Region Skåne. Granskning av utomlänsfakturering Rapport. KPMG AB Offentlig sektor 27 januari 2015 Antal sidor: 10

Transkript

1 Granskning av utmlänsfakturering KPMG AB Offentlig sektr 27 januari 2015 Antal sidr: 10 Utmlänsfakturering dcx KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisinskriterier 2 6. Metd 2 7. Prjektrganisatin 2 8. Oberende ch integritet 2 9. Resultatet av granskningen Redvisade intäkter under Administrativa prcesser utmlänsintäkter SUS Patientadministrativ enhet GSF Privata vårdgivare samt häls- ch vårdval 8 Utmlänsfakturering dcx KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

3 1. Sammanfattning Vi har på uppdrag av de förtrendevalda revisrerna granskat s rutiner för utmlänsfakturering. Våra viktigaste slutsatser: 2. Bakgrund 3. Syfte För att ha rätt till betalning av hemlandstinget för en vårdtjänst till patient från annan regin eller landsting måste fakturering ske inm sex månader. Enligt SUS egen uppföljning har SUS de två senaste åren förlrat ca 12 Mkr årligen pga att fakturering inte skett i tid. Vi rekmmenderar att åtgärder vidtas för att minska detta intäktsbrtfall (avsnitt ). För övriga vårdenheter i sker ingen uppföljning av förlrade intäkter. Vi rekmmenderar att rutiner införs liknande de sm tillämpas av SUS ( ). Upplupna vårdintäkter redvisas varje månad av SUS på särskilda kntn. I bkslutet för 2013 uppgick redvisade upplupna vårdintäkter till 102 Mkr ch i delårsbkslutet per till 78 Mkr. Vi rekmmenderar att övriga vårdenheter inför rutiner liknande de sm tillämpas av SUS ( ). För de patienter sm erhållit vård av privata vårdgivare sker fakturering av utmlänspatienter under löpande år månadsvis med en månads eftersläpning. Effekten blir att intäkterna inte bkförs den månad kstnaderna uppstår. Vi föreslår att en analys görs huruvida en redvisning av en preliminär upplupen intäkt på rätt månad skulle ge ett mer rättvisande resultat under löpande år ( ). utför sjukvårdsinsatser även rörande persner sm är bsatta utanför Reginen ch där patientens hemlandsting eller hemland ansvarar för betalningen. Intäkter från utmlänsfakturering uppgick för 2013 till ca 1 miljard kr. Vi bedömer att det finns en risk för fullständighet ch felperidiseringar i de insatser sm ska faktureras annat landsting eller annat land. Syftet med granskningen har varit att fastställa mfattningen av utmlänsfaktureringen, i vlymer ch i belpp, ch att bedöma m de rutiner sm berör dessa intäkter säkerställer fullständighet ch krrekt peridisering. Frågr sm berörts: Finns det en prcessbeskrivning över utmlänsfaktureringen? Hur ser prcessen ut? Vilka patientadministrativa system ch faktureringssystem används? Hur fta faktureras? Utmlänsfakturering dcx 1 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

4 Hur säkerställs att alla utförda tjänster faktureras? Hur säkerställs att intäkter hänförs till rätt perid? 4. Avgränsning Granskningen har avsett de rutiner ch regler sm tillämpats för räkenskapsåret 2014 inm Regin Skåne. 5. Revisinskriterier Vi har bedömt m de rutiner ch redvisningsprinciper rörande utmlänsfakturering sm tillämpas av uppfyller: 6. Metd Lagen m Kmmunal Redvisning RKRs rekmmendatiner Interna regelverk Granskningen har genmförts genm: Dkumentstudier av relevanta dkument. Intervjuer med berörda tjänstemän med ansvar för regelverk, årsredvisning respektive fakturering. Analyser av prcesser, rutiner, ansvar ch kntrller. Analyser av bkförda ch redvisade utmlänsintäkter för Prjektrganisatin Ansvarig för granskningen har varit B Ädel, auktriserad revisr. 8. Oberende ch integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekmmendatin nr 2 prövat vårt berende. Vi har inte funnit några mständigheter sm tyder på att vårt berende ch integritet kan ifrågasättas. Utmlänsfakturering dcx 2 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

