Uppföljning verksamhetsplan för ekonomiavdelningen 2012 (per augusti)

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Ekonomiavdelningen Linda Sörensen, Ekonomichef UPPFÖLJNING GEA 69 1 (8) Enhetschef för gemensamma förvaltningen Uppföljning verksamhetsplan för ekonomiavdelningen 2012 (per augusti) Uppdrag Ekonomiavdelningen är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet inom områdena ekonomi, upphandling och inköpssamordning, lokalförsörjning samt miljö. Detta omfattar: bokslut och finansiella dokument i årsredovisning rapportering till statsredovisning extern rapportering (t ex till HSV, Skatteverket, Riksgälden) löpande redovisning (kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning mm) utveckling och underhåll av ekonomiadministrativa rutiner utveckling och underhåll av högskolans redovisningsmodell (kontoplan, objektplaner mm) utveckling och underhåll av högskolans ekonomisystem (Agresso och Agresso EFH) budget, prognos- och uppföljningsstöd för högskolegemensam verksamhet stöd i kalkyl- och redovisningsfrågor för externfinansierad verksamhet upphandlings- och inköpsstöd lokalförsörjning inkl lokalplanering, ombyggnationer och fysisk säkerhet lokalvård planering och inköp av inredning och utrustning, budgetering av standardinredning och gemensam utrustning samordning av högskolans risk- och säkerhetsarbete samordning av GFs miljöarbete och HBs arbete med energieffektivisering intern utbildning, rådgivning och information rörande avdelningens ansvarsområden leda/delta i högskoleövergripande utredningar och utvecklingsprojekt Nyckeltal för att beskriva verksamheten Antal aktiva externfinansierade projekt Antal utbetalningar Antal inbetalningar Antal upphandlingar Det förutses inte någon större förändring i nyckeltalen de närmsta åren.

2 2 (8) Mål Övergripande mål/vision Det övergripande målet för ekonomiavdelningen är en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad administration för hela högskolan inom områdena ekonomi, upphandling och inköp, lokalförsörjning samt miljö. Dessutom ska avdelningen kännetecknas av en god arbetsmiljö. Mål för 2012 Mål Samordnad, kvalitetssäkrad och effektiv inköpsprocess för hela högskolan samt höjd kompetens hos inköparna. Tillhandahålla ändamålsenliga och moderna lokaler för högskolans verksamhet. Samordnat risk- och säkerhetsarbete för hela högskolan. Samordnat miljöarbete på GF samt ökad medvetenhet om miljöpåverkan. e-handelsmodulen till Agresso är inköpt och implementeras under hösten Översyn och utveckling av högskolans inköpsorganisation sker under Ny policy och utbildning under Hittills under 2012 har A5 och A6 i Balder byggts om. En arbetsgrupp arbetar med att fram ett ramverk i form av riktlinjer och rutiner. Gemensam tidplan och arbetssätt för genomförande av riskanalyser kommer att tas fram under året. Utbildningsinsatser planeras till början av Klart. Miljöarbetet samordnas på GF genom Miljögruppen som träffas regelbundet. Arbetet utgår ifrån GF:s handlingsplan för miljömålsarbetet och HB:s åtgärdsplan för energianvändning. Uppfylla de krav och förväntningar som a. Ren revisionsberättelse 2011 finns på högskolans ekonomiadministratio b. Ingen rapport 2011 genom goda externa omdömen avseende c. Inga väsentliga iakttagelser.. ekonomiavdelningens verksamhet i: d. Iakttagelser i PM 2011: a. revisionsberättelse - inköps- och upphandlingsrutiner b. revisionsrapport (ingen rapport) - efterkalkyler av projekt c. iakttagelser i PM från Riksrevisionen e. 31/32 i relativ poäng (inga väsentliga iakttagelser) d. iakttagelser i PM från internrevision (inga väsentliga iakttagelser) e. EA-värde från Ekonomistyrningsverket (max på relativ poäng). Ständig förbättring genom att bedriva utvecklingsprojekt, kvalitetsarbete och arbetsmiljöarbete. redovisas under rubriken verksamhetsutveckling.

