Hantering av personuppgifter i föreningen I samma båt samassa veneessä rf.

Transkript

1 Hantering av persnuppgifter i föreningen I samma båt samassa veneessä rf. Kntaktuppgifter till föreningen via webblänken nedan (persnregisteransvarigas uppgifter) Innehållet i dkumentet: I detta dkument har föreningen kartlagt de persnregister sm föreningen upprättat, har tillgång till ch har i dess arkiv. Föreningen samlar in uppgifter för två ändamål, föreningsbruk ch för skötseln av sina uppdrag sm en Leader-aktinsgrupp i enlighet med avtal med Jrdch skgsbruksministeriet, samt gällande lagstiftning. Föreningen förmedlar inte persnuppgifter till tredje parter annat än i frågr sm berör skötsel av lagstadgade ch avtalsbundna förpliktelser. Nedan är uppräknat de lika persnregister sm föreningen har tillgång till ch hur de sköts Föreningsverksamheten 1) Medlemssregister Orsak: Laglighetskrav från föreningslagstiftningen. Används till: Att kntakta medlemmar i ärenden sm berör medlemskap i föreningen ch samlar in det data sm krävs för utskick av infrmatin från föreningen ch identifiering av medlemmar ch medlemskategri Varaktighet ch plats för förvaring: Årlig uppdatering av medlemmar ch tillgång av persnalen via föreningens datrer ch externa hårdskiva. Medlemsansökningar lämnas in elektrniskt via webben. Opt in ch pt ut: Möjligheten att tillträda sm medlem genm att söka medlemsskap betyder en plikt att ge behövliga persnuppgifter i samband med ansökan. Utträda sm medlem är enligt föreningens stadgar, dv.s. genm att uttrycka vilja att utträda eller att inte fullfölja sina förpliktelser gentemt föreningen. Ett utträde från medlemsskap betyder pt-ut. 2) Register m de anställda i frm av avtal ch i andra dkument sm berör skötseln av arbetsgivaruppgifter, samt dkumentatin m förtrendeuppdrag Orsak: Laglighetskrav ch avtalsbundenhet Används till: Persnuppgifterna ur arbetsavtal förmedlas till bkföringsbyrån sm sköter löneräkning ch bkföring. Föreningen förmedlar till tredje part enbart sådana persnuppgifter sm bör ges för att fullfölja lagstadgade uppgifter (skatter ch lagstadgade bikstnader) ch har gjrt avtal m detta med bkföringsbyrån. Persnuppgifter ges även i samband med rapprteringskrav, sm föreningen sm arbetsgivare ch Leader-aktinsgrupp ska sköta; uppgifter sm inte behövs för dessa ändamål ges inte ut. Infrmatin m anställda ch förtrendeuppdragshavare samlas Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