5 9. Resultatet av granskningen 9.1 Redvisade intäkter under Under periden januari-nvember (11 månader) uppgick redvisade intäkter av såld häls- ch sjukvård till 922 Mkr. Utfallet för december 2014 är inte känt vid denna rapprts färdigställande. Redvisade intäkter per månad de tre senaste åren: Mkr 120 Månadsutfall utmlänsvård Administrativa prcesser utmlänsintäkter SUS Omfattning SUS intäkter från utmlänsvård under 2013 uppgick till ca 750 Mkr. Det ttala utfallet för 2014 var inte känt vid denna rapprts avlämnande System ch systeminfrmatin SUS använder för sin utmlänsfakturering systemet PKS (PatientKstnadsSystemet). Indata hämtas från lika prduktinssystem i vården. Nyckelbegrepp är Vårdkntakt (VK): Kntakt mellan patient ch häls- ch sjukvårdspersnal då häls- ch sjukvård utförs. Vårdtillfälle: VK i sluten vård Utmlänsfakturering dcx 3 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

6 Besök: VK i öppen vård Vårdtjänst: En aktivitet eller prestatin utförd på en viss patient ch knuten till en vårdkntakt. Exempel på vårdtjänster: peratiner, vårddagar, röntgenundersökningar, prver ch labratrieanalyser, farmaka, material etc. En VK innehåller infrmatin sm Patientinf In-/utskrivningsdatum, besöksdatum Vårdande klinik Akut, remittent, vårdgivarkategri, DRG En vårdtjänst innehåller infrmatin sm Patientinf Datum för utförande Vem sm utfört tjänsten (kstnadsställe) Vem sm har beställt tjänsten (MG-kd) Prduktkd; antal, kstnad Referens till VK I PKS sammanställs aktiviteter per patient ch bearbetas för interndebitering, peridisering ch fakturering. Utdata från PKS är bland annat Fakturr ch fakturaspecifikatiner Knteringar till eknmisystemet Raindance; intäktsbkningar, bkningar av PIA (patienter i arbete), kundreskntra Kntrllistr; VK sm riskerar att förfalla, VK med saknade remisser, ej DRG-registrerade VK Utmlänsfakturering dcx 4 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

7 Fakturering Fakturering sker mkring den 21:a varje månad för de vårdtjänster sm utförts till ch med föregående månad ch där all erfrderlig infrmatin registrerats i PKS. Faktureringen bkförs på den månad den avser, dvs den månad tjänsten utförts. Enligt överenskmmelse mellan samtliga reginer ch landsting ska utmlänsfakturering ske inm sex månader. Därefter har utförande regin/landsting inte rätt att erhålla betalning. Utförda vårdtjänster registreras nrmalt direkt när tjänsten utförts. En medicinsk registrering ska ckså ske av läkare genm medicinska sekreterare. Denna registrering sker med lika grad av eftersläpning. Omkring 98% av utförda vårdtjänster kräver denna medicinska registrering. Förseningar kan ckså rsakas av brister i remissförfaranden. För att minska risken för förlrade intäkter utifrån sexmånadersregeln distribueras kntrllistr till berörda enheter, för genmgång, utredning ch åtgärd. SUS följer upp förlrade intäkter pga att fakturering inte skett inm sex månader genm att redvisa dessa på särskilda kntn. För 2013 ch 2014 har förlrade intäkter uppgått till 2014: 12,1 Mkr 2013: 12,3 Mkr SUS följer ckså upp på särskilda kntn de intäkter sm går förlrade pga att vårdkntakten kan ingå i frskningsprjekt sm finansieras på annat sätt. 2014: 7,3 Mkr 2013: 6,6 Mkr Upplupna vårdintäkter Utförda men fakturerade tjänster redvisas sm upplupna intäkter, benämnda PIA (patienter i arbete). I bkslutet för 2013 uppgick denna pst för SUS till 102 Mkr ch i delårsbkslutet per till 78 Mkr. Det rör sig således m betydande belpp Priser ch prisregistrering Priserna följer det avtal sm årligen fastställs av Södra Reginvårdsnämnden sm hanterar samverkan inm häls- ch sjukvård m m mellan reginerna ch landstingen Skåne, Krnberg, Blekinge ch Halland. Överenskmmelsen sker i enlighet med ett riksavtal ch tillämpas därmed även för reginer ch landsting utanför Södra sjukvårdsreginen. När avtalspriser fastställts registreras dessa i PKS. Denna prisregistrering är administrativt tidskrävande med hänsyn till det mycket stra antal vårdtjänster sm utförs. Faktureringen för januari blir därför fta förskjuten ch huvudbken stängs då senare. Utmlänsfakturering dcx 5 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

