Anvisning avseende e-postkommunikation för anställda inom

Transkript

1 E-pst (6) Skapat av Versin: 1.0 ITM Deans ffice Anvisning avseende e-pstkmmunikatin för anställda inm administratinen på ITM-sklan (Kursiverad text nedan är från KTH:s regelverk.) E-pstkmmunikatin är ett av de viktigaste arbetsverktygen för anställda, i såväl den interna sm den externa kmmunikatinen. Med dessa riktlinjer vill vi tydliggöra hur e-pst ska användas av anställda inm administratinen på ITM-sklan. Allmänt KTH är en myndighet. För myndigheter finns regler ch riktlinjen för hur hantering av e-pst ska ske. E-pst sm inte rör den anställdes tjänst vid KTH ska alltid skiljas från meddelanden sm rör myndighetens verksamhet. Anställda på ITM-sklan rekmmenderas att använda ett annat e- pstsystem för privat kmmunikatin. Sm anställd vid ITM-sklan finns ingen skyldighet att läsa eller svara på e-pst utanför rdinarie arbetstid. Diarieföring Vid KTH gäller grundprincipen att kravet på diarieföring av e-pst mfattar handlingar sm hör till ett ärende. E-pst sm inkmmer till eller skickas från en e-pstbrevlåda ch sm ska diarieföras ska mgående vidarebefrdras till registratr/mtsvarande. Om möjligt ska registreringen göras direkt av ansvarig handläggare sm har behörighet i diarie-/dkumenthanteringssystemet. Enskilda e-pstbrevlådr Sm anställd har du ett eget ansvar för att hantera ch skilja ut allmänna handlingar från din e-pst. För inkmna meddelanden i den egna e-pstlådan gäller följande: Allmänna handlingar ska diarieföras enligt van. E-pstmeddelanden besvaras, med minimum att meddelandet är mttaget ch kmmer att handläggas, med målsättningen att detta sker inm 24 timmar (arbetsdagar). Vid frånvar skall autsvar alltid användas enligt nedan. Funktinsadresser För att hantera pst sm är ställd till centrala funktiner inm sklan/mtsvarande använder KTH ch sklan persnberende e-pstadresser (funktinsadresser).

2 E-pst (6) Samtliga persner sm har tillgång till en funktinsadress ansvarar för att pstlådan sköts nga ch regelbundet. Minst två persner måste ha åtkmst till en funktinsadressbrevlåda för att inkmna handlingar ska kunna registreras ch åtgärdas snabbt. För inkmna meddelanden i den funktinsbrevlådan gäller följande: Bevakning av e-pst sm inkmmer till funktinsadress ska ske alla arbetsdagar under året. Allmänna handlingar ska diarieföras enligt van. E-pstmeddelanden besvaras, med minimum att meddelandet är mttaget ch kmmer att handläggas, med målsättningen att detta sker inm 24 timmar (arbetsdagar). Om bevakning av funktinsadress inte kan ske under exempelvis semestertider kan vidarebefrdran av e-psten ske till registratr@itm.kth.se. Detta görs i samråd med närmaste chef ch sklans registratr. Autsvar E-pst sm rör KTH:s verksamhet måste alltid hanteras enligt gällande lagar ch regler även vid frånvar. Alla anställda har därför ett ansvar att vid frånvar hantera sin e-pstbrevlåda, enligt någt av följande alternativ: 1. Aktivera e-pstprgrammets frånvarhanterare. Ange under vilken tid frånvarn gäller, kntaktuppgifter till kllegr ch/eller sklans registratr samt hänvisning till relevant funktinsbrevlåda. 2. Aktivera autmatisk vidarebefrdran till en kllega eller sklans registratr. 3. Dela ut sin e-pstbrevlåda till en kllega. 4. Att själv bevaka sin e-pst Autsvar för enskild e-pstlåda skall nrmalt inte användas på grund av tidbrist att svara, utan endast vid frånvar. Vid extremt hög arbetsbelastning kan autsvar sättas (att det just nu kan ta lite längre tid att få svar) efter gdkännande av närmaste chef. (Se bilaga för exempel på autsvar att använda.) Autsvar för funktinsadresser bör undvikas men kan i vissa fall, under semestertider, sättas för att infrmera var man kan vända sig för att få svar på lika frågr sm exempelvis antagningen, utbildningskansliet. Alternativet registratr-itm bör alltid vara med för Övriga frågr. Massutskick till hela sklan Sklan har en restriktiv hållning till utskick av e-pst till alla anställda på sklan. Utskicken sköts av kmmunikatinsstaben. Persnalstaben hanterar vissa utskick, i samråd med kmmunikatinsstaben. Återkmmande massutskick: Sklchefens månadsbrev Bisysslr Inbjudningar till evenemang/kurser ch dylikt sm rör alla anställda på sklan. Övriga massutskick: Grundplicyn är att sklans internkmmunikatin skall gå via ITM intranät.

