Att tänka på inför ekonomiredovisning

Transkript

1 Att tänka på inför eknmiredvisning Leader Terra et Mare Fregatten Stenungsund Eknmiredvisning görs i samband med varje ansökan m utbetalning (rekvirering av pengar) i prjektet. Redvisningsperiderna bestämmer prjektet själv, utifrån budget ch upparbetning av kstnader, men ftast är det bra m prjektet gör sin första ansökan m utbetalning tidigt, ca 2 mån efter prjektstart. Vem gör utbetalningarna? Terra et Mare träffar varje prjekt i samband med varje ansökan m utbetalning. Det är viktigt att du kntaktar Terra et Mares prgramkntr innan du skickar in din ansökan m utbetalning till Länsstyrelsen. När materialet är klart skickas det till Länsstyrelsen för handläggning ch beslut m utbetalning. Hur sker utbetalningarna? Utbetalningarna sker ftast i två steg (berende på hur prjektets finansiering ser ut). Utbetalningar av ev. lkal ffentlig finansiering görs av Terra et Mare efter att Länsstyrelsen har fattat sitt beslut. Utbetalningar av prjektstöd görs därefter av Jrdbruksverket på uppdrag av Länsstyrelsen. Hur lång tid tar det innan man får pengarna? Utbetalningar av prjektstöd görs löpande varje månad med undantag för juli ch december. Handläggningstiden på Länsstyrelsen är för närvarande ca 3-6 veckr ch på Jrdbruksverket ca 3-6 veckr. Från att du skickar in färdig redvisning kan det alltså ta ca 2-3 mån för att få utbetalning av prjektstöd. Utbetalning av ev. lkal ffentlig finansiering görs av Terra et Mare efter att Länsstyrelsen har fattat sitt beslut ch går därför ftast lite frtare. Vad ska prjektet skicka in? Eknmiredvisning/ Prjektredvisning (alternativt Slutredvisning) består av: Ansökan m utbetalning Bevis m firmatecknare (får inte vara äldre än ett år) Lägesrapprt (eller slutrapprt) Kstnadssammanställning Kpir på verifikatiner Betalningsbevis Beräkningsunderlag Övrigt underlag TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev

2 Vad ska jag använda för blanketter? Följande mallar ch blanketter ska användas vid eknmiredvisning/ prjektredvisning. Du hittar dessa på under fliken blanketter : Blankett Ansökan Utbetalning prjektstöd inm Leader Prjektdagbk redvisning ideell tid (per aktivitet) Prjektdagbk redvisning ideell tid (per persn) Prjektdagbk redvisning anställd persn/ ffentlig resurs Intyg m betalning av leverantörsfakturr ch löner *** Körjurnal Kstnadssammanställning Timlönekstnad * Slutrapprt ** ID nummer LSB14_2 LSB14_7 LSB14_8 LSB12_3 LSB12_7 LSB14_9 TMB08 TMB13 TMB18 * Blankett TMB13 används vid beräkning av timlön för anställda sm inte jbbar enligt en fastställd prcent, t.ex. 75 %, i prjektet ** Blankett TMB18 används vid slutrapprtering *** Blankett TMB28 används när en prjektägare är en större rganisatiner eller myndighet m man vid prjektbeslut fyllt i ch fått gdkänt LST01 Intyg hantering av betalningar. Generellt att tänka på Ha denna infrmatin framför dig när du gör din ansökan m utbetalning! - Allt underlag, alla kvittn, all bkföring i riginal ch alla prjektpapper ska sparas i minst 10 år. Behåll alltid riginalkvittn! En del prjekt kmmer att utsättas för granskning ch stickprvskntrller under eller efter prjekttiden. Ibland flera år efteråt. Detta är bra att veta m! - Vid ansökan m utbetalning skall det gå att lkalisera varje faktura i rekvisitinen samt snabbt gå att hitta tillhörande betalningsbevis (bkförd betalning) för varje faktura. För att en kstnad ska anses vara stödgrundande krävs att den är betald d.v.s. att den har blivit en utgift. Använd försättsbladet TMB08_Kstnadssammanställning ch sätt ihp varje faktura med ett matchande betalningsbevis i nummerrdning under försättsbladet. - Det skall tydligt framgå på varje faktura att den har med prjektet att göra. Förtydliga gärna genm att skriva på fakturan vad fakturan gäller dess anknytning till prjektet. TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev

