VERKSAMHETSPLAN Dokumentdatum Ev. diarienummer Skapat av Personalstaben ITM

Transkript

1 Skapat av Personalstaben ITM Verksamhetsplan 2016 För Personalstaben vid skolan för Industriell Teknik och Management, ITM

2

3 Skapat av Personalstaben ITM 1 MÅL 2016 Ledarwebb Personalstaben skall under året med CSC-skolans ledarwebb som förlaga skapa en ledarwebb för chefer och ledare på ITM. Detta skall ske i samarbete med Kommunikationsstaben. Ledningssystem för arbetsmiljö Personalstaben skall skapa ett ledningssystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det gäller såväl den fysiska som organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Hot och våld Personalstaben skall leda arbetet med att utreda risker inom hot och våld på skolan. Vi skall arbeta med att ta fram en plan samt genomföra åtgärder för att minska risken för ohälsa och skador till följd av hot- och våldsituationer på arbetsplatsen. Introduktion för nyanställda Introduktionen av nyanställda skall föras över till de lokala introduktörerna på respektive institution efter anvisningar av personalstaben. Information för nyanställda skall finnas på intranätet. Lärartillsättningar Processer för lärartillsättningar specifika för ITM skall tillsammans med manualer finnas på intranätet. Organisationsförändringar Personalstaben skall tillsammans med den administrativa ledningsgruppen ta fram en process över hur organisationsförändringar och chefsbyten skall ske på bästa och smidigaste sätt. 2 ORGANISATION HR-ansvarig Forskarutbildningshandläggare Anna Thöresson Berg Marina Öhman Helena Fehrm Sofia Granberg Anton Lagerbäck Gülten Baysal 1 (4)

4 VERKSAMHET Personalstaben är centraliserad till Deans Office vid skolan. Staben är en servicefunktion gentemot skolans anställda och ledning. I uppdraget ingår att säkerställa att ITM följer KTHs regelverk och riktlinjer samt de lagar och förordningar som är kopplade till arbetsrätt och personalfrågor. Utifrån ITM-skolans utvecklingsplan och verksamhetsmål arbetar staben med strategiska personalfrågor såsom arbetsmiljö, rekryteringar, handläggning av lärartillsättningar, etc. 3.1 Anställningsärenden Staben är behjälplig vid rådgivning kring anställningsärenden, bemanningsplanering och administration kring anställningar. Vi är ansvariga för att ta fram och förlänga anställningsavtal, bevakning av avtal som är på väg att löpa ut samt avslut av anställningar. 3.2 Befordringsärenden Personalstaben har en samordnande administrativ funktion vid befordringsärenden såsom befordran till lektor eller professor. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef och EA. En process för detta finns på svenska och engelska på KTH:s intranät. 3.3 Docentur Personalstaben har en samordnande administrativ funktion vid inrättande av docentur. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef, EA och ämnesansvariga. En docentkommitté på skolan bedömer alla docentärenden En process för detta skall tas fram och publiceras på intranätet. 3.4 Tillsättning av högre tjänster Staben har en samordnande administrativ funktion vid lärartillsättningar på skolan. Detta sker i samarbete med UF, prefekt, skolchef, vice skolchef, och EA. En processkarta för detta finns på svenska och engelska publicerad på ITM-skolans intranät. 3.5 Forskarutbildningsadministration Staben administrerar skolans fem doktorsprogram som är knutna till forskarutbildningsansvarig (FA), vice FA, doktorsprogramansvariga och skolchefen. Processer för forskarutbildningsadministration finns på svenska och engelska på ITM-skolans intranät. 3.6 Arbetsmiljöfrågor Personalstaben stödjer arbetsmiljöarbetet genom att stödja skolan i att följa gällande lagkrav. Arbetet inkluderar att hålla sig uppdaterad på nya lagkrav, informera om dessa samt arbeta fram rutiner för att underlätta lagefterlevnad inom området. Staben samordnar det systematiska arbetsmiljöarbetet på skolan. Arbetet inkluderar; olika undersökningar av verksamheten inom arbetsmiljöområdet, bedömning av risker och möjligheter. Vi 2 (4)