8 För att minska risken för fel sker fakturering i två steg. För stra kunder upprättas ch skickas samlingsfakturr. Förutm SUS egna kntrller i samband med inlägg av priser i PKS ch vid fakturering sker ckså en kntrll hs mttagande regin/landsting av fakturans riktighet KPMGs kmmentarer Fullständighet Vi bedömer att SUS rutiner ch kntrller är ändamålsenliga för säkerställande att SUS har fullständiga underlag för fakturering. Prduktinssystemen lämnar infrmatin till PKS m både patient ch tjänst. Påbörjade men ej avslutade registreringar av patienter ch vårdtjänster följs löpande upp med lika kntrllistr. Förlrade intäkter pga att fakturering inte skett inm sex månader uppgår till ca 12 Mkr årligen 2013 ch Vi rekmmenderar att åtgärder vidtas för att minska detta brtfall. Peridisering Fakturering sker varje månad ch hänförs till rätt perid. De vårdtjänster där PKS inte har fullständig medicinsk registrering tas upp sm upplupna intäkter ch hänförs således ckså till rätt perid. Vår bedömning är att redvisningsrutinerna är ändamålsenliga för krrekt peridisering av intäkterna. Priser De priser sm ska gälla är överenskmna i avtal med de största kunderna genm Södra reginvårdsnämnden ch gäller gentemt hela landet. De kntrller sm mger prisregistrering ch fakturering synes ändamålsenliga Patientadministrativ enhet GSF Omfattning De utmlänsintäkter sm administreras genm den patientadministrativa enheten på GSF uppgick 2013 till ca 155 mkr. Faktureringen mfattar både sjukhus ch primärvård. Under 2013 fördelade sig intäkterna på: Centralsjukhuset i Kristianstad 54 Mkr Helsingbrgs lasarett 32 Mkr Lasarettet i Ystad 9 Mkr Lasarettet i Landskrna 3 Mkr Lasarettet i Trellebrg 4 Mkr Utmlänsfakturering dcx 6 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

9 Hässlehlms sjukhusrganisatin 22 Mkr Ängelhlms sjukhus 7 Mkr Psykiatri Skåne 22 Mkr Primärvården Skåne 2 Mkr För 2014 har vårdförvaltningarna en någt ändrad struktur. Utfallet 2014 för utmlänsintäkter var inte känt vid denna rapprts avlämnande System Patienter ch utförda vårdtjänster administreras i systemet Pasis (PatientAdministrativt Stöd i Skåne) Fakturering Fakturering sker månadsvis. GSF har åtkmst till underlagen den 2:a vardagen i månaden ch fakturering sker innan månadsbkslutet stängs Upplupna vårdintäkter Enligt de intervjusvar vi fått fångar månadsfaktureringen i allt väsentligt upp all utförd vård ch man bedömer att det inte finns några väsentliga fakturerade vårdtjänster när stängning sker för månads, delårs- ch årsbkslut. Kntrllistr tas ut ur Pasis för uppföljning av ej diagnssatta vårdtillfällen. Enligt intervjusvar sker i strt sett all fakturering inm sex månader, varför inga intäkter förlras pga sen fakturering Priser Riksavtalet för utmlänsvård, sm fastställs av SKL (Sveriges Kmmuner ch Landsting), följs KPMGs kmmentarer Fullständighet Pasis med mgärdande kntrller ch uppföljningar trde säkerställa att intäkter från vård av utmlänspatienter i allt väsentligt kmmer till gd. Det sker ingen uppföljning av de intäkter sm förlras pga att fakturering inte sker inm sex månader. Vi kan därför inte ha någn uppfattning m mfattningen av dessa eventuellt förlrade intäkter. Vi rekmmenderar att samma rutiner sm tillämpas vis SUS införs även vid den patientadministrativa enheten vid GSF. Utmlänsfakturering dcx 7 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

