Del 5: Rekommendationer och projektrapport

Transkript

1 Arkiveringsrekmmendatiner Del 5: Rekmmendatiner ch prjektrapprt fi2 förvaltningsinfrmatin infrmatinsleveranser Prjektet Arkiveringsrekmmendatiner syftar till att ge en genmlysning av knsekvenser för dagens vägval vid beslut för lagring av de digitala infrmatinsmängder sm skapar infrmatinsbygget. Val av exempelvis arkiveringsfrmat är alltid fastighetsföretagets, men prjektet skall leverera kunskap m alternativ ch knsekvenser i ett perspektiv på krt respektive lång sikt. Prjektet redvisas i Del 1: Prjektdefinitin, Del 2: Begrepp, Del 3: Bakgrund, Del 4: Kartläggning, Del 5: Rapprt med rekmmendatiner fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 1

2 1 Rekmmendatiner Rekmmendatin nr1: Infrmatinen Rekmmendatin nr2: Tekniken Rekmmendatin nr3: Arkiveringsprcessen Prjektrapprt Organisatin Finasiering Genmförande Frtsättning... 8 fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 2

3 1 Rekmmendatiner Dessa förslag till rekmmendatiner presenteras vid seminarium för antagande av Tekniskt råd Rekmmendatinerna publiceras på Dessutm kmmer de att testas i piltprjekt sm kmmer att genmföras under Rekmmendatinerna är uppdelade i tre delar: Infrmatin, Teknik, Prcess. 1.1 Rekmmendatin nr1: Infrmatinen Arkivera endast den infrmatin sm du behöver. Bestäm nivå för infrmatinsinnehållet enligt leveransspecifikatiner redvisade enligt Tillämpningsanvisning:Fi2 Kmmentarer Leveransspecifikatinerna redvisar nivåer Nivå Grafik Objekt Egenskaper Kmmentarer 1 Text eller bild - - dkument 2 2D Alla ritade 3 3D Alla ritade SBUF-prjekt 4 3D Alla ritade Några bjekt Reginservice 5 Enkel Urval Urval Fi2xml-meddelande Alla infrmatinsmängder sm ska arkiveras för förvaltning ska lagras digitalt. Referens till Del 4: Kartläggning. På grund av mdellers lika egenskaper, skiljer sig vilken infrmatin sm behöver arkiveras över tiden. I en gd arkivering för vektrbaserad infrmatin, bör riginalmdeller systematisk knverteras då ett systemskifte sker. Parallellt bör även mdellerna sparas m till nyare frmat samt exprteras till IFC-mdeller när större förändringar i frmaten sker. fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 3

4 1.2 Rekmmendatin nr2: Tekniken Arkivera i öppna frmat. Om arbetsriginal används skall arkivering av dessa ske i öppna frmat. Ingress till kmmentarer enligt nedan. Grafisk respektive egenskapsinf Kmmentarer När plattfrmsberende frmat används för arkivering skall systematisk migrering av denna infrmatin bestämmas Generella rekmmendatiner för frmat Prprietära frmat har en mycket dålig åldersbeständighet. Eftersm de skapande systemen förändras ch försvinner med tiden, är det en dålig idé att enbart arkivera i dessa frmat. Det kan vara en fördel att ha tillgång till det ursprungliga frmatet m infrmatinen är filtrerad ch strukturerad, annars går den inte att använda. Rekmmendatinen är att spara ch systematiskt uppdatera infrmatinen i riginalfrmatet ch att parallellt lagra i neutrala frmat så långt det är möjligt. Originalfrmat lagras endast i prjektarkiv Uppgiften för alla rganisatiner förutm att välja lämpliga frmat enligt van, är att även välja system. Oavsett m det är system sm hanterar ritningar, mdeller eller helt annan fastighetsinfrmatin, så kmmer de förr eller senare att förändras eller försvinna. För system sm kmmunicerar med andra system är det en rekmmendatin att välja dem sm kan kmmunicera med öppna frmat såsm exempelvis fi2xml, IFC eller andra öppna standardiserade frmat. Rekmmendatinerna utgår från dagens förutsättningar, men målet för framtiden är att eftersträva öppna frmat. Fördelarna med öppna frmat är: Frmaten har blivit standard genm en öppen beslutsprcess Frmaten är kstnadsfria Frmatens källkd har blivit publicerad så att vem sm helst har tillgång till dem Frmatens rättigheter kntrlleras av en fristående rganisatin sm säkerställer plicyn m fri tillgång Fritt från restriktiner ch IRM (Infrmatin Rights Management) För att kunna hitta ch spåra infrmatin finns två kmpletterande rekmmendatiner. Lagra infrmatinen i dkumenthanteringssystem Generellt för all typ av digital infrmatin, rekmmenderas att den lagras i en databas. Den ska ha metadata så att det finns möjlighet att söka efter infrmatinen ch rutiner för backup bör skapas. Databasbaserat dkumenthanteringssystem ger stra fördelar för lika prcesser sm innefattar lagring, redigering, versinshantering, publicering eller granskning. Det är en förutsättning för en effektiv arkivering. Registrera metadata, Elektrnisk dkumenthantering medför ett behv att registrera vad det är sm lagras eller arkiveras för att senare kunna hitta infrmatinen. fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 4