5 tar fram förslag på mål och handlingsplaner med åtgärder för att förbättra arbetsmiljön inklusive budget, samt kontrollerar/utvärderar genomförda åtgärder. 3.7 Rehabilitering Staben ger stöd och rådgivning till chefer i rehabiliteringsärenden samt följer upp sjukfrånvaron regelbundet, såväl korta som långa sjukskrivningar. 3.8 Jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsfrågor (JML) Staben arbetar förebyggande med JML-frågor, exempelvis vid rekryteringar samt genom rådgivning till chefer och skolledningen. Staben är ett stöd till anställda som upplever sig diskriminerade i någon form och driver sådana ärenden vidare. En JML-grupp på skolan arbetar med dessa frågor i enlighet med KTH:s JML-plan. Vi arbetar även med lönekartläggning och analyserar skillnader i lön mellan kvinnor och män samt vidtar åtgärder vid osakliga löneskillnader. 3.9 Stöd till ledarskapet Personalstaben fungerar som ett bollplank till chefer i HR-relaterade frågor. Utbildning för alla chefer i personalfrågor och arbetsmiljö knutna till chefsrollen sker två gånger per år. Vi är ett stöd till chefer inför svåra samtal och arbetar med frågor som rör eventuell övertalighet och konflikthantering tillsammans med ansvarig chef Miljösamordning Inom staben finns ett utsett miljöombud som tillsammans med ett miljöombud i kommunikationsstaben arbetar med att ständigt förbättra miljöledningssystemet. Arbetet inkluderar en årlig lagrevision och uppföljning, upprätthålla rutiner, genomföra ledningens genomgång och ledningens uppföljning, ta fram nya mål och handlingsplaner inom miljöområdet, arbeta aktivt för att förbättra miljöprestanda på skolan, delta på interna och externa revisoner samt följa upp eventuella avvikelser och delta som ITM-representanter på KTHs miljömöten Rekrytering Personalstaben är ett stöd i hela rekryteringsprocessen vad gäller T/A/S-personal och doktorander. Vi är också ett stöd när det gäller lärartillsättningar och befordringar. Vi har processer/rutiner för allt från kravprofil, rekryteringstillstånd och annonsering till urval och intervjuer. Våra mallar och rutiner grundar sig på kompetensbaserad rekrytering och finns publicerade på intranätet. Personalstaben är även super-users i rekryteringssystemet och stöder alla ITMs användare i frågor kring det Introduktion av nyanställda Nyanställda bjuds in till introduktion, på svenska och engelska. Denna introduktion genomförs tillsammans med kommunikationsstaben. Under 2016 kommer introduktionen fasas ut på de lokala introduktörerna samt ligga på intranätet. En mapp med informationsmaterial skickas till alla nyanställda. 3 (4)

6 Uppföljningssamtal Ett uppföljningssamtal skall ske för alla T/A/S-anställda 4-6 månader efter första arbetsdagen med personalstaben på skolan. Mall för detta samtal finns Avslut I samband med att en T/A/S-medarbetare avslutar sin anställning sker en avslutsintervju med personalstaben Stipendieärenden Staben administrerar följande stipendier: Allmänna resestipendier, ITM-skolans stipendier finansierade av stiftelser, Jernkontorsfonden, GRU och postdoktorstipendier finansierade med institutionernas egna medel, samt forskarutbildningsstipendier inrättade av privat näringsliv. Processer för dessa skall tas fram och publiceras på intranätet Arvode och SINK På staben granskar och registrerar vi arvoden samt arbetar med en förbättring av processen. Administration av SINK-ärenden Särskild inkomstskatt för utomlands bosatt - sköts av personalstaben tillsammans med institutionerna Reseadministration, utlägg och förmånsbeskattning Vi granskar reseräkningar och arbetar med kontinuerlig utveckling av administrationen och processerna som rör reseräkningar. Vi granskar och registrerar utlägg samt håller oss uppdaterade kring KTHs tjänsteresepolicy samt regler kring representation och inköp. Vi handlägger även försmånsbeskattning för alla skolans anställda tillsammans med ekonomistaben. Vi deltar på KTHs resenätverk och driver ett nätverk för ITMs lokala reseadministratörer Lönerevision och kartläggning HR-ansvarig håller i den årliga lönerevisionen tillsammans med skolchef, och ansvarar för administrationen av denna. Vi jobbar även med analys av lönekartläggningen samt med framtagande av löneboxar Samverkan HR-ansvarig har tillsammans med skolchefen månatliga samverkansmöten med de fackliga organisationerna där frågor som rör bl.a. personal och arbetsmiljö behandlas Migrationsärenden Personalstaben arbetar med migrationsärenden undersöker inför varje eventuell anställning att giltigt uppehållstillstånd finns Egenrapportering Vi granskar egenrapporteringen i samarbete med löneavdelningen Information Vi ansvarar för framtagande och uppdatering av information om personalrelaterade frågor som skall publiceras på skolans intranät och på andra sätt förmedlas. 4 (4)