Taxor och avgifter - Översiktlig granskning av den interna kontrollen

Transkript

1 Revisinsrapprt Taxr ch avgifter - Översiktlig granskning av den interna kntrllen Per Åke Brunström Certifierad kmmunal revisr September 2015

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte ch Revisinsfråga Revisinskriterier Kntrllmål Avgränsning Metd Iakttagelser ch bedömningar Administrativa kntrller - Väl genmtänkt rganisatin Iakttagelser Bedömning Administrativa kntrller Rapprteringssystem Iakttagelser Bedömning Administrativa kntrller Dkumenterade rutinbeskrivningar Iakttagelser Bedömning Redvisningskntrller Systematiskt uppbyggd redvisning Iakttagelser Bedömning Redvisningskntrller Löpande avstämningar, kntrllräkningar ch inventeringar Iakttagelser Bedömning Redvisning Kntrller ch behörigheter i ADB-systemen Iakttagelser Bedömning Revisinell bedömning Rekmmendatiner... 9 September av 10

3 Sammanfattning Kmmunens revisrer har bl a att bedöma m den interna kntrllen i kmmunens redvisning, system ch rutiner är tillräcklig. Inm ramen för denna uppgift har revisrerna gett i uppdrag att granska den interna kntrllen i hanteringen av kmmunens taxr ch avgifter. Efter vår översiktliga granskning gör vi bedömningen att den interna kntrllen i redvisning, system ch rutiner för kmmunens taxr ch avgifter inte är helt tillräcklig. Avgränsat till renhållningsavgifter gör vi bedömningen att den är tillräcklig. Vi grundar bedömningen främst på att det saknas dkumenterade rutinbeskrivningar ch rapprteringssystem sm ger infrmatin ch signaler m felaktigheter. När det gäller renhållningsavgifterna så saknas dessutm insyn ch möjligheter till revisin. Kmmunstyrelsen föreslås stärka ch utveckla den interna kntrllen, inledningsvis genm att kartlägga befintliga rutiner ch kntrller samt upprätta rutinbeskrivningar. Vidare rekmmenderas kmmunstyrelsen: Ta hem hela eller delar av administratinen av renhållningsavgifterna till kmmunen. Försök att så långt möjligt åstadkmma en arbetsrganisatin där en medarbetare inte handlägger en transaktin från början till slut. Inrätta rutiner sm innebär att resultatet av de kntrller sm genmförs dkumenteras ch rapprteras vid felaktigheter. Kartlägg ch se över behörighetstilldelningen i de Adb-system sm hanterar kmmunens taxr ch avgifter. September av 10

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Syftet med intern kntrll är att säkra en effektiv förvaltning ch att undgå allvarliga fel. Det uppnås genm att anpassa rganisatinen ch införa metder ch rutiner sm syftar till att: Öka effektiviteten inm alla nivåer i rganisatinen Säkra kmmunens tillgångar Säkra en krrekt ärendehandläggning genm att bestämmelser ch överenskmmelser efterlevs Förhindra att kmmunen drabbas av förluster till följd av fel eller brtt eller andra egentligheter Säkra att pengar ch andra resurser används i överenstämmelse med tagna beslut Säkra en riktig ch ändamålsenlig redvisning Skydda persnalen mt berättigade misstankar m egentligheter Det är ledningens uppgift att införa ch vidmakthålla en betryggande intern kntrll. Kmmunens verksamheter finansieras i huvudsak av skatteintäkter ch statsbidrag men ckså i varierande utsträckning av taxr ch avgifter. Brister i system ch rutiners interna kntrll kan när det gäller taxr ch avgifter medföra uteblivna intäkter ch/eller en missvisande redvisning. Haparandas revisrer har vid sin revisinsplanering funnit det angeläget att genmföra en granskning inm mrådet Syfte ch Revisinsfråga Syftet med granskningen är att översiktligt granska ch bedöma m den interna kntrllen i redvisning, system ch rutiner för kmmunens taxr ch avgifter är tillräcklig. Med system ch rutiner menas i detta fall rganisatin, arbetssätt, löpande bkföring, rapprtering ch IT-stöd vid fakturering ch frdringsbevakning av taxr ch avgifter. Revisinsbjektet är främst kmmunstyrelsen sm har hand m den eknmiska förvaltningen i kmmunen ch har ett övergripande ansvar för den interna kntrllen. September av 10