3 3 (8) Verksamhetsutveckling Ekonomiavdelningen bedriver verksamhetsutveckling genom utvecklingsprojekt, fokusområden inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet samt kompetensutveckling. Utvecklingsarbete En stor del av avdelningens utvecklingsarbete bedrivs i projektform. Projekten har uppdragsbeskrivning, projektledare, arbetsgrupp och för större projekt styrgrupp och referensgrupp. För mindre projekt ersätter ekonomichefen styrgrupp. i pågående utvecklingsprojekt 2012 Projekt Syfte Projektledare Kommentar Förbindelse Balder- Sandgärdet Betalningstjänster Inläsning av THSkundfakturor i Agresso Byte av anläggningsmodul Ombyggnationer och omflyttningar utifrån inplaceringstest 2008 Simonslandsprojektet Projektering av bro LM mellan kvarteren Balder och Sandgärdet. Uppförande av bro om beslut om detta fattas. Teckna nya avtal för och AED 10 Klart. implementera nya betalningstjänster utifrån nytt ramavtal. Ta fram en teknisk JET 10 Klart. lösning så att kundfakturor till studenter på THS kan läsas in via fil i Agresso. Byte av MAN 10 Klart. anläggningsmodul i Agresso. Leverantören utvecklar inte längre den nuvarande modulen. Genomföra LM ombyggnationer och omflyttningar utifrån genomfört inplaceringstest I samband med ombyggnationer sker utbyggnad av säkerhetssystem och anpassningar för att öka tillgängligheten för funktionshindrade. Nya och ändamålsenliga LM 7 lokaler för THS i Simonsland. 10 Projektering är klar. 8 Ombyggnation av B5 återstår.

4 4 (8) Projekt Syfte Projektledare Översyn av lokalbehov e-handel Metod- och systemstöd för budget- och prognosarbete Policy och riktlinjer för inköp/upphandling Dokumentation av frågor i Agresso Hantering av kundfordringar/kundförluster Ombyggnationer och omflyttningar utifrån inplaceringstest 2012 Genomföra översyn av lokalbehov. Genomföra inplaceringstest där behov av förändring finns. Uppfylla kommande lagkrav och införa ett systemstöd för e- beställningar (inköpssystem) inklusive nytt e- fakturahanteringssystem. Uppdraget innebär att utveckla en gemensam metod för högskolans budget- och prognosarbete och att införa ett systemstöd för detta Skapa policy och riktlinjer för upphandling och inköp av såväl varor och tjänster. Dokumentera de frågor som finns tillgängliga i Agresso. Ta fram rutinbeskrivningar över hur kundfordringar och kundförluster ska hanteras. Genomföra ombyggnationer och omflyttningar utifrån genomfört inplaceringstest I samband med ombyggnationer sker utbyggnad av säkerhetssystem och anpassningar för att öka tillgängligheten för funktionshindrade. LM APOS 5 AKS APOS 3 JET 3 AED 0 LM 0 Kommentar 6 Lokalprogrammet är klart. Inplaceringstest under hösten. 4 Vilande.

5 5 (8) Kvalitetsarbete Ekonomiavdelningen bedriver sitt kvalitetsarbete med GFs plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. planerade åtgärder 2012 Planerad åtgärd Fortsätta arbetet med att dokumentera rutiner och identifiera behov av nya rutiner. Undersöka möjligheten att presentera en del rutiner i en ekonomihandbok på högskolans webb. Utveckla samordning, struktur och organisation för högskolans risk- och säkerhetsarbete. Utveckla samordning, struktur och organisation för GFs miljöarbete. Diskutera hur ekonomiavdelningen kan bidra till högskolans arbete med en ökad samordning och gemensam prioritering av stödverksamheten. Arbete pågår med att dokumentera rutiner. Rutinerna kommer sedan att anpassas efter den mall för rutiner som GF ska ta fram och kommer att publiceras på det sätt som bestäms på GF (vilket ev. ersätter en ekonomihandbok på webben). En arbetsgrupp arbetar med att fram ett ramverk i form av riktlinjer och rutiner. Gemensam tidplan och arbetssätt för genomförande av riskanalyser kommer att tas fram under året. Utbildningsinsatser planeras till början av Klart. Miljöarbetet samordnas på GF genom Miljögruppen som träffas regelbundet. Arbetet utgår ifrån GF:s handlingsplan för miljömålsarbetet och HB:s åtgärdsplan för energianvändning. Ej påbörjat. Avdelningen informeras löpande om det arbete som pågår med en gemensam verksamhetsplan för verksamhetsstödet. Arbetsmiljöarbete Ekonomiavdelningen bedriver sitt arbetsmiljöarbete med GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete som utgångspunkt. Hänsyn tas även till resultatet av genomförda medarbetarenkäter. planerade åtgärder 2012 Planerad åtgärd Fortsätta arbetet med former för informationsspridning inom avdelningen, med särskilt fokus på struktur för avdelningsmötena. Klart. Ny struktur för avdelningsmöten har arbetats fram och används from december 2011.

