Revisionsrapport. Intern kontroll snöröjning. Vänersborgs kommun. Datum Henrik Bergh. Revisionskonsult kommunal sektor

Transkript

1 Revisinsrapprt Intern kntrll snöröjning Vänersbrgs kmmun Datum Henrik Bergh Revisinsknsult kmmunal sektr

2 Innehållsförteckning 1. Uppdrag ch genmförande Sammanfattning Revisinell bedömning Granskningsiakttagelser Budget ch redvisade kstnader för vinterväghållning Snöröjningsdistrikt Avtal Beställning av snöröjning Dagbk Attestuppdrag Kntrll av fakturr Vår kntrll av fakturr... 6 Bilaga Kvalitetsmål för vinterväghållning 2 f 8

3 1. Uppdrag ch genmförande Vi har på uppdrag av Vänersbrgs revisrer genmfört en granskning i syfte att kartlägga ch bedöma den interna kntrllen vad gäller betalning av fakturr för utförda snöröjningstjänster. Följande punkter utgör kntrllmål för granskningen: Vilka rutiner tillämpas i kmmunen för att skapa en gd intern kntrll innan betalning sker för utförda snöröjningstjänster Vem upphandlar snöröjningstjänster ch vem kntrllerar fakturrna Hur sker kntrllen av att entreprenören följer de regler sm anges i avtalen Hur granskas att fakturerade tjänster faktiskt utförts. Har rutinerna förändrats ch skärpts med anledning av de brister i den interna kntrllen sm uppmärksammats i andra kmmuner Vi har vid vår granskning tagit del av relevanta dkument ch vi har ckså via frågr till berörda handläggare tagit del av de rutiner sm tillämpas. Vår fakturakntrll av kstnader för snöröjning är baserad på översänd redvisning för år Sammanfattning Under den senaste vintersäsngen 2010/2011 så var det en ansträngd situatin att hinna med all snöröjning ch man har tidigare år ckså tidvis tvingats att införa direktupphandling för att få in tillräckligt med entreprenörer för att klar av snöröjningen. Under år uppgick kstnaderna för snöröjning till 19,6 mkr vilket gav ett undersktt mt budget med 9,7 mkr. För att ge en gd kvalitét ch utföra snöröjning på bästa sätt så har gatuenheten fastställt vissa kvalitetsmål för snöröjning vilka bilagts rapprten. Kmmunen är indelad i 37 snöröjningsdistrikt varav 27 stycken utförs av entreprenörer utifrån upphandlade avtal med kmmunen. Av dessa avtal är tre direktupphandlingar varav två av de direktupphandlade avtalen vid granskningstillfället inte fanns diarieförda i samhällsbyggnadsnämndens arkiv. Nya regler ch rutiner har nu införts på samhällsbyggnadsförvaltningen sm stadgar att alla avtal skall diarieföras. Beställning av snöröjning görs av enhetschefen för väghållning under rdinarie arbetstid ch under övrig tid av arbetsledare i beredskap. Beställning av snöröjning skall ske med vägledning av de kvalitetsmål sm fastställts men det förs ingen dkumentatin över snödjup sm gör att man i efterhand kan verifiera m kvalitetsmålen följs. Vid snöröjning förs en dagbk sm vid granskning inte visade sig ha någn kntrllfunktin vid betalning av snöröjningsfakturr. Betalning av snöröjningsfakturr baseras på gällande avtal ch timpriser. Kntrll av direktupphandlade avtal visade att uppgift saknades m vissa timpriser samt från vilken tidpunkt övertid skall utbetalas. Granskning av betalda snöröjningsfakturr visade att de hade gdkänts för betalning ch attesterats även när inte alla villkr i avtalen var uppfyllda. Rutiner för kntrll av engångsersättning var inte heller tillfredställande. Rutinerna för betalningskntrll av snöröjningsfakturr har inte ändrats under senare år trts att det inm många kmmuner har uppmärksammats brister vid betalning av exempelvis beställda byggarbeten. 3 f 8

4 3. Revisinell bedömning Efter att vi genmfört en granskning av rutinerna för fakturering av snöröjningstjänster så har vi funnit att det finns brister i den interna kntrllen ch vi anser därför att följande åtgärder skall genmföras: Berörda entreprenörer skall uppmärksammas på att det i avtalen för snöröjning stadgas att det på fakturrna skall anges tidpunkt/klckslag för start ch utförande av snöröjningstjänsten samt att följesedlar skall bifgas fakturan. Om fakturan inte uppfyller villkren i avtalet så skall denna inte gdkännas för betalning. Avtalen skall kmpletteras med uppgifter m från vilka tider övertid skall betalas ut samt fastställas timpriser för alla tilläggstjänster sm faktureras. Det kan ckså vara lämpligt att man i avtalen reglerar när i tiden engångsersättning skall betalas ut ch att detta debiteras av entreprenören på en särskild faktura. Det skall utarbetas en skriftlig instruktin för hur beställda ch rapprterade avslutade snöröjningsuppdrag skall dkumenteras. Denna dkumentatin skall sedan lämnas till den sm attesterar snöröjningsfakturr sm underlag för verifiering mt uppgifter på fakturan samt därefter sparas på ett systematiskt sätt då den utgör ett kntrllunderlag. Det bör undersökas m det är möjligt att sammanställa en daglig statistik över snöfall ch snödjup så att det i går att följa upp att snöröjning ckså faktureras ch utförs i enlighet med de upprättade kvalitetsmålen för de lika snöröjningsdistrikten. 4. Granskningsiakttagelser 4.2 Budget ch redvisade kstnader för vinterväghållning Enligt redvisning för år 2009 avseende vinterväghållning så uppgick budgeten till krnr ch kstnaderna till kr. Vinterväghållningen för år 2010 blev mycket kstsam ch enligt redvisning så uppgick budgeten till 8 mkr efter extra tillsktt under året medan kstnaderna uppgick till 19,6 mkr vilket således gav ett undersktt på 9, 7 mkr. 4.3 Snöröjningsdistrikt Kmmunen är indelad i 37 stycken snöröjningsdistrikt varav 27 stycken utförs av entreprenörer utifrån avtal med kmmunen. 4.4 Avtal För snöröjning så finns det två upphandlingar gjrda 9 stycken avtal från år 2008 (varav 3 stycken direktupphandlingar) 3 stycken beställningar från år 2010 (med anbudssammanställning på fyra inkmna anbud) 4 f 8

5 Därtill kmmer 2 stycken avtal från år 2010 med Brålanda Gräv ch Lastbilscentralen sm man anlitar för brtfrsling av snö. Skälet till direktupphandlingen under år 2008 är att man inte fick in tillräckligt med anbud i den rdinarie upphandlingen för att täcka behvet. Enhetschef uppger att han tillsammans med ingenjör på samhällsbyggnadsförvaltningen var de sm skötte direktupphandlingen. Vid vår kntrll nterades att två av de tre direktupphandlade avtalen under år 2008 inte blivit diarieförda på samhällsbyggnadsnämnden. Vi har i detta sammanhang inte närmare prövat upphandlingsprcessen för direktupphandling ch avtal för snöröjning. Förvaltningssekreterare på samhällsbyggnadsförvaltningen uppger att man nu infört nya ch striktare regler för diarieföring gällande avtal sm innebär att kpia av alla direktupphandlade avtal alltid skall skickas för registrering ch diarieföring i samhällsbyggnadsnämndens diarium. Enligt en handläggare på upphandlingsenheten så har kmmunen under hösten 2010 ckså infört nya särskilda riktlinjer för upphandling. 4.5 Beställning av snöröjning Beställning av snöröjning baseras på målen i kvalitetsledningssystemet för vinterväghållning där grunden för start är antalet cm snö berende på vilket snöröjningsdistrikt det gäller. Startsignalen för snöröjning ges av enhetschef på rdinarie arbetstid eller av arbetsledare i beredskap enligt särskild beredskapslista. Det finns ckså telefnlista till de lika entreprenörerna sm är indelad per distrikt ch snödjup enligt de fastställda målen. För att utföra rätt åtgärd vid rätt tidpunkt så följs väderutveckling genm väderleksprgnser ch verkligt snödjup i de lika snöröjningsdistrikten sm rapprteras in av arbetsledare. I Brålanda uppger enhetschef att man till ch med har en Webbkamera med vars hjälp man kan läsa av snödjupet. Mätningarna dkumenteras dck inte utan är ett beslutsunderlag för att utföra rätt åtgärd vid rätt tidpunkt. Utifrån denna infrmatin gör sedan enhetschefen en bedömning av läget ch berdrar sedan snöröjning. Detta sker sm tidigare nämnts utifrån fastställda mål ch riktlinjer (samt praxis såsm en allmän bedömning m det är framkmligt för cykel vid slaskväder även under 4 cm snödjup). Enhetschef uppger att han ftast brukar föra nteringar på en särskild telefnlista över när han berdrar ut snöröjning i de lika distrikten. Huruvida detta ckså sker av övriga arbetsledare sm har mandat att berdra snöröjning var han säker på ch någn skriftlig instruktin m detta finns inte upprättad. På eftermiddagarna har enhetschefen ett infrmatinsmöte (överlämning) där utsedda arbetsledare (enligt beredskapslista) tar över mandatet att berdra snöröjning. Till sin hjälp har arbetsledare ckså den telefnlista (sm tidigare mnämnts) till berörda entreprenörer i de lika snöröjningsdistrikten. 4.6 Dagbk Enhetschef uppger att snöröjning ch halkbekämpning skall dkumenteras i en särskild dagbk sm arkiveras hs enhetschef för väghållning. Vid ett infrmatinsmöte inför vintersäsngen ges anvisningar hur dagböckerna där det bland annat klargörs hur dagbken skall fyllas i med signatur men det finns ingen skriftlig instruktin. 5 f 8

6 Syftet med dagbken är att kunna kntrllera fakturan. Baserat på de kpir sm vi tagit del av vid vår granskning så kan vi inte se att dagbken med de uppgifter sm nu fylls har någn väsentlig funktin för den interna kntrllen vid betalning av fakturr. 4.7 Attestuppdrag För väghållningsverksamheter knt = verksamhet 6524 ch 6525 där vinterväghållning ingår har enhetschef attesträtt upp till 40 tkr ch för fakturr upp till 80 tkr har gatuchef attesträtt. Vid enhetschef ch gatuchefs frånvar så är planeringsingenjör ersättare. För fakturr över 80 tkr så har förvaltningschef attesträtt. För år 2010 sm vår fakturakntrll avser så var attesträtten på grund av eknmisk åtstramning i kmmunen tillfälligt begränsad ch för snöröjning hade enhetschef då attesträtt upp till 5 tkr ch förvaltningschef hade attesträtt mellan 5 tkr - 20 tkr ch nämndens rdförande (ersättare var vice rdförande) för fakturr med belpp över 20 tkr. I Vänersbrgs kmmun scannas alla fakturr ch kan tas upp på bildskärm. Attest sker elektrniskt ch för att gdkännas för betalning i eknmisystemet Raindance så krävs ckså en mttagningsattest av annan persn än beslutsattestant. För den aktuella periden var planeringsingenjör, enhetschef samt gatuchef mttagningsattesttanter berende på inlagd beställaridentitet sm lagts in i Prtalen ch sm sedan styr fakturan till rätt mttagningsattesttant. 4.8 Kntrll av fakturr Fakturr för snöröjning baseras på timpriser i enlighet med de avtal sm tecknas för bland annat snöröjning. På fakturan skall enligt avtal anges datum för utförandet samt start ch stpptid ch entreprenörer skall enligt avtalet ckså lämna in följsedlar till aktuella fakturr. Enligt avtalen så skall timpris bara innefatta den effektiva tiden för åtgärd ch inte innefatta transprttid till ch från mrådet. Den sm granskar fakturan ch attesterar fakturan bör således ha tillång till uppgifter m vid vilket datum ch klckslag snöröjningstjänsten har beställts ch avslutats samt att det på fakturan anges datum ch klckslag för när arbetet påbörjats ch rapprterats avslutad. Vid kntrll bör man ckså ha tillgång till följesedlar sm visar vilka maskiner ch förare ch andra uppgifter sm debiteringen avser. 4.9 Vår kntrll av fakturr Tidpunkt/klckslag för start ch slutförande av snöröjningstjänsten gick inte att utläsa på fakturrna trts att detta skall lämnas enligt reglerna i det tecknade avtalet. För en av entreprenörerna gick vissa tider att utläsa utifrån uppgifter på följesedlar medan den andra entreprenören inte hade bifgat några följesedlar alls. När enhetschefen attesterar snöröjningsfakturr så har han inte någt samlat kntrllunderlag över när snöröjningstjänsten har berdrats eller när de har rapprterats slutförda. Någt sådant underlag fanns inte heller sparat ch tillgängligt vid vår kntrll av fakturrna. På fakturr från en entreprenör nterades flera arbetspass sm översteg 20 timmar per dag. För denna entreprenör fanns inte följsedlar tillgängliga sm specificerade arbetsinsatsen. 6 f 8