5 1.3. Revisinskriterier Kriterier för bedömning av den interna kntrllen utgörs av kmmunlagens bestämmelser, lag m kmmunal redvisning samt eventuella kmmuninterna bestämmelser rörande intern kntrll. Bedömningskriterier utgörs ckså av rimliga krav på intern kntrll sm uppställts av granskaren (se kntrllmål) Kntrllmål Målsättningen för granskningen har varit att kunna bestyrka följande kntrllmål: De administrativa kntrllerna i intäktsrutinerna är tillräckliga. Med administrativa kntrller menas: Väl genmtänkt rganisatin vad avser arbetsuppgifter, ansvar ch befgenheter Rapprteringssystem sm ger infrmatin ch signaler m felaktigheter Dkumenterade rutinbeskrivningar Redvisningskntrllerna är tillräckliga. Med redvisnings kntrller menas: Systematiskt uppbyggd redvisning Löpande avstämningar, kntrllräkningar ch inventeringar Kntrller ch behörigheter i Adb-systemen 1.5. Avgränsning Granskningen har avgränsats till att mfatta intäktsrutiner för vatten- ch avlpp, renhållning, äldremsrg ch fritidslkaler Metd Underlag för att verifiera kntrllmålen har inhämtats genm intervjuer med nyckelpersner (eknmichef, verksamhetsansvariga/avgiftshandläggare ch eknmiadministrativ persnal), genmgång av eknmisk redvisning ch beslut m taxr ch avgifter. Dkumenterade rutinbeskrivningar för hanteringen av taxr ch avgifter saknas i Haparanda. Det har inneburit att en väsentlig del av granskningen ägnats åt att tillsammans med kmmunens eknmichef kartlägga administrativa prcesser ch kntrller inm mrådet. September av 10

6 2. Iakttagelser ch bedömningar 2.1. Administrativa kntrller - Väl genmtänkt rganisatin Iakttagelser I strt fördelar sig arbetet med kmmunens taxr ch avgifter i enligt följande: Fullmäktige beslutar m alla taxr, avgifter ch deras knstruktin Berörda verksamheter (vatten- ch avlpp, äldremsrg samt fritidslkaler) beslutar m tilldelning av en kmmunal tjänst ch upprättar faktureringsunderlag med ADB-stöd anpassat till den verksamhet man bedriver. Eknmikntret integrerar faktureringsunderlaget i kmmunens kundreskntra ch fakturerar via tjänsteköp hs PlusGirt (Nrdea). PlusGirt skriver ut ch pstar vanliga fakturr ch e-fakturr samt emttar betalningar ch skickar krediteringsfiler (med OCR-kder) till kmmunens eknmikntr. Eknmikntret krediterar inbetalningarna ch sköter frdringsbevakning ch krav. Undantaget utgörs av kmmunens renhållningsavgifter. Dessa hanteras av ett privat företag med vilket kmmunen har ett avtal. Avtalet ger kmmunen ett nett av de intäkter ch kstnader företaget har för renhållningsverksamheten. Arbetsuppgifterna i rganisatinen är fördelade så att en persn sköter flera arbetsmment. Till exempel så sköter samma persn både faktureringssystemets kundregister ch upprättar faktureringsunderlag. Samma persn sköter ckså m kmmunens debitering av fakturerade tjänster ch kreditering av densamma. Oftast har man av praktiska skäl två persner (eller fler) sm kan sköta alla arbetsmment vilket minska känsligheten vid t.ex. sjukdm. Ansvaret är beskrivet genm att intäkterna redvisas i bkföringen med ansvarskder. Ansvarig enligt kdplanen är därmed lika verksamhetschefer. Dkumenterad beskrivning vem/vilka sm ansvarar för lika mment i de administrativa prcesserna med intäkterna saknas Bedömning Den rganisatin sm fördelar lika arbetsuppgifter mellan det centrala eknmikntret ch verksamheterna bedöms sm väl genmtänkt. De uppgifter m kunderna ch tjänsterna sm behövs för att skapa rätt fakturaunderlag sköts av de närmast kunden samtidigt sm centraliseringen av fakturering ch frdringsbevakning åstadkmmer strdriftsfördelar. September av 10