3 E-pst (6) Kmmunikatinsstaben handlägger förfrågningar m massutskick. Kmmunikatinsansvarig beslutar. E-pstadressen för massutskick till sklan får inte spridas ch ska vid utskick skrivas in vid dld kpia (Bcc). E-pstsignatur För att förstärka KTH:s identitet även i e-pstmeddelanden har KTH låtit ta fram en gemensam e-pst signatur för anställda. Signaturen finns för lika nivåer inm KTH såsm skla, förvaltning, biblitek ch centrumbildning. E-pstsignatur ska alltid användas vid extern kmmunikatin. Förutm den förstärkta KTHidentiteten får mttagaren även kntaktuppgifter med adress ch telefnnummer vilket gör det lättare att ta kntakt. Vid intern kmmunikatin rekmmenderas att man använder signaturen vid kmmunikatin med persner man inte känner sedan tidigare. Se bilaga för signatur. Att tänka på ur ett arbetsmiljöperspektiv: E-pstmeddelanden ska alltid ha en relevant ärenderubrik, sm visar vad meddelandet handlar m, då detta förenklar hanteringen för mttagaren. Varje e-pstmeddelande ska nga övervägas ch avsändaren ska alltid betänka alternativen till att skicka ett e-pstmeddelande. Ibland kan ett telefnsamtal eller besök vara ett bättre alternativ. Undvik management by mail dvs: Långa knversatiner via e-pst bör undvikas. De leder lätt till missförstånd ch belastar mttagaren. Undvik att framföra persnlig kritik i e-pstmeddelanden. Kritik framförs bäst vid ett persnligt möte. Var restriktiv med att vidarebefrdra e-pstkmmunikatin mellan två individer till en tredje part m inte alla berörda är medvetna m att så sker. Var restriktiv med att sätta persner på kpia av e-pstmeddelanden.

4 E-pst (6) Mer m e-pst Föreskrifter för e-pst vid KTH Anvisning för e-pst vid KTH Implementering Funktinsansvariga samt enhetscheferna för administratin på institutinerna ansvarar för implementering ch spridning av innehållet i detta dkument, sm hålls tillgängligt via ITM:s intranät.

5 E-pst (6) Bilaga Autsvarstexter Externt Svenska Jag är frånvarande fr.m. xx-xx-xx t..m. xx-xx-xx. Jag kmmer att svara på ditt e-pstmeddelande när jag återvänder. Brådskande meddelanden under min frånvar, kan skickas till: [relevant mejladress] Engelska I am ut f ffice frm xx-xx-xx until xx-xx-xx. I will respnd t yur when I return. Urgent messages during my absence can be sent t: [relevant address] Internt: Svenska Jag är på semester/sjuk/vård av barn t..m. xx-xx-xx. [vid sjukdm ch vab kan till datum utelämnas.] Jag kmmer att svara på din e-pst när jag åter är på plats. Brådskande meddelanden under min frånvar, kan skickas till: [relevant mejladress] Engelska I am ut f ffice/n vacatin/ill/ care f children until xx-xx-xx. [Sickness and VAB can date mitted.] I will respnd t yur when I return. Urgent messages during my absence can be sent t: [relevant address]

6 E-pst (6) E-pstsignatur Se KTH:s intranät för instruktin m nedladdning av e-pst signatur. Titel enligt anställningskntrakt. [länk: Förnamn Efternamn Titel Ev funktin KTH Industriell teknik ch management Institutin/Deans ffice Ev enhet Gatuadress 00, Stckhlm Tfn: Prfilsida: kth-id] xxx@kth.se, Firstname Lastname Title Functin KTH Ryal Institute f Technlgy Industrial Engineering and Management Department/Dean s Office Unit Visiting adress, SE Stckhlm, Sweden Phne: Prfile page: kth-id] xxx@kth.se,