Instruktioner samt tidplan för hantering av kapital under 2015

Transkript

1 Prjekt Ny eknmi 2016 Instruktiner samt tidplan för hantering av kapital under 2015 Regelverk gällande kapital (t..m. 2015)... 2 Hantering av kapital på avslutade verksamheter Institutinernas uppgift ch tidplan:... 3 Sektin Eknmis uppgift ch tidplan:... 3 Hantering av kapital på verksamhetsgren Sektin Eknmis uppgift ch tidplan:... 4 Hantering av kapital på verksamhet 10 ch 30 sm skapats t..m ska hanteras under Intuitinens uppgift ch tidplan:... 5 Regler ch annat att tänka på:... 5 Hur beräkna samt bkföra fördelningen av kapital på v-gren 10 ch Regler ch annat att tänka på:... 6 Beräkning... 6 Bkföring... 6 Hantering av kapital på aktivitet Institutinernas uppgift ch tidplan:... 7 Regler ch annat att tänka på:... 7 Hantering av kapital sm skapas på verksamhetsgren 10 ch 30 i helårsbkslutet Institutinernas uppgift ch tidplan:... 8 Regler ch annat att tänka på:... 8 Bilagr Detaljerad beräkningsinstruktin, kapitalfördelning Beräkningsmall Bkföringsmall... 9

2 2 Regelverk gällande kapital (t..m. 2015) Grundregler kapitalflyttning/krrigering av bkföring är de samma t..m Samma regler sm gäller löpande i verksamheten gäller även vid de kapitalflyttningar sm blir till följd av de lika delarna i detta dkument. Nedan finns några viktiga punkter att kmma ihåg inför kapitalhanteringen. För detaljerade regler hänvisar vi till EA-Handbken kapitel Krrigering av bkföring på gamla räkenskapsår ska undvikas ch i första hand göras i resultaträkningen. Vid kapitalflytt ska prefektbeslut finnas sm underlag till detta. Kapitalflytt får endast göras mellan tillåtna verksamhetsgrenar (vgren) ch med tillåtet knt. Från v-gren Till v-gren Knt , 24,35,36 21, 24, 35, , 56 55, , 54, , 24, 35, 36, 55,

3 3 Hantering av kapital på avslutade verksamheter Om det finns kapital på verksamhetsgrenar sm man inte bedriver verksamhet på kan detta behöva hanteras enligt särskilda anvisningar, ch med hjälp av sektin eknmi. Institutinernas uppgift ch tidplan: Juni-december 2015: Utreda m det finns kapital på avslutade v-grenar. Kntakta avdelningen Inbetalningar ch redvisning på sektin Eknmi Sektin Eknmi behöver underlag sm visar: Hur kapitalet har uppkmmit Hur verksamheten ser ut på v-grenen framöver Sammanställning ch kntering över hur man vill flytta sitt kapital Sektin Eknmis uppgift ch tidplan: Juni-december 2015: Granska inkmna underlag Gdkänna/avslå underlag ch återkppla till institutinen Bkföra gdkända underlag

4 4 Hantering av kapital på verksamhetsgren 00 Kapital på v-gren 00 sm ttalt för Lunds universitet är nll kmmer att hanteras så att detta inte översätts till Raindance. Sektin Eknmis uppgift ch tidplan: Juni-december 2015: Utreda samt hantera kapital på v-gren 00. Hur har det uppkmmit Hur matchas det mt varandra Hur bkar vi det i Orfi för att inte få med saldt på v-gren 00 med till Raindance.

5 5 Hantering av kapital på verksamhet 10 ch 30 sm skapats t..m ska hanteras under 2015 Kapital på v-gren 10 ch 30 måste innan årets slut vara fördelat till kärnverksamhetens verksamhetsgrenar. Samtliga sald på kapitalknt v-gren 10 ch 30 måste vara nll. Intuitinens uppgift ch tidplan: Juni-december 2015: Bkföra fördelningen i huvudbken i Orfi. V-gren 10 fördelad till 11, 54, 58 V-gren 30 fördelad till 21, 24, 35, 36, 55, 56 Regler ch annat att tänka på: Samma regler sm tidigare gäller för kapitalflyttning mellan verksamhetsgrenar, fördelningen görs till de v-grenar från där kapitalet uppkmmit. Vid samfinansierad verksamhet måste detta tas hänsyn till vid fördelning av över åren skapat kapital på v-gren 30. Se instruktin, fr_avstamning_ch_analys_av_stdverksamhet.pdf