2 även in för att fullfölja rättsliga förpliktelser till behövliga myndighetsregister, tillgång till söksystemet Hyrrä ch rapprtering m verksamheten. Varaktighet ch plats för förvaring: Persnalens datrer ch föreningens pappersarkiv på kntret (styrelseprtkll ch föreningsmötesprtkll). Uppgifterna hålls i föreningen den tid sm bkföringslagen kräver, eller längre, ifall EU-lagstiftningen så kräver. De persnuppgifter sm inte behövs för arkivering förstörs efter att behvet till att handha uppgifterna för ett specifikt ändamål inte mera föreligger. 3) Bkföringsbyrån sm behandlare av de uppgifter sm finns i verifikat utställda åt eller av föreningen. Föreningen har slutit avtal med utmstående part m bkföringstjänster. Med bkföringsbyrån finns ett skilt avtal sm reglerar skötseln av persnuppgifter i samband med bkföring ch löneräkning. Orsak: Avtalsbundenhet Används till: De uppdrag sm föreningen gett bkföringsbyrån. Varaktighet ch plats för förvaring: Persnalens datrer, bkföringsbyråns utrymmen ch föreningens arkiv. Uppgifterna hålls i föreningen den tid sm bkföringslagen kräver, eller längre, ifall EU-lagstiftningen så kräver. 4) Övriga avtal Föreningen har slutit avtal med utmstående parter m datatekniska tjänster (kpiering, webbserver, telefner, nätuppkppling, sftware-prgram/office, samt webbuppföljningsverktyget GgleAnalytics). Föreningen har även slutit hyresavtal med hyresvärden m lkalen. De persnuppgifter sm ges är namntecknarens identifikatinsuppgifter. Föreningen ger inte tredje parter rätt till att utnyttja föreningens persnregister till annat än de ändamål sm krävs för att fullfölja avtalens förpliktelser eller lagstadgade krav. Orsak: Avtalsbundenhet ch laglighetsgrund (bkföring samt löneräkning). Avtalsbundenhet (avtal med telefn- ch IT-leverantörer) Används till: Skötsel av avtalsbundna förpliktelser ch de krav sm lagstiftningen för med sig. Varaktighet ch plats för förvaring: Föreningens kntr, den tid sm är nödvändig för arkivering av handlingar enligt prjektlagstiftning eller tills pt-ut har uttryckts genm att avtal upphör. Ggle Analytics är ställt in på 38 månaders intervall för insparande av data, vilket är en tillräckligt lång tid för att få tillgång till uppgifter för webbplatsbesökares antal. 5) Epstlistr ch pstlistr Orsak: Genm samtycke till att vara med på lista eller bundenhet till uppdrag eller skriftligt samtycke/avtal där man definierar att material där persner kan identifieras får utnyttjas. Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

3 Används till: Att kntakta referensgrupper i ärenden sm berör lkal utveckling ch branschspecifika nyheter samt aktuell infrmatin. De sm har förtrendeuppdrag inm rganisatinen är med på dessa listr med deras namn, epst, telefn ch pstadress den tid deras förtrendeuppdrag varar. Varaktighet ch plats för förvaring: Föreningens kntr, den tid sm är nödvändig eller tills pt-ut har uttryckts eller uppdrag/förtrendeställning har upphört. Opt in ch pt ut: Då föreningen använder sig av epstlistr sm inte är bundna till skötsel av uppdrag, så bifgas med ett meddelande m möjlighet till pt-ut. De sm antas till listr tillfrågas skriftligt innan de läggs in på listr (pt-in). Prjektverksamheten Generellt I prjektverksamheten använder sig föreningen av ansöknings- ch redvisningsverktyget Hyrrä, sm ägs ch förvaltas av Landsbygdsverket. Persnregisteransvaring är Landsbygdsverket. Föreningen fungerar sm användare av systemet ch har tillgång till de uppgifter sm berör ansökningar sökta ur föreningens finansieringskvt. Orsaken är laglighetsgrund från prjektlagstiftningen. Tillgång till uppgifterna har de sm är anställda i persnalen ch förtrendeuppdrag i rganisatinen. Då anställning eller förtrendeuppdrag upphör, upphör även tillgången till webbverktyget Hyrrä. Landsbygdsverkets beskrivning över Hyrrä-systemet hittas i nedanstående länk (på finska). 6) Deltagarlistr ch anmälningar till evenemang/tillställningar Orsak: Laglighetskrav från prjektlagstiftningen ch genm samtycke att vara med på evenemang/tillställningar. Används till: Listningar till redvisningar ch utbetalningar enligt de anvisningar sm prjektlagstiftningen kräver. I listrna framkmmer persnens namn, parten sm representeras ch en underskrift. Ifall övriga uppgifter framkmmer, förstörs de genast då det inte finns behv för föreningen att handha persnuppgiften. Varaktighet ch plats för förvaring: Föreningens kntr ch det elektrniska söksystemet Hyrrä. Uppgifterna hålls i föreningen den tid sm bkföreningslagen kräver, eller längre, ifall EU-lagstiftningen så kräver. De uppgifter sm inte behövs för arkivering förstörs efter att användningsbehv ej mera föreligger. Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