5 Rekmmendatinen är att använda standardiserad metadata så långt det går, t ex Bygg- ch fastighetssektrns rekmmendatiner för dkumenthantering med metadata. På finns benämningar för lika typer av metadata samt förslag på listr med pririteringar. 1.3 Rekmmendatin nr3: Arkiveringsprcessen Hantera infrmatinen i ett brutet infrmatinsflöde med krav på arkivering i varje delprcess Ingress till kmmentarer enligt nedan. Kmmentarer Publicera: Distribuering av digital infrmatin förutsätter att frmaten är läsbara för mttagaren. Eftersträva ett fåtal publiceringsfrmat sm kan läsas av mer tillgänglig prgramvara. Exempel på sådana frmat är så kallade öppna frmat sm PDF/A, fi2xml ch IFC. Originalfrmaten behöver i många fall knverteras till ett publiceringsfrmat m det inte har utförts vid arkiveringstillfället. Därför bör det finnas rutiner för hur detta går till ch vilken prgramvara sm ska användas. Ett exempel är beskrivning av tillvägagångssätt vid knvertering av en ritning från vektrfrmat till det mer publiceringsvänliga PDF/A. Organisatinen bör se till att lika användargrupper har tillgång till lämpliga dkumentvisare, så att infrmatinen kan läsas utan svårigheter. Exempelvis behöver grupper sm arbetar med hyresavtal, ha tillgång till en dkumentvisare sm kan hantera ritningar. Vidareanvända Det redigerbara frmatet bör arkiveras för att vidareanvändning ska vara möjlig. Det ska då arkiveras i neutralt frmat eller riginalfrmatet, alltså det frmat sm infrmatinen skapades i. Fastighetsinfrmatin sm inte är av grafisk karaktär eller sm inte generellt kan betraktas sm textdkument, bör hanteras i ett neutralt frmat sm t ex fi2xml. Exempel på sådan infrmatin kan vara data sm är egenskaper på byggnadsbjekt sm t ex ljudklass, brandklass ch material. Det kan även vara rumsegenskaper, luftflöden eller andra egenskaper sm behöver lagras utanför den grafiska mdellen. Arkivera Några övergripande rekmmendatiner vid själva arkiveringstillfället. Bestäm utifrån rganisatinens verksamhet vilka behv sm finns för arkiveringen. Skilj på infrmatin i lika skeden. Infrmatin i t ex prjekteringsskedet behöver inte nödvändigtvis vara samma typ av infrmatin sm behövs i förvaltningen. Det är lätt att överlagra, vilket kan göra det extremt svårt att hitta det sm söks på grund av mängderna. En metd är att skapa ett prjekt- respektive förvaltningsarkiv. Dkument i prjektering sparas sm histrisk infrmatin ch för eventuella framtida prjekt, medan endast infrmatin för förvaltningen lyfts över eller registreras att tillhöra förvaltningsarkivet. Välj frmat för arkivering sm är gdkända ch certifierade för långtidslagring. På detta sätt säkerställs, eller åtminstne ökar chanserna avsevärt att infrmatinen går att använda i framtiden. Längre fram i detta dkument redvisas lika frmat ch rekmmendatiner för vilken typ av infrmatin de ska användas till. Välj lagringsmedia berende på hållbarhet ch hur lättåtkmlig infrmatinen behöver vara. Rekmmendatinen är att använda hårdisk genm lagring på server eller användandet av sk mlntjänster. Oavsett media är kravet alltid att rutiner finns för säkerhetsbackup. fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 5