7 Arbetsuppgifternas fördelning på medarbetarnivå (avgiftshandläggarna ch eknmerna) bedöms inte vara väl genmtänkt ur ett internkntrllperspektiv. Fördelningen verkar vara ett resultat av arbetet ska kunna skötas praktisk även vid avgångar, sjukdm ch semester snarare än att åstadkmma en arbetsfördelning där en persn inte sköter alla mment i en transaktinskedja ensam. De prcesser för renhållningsavgifter sm sköts av ett privat företag bedöms inte alls ha den transparens sm behövs för att möjliggöra en gd intern kntrll (eller revisin). Ansvar ch befgenheter bedöms inte vara tillräckligt tydlig. Bkföringens ansvarskd visar enligt vår uppfattning vem sm har budgetansvar men inte vem sm ansvarar för den interna kntrllen i övrigt. Sammantaget bedöms kntrllmålet: Väl genmtänkt rganisatin vara delvis uppfyllt Administrativa kntrller Rapprteringssystem Iakttagelser Vi har inte inm ramen för granskningen kunnat identifiera att det finns några särskilda rapprteringssystem sm ger viktiga signaler m eventuella felaktigheter skulle uppstå i hanteringen av taxr ch avgifter annat den eknmiska redvisningen ch budgetuppföljningen Bedömning Vi bedömer att det saknas ett rapprteringssystem sm visar resultatet av genmförda kntrller. Om till exempel kundreskntrans sald över kundfrdringar inte stämmer med bkföringens eller fakturerat belpp enligt fakturajurnal inte stämmer med bkförd intäkt bör det dkumenteras ch rapprteras uppåt i rganisatinen. Sammataget bedöms kntrllmålet Rapprteringssystem sm ger viktiga signaler ej uppfyllt Administrativa kntrller Dkumenterade rutinbeskrivningar Iakttagelser I huvudsak så saknas dkumenterade rutinbeskrivningar, undantaget utgörs av att det under granskningen tagits fram en rutinbeskrivning för msrgsavgifter på scialförvaltningen. Att det i hög grad saknas rutinbeskrivningar antas ber på att många handläggare arbetat länge med sina arbetsuppgifter ch vet vad de ska göra. Att rutinbeskrivningar saknas innebär dck risker för störningar när medarbetare avgår, blir sjukskrivna, tjänstlediga etc. Avsaknaden innebär ckså att den transparens sm kännetecknar rganisatin med gd intern kntrll saknas. Vidare försvårar bristen på rutinbeskrivningar revisinens arbete. September av 10