4 7) Kntaktuppgifter till prjektaktörer Orsak: Laglighetskrav från prjektlagstiftningen samt avtal med jrd- ch skgsbruksministering m skötsel av Leader-aktinsgruppens uppgifter (prjektaktivering, prjektrådgivning ch finansiering) samt behv till eknmiska transaktinsuppgifter i samband med betalningar Används till: Listningar för kmmunikatin ch betalningar angående prjektförvaltning ch redvisning. Uppgifterna fås av prjektaktörerna i ansökan via söksystemet Hyrrä ch i kmmunikatinen, då prjektansökningar kmmit in. Detta gäller framför allt meddelanden m persnuppgifter för nya prjektledare ch anställda. Uppgifterna sparas i excel-filer (de sm söker) prjekt ch epstens adressböcker, de sm varit i kntakt via epst. Föreningen tillhandahåller själv enbart namn, rganisatin, epst, telefnnummer. Övriga persnuppgifter laddas upp av prjektsökande själv till söksystemet Hyrrä i samband med ansökningarna ch lagras inte av föreningen i egna persnregister. Varaktighet ch plats för förvaring: Föreningens datrer (tillgång av persnalen) ch det elektrniska söksystemet Hyrrä (ansvar Landsbygdsverket). Uppgifterna hålls i föreningen den tid sm bkföringslagen kräver, eller längre, ifall EU-lagstiftningen så kräver. Opt in ch pt ut: Då föreningen använder sig av prjektlistr för att kntakta prjekt, kan man genm att meddela via Hyrrä nya ansvars- eller kntaktpersner till ett prjekt ses sm ett pt-in samtycke att föreningen kan kntakta dessa persner i ärenden sm har med prjektet att göra. Man kan även meddela ändringar direkt till kntret. Då man meddelat att dessa uppdrag upphört, ses det sm en pt-ut. 8) Föreningens elektrniska kalender Orsak: Laglighetskrav från prjektlagstiftningen, avtal med jrd- ch skgsbruksministering m skötsel av Leader-aktinsgruppens uppgifter (prjektaktivering, prjektrådgivning ch finansiering) Används till: Tidsredvisning, arbetstidsuppföljning ch intern planering av arbetstid mellan anställda. Till uppgifterna laddas de identifikatinsuppgifter sm ges då kntakt har tagits ch en träff har stämts (närvarande på mötet ch ärende sm behandlas på ett krtfattat sätt) Varaktighet ch plats för förvaring, samt möjlighet till pt-ut: Föreningens datrer (tillgång av persnalen), plats Partels server. Uppgifterna hålls i föreningen den tid sm bkföringslagen kräver, eller längre, ifall EUlagstiftningen så kräver. Föreningen ger inte andra parter än föreningens anställda tillgång till den elektrniska kalendern ch identifikatinsuppgifter ges inte till tredje parter. Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

5 Fysisk behandling av uppgifter: Om inte någt särskilt har nämnts i texten van, så behandlas persnuppgifter på kntret, via datrer ch mbila apparater. Föreningen förmedlar inte persnregisteruppgifter till länder utanför EU/ETA-mrådet. Sekretesslöften: Samtliga anställda ch förtrendevalda sm har tillgång till persnuppgifter har skrivit under ett sekretesslöfte. Verksamhetsledaren ansvarar för att sekretesslöftena är undertecknade innan tillgång till datasystem beviljas. Hur få tillgång till egna persnuppgifter sm föreningen har hand m: Ta kntakt med föreningens verksamhetsledare, sm granskar de uppgifter sm finns. Vid önskemål kan alla persnuppgifter, sm inte måste handhas av föreningen pga. laglighetsskäl eller avtalsbundenhet, raderas inm en skälig tid. Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN