett gdkännande får ni även er faktura på anslutningsavgiften sm är 500 krnr. Från ch med det datum denna faktura betalas är ni anslutna för prövår inm Sveriges Kaninhppares Riksförbund. Ni får då ett exemplar utav vårat tävlingsreglemente, ett välkmstkit, samt ett SKHRF-hinder. Hindret ägs utav förbundet under hela prövåret. Skulle klubben inte fullfölja prövåret går då hindret tillbaka till förbundets äg. Nu är alltså föreningen är nu igång på riktigt ch kan anrdna fficiella tävlingar inm SKHRF. Nu måste en första medlemsrapprt kmma in till förbundet med era medlemmar. 3.a.Möte med fastställande av uppgifter När ni har fått gdkännande för ett prövår måste ni m ni inte redan har gjrt det hålla ett möte 7

8 där ni utser kntaktpersner för de lika ansvarspsterna gentemt förbundsstyrelsen. Det är viktigt att förbundet så frt sm möjligt får en lista på vem sm ansvarar för vad ch utförlig kntaktinfrmatin. Det är ckså viktigt att ni meddelar förbundsstyrelsen eller kansliet så frt någn ansvarspst ändras. Ni kan sammanställa en lista på egen hand alternativt använda den årssrapprt sm finns på förbundets sida för att få in alla uppgifter. 3.b. Plusgir/bankgir Under prövåret skall föreningen skaffa plusgir eller bankgir. För att få ansöka för detta hs banken krävs att föreningen har ett rganisatinsnummer, det ansöker man m hs skatteverket här krävs stadgar ch även kpir på andra handlingar. Läs mer m hur du ansöker m rganisatinsnummer för ideella föreningar på eller på vår hemsida under [rganisatinsnummer]. Vi kräver ett plusgir/bankgir då vi har testat ch kmmit fram till att det är det bästa alternativet för den lilla eknmi er förening ch förbundet har. 3.c. Antal medlemmar Under prövåret gäller det ckså att kmma upp i medlemsantal. Frm 1 januari 2007 görs en avstämning varje halvår på medlemsantalet. Varje förening måste hålla ett medlemsantal över åtta persner. Är en utav våra anslutna föreningar på väg ner under 8 medlemmar kmmer förbundets styrelse kntakta klubben ch se till att en handlingsplan tas fram, för hur klubben ska få upp medlemsantalet igen. Lyckas inte detta kmmer åtgärd vidtas. 3.d. Aktiviteter Självklart kmmer vi att se på vad ni har för aktiviteter inm föreningen. Det är viktigt att ni kmmer igång med träffar för era medlemmar. Det viktiga är inte m ni håller träningar eller tävlingar i en viss utsträckning utan att ni gör någt regelbundet. Har nu prövåret fungerat bra, detta kmmer att utvärderas utav er ch SKHRFs styrelse, övergår prövåret efter ett år autmatiskt till en rdinarie anslutning, välkmsthindret tillfaller nu föreningen. 8

9 4. Tiden efter prövåret Nu står ni lite mer på egna fötter men frtfarande med förbundets styrelse sm bllplank. 4.a. Frtsatt aktivitet För att en förening skall räknas sm aktiv krävs att ni frtsätter hålla regelbundna aktiviteter för era medlemmar. Har ni under prövåret bara hållit träningar är det nu dags att ni börjar ha tävlingar. Har föreningen ingen egen dmare ska man börja fundera ch arbeta för att få utbilda en eller flera dmare. Om nu klubben inte har egna dmare kan man låna in dmare från andra klubbar (under prövåret bör föreningen ha hållit i minst en tävling 4.b. Regelbundna möten Att föreningens styrelse håller regelbundna möten under alla år är ckså trligt viktigt. Man får inte glömma brt att styrelsen är föreningens hjärta ch styrelsemedlemmarna är föreningens hjärna åt medlemmar sm är föreningens fingrar. 4.c Kntakten med SKHRF styrelse Sm vi nämnt tidigare, den frtsatta, regelbundna kntakten mellan er förening ch riksförbundets styrelse är trligt viktigt. Här är vår kntaktinfrmatin: Styrelsen: styrelsen@skhrf.cm Kansliet: Linda Arvidssn, kansliet@skhrf.cm Ordförande: Erika Petterssn, erika.petterssn@skhrf.cm Välkmmen till förbundet! Källr Björn Lundén (2004), Styrelsebken, Björn Lundén Infrmatin AB Björn Lunden (2008) Ideella föreningar, skatt, eknmi, juridik, Björn Lundén Infrmatin AB Helena Nelsn-Bülw ch Sven-Åke Lennung (2005), Styrelse, stämma ch stadgar i förening, Studentlitteratur AB Sveriges Kaninhppares Riksförbund, Mötesprtkll