3 - Av varje faktura ska det framgå: Verifikatinsnummer Betalningsmttagare Om F-skattesedel finns samt mmsreg.nr (eller persnnr vid enskild firma) Datum Fakturanummer Fakturainnehåll, så detaljerad sm anses nödvändigt (t.ex. mängd ch á-pris) Ttalt belpp, exklusive ch inklusive mms (markera gärna det belpp sm prjektet tar upp i redvisningen) - Det är ett krav att prjektredvisningen tydligt skall visa vilka verifikat sm hör till vilka kstnadsslag. Fördelningen mellan kstnadsslag skall stämma överens med prjekts antagna budget. (Gå tillbaks ch titta på er budget!) Prjektet kan inte använda kstnadsslag sm man inte har budgeterat kstnader inm. - Om det förekmmer avvikelser från budget så sm förändringar mellan kstnadsslag ska detta tydligt framgå ch förklaras i lägesrapprten sm bifgas prjektredvisningen. - Verifikatinsnummer ska anges på de verifikat sm finns med i rekvisitinen. Dessa verifikatinsnummer skall sedan gå att följa genm försättsbladet TMB08_Kstnadssammanställning. OBS! Varje verifikat måste ha ett unikt nummer (det får inte finnas två verifikat med samma nummer). Srtera verifikaten efter kstnadsslag. Följ upp fördelningen mellan kstnadsslagen mt prjektets antagna budget. - Hänvisar man i fakturan till en följesedel ska denna bifgas för att verifikatet ska vara kmplett. Detta gäller även avtal ch fferter. Står det på fakturan enligt överenskmmelse ska det framgå vad överenskmmelsen innebär. - Vid Internetbetalning, bifga uppgift m histrisk betalning (eller dess mtsvarighet) där betalt belpp framgår ch till vilket bankgirnr/plusgirnr ch/eller kntnummer betalning har skett. Huvudregeln är att det tydligt ska framgå att belppet har dragits från kntt ch till vilket knt betalningen har gjrts. - Km ihåg! Om det skulle ha tillkmmit medfinansiering under prjektets gång måste prjektet kntakta Terra et Mares prgramkntr för att mpröva prjektbeslutet, så att kstnad ch finansiering går jämnt upp. TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev

4 - Det är viktigt att prjektet läser igenm LSA14:2 Anvisning till blanketten Ansökan utbetalning prjektstöd inm Leader, innan ansökan m utbetalning fylls i. Kntakta Terra et Mares prgramkntr för ett möte när ni är red att skicka in ansökan m utbetalning till Länsstyrelsen. Vi går tillsammans igenm ansökan. - Km ihåg att numrera alla bilagr! - Om prjektet har tagit upp kstnader under Indirekta kstnader ska kstnadsunderlaget uppdateras en gång per år. Mer infrmatin hittar du i blanketten LSA 14:1 Anvisningar till Ansökan Prjektstöd inm Leader sm finns att ladda ner på Redvisningsperid ch Prjektperid - Prjektperiden är prjektets ttala löptid. Ett prjekt sm löper under längre tid rekmmenderas starkt att göra flera ansökningar m utbetalning. Prjekttiden delas därmed upp i redvisningsperider. Redvisningsperiden ska ange mellan vilka datum du betalat de prjektkstnader sm du redvisar i ansökan m utbetalning. - För prjektets första ansökan m utbetalning ska prjektet sm startdatum för redvisningsperiden (fr..m.) fylla i prjektets startdatum så sm angett i beslutet. Sm slutdatum för redvisningsperiden (t..m.) ska du ange betaldatum för den prjektkstnad sm du betalat senast av de kstnader du redvisar i kstnadssammanställningen. - Om du lämna fler än en ansökan m utbetalning ska du i dina kmmande ansökningar sm startdatum (fr..m.) ange det datum sm följer direkt på det slutdatum sm du angav i föregående ansökan m utbetalning. Exempel: Om prjektet i sin första ansökan m utbetalning har angett att redvisningsperiden är fr..m t..m ska redvisningsperidens startdag för prjektets andra ansökan m utbetalning vara fr..m Inga kstnader har fått uppstå innan prjektperidens start. - Ingen kstnad får redvisas eller betalas ut efter prjektperidens slut. Observera att även betalningen (betalningsbeviset) måste ligga inm prjektperiden. Om kstnader abslut måste redvisas efter prjektperidens satta slutdatum krävs det att prjektet ansöker m förlängning av prjekttiden ch att beslutet m prjektperid mprövas. TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev

5 Indirekta kstnader/ OH-kstnader - För att få stöd för indirekta kstnader måste sökanden dels ta upp indirekta kstnader i prjektbudgeten, dels ha bifgat underlag i prjektansökan sm visar hur de indirekta kstnaderna beräknats. Observera att det endast är faktiska kstnader sm kan ligga till grund för indirekta kstnader. - Om en persn arbetar deltid i ett prjekt är det viktigt att de OH-kstnader sm eventuellt belastar prjektet (t.ex. hyreskstnad gör gemensamma lkaler) är i relatin till hur mycket persnen arbetar i prjektet. Förklara ch mtivera hur OH-kstnaderna räknats fram. - Kstnader för kntrslkaler, kntrsutrustning m.m. sm tillförts prjektet ska verifieras genm framräknade värden baserade på verklig kstnad samt fördelningsnycklar sm visar att en mtiverad andel av vissa kstnader avser prjektet. Löner - Lönekstnader för persner sm arbetar i prjektet verifieras med lönespecifikatin, anställningsavtal i prjektet (vid första ansökan m utbetalning ch m lön eller villkr förändras), reseräkningar samt betalningsbevis för att lön, reseersättning, traktamenten ch andra lönetillägg, samt skatt ch arbetsgivaravgifter har betalats. Resr med egen bil ska styrkas med blanketten LSB 14_9 Körjurnal). - För varje anställd i prjektet ska bifgas en ifylld blankett LSB 14_8 Prjektdagbk redvisning per persn med förklaring till vad arbetet bestd av under hela den aktuella redvisningsperiden. - Löner för persner sm arbetar i prjektet på icke fastställd % redvisas dessutm genm underlag sm visar hur kstnaden beräknats ch vilket antal timmar per månad eller år sm används sm underlag för beräkningen. Lönen baseras på den uträknade lönekstnaden/timlönekstnaden enligt blankett TMB13 Timlönekstnad. - Blanketten LSB 14_8 Prjektdagbk redvisning per persn kan användas av både anställda inm prjektet samt för de persner sm lägger sin tid i prjektet i frm av Offentlig resurs. - Eventuella traktamenten ch andra lönetillägg vid resr ska redvisas på kstnadsslaget löner, men inte räknas in i timkstnaden. Prjektet får ta upp kstnader upp det till de budgeterade belppen för Lön respektive Traktamenten ch övriga ersättningar. TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev

6 Offentliga resurser - Offentliga resurser redvisas i frm av tid eller övriga resurser. Tiden värderas enligt faktisk kstnad. För att räkna ut timkstnaden för dem sm jbbar per timme (ej fastställd prcent), använd blankett TMB13 Timlönekstnad. Tiden redvisas genm blanketten LSB 14_8 Prjektdagbk redvisning per persn. - Vid varje möte där persner deltar sm ffentliga resurser, skicka runt en deltagarlista ch bifga med prjektredvisningen. Använd blankett LSB 14_7 Prjektdagbk redvisning per aktivitet. - Om det finns mer än en arbetsgivare i prjektet ska prjektdagböcker bifgas tillsammans med ett försättsblad sm summerar det ideella arbetet per arbetsgivare, t.ex. Offentliga resurser 1/1 31/3: VG-reginen: Ver. 1, 2, kr Kmmun X: Ver. 4, 5, kr Kmmun Y: Ver. 7, kr Ttalt kr Ideellt arbete - Ideellt arbete/ Ideell tid beräknas generellt enligt ålder: år: 50 kr/tim, år: 120 kr/tim, från 18 år: 175 kr/tim. Ideell tid av yrkesman/kvinna sm bidrar genm att utöva sitt yrke får dra av ett belpp sm maximalt uppgår till vad denna nrmalt fakturerar i sin affärsverksamhet. Denna kstnad ska styrkas i ett underlag sm bifgas ansökan m utbetalning (t.ex. en gammal faktura). - Vid varje möte där persner deltar med ideell tid, skicka runt en deltagarlista ch bifga med prjektredvisningen. Använd gärna blankett LSB 14_7 Prjektdagbk redvisning per aktivitet. OBS! för att räknas sm ideell tid skall det vara tid för en tjänst sm annars skulle behövt köpas av prjektet. Mms - Mms sm helt eller delvis är en kstnad för prjektet är stödberättigat m prjektägaren inte är mmsredvisningsskyldig. (Om prjektet ej är skatteskyldigt har det ej heller rätt att dra av mms). Titta på prjektets antagna budget m du är säker! TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev

7 Förenklad redvisning för stra rganisatiner ch myndigheter - Stödmttagare sm är stra rganisatiner ch myndigheter kan ansöka m att istället för betalningsbevis bifga ett intyg m att de redvisade kstnaderna i ansökan m utbetalning har betalats. - Ansökan m förenklad redvisning görs av prjektet snarast efter prjektbeslut ch skickas till Terra et Mare sm vidarebefrdrar ansökan till Länsstyrelsen. Blanketten heter LSB12:8 Ansökan m undantag från kravet m betalningsbevis ch finns på Terra et Mares hemsida under Blanketter. Vid varje redvisningstillfälle skickar prjektägaren in en underskriven LSB12:7 Intyg m betalning av leverantörsfakturr ch löner. - Är du en str rganisatin eller myndighet ch vill ha förenklad redvisning? Kntakta prgramkntret! Ntera att du inte kan rekvirera stöd för: Aktiviteter sm har påbörjats ch betalats innan prjektperidens första dag Insatser sm faller under kmmunens, statens eller landstingets rdinarie verksamhet Ersättningsinvesteringar Gåvr till prjektdeltagare Kstnader för att fylla i ansökan Kstnader för privat bende Leasingkstnader (med undantag för leasingkstnader sm avser drift av prjektrganisatin ch där avtalet inte innehåller ett restvärde eller en rätt för leasingtagaren att förvärva leasingbjektet. Leasingkstnaderna får inte överstiga varans inköpspris) Räntekstnader Mervärdesskatt (Mms), i de fall den kan återbetalas till stödmttagaren Kstnader för markinköp Kreditkstnader Kstnader för Internetbank (får enbart tas upp m Internetbank anskaffats enbart på grund av prjektet) Parkeringsböter Inkassavgifter TMB12_Att tänka på inför eknmiredvisning.dc Rev