8 Bedömning Sammataget bedöms kntrllmålet Dkumenterade rutinbeskrivningar ej uppfyllt Redvisningskntrller Systematiskt uppbyggd redvisning Iakttagelser För att identifiera intäkter från taxr ch avgifter för lika verksamheter bkförs dessa transaktiner, förutm på särskilda bas-kntn även på verksamhetskder ch ansvarskder. I allt väsentligt bedöms budgetpsterna vara redvisade med samma kdning så att uppföljning mt budget enkelt kan ske via eknmisystemet. Den eknmiska redvisningen visar att kmmunen tillämpar sluten debitering för de taxr ch avgifter sm varit föremål denna granskning. Med det menas att all fakturering frdringsbkförs i väntan på betalning eller annan kreditering. Tekniken innebär en högre säkerhet ch kntrll på frdringsbevakningen Bedömning Sammataget bedöms kntrllmålet Systematiskt uppbyggd redvisning uppfyllt Redvisningskntrller Löpande avstämningar, kntrllräkningar ch inventeringar Iakttagelser Generellt kan sägas att en arbetsfördelning sm bygger på principen: många ska kunna göra allt i stället för: en persn sköter inte alla mment i en transaktinskedja ensam innebär att fler kntrllmment måste läggas in i prcesserna. Granskningen visar att redvisningskntrller förekmmer även m det inm ramen för denna granskning inte går att få en helhetsbild av dem. Exempel på att de förekmmer att de dkumenteras för eget bruk kan ckså bekräftas Bedömning Sammataget bedöms kntrllmålet Löpande avstämningar mm delvis uppfyllt Redvisning Kntrller ch behörigheter i Adb-systemen Iakttagelser Haparanda har mderna IT-system anpassade för de lika verksamheternas taxr ch avgifter. Systemen gör det möjligt att med behörigheter, begränsa användarnas tillgång till lika funktiner så att en persn inte ensam kan sköta alla mment i transaktinskedjan. Ur samtliga systemen bör det ckså gå att erhålla rapprter sm visar lika befattningshavares tillgång till systemets funktiner. Vi har inte under granskningen kunnat ta del av sådana rapprter ch har därmed inte skapa ss en helhetsbild av behörighetstill- September av 10

9 delningen. Av intervjuer har vi dck fått uppfattningen att behörighetstilldelningen är generös. Vidare innehåller IT-systemen lika typer av maskinella kntrller, till exempel: rimligt belpp, felaktig kd etc. Dessa kntrller resulterar sm regel i att systemen genererar en fellista av någt slag. Vi har inte tagit del av alla fellistr ch skaffat ss en helhetsbild av vilka de är ch hur de används. Av intervjuer har vi dck fått uppfattningen att de i huvudsak används av respektive handläggare för att göra rättelser ch att de inte används för att signalera fel i rapprtering uppåt i rganisatinen Bedömning Sammataget bedöms kntrllmålet Kntrller ch behörigheter i Adb-system delvis uppfyllt. September av 10

10 3. Revisinell bedömning Efter vår översiktliga granskning gör vi bedömningen att den interna kntrllen i redvisning, system ch rutiner för kmmunens taxr ch avgifter inte är helt tillräcklig. Avgränsat till renhållningsavgifter gör vi bedömningen att den är tillräcklig. Vi grundar bedömningen främst på att det saknas dkumenterade rutinbeskrivningar ch rapprteringssystem sm ger infrmatin ch signaler m felaktigheter. När det gäller renhållningsavgifterna så saknas dessutm insyn ch möjligheter till revisin Rekmmendatiner Kmmunstyrelsen föreslås stärka ch utveckla den interna kntrllen i redvisning, system ch rutiner för kmmunens taxr ch avgifter. Det bör inledningsvis ske genm en nggrann kartläggning av befintliga rutiner ch kntrller. Kartläggningen kan sedan ligga till grund för upprättandet av dkumenterade rutinbeskrivningar. Vidare föreslås kmmunstyrelsen: Ta hem hela eller delar av administratinen av renhållningsavgifterna till kmmunen. Försök att så långt möjligt åstadkmma en arbetsrganisatin där en medarbetare inte handlägger en transaktin från början till slut. Inrätta rutiner sm innebär att resultatet av de kntrller sm genmförs dkumenteras ch rapprteras vid felaktigheter. Kartlägg ch se över behörighetstilldelningen i de Adb-system sm hanterar kmmunens taxr ch avgifter. September av 10

11 PerÅke Brunström Uppdragsledare/prjektledare September av 10