7 Enhetschef uppger att ett nrmalt arbetspass för ett snöröjningsdistrikt mfattar cirka 8 timmar ch han anser att det bör det framgå av följesedel till fakturan m flera förare varit inblandade då man annars riskerar att bland annat bryta mt arbetstidslagen Vid vår granskning nterades att en entreprenör på vissa fakturr tagit ut timpriser för tjänster sm inte fanns reglerade i avtalet. För de granskade avtalen så anges priser dels för rdinarie arbetstid ch dels för övertid. Vilka tider/klckslag sm gäller för när övertid skall utgå fanns däremt inte angivet i avtalet. Vid vår kntrll var enhetschef inte medveten m att detta inte fanns angivet på gällande avtal. Enhetschef infrmerade ss m att i tidigare avtal har det funnits inskrivet att rdinarie arbetstid är 06:00 till 18:00. I de granskade avtalen finns angivet att entreprenören har rätt att ta ut en engångsersättning m krnr men det framgår inte vid vilken tidpunkt debitering av ersättningen skall ske. Vid granskning nterades att en entreprenör på faktura daterad tagit ut den aktuella ersättningen m kr tillsammans med andra dag för dag debiteringar av snöröjning. I avsaknad på bestämmelser m tidpunkt i avtalet så skulle ersättningen lika gärna kunna faktureras i början av snöröjningsperiden. Enhetschef uppger att han inte utför någn särskild kntrll över m ch när ersättningarna har debiterats. För att kunna granska att beställning skett i enlighet med målen för snöröjningen så krävs att man dkumenterar ch sparar uppgift m snödjup vid det aktuella datumet för berört snöröjningsdistrikt. Någn sådan dkumentatin fanns inte samlad för vid vår granskning. Samtliga granskade fakturr har mttagningsattest ch beslutsattest i enlighet med bestämmelser ch attestuppdrag för den aktuella tiden. Berörda handläggare för snöröjningstjänster på gatuenheten uppger att rutinerna för intern kntrll avseende snöröjningstjänster inte har förändrats under senare tid trts att det i den ffentliga debatten uppmärksammade fall med brister i den interna kntrllen för upphandlade tjänster. Det bör dck tilläggas att nya för kmmunen gemensamma anvisningar för upphandling har upprättas under hösten 2010 ch nya rutinerna för diarieföring av direktupphandlade avtal har införts på samhällsbyggnadsnämnden Henrik Bergh Håkan Olssn 7 f 8

8 BILAGA Styrande dkument\kvalitetsledningssystem\8 Verksamheter\Gatuunderhåll\GK8.2.1 Gatuunderhåll.dc Vinterväghållning Gatuenheten snöröjer ch halkbekämpar ca19 mil gatr i tätrterna Brålanda, Frändefrs, Grunneb, Vargön, Vänersbrg, Väne-Ryr ch Båberg. Vinterberedskap skall finnas från slutet av ktber till ch med början av april. Snöröjning Snöröjningen är indelad i distrikt (ca37 st) 10 sm vi sköter själva med egna frdn ch 27 sm sköts av entreprenör. Distrikten är ungefär lika stra, med en beräknad tidsåtgång på 6-7 timmar/distrikt. Se telefnlista för vilka distrikt sm sköts av vem. Snöröjning, halkbekämpning eller snöbrtfrsling utföres på rder av arbetsledningen. Enhetschef eller arbetsledare på väghållning kallar ut distrikten under rdinarie arbetstid. Utanför arbetstid kallas de ut av arbetsledare i beredskap. Tillfällen då snöröjning ch halkbekämpning sker dkumenteras i dagböcker. Genmfartsleder, busslinjer ch det primära gång/cykelnätet pririteras. Snöröjning startar på dessa mråden vid nederbörd i frm av snö på 3-4 cm. Uppröjning av busshållplatser, övergångsställen ch handikapplatser påbörjas på vardagar i direkt anslutning till avslutat snöröjning. Vid 5-6 cm snö påbörjas röjning i centrum, P-platser i Vänersbrg ch Vargön. Vid 8-10 cm snö påbörjas snöröjning av bstadsgatr. Snöbrtfrsling av snö kan ske i de centrala delarna av Vänersbrg ch Vargön, se karta hs Enhetschef på vilka mråden sm snöbrtfrsling sker. På vissa vägar sätts snöstakar ut på hösten ch tas in på våren. Se dk SNÖSTAKA på H:\GE: Halkbekämpning Halkbekämpning i frm av saltning sker på ca 8-9 mil gatr. Resterande del sandas. Halkbekämpning pririteras för det primära gång/cykelnätet, genmfarter, handikapplatser, busshållplatser ch övergångsställen. Vid halkbekämpning pririteras saltning av buss ch genmfartsleder. Vägar saltas ej under 9 C. Övriga vägar sandas. Vid halkbekämpning skall dkument GK Sand & saltningsrapprt ifyllas. Under våren sker isgrusupptagning. En str del av arbetet köps av entreprenör ch resterande sköts av egen persnal.det finns ca 80 st. sandlådr i tätrterna en del tas in ch ut varje år se dk Sandlådr smtas in ch ut varje år ch en del sm står ute hela året där Gatuunderhåll sköter påfyllningav sand, se dk SANDLÅDO_hela året På vissa ställen sätts varning för svag is- skyltar ut på hösten ch tas in på våren. 8 f 8