10 Peridisering Enligt intervjusvar bkförs intäkterna på rätt månad. Då efterfakturering inte följs upp på särskilda kntn kan vi inte ha någn uppfattning m huruvida detta är krrekt. Vi rekmmenderar att samma rutiner sm tillämpas vid SUS införs även vid den patientadministrativa enheten vid GSF. Priser Priserna tillämpas i hela landet, där inte andra priser överenskmmits i avtal, ch ifrågasätts inte. En priskntrll sker av mttagande regin/landsting ch vi bedömer risken för att väsentliga fel inte upptäcks sm låg Privata vårdgivare samt häls- ch vårdval HSN ansvarar för vidarefaktureringen av privata vårdgivares utförda vårdtjänster till patienter utanför reginen Omfattning HSNs intäkter av utmlänsfakturering uppgick 2013 till ca 71 Mkr. Per redvisades intäkter på ca 56 Mkr för 8 månader System Det system sm används för privata vårdgivare heter Priva. Infrmatin från respektive vårdgivare kmmer via CD-skiva eller USB-enhet varifrån filer läses in. Mdernare teknik kmmer eventuellt att införas under För häls- ch vårdval används Pasis. Såväl privata sm ffentliga vårdgivare använder jurnalsystemet PMO (Prfdc Medical Office). PMO kmmunicerar med Pasis ch patient- ch vårdinfrmatin läses löpande över till Pasis Fakturering Fakturering utifrån Priva sker under löpande år månadsvis med en månads eftersläpning. I januari 2015 skedde fakturering den 26:e ch mfattade då både nvember ch december Fakturering utifrån underlag i Pasis sker månadsvis utan eftersläpning. För undvikande av förseningar i faktureringen skickas kntrllistr för uppföljning till berörda Upplupna vårdintäkter HSN redvisar inte någn upplupen intäkt över utförda men ej fakturerade vårdtjänster Priser Riksavtalet för utmlänsvård, sm fastställs av SKL, följs. Utmlänsfakturering dcx 8 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative

11 KPMGs kmmentarer Fullständighet HSN erhåller alla erfrderliga underlag från de privata vårdgivarna. Skulle underlagen vara fullständiga, t ex att patient ch vårdtjänst inte registrerats av vårdgivaren, kan gå miste m intäkter men får då heller inga kstnader. För häls- ch vårdval erhålls underlag genm jurnalsystemet PMO. HSN får därigenm alla erfrderliga underlag för fakturering. Peridisering Vårdgivaren har ett intresse av att tidigt få betalt för utförda vårdtjänster ch levererar tidigt underlag över utförda vårdtjänster. Det innebär att HSN har tidiga underlag för sin fakturering till andra reginer ch landsting m fl. Det innebär ckså att HSN genm tidig fakturering kan få betalt för de ersättningar sm lämnas till de privata vårdgivarna. Vad gäller peridiseringen bkförs intäkterna med en månads förskjutning under löpande år. Vi föreslår att en analys görs huruvida en redvisning av en preliminär upplupen intäkt på rätt månad skulle ge ett mer rättvisande resultat under löpande år. Priser Priserna tillämpas i hela landet, där inte andra priser överenskmmits i avtal, ch ifrågasätts inte. En priskntrll sker av mttagande regin/landsting ch vi bedömer risken för att väsentliga fel inte upptäcks sm låg. KPMG, dag sm van B Ädel Auktriserad revisr Utmlänsfakturering dcx 9 KPMG netwrk f independent member firms affiliated with KPMG Internatinal Cperative