6 6 (8) Planerad åtgärd Införa gemensam avdelningsfika på måndagar för att diskutera/informera varandra om vad som är aktuellt i veckan som kommer. Klart. Gemensamt avdelningsfika genomförs sedan årsskiftet. Hållbar utveckling, jämställdhet och mångfald planerade åtgärder 2012 Planerad åtgärd Diskutera hur ekonomiavdelningen kan arbeta för att minska sin miljöpåverkan. Klart. På avdelningens utvecklingsdagar i augusti fick avdelningen en föreläsning i miljöpåverkan. Kompetensutveckling Ekonomiavdelningen definierar kompetensutveckling enligt följande: Utbildning/kurser Samverkan/nätverk Deltagande i projekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen Backup för varandra Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Ekonomiavdelningen deltar i en rad nätverk av nationellt, regionalt och internt slag. Nätverken har årligen återkommande konferenser samt leder till informella kontakter och direkta arbetsgrupper. Nätverk: HfR-konferens anordnad av SUHF 2ggr årligen (LIS och controller) Nätverk ekonomichefer vid små och medelstora högskolor årligen (LIS) Nätverk fastighetschefer vid små och medelstora högskolor årligen (LM) Forum för lokalförsörjning (LM) Årlig säkerhetskonferens (CHLI, LM) EUFOU nätverk för EU-handläggare mfl. årligen (LIS) SUSU-konferens (upphandling och inköp) årligen (APOS) Nätverk GU upphandling (APOS) Nätverk interna miljörevisorer (CHLI) Månatliga ekonomimöten mellan ekonomiavdelningen, institutionsekonomer och controllerfunktionen.

7 7 (8) Genomförda kompetensutvecklingsinsatser Upphandlingsdagarna (APOS) Möbelmässan (CHA, LM) Utbildning i Excel (CHA) Konferens om miljöfrågor vid upphandling (APOS) Utbildning i bättre arbetsmiljö (CHLI) Projekt i praktiken (AED, CHA, JET, MAN) Utbildning i systematiskt brandskyddsarbete (CHLI) Utbildning i e-handel (APOS) Agresso användarförening (AED, AKS, INO, JET, MAN) Utbildning i MBL (LIS) Miljöutbildning (hela avdelningen) Utbildning i personlig effektivitet (hela avdelningen) Resurser Ekonomiavdelningen består under 2012 av 11 tillsvidareanställda medarbetare och en timanställd, enligt prognos motsvarande 9,60 årspersoner. Årspersoner: budget 2012 prognos 7,11 7,07 6,32 9,01 9,85 9,60 Fr.o.m tillhör lokalförsörjningsfrågor, inkl. Simonslandsprojektet, avdelningen. De rekryteringar som genomfördes under 2011, upphandlingsjurist och fastighetsekonom, får helårseffekt fr.o.m Avdelningen köper varje år in upphandlingsstöd som en tjänst från Göteborgs universitet. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Ekonomiområdets kvalitet utvärderas årligen av externa bedömare, dels genom Riksrevisionen och internrevisorer, dels genom Ekonomistyrningsverkets EAvärde. För att komplettera dessa övergripande nyckeltal tar ekonomiavdelningen fram interna nyckeltal. Nyckeltal Goda omdömen i revisionsberättelse (ren revisionsberättelse) avseende ekonomiavdelningens verksamhet. Ja Ja Ja Goda omdömen i revisionsrapport (ingen rapport) avseende ekonomiavdelningens verksamhet. Ingen rapport Ingen rapport Ingen rapport

8

9 Budget och ekonomisk utveckling Bilaga 1 Utfall tom juli Res EA (tkr) Anslag ,3% ,3% Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter ,3% ,3% Lön och lönepålägg ,1% Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal ,1% Lokalhyra ,3% Utbildning, resor, representation ,5% Programvara, licencavgifter etc ,5% 609 Utrustning ,7% Övrigt ,1% ,8% 65 Avskrivningar ,8% 115 Summa övrigt ,0% ,7% 790 Årets kapitalförändring Årets anskaffning Snurra Summa EA Res EA (tkr) Anslag ,3% ,3% Externa intäkter ,1% ,9% -470 Interna intäkter ,8% ,8% Summa intäkter ,9% ,9% Lön och lönepålägg ,1% Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal ,1% Lokalhyra ,8% ,8% Utbildning, resor, representation ,1% 191 Programvara, licencavgifter etc ,6% ,3% 689 Utrustning ,8% ,4% Övrigt ,9% ,1% Avskrivningar ,6% ,7% Summa övrigt ,7% ,7% Årets kapitalförändring Årets anskaffning Simonsland-projektering Simonsland vision och innehåll Res EA (tkr) Anslag ,0% ,0% -332 Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter ,0% ,0% -332 Lön och lönepålägg ,3% ,8% 112 Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal ,3% ,1% 112 Lokalhyra ,0% Utbildning, resor, representation ,0% 10 Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt ,4% ,0% 210 Avskrivningar Summa övrigt ,8% ,0% 220 Årets kapitalförändring Res EA (tkr) Utfall 2011 Budg Summa Simonsland Utfall 2012 Utfall i % av budget Anslag ,0% Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter ,0% Lön och lönepålägg ,7% 775 Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal ,6% 775 Lokalhyra ,0% 0 Utbildning, resor, representation ,1% 10 Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt ,8% Avskrivningar Summa övrigt ,6% Total för EA Årets kapitalförändring