6 6 Hur beräkna samt bkföra fördelningen av kapital på v- gren 10 ch 30 Nllställning av verksamhetsgrenarna 10 ch 30. Krrekt fördelning av myndighetskapital, inm utbildning ch frskning. Regler ch annat att tänka på: Fördelning ska beräknas utifrån hur kapitalet skapats på vg 10 ch 30. Från 2009 ch t..m Fördelningen kan m verksamheten varit jämn över periden göras för alla åren tillsammans. Fördelningen kan behöva räknas årsvis m verksamheten över åren förändrats mycket mellan verksamhetsgrenarna. Hänsyn måste i fördelningen tas till m det någt eller några år redan fördelat kapital helt eller delvis, eller m det för 2014 budgeterat samfinansiering av tidigare års kapital. Kapitalet ska fördelas prprtinerligt efter hur det uppkmmit, det vill säga så sm pålägg bkförts. Fördelningen ska göras från aktiviteter med kapitalsald på verksamhetsgren 10 ch 30. Institutinen beslutar m var i kärnverksamheten man vill bkföra fördelningen av kapitalet utifrån hur man fr..m vill följa upp det. Fördelningen kan göras till valfri aktivitet inklusive till aktivitet , eller Fördelningen ska göras med knt Beräkning Detaljerad beräkningsinstruktin, se bilaga Ta fram sald för kapital på v-gren 10 ch 30 per aktivitet. 2. Ta fram hur fördelningen varit per påläggsknt per v-gren ch aktivitet inm utbildning ch frskning. 3. Beräkning; hur str var verksamheten prprtinellt mellan v-grenar inm utbildning ch frskning i %. 4. Beräkning; hur str del av kapitalet mtsvarar detta i krnr/v-gren 5. Dra ifrån ev. tidigare budgeterat eller fördelat kapital. Bkföring Bkföringsmall, se bilaga 2, flik 3

7 7 Hantering av kapital på aktivitet Enligt tidigare instruktiner från 2010 skulle alla institutiner göra upp en plan för hur sald på aktivitet skulle hanteras ch eventuella undersktt täckas. De sm idag har sald kvar måste antingen hantera detta i Orfi eller översätta aktiviteten till ny aktivitet i Raindance. Institutinernas uppgift ch tidplan: Juni december 2015 Hantera kapitalet enligt någt av dessa alternativ: Alt. 1 mbkning inm tillåtna verksamhetsgrenar av kapitalet i Orfi Alt. 2 översätta till ny aktivitet, på verksamhetsgrenen i översättningsfrmuläret Alt. 3 översätta till aktivitet i översättningsfrmuläret Regler ch annat att tänka på: Den sm nllställt sina dvs. avslutat dem eller inte har någt kdsträngssald får inte upp dem i översättningsfrmuläret.

8 8 Hantering av kapital sm skapas på verksamhetsgren 10 ch 30 i helårsbkslutet Kapital sm uppkmmer i årsbkslut för 2015 på verksamhetsgren 10 ch 30 måste fördelas enligt samma princip sm övriga års kapital på v-g ren 10 ch 30. Bkföringen ska göras efter det att resultatbkföringen för 2015 skapats i Orfi. Saldt sm ska fördelas från vg 10 ch 30 kmmer då att finnas på knt , aktivitet ch Huvudbken i Orfi kmmer att vara öppen för alla användare för denna bkföring så snart resultatavräkningen gjrts för 2015, då det vanligtvis brukar vara stängt för all bkföring. Datum för bkföringen kmmer att presenteras i tidplanen för helårs bkslut Sektin Eknmi kmmer att psta samtliga av dessa buntar löpande under förmiddagen ch i sammarbete med fakulteterna löpande under dagen följa upp att v-gren 10 ch 30 per kstnadsställe, v-gren ch aktivitet har sald = 0. Institutinernas uppgift ch tidplan: xx: Sammanställa ch fördela 2015 års kapital vg 10, 30 aktivitet V-gren 10 fördelas till 11, 54, 58 (de verksamhetsgrenar man haft verksamhet på 2015) V-gren 30 fördelas till 21, 35, 55, 56 (de verksamhetsgrenar man haft verksamhet på 2015) Regler ch annat att tänka på: Samma detaljerade instruktin sm användes för fördelningen av kapital för tidigare år, se bilaga 1. Samma detaljerade beräkningsmall sm användes för fördelningen av kapital för tidigare år, se bilaga 2, för stöd till beräkningen. Bkföringen ska göras med knt i både debet ch kredit. Bkföringsmall för knteringen, se bilaga 2.

9 9 Bilagr 1. Detaljerad beräkningsinstruktin, kapitalfördelning 2. Beräkningsmall 2. Bkföringsmall