6 Sökning görs möjlig genm att infrmatinen registreras med metadata ch lagras i en databas. Ett kvalitetsdkument sm ingående beskriver rutinerna kring själva arkiveringsprcessen bör upprättas. Dkumentera rutiner för gallring ch rensning Dkumentera vilken typ av infrmatin sm behöver vara spårbar över tiden sm t ex relaterad infrmatin eller ansvar för infrmatin. Fördela ansvar för vanstående punkter inm rganisatinen. fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 6

7 2 Prjektrapprt 2.1 Organisatin Styrgrupp Fi2 Tekniskt Råd Arbetsgrupp Per Erlandssn (prjektledare) Reginservice Henrik Sjöberg Landstinget Sörmland Leif Gustafssn Vasakrinan Rbert Priller Graphisft Jan-Anders Jönssn Fi2 Utvecklingsstrateg Anders Mberg CAD-Q B Jhanssn Fi2 Adjungerad Jan-Mikael Kristianssn Infrmatinsbyggarna Referensgrupp Karlstad kmmun Graphisft Akademiska Hus Reginservice Stadsfastigheter Malmö Vasakrnan Landstinget Sörmland VGregin Frtifikatinsverket CAD-Q 2.2 Finasiering Prjektet har finansierats med bidrag (20 000:- vardera, ttalt :-) från de företag sm ingår i referensgruppen Karlstad kmmun Akademiska Hus Stadsfastigheter Malmö Reginservice Vasakrnan Landstinget Sörmland VGregin Frtifikatinsverket Graphisft CAD-Q fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 7

8 2.3 Genmförande Prjektet har genmförts med följande aktiviteter Prjektstart med möte Telefnmöte 1 med arbetsgrupp kl Beslut m start intervjuer med företag sm ingår i referensgrupp samt dkumentatin av bakgrund Telefnmöte 2 med arbetsgrupp kl Wrkshp med arbetsgrupp kl kl 15 Telefnmöte 3 med arbetsgrupp kl Telefnmöte 4 med arbetsgrupp kl Wrkshp arbetsgrupp ch referensgrupp kl Beslut m rekmmendatiner samt genmförande av seminarium Seminarium Vasakrnan Stckhlm kl Frtsättning Vidare beslutades att vid denna wrkshp redvisa förslag till frtsatt arbete med behv av finansiering. B Jhanssn ch Per Erlandssn tar fram förslag till prjektaktiviteter med budget. Förslag att referensgruppen satsar 20 tkr/företag ytterligare för två testprjekt där rekmmendatinerna testas Arbetsgrupper En struktur för tester samt beskrivning av knsekvenser av rekmmendatinerna Rapprtering ch erfarenhetsåterföring Utveckling av regelverk sm leveransspecifikatiner för infrmatinsnivåer Test av rekmmendatinerna med några piltprjekt i verkligheten Plattfrmsberende frmat Öppet frmat Publiceringsfrmat Kmmunikatin mellan mdell ch extern databas med GUID (ifc Ascess) Test Rund-trip (samverkan Väin Tarandi?) med demhuset En framgångsrik rundresa består av att mvandla ett dkument i frmatet A (DOCA) till en i frmatet B (DOCB) ch sedan tillbaka igen för att frmatera A (DOCA). Om DOCA ch Dca är identiska så har det inte skett någn förlust av infrmatin ch tur ch retur har varit framgångsrik. Mer allmänt innebär det att knvertera från någn datarepresentatin ch tillbaka igen, däribland från en datastruktur till en annan. Infrmatinsaktiviteter Upprätta Prduktblad Publicera Infblad genm penbim Samrdna med Svensk Byggtjänst ch Byggherrarna Publicera rekmmendatinerna på fi2 förvaltningsinfrmatin e-pst inf@fi2.se Sida 8